今日では、Outlook・Gmailがビジネスメールソフトとして多くの企業で利用されています。Outlook・Gmailにはメールのやりとりができるだけではなく、スケジュール機能もあります。
 
しかし、「会社で利用しているから何気なく使っている」「メール以外の機能についてあまり把握できていない」という理由でOutlook・Gmailでのスケジュール管理のやり方がわからない方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Outlook・Gmailでスケジュール管理をする方法を中心にご紹介します。
 
  • 会社でOutlook・Gmailを使用しているものの、メール以外の機能を生かせていない
  • Outlook・Gmailでスケジュール管理できる方法について知りたい
  • スケジュール管理からチームのタスクを円滑に進め、プロジェクトを成功させたい
という方はこの記事を参考にすると、Outlook・Gmailでスケジュール管理する具体的な方法がわかります。


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スケジュール管理をOutlookで行う方法

以下では、スケジュール管理をOutlookで行う方法についてご紹介します。予定表の画面を確認し、適切な設定をしましょう。

自分好みの表示形式を設定する

まずは左下の「予定表アイコン」をクリックし、予定表を開きます。予定表では「月」や「週」など、自分好みの表示形式に設定できます。
 
Outlookで予定表アイコンを選択している画像

「新しい予定」をクリックする

「新しい予定」をクリックし、予定を追加します。
 
Outlookで「新しい予定」を選択している画像
 
予定を作成したら、「保存して閉じる」をクリックします。
 
Outlookで「保存して閉じる」を選択している画像
 
クリックすると、予定が追加されます。
 
Outlookの予定表に予定が追加された画像


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スケジュール管理をGmailで行う方法

以下では、スケジュール管理をGmailで行う方法についてご紹介します。こちらも画面を確認しながら手順を押さえていきましょう。

「カレンダー」をクリックする

Gmailの画面右上の「Googleアプリ」アイコンにあるアプリ一覧から「Googleカレンダー」をクリックします。
 
GmailからGoogleカレンダーを選択している画像

予定を入れたい日時をクリックする

カレンダー画面で予定を入れたい日時をクリックすると、スケジュール登録ウインドウが開きます。開いたウインドウにスケジュールのタイトルと開始/終了時刻を設定します。
 
Gmailのカレンダーを選択している画像
 
「保存」をクリックすると、予定がカレンダーに登録されます。
 
Googleカレンダーに予定を反映している画像
 
また、カレンダーの表示単位は「日」「月」「週」「年」などから選択できます。
 
Googleカレンダーに予定が反映された画像


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スケジュール管理をメールで行うのは非効率な理由

メールは任意の人へスケジュールを報告できたり、内容をフォルダで管理できたりするなどの便利な側面があります。しかし、対応に時間がかかり、効率的なスケジュール管理ができない場面もあるので「社内のスケジュール管理をメールで行うこと」を浸透させるのはおすすめできません。
 
そこで以下では、メールを使ったスケジュール管理がなぜ非効率かを説明します。

共有ができない

スケジュール管理においてメールが非効率である理由のひとつに、共有ができないことが挙げられます。
 
プロジェクトをチームで進めるにあたり全体での情報共有は必須です。しかし、メールでは基本的に送受信者の間だけでしか情報共有ができず、ほかのメンバーへ伝えるにはccを付ける必要があります。
 
このように、スムーズに全体への情報共有ができないことから、意思決定が遅れる恐れもあるため、非効率と言えるのです。

操作にリテラシーが問われる

操作にリテラシーが問われる点でも、メールでのスケジュール管理は非効率と言えます。
 
Outlook・Gmailのスケジュール機能は機能性に優れているものの、操作が複雑な部分も多くITに不慣れな社員であれば使いこなせない可能性があります。このように、操作にITリテラシーが問われることから、社員全員が適切にスケジュール管理できない可能性もあるため、非効率であるといえます。
 
ITリテラシーでスケジュール管理ができなくなる可能性を無くすためにも、誰でもタスクが簡単にできる「Stock」のようなツールを使いましょう。

ほかのメールに埋もれてしまう

目的のメールがほかのメールに埋もれてしまうことも、非効率である理由のひとつです。
 
日々のメール量が多いほど、目的のメールがほかのメールに埋もれてしまい、まずは「スケジュールに組み込むメールを見つける」という作業から着手する必要があります。
 
また、あらかじめフォルダ分けがされていれば情報を探しやすくはなるものの、埋もれた情報のなかから該当のメールを抽出しても、どのようなタスクに取り組むべきかが一目で分かりません。
 
このように、メールでスケジュール管理をしようとすると、ほかのメールに情報が埋もれることでビジネススピードを阻害する原因にもなってしまうのです。


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スケジュール・タスク管理を簡単にできるツール

ここからはスケジュール・タスク管理を簡単にできるツールをご紹介します。
 
メールでのスケジュール管理では瞬時にチーム全員への情報共有ができないほか、メールの数が増えると目的の情報へすぐにたどり着けないというデメリットを抱えています。一方、情報共有ツールであればスケジュールは任意のメンバーへ迅速に共有され、欲しい情報へもすぐに辿りつけます。
 
そのため、チームでスピーディに情報共有しながらスケジュール管理をするのであれば「ITツール」が必須です。しかし、操作が複雑なツールでは社員の理解が及ばず、使われない恐れもあるので、ツール選定では「ITリテラシーを問わず誰でも使いこなせる」ことを軸にするべきなのです。
 
つまり、非IT企業でもスケジュール管理から効率化を促進する場合、「Stock」のような、ITリテラシーに関わらず誰でも使えるシンプルな情報共有ツールが必須です。
 
Stockの「ノート」でスケジュールを記載すれば任意のメンバーに共有されるため、チーム全体でのスムーズな情報共有ができます。また、リマインダー付きの「タスク」を設定するだけでその日にやるべきことが可視化でき、抜け漏れを防ぎます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Outlook・Gmailでスケジュール管理をする方法まとめ

これまでOutlook・Gmailでスケジュール管理をする方法を中心にご紹介してきました。
 
Outlookでは「予定表」、Gmailでは「Googleカレンダー」を使うことでスケジュール管理ができます。しかし、いずれも多くの企業で利用されているものの、チーム全体への情報共有ができなかったりメールが流れたりといった側面で非効率と言えるのです。
 
一方、情報共有ツールであればチーム全員のスケジュールを一元管理できるため、メールで発生するスケジュール管理の工数を削減できます。とはいえ、ツールを社内全体に浸透させるには、社員のITリテラシーを考慮した選定が重要です。
 
今回ご紹介したStockは、65歳以上の社員でも即日で使えるシンプルな情報共有ツールであり、非IT企業を含む100,000社以上が導入し情報管理のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してメールでのスケジュール管理における煩雑さを解消し、プロジェクトの成功に繋げましょう。
 
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