書類のペーパーレス化が進む今日でも、FAXによるアナログな方法で発注する企業は多いです。そのため、デジタル化を目指していてもFAXを用いた受注業務を強いられる企業は少なくありません。
しかし、大量のFAX管理や受注業務で時間がかかることに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、FAXの受注を効率化する方法や注意点を中心にご紹介します。
- 受信したFAXの管理工数が多く効率が悪い
- 大量に受信する資料の紛失リスクをなくしたい
- FAXでの受注業務がテレワークの障壁となっている
という方はこの記事を参考にすると、FAXの非効率的な受注業務を改善できる方法が分かります。
目次
FAXを使った受注業務の注意点
ここでは、FAXを使った受注業務の注意点を3つご紹介します。以下のポイントを押さえなければ、FAXの利用に対し手間やコストが無駄に発生してしまいます。
金銭的・時間的コストがかかる
FAXを使って受注業務をすると、金銭的・時間的コストがかかります。
FAXは機材の購入・レンタル費用に加え、印刷用の紙・インクなどの消耗品にかかる費用や、送信時の通信料などの金銭的コストがかかります。さらに、FAXでの受注量が多くなると、消耗品費も増加してしまうのです。
また、FAXから出力された紙の書類は、顧客ごとに手作業で仕分けて管理しなければなりません。そのため、受注業務に多くの時間的コストが発生する点に注意しましょう。
人為ミスが発生しやすい
FAXを使うと人為ミスが発生しやすくなる恐れがあります。
FAXを使って受注業務すると、書類の管理が煩雑になりやすく、受注した書類を紛失するリスクが高まります。また、紙やインクなどの消耗品が切れていたことに気づかなかったりFAXの送信ミスが起きたりすると、取引先とのトラブル発生にもつながりかねません。
したがって、FAXを利用する従業員に対し、消耗品の在庫や受信した書類の確認を徹底させることが必須です。ただし、過剰に作業を増やすとかえってFAXが使いにくくなる恐れがあるため、過不足のない確認フローを構築しましょう。
必要な資料を見つけられない
FAXを使って受注業務をすると、必要な資料をすぐに見つけられなくなります。
受注したFAX書類を複数のファイルに分けて管理すると、必要な書類を手作業で探し出す時間がかかります。また、受注した書類の管理には、物理的な保管スペースの確保も必要です。
このように、アナログな方法で資料を管理すると、管理工数が多くなり、見つけるのも難しくなるのです。したがって、今日では「Stock」のようなシンプルな情報管理ツールを活用して、資料管理を効率化する方法がトレンドです。
非効率なFAXの受注業務を効率化する方法
ここでは、非効率なFAXの受注業務を効率化する方法を解説します。FAXの受注を効率的にしている企業は、以下の方法で運用しているのです。
インターネットFAXの活用
インターネットFAXを使うと、FAXのデジタル化が実現します。
インターネットFAXとは、電話回線につながったFAXとほかのデバイスをインターネット上で接続するサービスです。FAXがデジタル化されるので、PCやスマートフォンなどのデバイスを通して、場所に関係なくFAXの送受信ができるようになります。
ただし、インターネットFAXのデータを共有する際は、メールやほかのITツールを利用が必要なケースがあります。とくに、複数のツールを併用するとFAXの運用コストがかさむ原因になるので、データ共有が簡単なサービスを選びましょう。
OCRによる文字のデータ化
OCR（文字認識機能）を活用すると、紙のFAXをテキストデータ化できます。
OCRは書類を画像ではなくテキストとして認識・保存するので、書類内容を含めてパソコン上で検索をかけられる点がメリットです。OCRを使うには、スマートフォンのスキャンアプリを用いたり、OCR機能が備わったFAXを導入したりする方法があります。
ただし、OCRは書類の文字を完全には認識できません。文字がかすれていたり癖があったりすると認識精度が悪くなるので、OCRを活用して書類をデータ化する際は、内容が読み取れるか人の目でチェックする作業が求められる点に注意しましょう。
受注システムの導入
FAXに対応した受注システムを導入し、受注業務を自動化する方法もあります。
受注システムで管理すれば、FAXの誤操作や出力した紙の書類の紛失を防げるので、従業員の人為ミスが抑えられます。また、FAXの機械なしで利用可能なサービスもあり、物理的なFAXが廃止になれば、消耗品費のコスト削減にもつながります。
ただし、FAXに対応した受注システムを導入する際は、社内外の業務フローへの影響も考慮しましょう。たとえば「社内の業務フローの見直し」「発注手順が変更になった旨を取引先へ連絡し対応をフォロー」といった対応が必須になります。
非効率なFAXの受注効率化に役立つITツール
以下では、非効率なFAXの受注効率化に役立つITツールをご紹介します。
FAXでの受注を効率化するには、インターネットFAXやOCRを活用した資料のデータ化が求められますが、データ正しく管理しなければ、必要な情報が埋もれてしまいます。また、受注を自動化するシステムを導入する場合も、受注後の履歴を含めた管理が必要です。
そのため、ITツールを活用したデータ管理が必須です。ただし、顧客や在庫情報の分析ができる高性能なツールを導入しても、ITリテラシーの高くない従業員が使いこなせず、放置してしまいます。
したがって「FAXでの受注業務のやりとりが簡単に行えるシンプルな情報共有ツール」を選びましょう。結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に利用可能な情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」の情報は任意のメンバーに即座に共有されるので、FAXで送受信した受注情報の記録・更新が円滑化します。また「フォルダ」で顧客ごとに整理できるうえ、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」は話題が錯綜せずにやりとり可能です。
あらゆる情報を最も簡単に一元管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
非効率なFAXにおける受注効率化の方法まとめ
これまで、FAXの受注を効率化する方法や注意点を中心にご紹介しました。
FAXを用いて受注管理すると運用費用や手間がかかり、人為ミスからトラブル発生にもつながります。そこで、インターネットFAXやOCRを活用してFAXをデジタル化したり、受注システムによって自動化したりするとFAXの受注が効率化するのです。
しかし、いずれの方法もFAXよりも高いITリテラシーがなければ使いこなせません。そこで「シンプルな情報共有ツール」を導入すると、誰でも簡単に使えて受注に関する連携が取りやすくなります。
したがって、直感的な操作で情報が残しやすいシンプルな情報管理ツールの「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、非効率的なFAXの受注を効率化しましょう。
