適切な案件管理がされていない環境では、受注確度を高めたり、新規顧客獲得につながるノウハウを蓄積したりできません。そのため、まずは「案件の状況を管理できる体制」を整えることが重要なのです。
しかし、案件管理の方法には、”Excel”や”Googleスプレッドシート”、”ITツール”などが挙げられるため「自社の課題を解決する最適な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelよりも案件管理に役立つおすすめツール8選や選定ポイントを中心に紹介します。
- 最適な案件管理の方法を知りたい
- 案件管理により業務を効率化したい
- 案件情報の一元管理・共有ができるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Excelのデメリットを解消する、自社の運用に合った案件管理ツールが見つけられます。
目次
案件管理とは
ここでは、案件管理の目的やメリット、管理すべき項目を解説します。以下の案件管理の基本事項を確実に押さえましょう。
案件管理の目的・必要性とは
案件管理の目的は「顧客情報」や「営業の進捗」を見える化することです。
案件に関わるすべての情報を一目で分かる状態にしておけば、適切なタイミングで、効果的なアプローチが可能になります。また、過去の案件が整理されていれば、同じような事案が起きた場合に役立てられるのです。
逆に、案件管理ができていない状態では、必要な情報を探す手間がかかるほか、誤った認識でアプローチを進める事態になりかねません。そのため、非効率的な状態を回避するためにも、1つ1つの案件を管理することが必要です。
案件管理のメリットとは
案件管理に取り組むと、以下の3つのメリットが得られます。
- 受注確度を高める
- 属人化を防ぐ
- 分析を次に活かす
先方の要望や課題、これまで実施したアプローチなど、あらゆる情報を管理することで的確な提案ができます。また、事前にヒアリングした内容を再度繰り返したり、別案件の資料を提示したりするミスも減らせます。
チームで案件管理をしなければ、担当者が異動したり退職したりしたときに、適切な対応ができなくなってしまいます。反対に、適切に案件管理をすれば、担当者が不在でも適切な対応ができるので、顧客満足度にも好影響を与えます。
案件ごとに成功要因や失敗要因を分析してまとめれば、一時的ではなく長期的な改善につながります。また、それらのノウハウは若手社員にかける教育コストの削減などの副次的な効果をもたらすのです。
適切な案件管理ができていない企業では、本来は獲得できるはずの顧客を取りこぼしていたり、これまでの経験が活かされていなかったりします。したがって、案件管理の仕組みが整備されていない企業は早急に対応しましょう。
案件管理の必須項目とは
案件管理では、案件に関するあらゆる情報を管理しなければなりません。以下は管理すべき項目の一覧です。
| ＜管理項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
案件名 |
件名を見ただけで、何の案件かを一目で分かるように記載します。 |
|
担当者名 |
誰がこの案件を担当しているのかを記載します。連絡先も追記しておけば、すぐにやりとりができます。 |
|
顧客の基本情報 |
「会社名・事業所名」「窓口担当の部署」「担当者名」などを記載します。 |
|
受注確度 |
受注確度を高い順にA→B→Cと記載します。誰が見てもすぐに重要度が判断できるように工夫しましょう。 |
|
ヒアリングメモ |
事前ヒアリングから得られた顧客の悩みや要望を記載します。同じ質問を繰り返さないように、抜け漏れなく書き残す必要があります。 |
|
受注予定金額/日程 |
業績予測のために受注予定の金額や日程を記載します。 |
以上の必須項目に加えて、自社の製品・サービスに合わせて、必要となる項目を追加しましょう。
案件管理ツールの種類
案件管理をする企業のなかには、紙の資料を使っているケースも少なくありません。しかし、紙を使った方法では管理が面倒なうえ、担当者の負担が大きいので、以下のようなツールの導入を検討しましょう。
| ソフトウェア | 特徴 |
|---|---|
| Excel/Googleスプレッドシート |
カスタマイズ性の高い表計算ツール |
| SFA（営業支援）/CRM（顧客管理） |
顧客ごとに営業の進捗状況を可視化し、顧客対応を効率化するツール |
| 情報管理ツール |
社内情報を一元管理することに特化したツール |
しかし、「Excel」や「Googleスプレッドシート」では、ファイル管理が煩雑になるうえ、最新情報への同期も手間がかかります。
また、SFA/CRMは、営業活動中の進捗管理や既存顧客の管理に役立つものの、操作が難しい傾向にあるので、ITに不慣れな方には使いこなせない可能性があるのです。
そこで、昨今では、簡単な操作で案件ごとに情報をまとめられる「ナレカン」のような情報管理ツールを使って、案件管理をする企業が増えています。
案件管理にExcelを活用するデメリット
Excelは、さえあれば基本無料で使えるため、導入するのに抵抗感があまりないのが特徴です。しかし、以下のようなデメリットが伴うため、本格的に使用する前に注意点を押さえておきましょう。
- 共有までに時間がかかる
- 情報へのアクセスしづらい
- 情報の更新が分かりづらい
ファイルを社内で共有する場合、外部のチャットツールやメール等を経由する必要があり、手間がかかります。また、ファイルをチャットやメールで共有するとほかのやりとりに流れてしまい、あとから探すのが面倒です。
Excelの特性上、ファイルの中身まで検索できないので、逐一ファイルを開いて確認しなければなりません。加えて、案件が増えるに連れてファイル数も増加するため「どこに、どの情報がまとめられているのか」分かりづらいと言えます。
Excelでは、情報を更新しても、メンバーに通知されません。そのため、新たな情報を追加したとしても、すぐに活用されない可能性があるのです。
営業では、最新情報にいつでもアクセスできる状況が求められることから、Excelの案件管理では不向きです。そのため、案件の作成・管理・共有がスムーズなITツールを導入しましょう。
案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリット
以下では、案件管理に情報管理ツールを活用する3つのメリットをご紹介します。とくに、これまでファイル管理をしていた企業は必見です。
（1）情報を一元管理できる
1つ目のメリットは、あらゆる情報を一か所で管理できる点です。
仮に、情報がバラバラに管理されていると「どのような対応をしたか」「次のやるべき対応は何か」がすぐに判断できません。一方、情報管理ツールであれば、メンバーが担当するすべての案件を一か所にまとめられるので、情報のアクセス性を高められます。
また、一部の情報管理ツールでは、高性能な検索機能を搭載しています。そのため、案件に関するキーワードで検索し、目的の情報を素早く見つけることができるのです。
（2）常に最新情報を確認できる
2つ目のメリットは、常に最新の情報を確認することができる点です。
多くの案件管理ツールは、情報の更新を行った場合、編集内容がすぐに反映されます。そのため、誤って古い情報を参照するトラブルを防ぐことができます。
営業等の常に最新情報にアクセスできる必要がある職種には、特に重宝される機能だと言えます。
（3）引き継ぎが簡単になる
3つ目のメリットは、情報管理ツールがあれば、案件の引き継ぎが簡単になる点です。
たとえば、プロジェクトに途中参加したメンバーでも、これまでのやりとりやタスクを確認できるため、一から引き継ぎをする必要がないのです。しかし、チャットツールだと情報が他の話題に埋もれてしまうため、案件管理には不向きなので注意しましょう。
以上のことから、顧客管理には、案件別に「フォルダ」をつくりつつ、カテゴリごとに階層管理できる「ナレカン」のようなツールが最適です。
【無料あり】案件管理を効率化できるツール・システム8選
以下では、案件管理を効率化するおすすめのツール・システム8選をご紹介します。
Excelで案件管理するやり方は、情報の更新や共有に手間がかかり、ミスを誘発しかねません。そのため、複数の案件を並行して管理するにはITツールが不可欠であるものの、SFA/CRMなどの専用ツールは、多機能ゆえに使いこなすのが困難です。
そこで、まずは、あらゆる情報を「ナレッジ」として管理・共有できる仕組みをつくり、情報へのアクセス性を高めることから始めましょう。ただし、全社ですぐに浸透するよう、教育コストのかからないシンプルなツールであることが前提です。
結論、自社が導入すべき顧客管理ツールは、メールが使える方ならば、すぐに使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に案件情報を記録すれば、任意のメンバーにすぐに共有できるほか、多階層の「フォルダ」で整理できます。また、記事には「コメント」を紐づけられるので、案件ごとの問い合わせ情報や、メンバーへの指示も簡単に共有可能です。
【ナレカン】案件ごとの情報をナレッジとして管理できるツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単に案件や商談情報を管理できるツール
「Stock」はナレカンと同じく、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。
Stockの「ノート」には案件情報を記録し、任意のメンバーとリアルタイムで共有できます。また、ノートには「メッセージ」のほかに「タスク」も紐づけられるので、顧客への対応漏れを防ぐのにも便利です。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【みんなでガント.com】ガントチャートを使った案件管理ツール
＜みんなでガント.comの特徴＞
- メールアドレスによる会員登録も不要
- 時間単位でガントチャートの作成が可能
会員登録をせず、すぐにガントチャートを作成できます。
30分単位のガントチャートも作成できるので、1日の詳細なスケジュールが可視化されます。
＜みんなでガント.comの機能・使用感＞
- ガントチャート機能
- Todo管理機能
プロジェクトスケジュールを帯状のグラフで視覚化できるので、それぞれの案件がどのステータスにあるのか一目で把握できて便利です。
メンバー単位からチーム単位までTodoを作成し管理できるので、案件に関するタスクを依頼したい場合に役立ちます。
＜みんなでガント.comの注意点＞
- 無料プランがない
- 案件に関するやりとりができない
30日間の無料期間はありますが、継続して利用するには1,800円以上のライセンスを購入しなければなりません。
メッセージ機能が備わっていないため、案件に関するやりとりには、ほかの連絡手段を介さなければなりません。
＜みんなでガント.comの料金体系＞
利用者の数や作成するガントチャートによって料金が異なります。
| プラン | トライアル | エントリー | ビジネスS | ビジネスM | ビジネスL |
|---|---|---|---|---|---|
| ガントチャート数 |
1 |
12 |
30 |
50 |
50 |
| ユーザー数 |
10人まで |
20人まで |
20人まで |
50人まで |
100人まで |
|
料金
（利用期間92日） |
1,800円 |
– |
– |
– |
– |
|
料金
（利用期間184日） |
– |
4,800円 |
9,600円 |
19,200円 |
38,400円 |
|
料金
（利用期間366日） |
– |
8,600円 |
17,600円 |
36,000円 |
72,000円 |
なお、ビジネスLを超えるユーザー数・ガント数をお求めの場合は、問合せが必要です。
【Brabio!】Excelの案件管理を共有できるツール
＜Brabio!の特徴＞
- メンバーの進捗を把握できる
- グループウェアとしても使える
複数の案件が同時進行しているときに、メンバーが何のタスクを抱えているかを把握できるため、進捗に応じた対応が可能です。
タスクのスケジュール表示やコメント機能など、ガントチャート作成サービスでありながらグループウェアとしての機能も兼ね備えています。
＜Brabio!の機能・使用感＞
- ガントチャート機能
- プロジェクト横断ビュー機能
ガントチャートが自動で作成され、達成率の表示やマイルストーンなどの機能でプロジェクト管理を最適化できます。
プロジェクトを跨いで進捗を確認できるので、誰がいつ何をやっているのかが一目で分かって便利です。
＜Brabio!の注意点＞
- 大規模なチームは有料プランが必要になる
- UIが古い
無料プランの場合、「ユーザー5名・容量50MBまで」の制限があるため、ビジネスで活用するには有料プランへの移行が必要です。
利用しているユーザーからは「UIがかなり古く、アクションの変更や新設をするまでのクリック数も多い。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Brabio!の料金体系＞
- 無料プラン：0円（上限5ユーザー）
- エントリープラン
- ミッドレンジプラン
- エンタープライズプラン
プラン10：3,300円/月（上限10ユーザー）
プラン20：6,600円/月（上限20ユーザー）
プラン30：9,900円/月（上限30ユーザー）
プラン40：13,200円/月（上限40ユーザー）
プラン50：16,500円/月（上限50ユーザー）
プラン100：33,000円/月（上限100ユーザー）
プラン200：66,000円/月（上限200ユーザー）
プラン300：99,000円/月（上限300ユーザー）
問い合わせが必要です
【Mazrica Sales】営業の案件管理を効率化できるツール
＜Mazrica Salesの特徴＞
- カンバン方式でのタスク管理
- 現場主義で営業活動を最適化する
各タスクをカードで管理するカンバン方式を採用しており、直感的に進捗を把握できます。
顧客、案件、行動、名刺などの全ての情報を一元管理し、現場主義で営業活動を支援します。
＜Mazrica Salesの機能・使用感＞
- 行動管理機能
- レポート機能
日々の行動を時系列で表示する機能で、チームメンバーの営業活動を簡単に把握できて便利です。
受注率や進捗率の分析など、必要なレポートが標準搭載されており、蓄積されたデータを今後の営業活動に役立てられます。
＜Mazrica Salesの注意点＞
- 予算に合わない可能性がある
- 動作が重い
- Starter：27,500円〜/月（〜5ユーザー）
- Growth：110,000円〜/月（〜10ユーザー）
- Enterprise：330,000円〜/月（〜20ユーザー）
- 機能拡張の選択肢が豊富
- 入力項目のカスタマイズができる
- 営業分析レポート機能
- カスタマイズ機能
- 使いこなすのが難しい
- 海外のツールのため分かりづらい箇所がある
- スタンダード：2,400円/ユーザー/月（月間契約）
- プロフェッショナル：4,200円/ユーザー/月（月間契約）
- エンタープライズ：6,000円/ユーザー/月（月間契約）
- アルティメット：7,800円/ユーザー/月（月間契約）
- テレワーク対応のビジネスアプリケーション
- ユーザー数無制限
- 名刺管理機能
- メール配信機能
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 公開範囲を設定できない
- グループウェア：10,000円/月
- SFAスタンダード：50,000円/月
- SFAプロフェッショナル：80,000円/月
- ガントチャートで進捗を把握できる
- タスクにコメントができる
- プロジェクト管理機能
- Wiki機能
- 非エンジニアが使いこなすのは難しい
- 独自の記法が分かりづらい
- スタータープラン：2,970円/月（月額契約）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月額契約）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月額契約）
- プラチナプラン：82,500円/月（月額契約）
もっとも安価なプランでも 27,500円/月（〜5ユーザー）かかるため、予算に合わない可能性があります。
Mazrica Salesは、さまざまな外部アプリとの連携が可能です。ただし、機能が多すぎるとかえって使いづらくなってしまうので、社内で検討したうえで連携しましょう。
＜Mazrica Salesの料金体系＞
【Zoho CRM】さまざまな機能で顧客管理できるツール
＜Zoho CRMの特徴＞
電話連携やメルマガ配信など、業務を効率化するための機能拡張が揃っています。
ドラッグ＆ドロップで入力すべき項目を変更できるため、自社に合わせた管理が実現します。
＜Zoho CRMの機能・使用感＞
CRMに登録された各見込み客・顧客のデータから必要な情報を自動で集計し、リアルタイムのデータを常に可視化することでスムーズな営業分析に役立ちます。
自社のビジネスに合わせてカスタマイズ可能なので、自社にとって使いやすい環境で業務を効率よく進めることができます。
＜Zoho CRMの注意点＞
Zoho CRMは多機能で自由度も高いゆえに、ITに詳しくない場合には上手く使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「日本の商慣習にはそぐわない、一見して解りづらいメニュー構成や、未だに表現や表示が日本式に変更できない点を改善してほしい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Zoho CRMの料金体系＞
【Knowledge Suite】グループウェアとしても活用できるツール
＜Knowledge Suiteの特徴＞
SFA/CRMにグループウェアがついた、オールインワンの統合ビジネスアプリケーションで、機能が連動しているため業務効率化に貢献します。
どのプランも人数無制限で利用できるため、導入時に人を絞る必要がありません。
＜Knowledge Suiteの機能・使用感＞
取り込んだ名刺をデジタル化してSFAに自動反映されるので、獲得した名刺は確実に会社の資産にできて便利です。
顧客属性や商談ステータスから対象顧客を抽出し、見込みの程度に応じて様々な条件でメール配信を行うことができるので、効率的な営業が可能です。
＜Knowledge Suiteの注意点＞
Knowledge Suiteは、SFAとCRMだけでなくグループウェアも備えた多機能ツールなので、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「サーバが不安定なのか、度々サービスが停止し、一度停止すると午前中使用できないため、ビジネスで使用するにはリスクが高すぎる。」と不満の声があります。（参考：ITreview）
＜Knowledge Suiteの料金体系＞
【Backlog】Web開発の案件管理ができるツール
＜Backlogの特徴＞
プロジェクトの進捗をガントチャート形式で可視化して、メンバーの状況を把握できるようにします。
タスクごとにコメントができるため、話題が錯綜することが少なくなります。
＜Backlogの機能・使用感＞
プロジェクトに課題を設定すると進捗を「未対応/処理中/処理済み/完了」の４つに振り分けることができるので、進捗を一目で分かるようにしたい場合に役立ちます。
社員のナレッジを蓄積・共有できる機能で、管理者はユーザーごとにアクセス権限を付けられるので便利です。
＜Backlogの注意点＞
エンジニア向けの機能やUIなので、ITに詳しくない場合には使いこなすのに苦労する可能性があります。
利用しているユーザーからは「コメントは、メールで通知されるが立て込んでいる場合に見落としてしまう」「いつまでに回答をください的なタスク機能もあれば良い」という意見があります。（参考：ITreview）
＜Backlogの料金体系＞
案件管理におすすめのツール8選の一覧表
以下は、これまでご紹介した案件管理におすすめのツール8選の一覧表です。（左右にスクロールできます。）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | みんなでガント.com | Brabio! | Mazrica Sales | Zoho CRM | Knowledge Suite | Backlog | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
案件ごとの情報とマニュアルをまとめて管理できるツール |
最も簡単に案件や商談情報を管理できるツール |
ガントチャートを使った案件管理ツール |
Excelの案件管理を共有できるツール |
営業の案件管理を効率化できるツール |
さまざまな機能で顧客管理できるツール |
グループウェアとしても活用できるツール |
Web開発の案件管理ができるツール |
| メッセージ機能 |
【〇】※記事ごとにコメントを残せる |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※外部のチャットツールとの連携は可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※課題ごとにコメントを残せる |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】※ただし、タブで分けることができる |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
投稿にコメントできるが、独立したメッセージ機能はついていない |
シンプルさに特化しているため、自動分析レポート機能はついていない |
無料プランがない |
UIが古風で洗練されていない |
比較的高価で予算に合わない可能性がある |
海外製のツールのため分かりづらい箇所がある |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
ITに慣れていないと使うのが難しい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,800円（利用期間92日）～ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月（上限10ユーザー）～ |
・無料プランなし
・有料プランは27,500円〜/月（〜5ユーザー） |
・無料プランなし
・有料プランは2,400円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは10,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは2,970円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「みんなでガント.com」の詳細はこちら |
「Brabio!」の詳細はこちら |
「Mazrica Sales」の詳細はこちら |
「Zoho CRM」の詳細はこちら |
「Knowledge Suite」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
多機能なツールは使いこなすのが難しく、運用コストも高いので非IT企業には不向きだと言えます。そこで、上記の表を参考に、案件管理システムを導入するときは必要な機能に過不足がないものを選びましょう。
案件管理で失敗しない！5つの選定ポイント
自社に合わないITツールは社内に浸透しないだけでなく、無駄な運用コストがかかります。そこで以下では、導入に失敗しないための選定ポイントを解説します。
（1）マルチデバイス対応か
はじめに、PCだけでなくスマホにも対応しているかを確認しましょう。
案件管理ツールはPC向けが多いですが、顧客訪問などで外出する機会が多い営業では、スマホで利用できるかは重要です。さらに、多機能ツールは機能が多い分、スマホで操作しづらい傾向もあるため、必要な機能に過不足がないかも選定ポイントになります。
したがって、社内だけでなく外出先でも操作できるように、クラウド型でマルチデバイスに対応した案件管理ツールを導入しましょう。
（2）サポート体制が充実しているか
次に、サポート体制が充実しているかを確認します。
ITツールを導入した直後は、利用に関する疑問や問題が発生しやすいです。それらを解決せずに放置すると、「導入したツールがいつまでたっても社内に浸透しない」といった事態になりかねません。
ITツールを社内に浸透させ、効果的な案件管理を実現したい方は、導入から運用にかけて生じた疑問を解消できる「サポート体制」が整った「ナレカン」のようなツールの導入をお勧めします。
（3）テンプレートで手間を省けるか
次に、テンプレート機能を備えているかを必ずチェックしましょう。
各案件に共通して記載が必要な事項は、あらかじめ必須項目を記載したテンプレートを使えば、一から作成する必要がなくなります。また、テンプレートを用意すれば、担当者によって様式や体裁が変わることもないため管理もしやすいのです。
自社独自のテンプレートをいくつも登録できるITツールであれば、ほかの業務にも横展開が可能なためおすすめです。
（4）誰でも簡単に使えるか
続いて、誰でも簡単に使えるかをチェックしましょう。
多機能ツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に使われなくなります。ツールが形骸化して、案件情報を個人で管理するようになると、顧客対応の履歴を共有できない恐れがあるのです。
そのため、部署や全社単位で利用するにははじめて使うメンバーでも直感的に操作できるシンプルなITツールが最適な選択肢と言えます。
（5）案件ごとに情報を整理できるか
最後に、案件ごとにあらゆる情報を整理できるかを確認しましょう。
案件管理では、事前ヒアリングや提案資料だけでなく、担当者間のやりとりや業務依頼なども管理しなければなりません。そのため、複数のITツールを使いこなす必要がありますが、情報が分散してしまうので管理が複雑になります。
そこで、案件に関する情報を記事に残せるだけでなく、思いどおりの多階層で管理できるITツールであれば、案件ごとに情報の一元管理が実現するのです。
関連記事： 【アナログはNG？】名刺の効率的な整理方法とは？
案件管理にツールを使うメリットとおすすめのシステムまとめ
ここまで、案件管理にExcelが向かない理由やおすすめのITツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。
案件管理ツールは「ExcelやGoogleスプレッドシート」「SFA/CRM」「情報管理ツール」に分けられます。しかし、Excelは管理が煩雑で情報のアクセス性が低く、SFA/CRMは高機能なためコストがかかりすぎるというデメリットがあります。
そこで、「案件を問い合わせごとに蓄積し、メンバー間の共有やコミュニケーションまでシンプルに行いたい」場合は、機能に過不足がなくコストもかからない情報共有ツールを導入しましょう。
したがって、自社の案件管理に適切なのは、案件ごとに情報を蓄積できる「記事」に、「コメント」が紐づく情報共有ツール『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の案件管理を最適化しましょう。