営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。近年ではクラウド技術が進歩し、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが「クラウドメールサービス」を利用するようになりました。
しかし、クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスを導入すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。
- 大量の受信メールの管理が煩雑になっている問題を解消したい
- メールをクラウドサービスで管理したいが、どれが良いか分からない
- 自社の環境に合ったクラウドメールサービスを利用したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。
目次
クラウドメールサービスとは
クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。
クラウドメールサービスの登場前は、電子メールが一般的でした。しかし、電子メールを利用するには自社でサーバーを運用する必要があり、高額な導入コストやメンテナンス作業の手間がかかっていたのです。
一方、クラウドメールはWebブラウザやアプリからクラウドサーバーにアクセスして、やりとりをします。そのため、自社にサーバーを設置する必要がありません。
このように、電子メールよりもコストがかからず、無駄な作業も省けることから、現在ではクラウドメールサービスは多くの企業で使われています。
クラウドメールサービスのメリット
クラウドメールサービスのメリットは以下の3点です。
- インターネット環境があればすぐに使える
- 低コストで簡単に導入できる
- 大容量のメールボックスを使える
Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。
クラウドメールサービスは、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。
受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、容量を気にせずメール管理ができます。
このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。
クラウドメールサービスのデメリット
クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意が必要です。
- 用途によってはコストが多くかかる
- セキュリティリスクがある
- 情報が埋もれてしまう
有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。
無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。
受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報が見つけづらくなることもあります。
上記のうち、とくに「情報が埋もれてしまう」は、顧客対応の遅れにつながる恐れもあり、無視できません。そこで、「ナレカン」のような情報共有サービスを併用して、社内で対応状況を可視化できるようにしておきましょう。
法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選
ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。
（1）セキュリティが高いこと
はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。
仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損ねるうえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。
そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。とくに、「個人向け」のクラウドメールサービスは、ビジネス活動におけるセキュリティ対策が不十分なことが多いので注意が必要です。
（2）自社に適した機能があること
次に、自社に適した機能があるか確認することも重要です。
機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。
ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。とくに、非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。
（3）サポート体制が整っていること
最後に、運用のサポート体制が整っていることも確認すべきです。
クラウドメールサービスの導入後は、操作や運用の方法を相談できるサポート窓口があると、安心してクラウドメールを利用できます。そして、常に迅速なサポートを受けられれば、トラブルがあっても業務が長時間ストップしません。
したがって、「1営業日以内に問い合わせ対応がある」「電話やメールで質問できる」など、サポート体制が充実していることも必須条件にしましょう。
クラウドメールサービスと併用すべきツール2選
以下では、クラウドメールサービスと併用すべきツール2選をご紹介します。
法人でクラウドメールサービスを利用する場合は、使い方を社内で統一しておく必要があります。また、顧客向けに送信するメルマガのテンプレートや返信内容は社内でナレッジとして蓄積・共有しておくことも重要です。
したがって、法人では、クラウドメールの使い方や送信するメールのテンプレートを一か所で管理できるサービスの併用が必須になるのです。ただし、多機能なサービスは操作が難しいため、「シンプルであること」もチェックしましょう。
結論、法人がクラウドメールサービスと併用するべきツールは社内のあらゆる情報をナレッジ化して共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、顧客向けに送信するメールのテンプレートを書き込んで共有したり、クラウドメールの利用方法をマニュアル化して保管したりできます。また、あとから振り返りたいメールを記事に残しておくと、大量のメールに埋もれず管理ができます。
【ナレカン】メールに関する情報を一元管理できるサービス
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス
クラウドメールサービスには、大量のメールが届くため、顧客からの問い合わせが埋もれてしまい、対応が遅滞する恐れがあります。
そこで、「Stock」を併用すると、顧客からの問い合わせメールがStockに転送され、自動的に「ノート」に問い合わせ内容を保存してくれるので、対応の必要なメールを見逃さなくなるのです。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
無料あり！法人利用におすすめのクラウドメール7選
以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。各ツールの特徴を把握して、自社に導入するツールの選定に役立てましょう。
【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス
Gmailの特徴
- オフラインでも使える
- 強固なセキュリティ
オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。
Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9％以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。
Gmailの機能・使用感
- チャンネルの使い分けができる
- 独自ドメイン
Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。
ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン（〇〇@gmail.com）を変えられるので、独自ドメインを作成できます。
Gmailの注意点
- 無料版のストレージ制限
- 動作が重くなることがある
Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。
一部のユーザーからは「ビジネスで幾度に渡るメールの往復があり、長いスレッド状態になった際に、時たま非常に重くなることがあります。」との声もあります。（参考：ITreview）
Gmailの料金体系
GmailはGoogle Workspaceに含まれており、Google Workspaceの料金ページからプランを確認できます。
- 無料版：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス
Yahoo!メールの特徴
- 基本無料で使える
- 充実した機能
Yahoo!メールは全機能を無料で利用できます。
メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。
Yahoo!メールの機能・使用感
- Yahoo!カレンダーと紐づけられる
- 複数のアドレスを作れる
メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールがあったときも、漏れずにタスク設定できます。
無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。
Yahoo!メールの注意点
- セキュリティ強化に追加費用がかかる
- 迷惑メールが多い
基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには追加の月額費用がかかります。
利用しているユーザーからは、「かなり多くのフィッシング詐欺のメールがメインフォルダに届くようになりました。」との声があります。（参考：App Storeプレビュー）
Yahoo!メールの料金体系
- 基本機能は無料で利用できます。
【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール
Zoho Mailの特徴
- アジャイル機能
- スピーディな顧客対応ができる
自動でメールを指定場所に振り分けるアジャイル機能を使うと、受信トレイを簡単に整理できます。
顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。
Zoho Mailの機能・使用感
- ユーザーを一覧表示できる
- ダッシュボード
管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。
「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。
Zoho Mailの注意点
- 無料プランは最大5人まで
- 認知度が低い
6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。
「zoho自体の知名度が低いので、知らない人が多い」との声もあります。（参考：ITreview）
Zoho Mailの料金体系
- 無料プラン：0円
- MAIL LITE（5GB）：120円/ユーザー/月
- MAIL LITE（10GB）：150円/ユーザー/月
- MAIL PREMIUM：480円/ユーザー/月
- WORKPLACE：360円～/ユーザー/月(年払い)
【Customers Mail Cloud】 ユーザーに届けたい通知メールを大量送信できるサービス
Customers Mail Cloudの特徴
- DKIM / TLS暗号化で安全にメールを送信
- Webhook（ウェブフック）によって受信メールや送信エラーを通知
送信ドメイン認証とメール送信を暗号化しているので、なりすましやメール内容の改ざんを検知します。
Webhook（ウェブフック）で、受信メールや送信エラーが発生した場合、リアルタイムに通知されます。
Customers Mail Cloudの機能
- メールが届かない原因を解析する
- 配信状況をレポート化する
携帯キャリアのエラー応答をデータベース化しているので、メールが相手に届かない原因を把握可能です。
送信ログの検索や送信状況のグラフ表示機能によって、メールの配信状況を管理者が確認するのに役立ちます。
Customers Mail Cloudの注意点
- 送信ログには保管期間がある
- ユーザーアカウントの登録数に上限がある
配信ログは40日間しか保管されないので、期間を超えたログは確認できなくなります。
ユーザーアカウントの登録数はAPIユーザー含めて10ユーザーまでの上限があります。上限を超えて登録する場合は別途料金がかかるので、注意が必要です。
Customers Mail Cloudの料金体系
- Pro：要問い合わせ
- Standard：要問い合わせ
Standardプランは、2021年9月30日(木)に新規販売を終了しています。
【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス
Exchange Onlineの特徴
- Outlookとの統合
- 年中無休のサポート
同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。
Exchange Onlineは24時間365日で電話による問い合わせを受け付けています。
Exchange Onlineの機能
- 優先受信トレイ
- 予定表
「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応にもつながります。
「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出すこともできます。
Exchange Onlineの注意点
- Microsoftアプリの活用方法
- 検索機能の精度が低い
ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。
「正しいキーワードを入力しても該当の情報が出なかったり、関係のない検索結果になったりする」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
Exchange Onlineの料金体系
- Exchange Online（プラン1）：599円/ユーザー/月（年払い）
- Exchange Online（プラン2）：1,199円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス
Active!mailの特徴
- 端末を問わず使いやすい
- 多言語対応
ドラッグ＆ドロップやダブルクリックなどを活用すると、PCはもちろんスマートフォンでも簡単に使えます。
日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。
Active!mailの機能
- メールのソート機能
- 迷惑メールフィルター
受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。
迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、わざわざ手作業で処理する必要がありません。
Active!mailの注意点
- オプション価格がかかる
- アドレス帳に登録しづらい
「添付価格画像化機能」「ファイル管理拡張機能」などに追加費用がかかります。
会社名と氏名を同時にアドレス帳へ登録できず、不便に感じているユーザーもいます。（参考：ITreview）
Active!mailの料金体系
- ベースライセンス（100ユーザー）：300,000円/年
- ベースライセンス（500ユーザー）：1,188,000円/年
- ベースライセンス（1,000ユーザー）：1,428,000円/年
- ベースライセンス（3,000ユーザー）：2,028,000円/年
【blast mail（ブラストメール）】法人向け！メルマガ配信できるサービス
blast mailの特徴
- HTMLメールが作成できる
- DKIM署名で迷惑メール判定されるのを防ぐ
- 用途別にテンプレートがある
- ターゲット配信機能がある
- スマホから操作する際は機能に制限がある
- HTMLメールの機能に不足がある
- Lightプラン：4,000円/月+初期費用10,000円
- Standardプラン：8,000円/月〜+初期費用10,000円
- Proプラン：30,000円/月〜+初期費用50,000円
デザインやHTMLの知識がなくても、簡単にHTMLメールが作成できます。/div>
DKIM署名によって正しい発行元メールサーバから送信されたメールであると証明できるので、迷惑メール扱いされるのを防ぎます。
blast mailの機能・使用感
アパレル、不動産、BtoB企業向けなど利用用途に合わせてテンプレートを選択できるので、HTMLメールのデザインを考える手間が省け、素早くHTMLメールを作成するのに役立ちます。
顧客をニーズごとにグループ分けして、配信対象を選択できるので、顧客に合わせた最適なコンテンツのメールを配信するのに便利です。
blast mailの注意点
スマホにも対応していますが、一部の機能に制限があり、テキストメールしか作成できない点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「HTML作成の文章編集時に、特定の文字だけ色を変えられるようにしたい」という声があります。（参考：ITreview）
blast mailの料金体系
＜比較表＞法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧
こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Gmail | Yahoo!メール | Zoho Mail | Customers Mail Cloud | Exchange Online | Active!mail | blast mail | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
無料で使える大容量クラウドメールサービス |
サブメールアドレスが登録できるサービス |
顧客管理ができるクラウドメール |
ユーザーに届けたい通知メールを大量送信できるサービス |
Microsoftアプリと連携できる |
インターフェイスが優れたサービス |
メルマガ配信できるサービス |
スマホアプリがある |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【×】 |
【◯】 |
【×】 |
【×】 |
| ISMS認証※ |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【◯】 |
【×】 |
| 注意点 |
無料版ではストレージ制限が15GBまで |
セキュリティを強化するには追加費用がかかる |
無料で使えるのは5人まで |
ユーザーアカウントの登録数は10ユーザーまで |
検索機能の精度が不十分 |
アドレス帳には会社名と氏名を同時登録できない |
スマホから操作する際は機能に制限がある |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プラン：680円～/ユーザー/月 |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プラン：120円/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プラン：要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プラン：599円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プラン：300,000円/年～ |
・無料プランなし
・有料プラン：4000円/月 |
| 公式サイト |
「Gmail」の詳細はこちら |
「Yahoo!メール」の詳細はこちら |
「Zoho Mail」の詳細はこちら |
「Customers Mail Cloud」の詳細はこちら |
「Exchange Online」の詳細はこちら |
「Active!mail」の詳細はこちら |
「blast mail」の詳細はこちら |
※ISMS認証とは、国際基準を満たしたセキュリティであることを認証するもの
上記のように、クラウドメールサービスには無料で使えなかったり、料金が高額だったりするものもあります。したがって、費用を抑えたい場合は「無料プランがあるか」を軸に選定しましょう。
おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ
これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。
クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策やサポート体制の充実度に加え、自社に適した機能を備えていることが重要です。ときに、多機能だと使いこなせない可能性が高いので「機能に過不足のないサービス」を選びましょう。
また、クラウドメールを営業活動に利用するには、顧客情報を含むメール履歴を正しく管理する必要があります。メールを見落とすと対応漏れも起こりかねないため、”情報共有ツール”を活用し、チームにメールの情報を連携すると効果的です。
結論、「ノート」「タスク」「メッセージ」の3機能に過不足がなく、シンプルな情報共有ツール「Stock」の導入が最適なのです。
ぜひ「Stock」を導入し、円滑なメール管理を実現しましょう。