ほかのメンバーと同じ業務をしているのに進捗が遅かったり、生産性が低かったりする人は、仕事の基本部分である”タイムマネジメント”をできていない可能性があります。
そのため、「時間管理能力を身につけたい」「タイムマネジメントが苦手な部下へどうアドバイスすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、タイムマネジメントができない人の特徴や改善策、失敗例をご紹介します。
- そもそもなぜタイムマネジメントができないのか分からない
- タイムマネジメントができる方法を知りたい
- タイムマネジメントができていない現状を変えたい
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントができない原因と改善策が分かり、業務を効率的に進めるのに役立ちます。
目次
タイムマネジメントができない人の特徴
タイムマネジメントができるようになるには、原因を押さえることが重要です。時間管理が苦手な原因には、以下の3点のような決まった傾向が見られます。
タスクの管理や把握が粗い
タイムマネジメントができない人の特徴の一つは、タスクの管理や把握が粗いことです。
時間管理をするには「自分のタスクの中で何をすべきか」という枠組みや、「タスクの処理にどれくらいの時間がかかるか」という詳細を理解しておかなければなりません。タスク完了までの具体的なイメージがなければ、マネジメントのしようがないからです。
そのため、タイムマネジメントができない人には各タスクの手順や所要時間を把握しているかを確認する必要があります。
タスクに優先順位をつけていない
タスクに優先順位をつけていないことも、時間管理ができない人の特徴のひとつです。
タスクには、緊急性の高いものとそうでないものがあります。適切な優先順位を付けられず、目の前にあるタスクから進めてしまう人は、緊急性の高い仕事を忘れて期日直前に焦ってとりかかる状況に陥りやすいです。
そのため、タスクに優先順位がついているか、または優先順位に誤りがないかを確認しましょう。
先延ばしをしがち
タスクの先延ばしをしがちなことも、時間管理ができない人の特徴だといえます。
スケジュールを立ててもタスクを早い段階で実行・完了しなければ計画通りに進まず、その後のタスクにも遅れをきたしてしまいます。先延ばす癖のある人の傾向として”タスクを細分化できていないケース”が多いです。
そのため、与えられた仕事へそのままとりかかろうとするのではなく、作業工程ごとに区切り、細かい単位で仕事を進めていくようにしましょう。
時間管理能力の改善策5つ
以下では、タイムマネジメントが苦手な人の時間管理能力を改善策を5つご紹介します。時間管理ができないことが原因で業務効率が低いと悩んでいる方は必見です。
改善策1｜逆算思考をする
タイムマネジメントのコツとしては、逆算思考で時間管理をすることが挙げられます。
具体的には、各タスクの完了時に求められる成果物を明確にしたうえで「どのような時間配分で、いつまでにやり終えるのか」を決めましょう。
すぐにタスクを始めずに、明確なゴールから逆算した導線を用意しておくことで「時間は十分にかけたが、成果物が計画どおりに仕上がらなかった」という事態を防げます。
改善策2｜時間を区切って仕事をする
時間を区切って仕事をすることも、タイムマネジメントを成功させるうえで必要です。
人の集中力は極度に長い時間は続かないため、短時間の集中と休憩を繰り返して効率よく作業しなければなりません。具体的には、25分集中+5分休憩のサイクルを繰り返す「ポモドーロ・テクニック」という手法もあります。
このように、時間を区切ることで集中力を持続させれば、長時間の取り組みが必要なタスクにもストレスなく向き合えるのです。
改善策3｜マルチタスクを避ける
マルチタスクで作業をすると時間管理が正確にできなくなるので避けるべきです。
複数の作業を同時並行する”マルチタスク”で仕事を進めようとすると、注意を向ける作業が頻繁に変わるため、一つのタスクに充てる集中力が失われかねません。
そのため、マルチタスクで仕事を進めるのではなく、まずはシングルタスクの進め方で一つずつ着手していくのがおすすめです。
改善策4｜振り返りの時間を取り入れる
タイムマネジメントに振り返りの時間をとり入れることも重要です。
計画して実行すれば終わりではなく、”タスクが計画通り進んでいるか”や”時間配分が適切か”などを考慮しましょう。仮に計画通りタスクが進んでいない場合は、その都度軌道修正します。
途中で振り返りを挟むことで、スケジュールの最後に「タスクが間に合わない」「時間配分を誤った」といったトラブルが発生するのを防げるのです。
改善策5｜ITツールでタスクを管理する
自分一人だとタイムマネジメントが難しいという方は、ITツールを使うというのも一つの手段です。
タイムマネジメントによって作業を効率的に進めるには、仕事をいくつかの”タスク”に細分化しておく必要があります。しかし、タイムマネジメントが苦手な人はタスク管理が曖昧なため、やるべきタスクの把握ができていないことがあります。
そこで、タスクと期日、進捗状況が一目で分かるITツールに記録して、タスク漏れの心配から脱却しましょう。ただし、ツールの操作が難しいと使い慣れるまでに時間がかかってしまうので、「Stock」のように導入即日からでも使いやすいものを選びましょう。
【必見】タイムマネジメントの改善につながるおすすめツール
以下では、タイムマネジメントの改善につながるおすすめツールを紹介します。
せっかく業務で緻密なスケジュールを立てていても、タスクの進捗状況が不透明であれば「期日に送れているのに気づけなかった」「手が空いているのに時間を有効活用できなかった」という事態になりかねません。
つまり、正しくタイムマネジメントするには、タスクや期日を設定するだけでなく”どこまで終わっているか”を明らかにする必要があるのです。そこで、タスク管理ツールを導入してタスクの完了/未完了を共有すれば、部署単位で状況を把握することができます。
ただし、複雑なツールは上手く使いこなせないので、直感的に使える簡単なツールを選びましょう。結論、タイムマネジメントで失敗しない方法としては、タスクの期日と進捗状況をいつでも簡単に把握できるツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務の情報を記載し、ノートに紐づいた「タスク」で期日とやるべきことを設定すれば、PCやスマホからすぐに確かめられます。また、タスクの依頼もできるため、手が空いた部下の時間を有効的に使えるのです。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるタスク管理ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タイムマネジメントを実践する2つの注意点
以下でご紹介するのは、タイムマネジメントを実践するうえでの注意点です。時間管理が苦手な人でも、以下の注意点を踏まえれば安心して仕事にとりかかれます。
（1）キャパシティを考慮し、実現可能な範囲で行う
タイムマネジメントをとり入れる際は、個人のキャパシティを考慮し、実現可能な範囲であることを意識しましょう。
個人が請け負いきれない大量のタスクを担当したり、余裕のない期日を設けたりすると計画通りに進められません。とくに、余裕のないスケジュールでは、トラブルが発生したときに計画が後ろ倒しになってしまいます。
したがって、個人のキャパシティに合わせてタスクと期日を設定し、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
（2）タスクの優先順位を直感で決定しない
これまでの直感や感覚でタスクの重要度を決定するのは危険です。
タスクに着手しはじめたあとに「予想よりも作業量が多かった」「すぐに終わると思っていたが、トラブルにより遅延した」という事態に気づくと、その後のスケジュールも調整しなければなりません。
そのため、主観で重要度を判断するのではなく、作業量や所要時間を見積もった上で定量的に判断しましょう。
タイムマネジメントの失敗例
以下ではタイムマネジメントの失敗例について紹介します。失敗例を踏まえた上で、状況の改善に努めていきましょう。進捗状況を把握できていない
失敗例の一つに、進捗状況の把握ができていないということが挙げられます。
時間管理が疎かになると、タスクがどのくらい進んだのかを可視化しにくくなります。従業員一人一人の進捗を把握することができなければ、業務を均等に割り振ることが難しくなり、タスク量に偏りが生まれやすくなってしまうのです。
そのため、進捗状況の把握ができていないというのは、業務を行う上で大きな障害になりえます。
ハードスケジュールに追われてしまう
ハードスケジュールに追われてしまうというのも失敗例の一つです。
タイムマネジメントができていないと、やるべきタスクが先伸ばされていき、締め切り直前に追い込まれるというケースがしばしば発生します。そうなると、自分を追い込むことになるだけでなく、仕事の質も低下します。
しかし、多忙な場合はそもそもタスクを書き出したり、確認したりする時間が取れなくなりがちです。そこで、「Stock」のように、スマホからも簡単にタスクの設定・管理ができるツールを使うと便利です。
タイムマネジメントができない原因と改善策のまとめ
これまで、タイムマネジメントができない人の特徴や改善策を中心にご紹介してきました。タイムマネジメントのポイントは以下の5点です。
- 逆算思考をする
- 時間を区切って仕事をする
- マルチタスクを避ける
- 振り返りの時間を取り入れる
- ITツールでタスクを管理する
このように、タイムマネジメントを身につけるには「ゴールから逆算したタスクと期日を設定し、一つひとつこなすこと」が重要です。また、タスクをいつでも把握できる状況にしておかなければ”やるべきことが抜け漏れていた”という事態になりかねません。
そこで、タスクをすぐに確かめられるITツールの導入が求められますが、社内メンバー全員がすぐに使いこなせるよう簡単なものを選びましょう。したがって、非IT企業の従業員でも即日でタスク管理できるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してタスク管理によるタイムマネジメントを身につけましょう。