ほかのメンバーと同じ業務を行っているのに進捗が遅かったり、なかなか生産性が上がらなかったりする人は、仕事の基本部分であるタイムマネジメントができていない可能性があります。
 
そして、社内にタイムマネジメントができないメンバーがおり、業務に遅れが出ているものの、正確な原因がわからないために改善策を提示できないと悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、タイムマネジメントができない人の特徴とすぐに実践できる改善のコツについてご紹介します。
 
  • タイムマネジメントができない社員の原因を究明し、的確な改善策を提示したい
  • 社員全員に確実なタイムマネジメントを促し、チームのタスク管理を円滑に進めたい
  • タイムマネジメントを効率的に行える方法について知りたい
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントができない人の特徴がわかり、時間管理の側面からチーム全体のタスク管理を円滑化できるようになります。


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タイムマネジメントができない人の特徴

タイムマネジメントができない人の特徴を把握することは、改善策を提示するうえで重要になります。
 
時間管理に問題がある社員には、決まった傾向や共通点が見られます。担当する社員に以下でお伝えするポイントが該当しているか、あらかじめ確認しておきましょう。

タスクの管理や把握が粗い

タイムマネジメントができない人の特徴のひとつとして、タスクの管理や把握が粗いことが挙げられます。
 
時間の管理は、「自分のタスクの中で何をすべきか」という枠組みや、タスクの手順や所要時間などの詳細が把握できていなければなりません。タスク完了までの具体的なイメージがなければ、マネジメントのしようがないからです。
 
とくに、複数のタスクを抱えている場合は、各タスクの内容が曖昧だとスケジュールの抜け漏れや期日に遅れるといったトラブルを起こしてしまうため、全社でタスクの管理を徹底させましょう。

タスクに優先順位をつけていない

タスクに優先順位をつけていないことも、時間管理ができない人の特徴のひとつです。
 
タスクには、緊急性の高いものとそうでないものがあります。それぞれの重要性・緊急性を考慮し、時間をかけて行うものや早急に終わらせるものに優先順位を与える必要があるのです。
 
適切な優先順位を付けられず、目の前にあるタスクから進めてしまう人は作業をスムーズに進められません。そのため、タスクに優先順位がついているか、または優先順位に誤りがないかを確認しましょう。

先延ばしをしがち

タスクの先延ばしをしがちなことも、時間管理ができない人の特徴だといえます。
 
スケジュールを立ててもタスクを早い段階で実行・完了しなければ、計画通りに進まず、その後のタスクにも遅れをきたしてしまいます。先延ばし癖を持った社員の傾向としてタスクの細分化ができていないケースが多いです。
 
そのため、与えられたタスクにそのまま取り掛かろうとするのではなく、まずは「作業工程ごとに区切って着手する」などの工夫が必要になります。


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タイムマネジメントですぐに使える4つのコツ

以下では、タイムマネジメントができるようになるにはどのような点に意識すれば良いのか、改善に向けたコツをお伝えしていきます。時間管理の不徹底によるタスクの停滞を防ぐためにも、必ず実践しましょう。

逆算思考での時間管理を行う

タイムマネジメントのコツとしては、逆算思考での時間管理を行うことが挙げられます。
 
最も時間をかける優先順位の高いタスクを決めたら、その業務をどのような時間配分で、いつまでにやり終えるのかを決めることが必要です。その結果「時間は十分にかけたが、成果物が計画どおりに仕上がらなかった」という事態を防げます。
 
このように、「何を」「いつまでに」「どこまでやり終えるか」といった目標を設定してタスクに取り組み、目標から逆算して時間管理を行うことが重要です。

時間を区切って仕事をする

時間を区切って仕事をすることも、タイムマネジメントを成功させるうえで必要です。
 
人の集中力は極度に長い時間は続かないため、短時間の集中と休憩を繰り返すことで効率よくタスクを進められます。具体的には、25分集中+5分休憩のサイクルを繰り返す「ポモドーロ・テクニック」という手法もあります。
 
このように、時間を区切ることで、集中力を持続させながら長時間の作業による疲労を押さえられ、ストレスなくタスクに向き合えるのです。

マルチタスクを避ける

マルチタスクで作業をすると時間管理が正確にできなくなるので避けましょう。
 
マルチタスクを行うと、注意を向けるタスクが頻繁に変わるため、一つのタスクに充てる集中力が削がれやすくなってしまいます。
 
そのため、マルチタスクで仕事を進めるのではなく、まずはシングルタスクの進め方で一つずつ着手していくのがおすすめです。

振り返りの時間を取り入れる

タイムマネジメントに振り返りの時間を取り入れることも、スケジュールの現状を把握するうえで大切です。
 
タイムマネジメントは一度計画して実行すれば終わりではなく、タスクが計画通り進んでいるかや時間配分が適切かなどを考慮する必要があります。そこで、振り返りの時間を確保し、計画通りタスクが進んでいない場合はその都度軌道修正をしましょう。
 
進捗の振り返りをしながら正しく時間管理をすると、スケジュールの最後に「タスクが間に合わない」「時間配分を誤った」などという事態を回避できるのです。


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タイムマネジメントを実践する際の注意点

以下では、タイムマネジメントを実践する際の注意点についてご紹介します。
 
タイムマネジメントによって各タスク業務が機械的・作業的になると、緊張感の欠如からミスの原因にもなります。そうした事態を防ぐためにも、以下でお伝えする注意点を確実に押さえましょう。

キャパシティを考慮し、実現可能な範囲で行う

タイムマネジメントを取り入れる際は、個人のキャパシティを考慮し、実現可能な範囲であることを意識しましょう。
 
キャパシティには大きな個人差があるので、タスクの量が極端に多かったり、スケジュール通り完璧にタスクをこなしたりできない場合もあります。また、時間的余裕のなさから期日に遅れてしまうこともあるのです。
 
したがって、現実的に実現可能な範囲でタイムマネジメントを行い、タスクに対して社員が過度なストレスを持たないようにするべきです。

タスクの重要度を直感で決定しない

これまでの直観や感覚でタスクの重要度を決定するのは危険です。
 
タスクの抽出方法や、緊急性や重要性の優先度、目標設定の方法など各工程を誤った場合、本来のタイムマネジメント運用とは異なる結果となる恐れがあるからです。
 
そのため、主観といった定性的に重要度を判断するのではなく、管理した時間や作業工数などの定量的な要素から重要度を判断しましょう。

具体的なタスクのマネジメントを意識する

行動や時間に加え、具体的なタスクのマネジメントを意識することも大切です。
 
タイムマネジメントでは、本来の目的である業務効率の改善や生産性向上だけにフォーカスしては意味がありません。タスクをどのような手順で進めていくのかなど、具体的にどうマネジメントをしていくかが重要なポイントなります。
 
時間配分の決定やタスク管理の効率化だけではなく、「タスクのマネジメント」も重要であるということを意識しておきましょう。


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タイムマネジメントができるようになるたったひとつの方法

タイムマネジメントができるようになる方法は、ITツールの導入・運用の一択です。
 
タイムマネジメントによるタスク管理を効率よく進めていくためには、「メンバー全員がどのタスクをいつまでに終わらせるのか」が把握できている必要があります。そこで、ITツールを導入すると、時間や場所を問わずタスクの共有・閲覧ができるため、スケジュールの些細な修正も気軽に行えるのです。
 
ただし、ツールを選定する際には「社員のITリテラシーを問わず誰でも簡単に扱える」ことが不可欠です。操作が難しい複雑なツールであれば時間・タスク管理が適切にされない可能性もあるからです。
 
そこで、ITに不慣れな社員でも即日でタスク管理ができる「Stock」を導入すれば、誰でもストレスなくタイムマネジメントが行えるようになります。
 
Stockの「ノート」へ作業内容や時間を記載すれば任意のメンバーに共有できるほか、「タスク」で詳細な日時を管理できるので、個人・チーム問わず適切なタイムマネジメントが実現します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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タイムマネジメントができない原因とコツのまとめ

これまで、タイムマネジメントができない人の特徴やコツを中心にご紹介してきました。タイムマネジメントのコツは以下の4点でした。
 
  • 逆算思考での時間管理を行う
  • 時間を区切って仕事をする
  • マルチタスクを避ける
  • 振り返りの時間を取り入れる
このように、タイムマネジメントができるようになるには社員各自の意識変化や確認作業が不可欠です。適切に時間管理ができなければ、タスクの十分な管理もできず内容不備や期日遅れにも繋がってしまいます。
 
そのような事態を回避するためにもITツールの導入・運用が求められます。しかし、社員全員が使いこなせなければ、タイムマネジメントはもちろん効率的なタスク管理もできなくなってしまうので、「教育コストのかからないツール」が必須です。
 
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業の社員でも即日でタスク管理が行えるほどシンプルなツールなため教育コストがかかりません。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してタスク管理・タイムマネジメントにおけるストレスを解消しましょう。
 
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