営業案件を管理する方法として「Excel」を活用する営業マンは多くいます。また、案件・進捗管理表を作成するうえで”テンプレート”を活用すれば、表を作成したり情報を探したりする時間の短縮が可能です。
一方、案件管理に取り組む企業のなかには「Excelで案件管理をしたいが、どのように取り組めば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで案件管理をするポイントやおすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。
- 案件管理表を作成して営業活動をスムーズに行いたい
- テンプレートを活用して営業管理を効率化したい
- Excelよりも円滑に案件管理ができるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelで案件管理をするポイントが分かるほか、自社に最適な管理方法も見つけられます。
目次
営業管理・案件管理とは？
営業管理とは、売り上げ目標の達成に向けて、営業活動のプロセスをデータ化し、営業活動に関する多くの情報を管理することを指します。
そして、営業活動を最適化していくには、各案件に関するあらゆる情報を保管するための「案件管理」が欠かせません。「案件管理」には、営業活動の経過と進捗も含まれるため、成約に向けて起こすべき次の行動を明確にできます。
また、目標を明確化できたり、チームの進捗を可視化できたりするため、モチベーションの向上にもつながります。さらに、これまで属人化していたノウハウを集約できるので、組織全体の営業力の強化も期待できます。
また、昨今では「ナレカン」のようなITツールを活用して、案件管理をする企業も増えているので押さえておきましょう。
エクセルでできる4つの案件管理
ここからは、Excelで対応できる案件管理の種類を4つご紹介します。それぞれ役割が異なるため、何を、どのように管理すればよいのか確認しておきましょう。
（1）顧客管理
Excelでできる案件管理の1つ目は「顧客管理」です。顧客情報をすぐに確かめられるように、基本情報を登録しておきましょう。
なお、記載する項目は以下の8つです。
- 顧客コード
- 会社名
- 担当者名
- 担当部署
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 営業担当者
ただし、顧客情報は「個人情報保護法」の観点から、適切に保管されなけれなりません。そのため、第三者に不正アクセスされたり、情報が漏れたりしないように注意が必要です。
（2）目標管理
Excelでできる案件管理の2つ目は「目標管理」です。売り上げ目標やKPI（重要業績評価指標）を設定し、その達成状況を定期的にモニタリングすることで、チーム全員が同じ目標に向かって活動できるようになります。
また、目標管理シートを作成するときは「現状の数値」に加えて「見込み売上」もまとめて管理しましょう。目標管理シートで「目標売上に対する現状・差分」が可視化することで、必要な調整や迅速な戦略の見直しが可能になります。
（3）販売管理
Excelでできる案件管理の3つ目は、「販売管理」です。顧客ごとの売上実績を管理します。
販売管理をすることで、売上の傾向や顧客のニーズを把握でき、効果的な販売戦略につなげられます。また、Excelでは関数も活用できるので、入力ミスや計算ミスなどのトラブルも回避するのにも役立ちます。
（4）商談・進捗管理
Excelでできる案件管理の4つ目は「商談・進捗管理」です。商談管理では、営業担当者ごとの進捗や商談の記録、受注確度など”商談に関する内容”に限定されています。
つまり、各案件においてのあらゆる情報を扱う”案件管理”の一部に、”商談内容”も含まれていると言えるのです。
顧客ごとに、商談内容や進捗状況を管理しておけば「次のどのようなアクションが最適なのか」を分析できます。加えて、チーム内で共有することで、客観的に意見やフィードバックを受けられるので、成功率を高められるのです。
【3ステップ】エクセルで案件管理をする方法
以下では、エクセルで案件管理をする方法を紹介します。効率的な案件管理をするために必要なので、運用に落とし込めるようにしましょう。
（1）分析する内容を決める
最初の手順として、分析する内容を決めましょう。
分析する内容が明確になっていなければ、不要なデータまで管理することになり、正確な分析ができません。そのため、まずはどのような情報が案件管理にとって重要かを明らかにする必要があります。
たとえば、案件管理で達成率を見たい場合は「アポイント、面談、受注の進捗」を明確にすることが必要です。このように、分析する内容を定めれば、抽出すべきデータが判明し、無駄な作業時間を省けます。
（2）入力ルールを決める
次の手順は、入力ルールを決めることです。
Excelで営業管理をする場合、Excel自体がデータベースとなるので、情報が正しい形式で入力されていなければ「データの加工・分析」ができません。そのため、たとえば「データは1行に1案件ずつ」「1週間ごとに更新」というように、ルールを設定しましょう。
また、「案件ごとに情報をまとめる」「締切ごとに並べる」のように情報を見やすくまとめる工夫も大切です。さらに、関連するファイルやシートへのリンクをつけておくと、ファイルを探す時間を削減できます。
（3）一目で分かるように編集する
最後の手順では、一目で分かるように編集します。
データが視覚的に整理されていると、情報の把握が容易になり、迅速な意思決定が可能になります。たとえば、色分けや条件付き書式を活用して、進捗状況や優先度を視覚的に示しましょう。
このように、データを一目で分かるように編集することで、案件管理の効率が向上し、より効果的な営業活動が可能になります。ただし、関数などを利用している場合は、謝って削除してしまわないように注意が必要です。
【無料】営業の案件・進捗管理表に使えるExcel（エクセル）テンプレート
以下では、営業の案件・進捗管理に使えるExcelの無料テンプレート4選をご紹介します。自社の業務に適したものを選択して、社内でフォーマットを統一させましょう。
【顧客管理】検索機能が便利な顧客管理表
Microsoft Officeが公式にリリースしている顧客管理表です。
社名や住所、電話番号などの基本項目があり、項目を埋めていくだけでデータベースが完成します。さらに、フィルタ機能によって必要な情報だけを表示することも可能なため、必要な情報をすぐに見つけられます。
【目標管理】売上の達成度がわかりやすいテンプレート
Microsoft Officeが公式にリリースしているテンプレートです。
予算や実績、達成率といった項目があり、日々の売上目標が立てやすいです。また、シンプルで誰でも使いやすいデザインになっています。
【販売管理】販売実績・売上傾向をまとめられるテンプレート
Excel用の売上台帳テンプレートです。
商品情報をあらかじめ登録しておくと、商品番号で商品名が自動的に入力されるようになります。
【商談管理】商談履歴と営業成績をまとめられるテンプレート
Excelで使える顧客管理台帳のテンプレートです。
住所や電話番号といった基本的な情報から、商談情報や売上情などを1枚のシートにまとめられます。印刷して紙媒体で管理することを想定しており、A4サイズで印刷できるようになっています。
エクセルで作成した案件管理表をテンプレートとして保存する方法
ここでは、エクセルで作成した案件管理をテンプレートとして保存する方法について解説します。一度保存すればすぐにテンプレートを呼び起こせて便利なので、習得しておきましょう。
- まず、テンプレートとして保存したいブックを用意します。〔ファイル〕メニューから〔その他〕を選び、〔オプション〕をクリックします。
- 次に左側の項目の中から〔保存〕をクリックし、ブックの保存の中から〔個人用テンプレートの既定の場所〕に保存場所を指定してOKを押します。
- その後、テンプレートとして保存したブックの〔ファイル〕を開き〔エクスポート〕をクリックしてください。
4. そして、〔ファイルの種類の変更〕から〔テンプレート〕をダブルクリックしましょう。最後に〔ファイル名〕のボックスにテンプレートの名前を入力して、〔保存〕をクリックしたら完了です。
【注意】Excelで案件管理をする5つのデメリット
ここからは、Excelで案件管理をするデメリットを5つ紹介します。以下を確認しておかなければ、Excelの操作にかかる手間から「案件管理自体が面倒になる」可能性が高いので、注意しましょう。
（1）情報の更新に手間がかかる
Excelで案件管理するデメリットの1つ目は、情報を更新するのに手間がかかる点です。
Excelでは、都度該当のファイルを開いて更新や保存をする必要があります。しかし、「ファイルを開くのに5秒かかる」ことから、手軽に情報を更新できず、更新が滞ってしまうケースも少なくありません。
また、Excelでは保存し忘れのリスクがあり、再度編集する手間がかかると同時に、データの抜け漏れを招く恐れがあります。さらに、リアルタイムの更新が難しいので、メンバーの進捗が正確に分からず、業務負担が偏る原因にもなるのです。
（2）外出先で確認がしにくい
Excelのデメリットの2つ目に、外出中に確認がしにくい点が挙げられます。
Excelはパソコン向けに開発されたソフトなので、スマートフォンやタブレットからの閲覧や編集は不便です。したがって、外出先から更新や商談先の情報を確認したい場合でも、パソコンを起動させなければいけません。
このように、Excelは利便性が悪いデメリットがあるので、営業のように外出が多い職種では、スマートフォンからでも手軽に更新や閲覧ができるITツールが最適だと言えます。
（3）動作が重くなりやすい
Excelのデメリットの3つ目は、大量のデータや様々な形式のファイルの管理には適していないことです。
Excelではデータ量が増えると、ファイルの動作が遅くなったり、フリーズすることがあります。また、基本的にテキストデータや数値データの管理に特化しているため、画像やファイルを効率的に整理・表示する機能が限られています。
したがって、Excelだけで案件ごとの情報を一元管理するのは困難です。動作が重いと、作業効率が落ちるだけでなく、ストレスにもつながるため、データ容量が大きくなってもサクサク動くツールがおすすめです。
（4）メールやチャットで情報が流れる
Excelのデメリットの4つ目は「Excelの管理表をメールやチャットで共有すると、情報が流れてしまう」点です。
Excelで作成した「案件管理表」は社内で共有する必要がありますが、メールやチャットでは次々に情報が流れてしまいます。そのため、とくに複数の案件が並行する場合には、情報が混ざってしまうことがあるうえ、特にメールでは見落とされるリスクもあります。
そこで、案件別に「記事」に情報を蓄積しつつ、記事ごとに「コメント」を紐づけられる「ナレカン」のようなツールを使えば、複数ある案件情報も混ざることなく管理・共有できます。また、記事には既読機能もあり、読まれているか確認できます。
（5）最新情報を把握しにくい
Excelのデメリットの5つ目は、最新情報が分かりづらいことです。
とくに、Excelを使っている企業では、ファイル名でバージョンを更新したり、追記した箇所を赤字にしたりして運用するケースも多いです。しかし、運用する中でファイルが増えたときに、最新版のファイルを一目で判断するのが困難になります。
このように、Excelはバージョン管理が難しいうえにファイルもすぐに増えるため、最新の情報を見つけるのに時間がかかるのです。
【これで解決】Excelのデメリットを解消できるおすすめのツール
以下では、Excelのデメリットを解消できるおすすめの営業の案件管理ツールをご紹介します。
営業管理には、顧客管理・目標管理・販売管理・行動管理の4つの案件管理が必要です。しかし、Excelには「ファイルが煩雑化しやすい」「必要な情報をすぐに確認できない」などの欠点から、かえって業務効率が低下する恐れがあります。
とくに、大企業では扱う案件数も多いので、情報の更新に手間がかかったり、即座に必要な情報にたどりつけなかったりする体制は改善すべきです。そこで、スマホ方でも気軽に使えて、検索性に優れたツールとの併用がおすすめです。
結論、自社の案件管理には、案件ごとのあらゆる情報を一元管理し、どのデバイスからでも必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは「記事」に案件情報を直接書き込めるほか、関数が必要なデータはファイルを添付することで一元管理できます。さらに、「ヒット率100%」の精度と「平均0.2秒」のスピードを兼ね備えた検索機能により、Excelのように情報を探し出すストレスを軽減できます。
営業に欠かせない案件・進捗管理を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで営業管理をした例＞
以下は、ナレカンで営業管理をした例です。
- フォルダで案件ごとに管理
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画面上部の検索窓にキーワードを入力すると、検索範囲を絞りこんで「キーワード検索」が可能です。加えて、「ファイル内検索」や「画像内検索」も可能なので、必要な情報にサクサクたどり着けます。
記事に紐づくコメント機能で、非対面でも社員同士でやり取りができます。例えば、案件ごとに作成した記事内で、コメント機能を使って次の商談の内容について相談することが可能です。
Excelで営業の案件管理をする方法まとめ
これまで、Excelで営業の案件管理をするポイントやおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
営業活動における案件情報はチーム全体で把握することで、今後の方針やそれぞれの役割を再認識しやすくなります。そのため、案件管理は属人化させるのではなく、全体で共有することが大切です。
しかし、Excelでは最新情報を更新したり確認したりするのに手間がかかって面倒なため、後回しにされたり、次第に共有されなくなる可能性があります。そこで、案件情報をナレッジとして管理し、社内で簡単に共有できるITツールを併用すべきです。
結論、効率的な案件管理をするには、案件情報をナレッジとして管理・共有できる「ナレカン」が必須です。「超高精度検索」が備わっており、過去の商談情報などを即探し出せます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で営業で欠かせない案件管理を一元化して、情報共有のストレスを解消しましょう。
