顧客とのやり取りで交換した名刺は、個人情報であることはもちろん、企業の情報資産として活用できるので、適切に管理する必要があります。そこで、Excelで名刺の情報をデータ化して管理しているケースは少なくありません。
しかし、「Excelで名刺管理したいが、適切な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelを活用した名刺管理の方法や役立つテンプレート4選を中心にご紹介します。
- Excelで名刺をデータ化する手順を知りたい
- テンプレートを活用して、名刺管理を効率化したい
- Excelよりも簡単に名刺管理ができるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、Excelを活用した名刺管理方法だけでなく、名刺を含めた顧客情報を効率的に管理する方法がわかります。
目次
名刺の管理が重要である理由
名刺管理が重要な理由として、「セキュリティリスクを軽減するため」「情報資産として活用するため」といった点が挙げられます。
名刺には個人の企業名や連絡先などが記載されるので、適切に管理して、紛失や外部への漏えいを防ぐ必要があります。また、訪問履歴や商談記録などの顧客情報を名刺に紐づけて管理しておけば、今後の業務に役立つ情報資産となるのです。
このように、名刺は企業にとって大切な情報資産となるので、適切に管理・共有できる仕組みを社内に構築しましょう。
自作のExcelで名刺管理する方法
ここでは、Excelで自作の名刺管理表を作成する方法を解説します。以下の手順を踏まえると、下記画像のように名刺をリスト化できるので必見です。
ステップ1｜項目を入力する
はじめに、Excelで名刺管理するときに記入すべき項目を入力します。
- 企業名/法人名
- 所属部署
- 役職
- 氏名
- 連絡先
- 企業URL
- 交換日
- 備考
上記の項目のほかにも、自社の用途に合わせて適宜項目を追加しましょう。また、「備考欄」には、補足事項やその後のやりとりなどを追記していき、顧客情報を一元管理すると業務に活用しやすいです。
ステップ2｜関数を活用する
次に、名刺情報の入力や確認に便利な関数をセルに埋め込みましょう。以下では、名刺管理を効率化する主な関数を2つ紹介します。
PHONETIC（自動的にふりがなを反映してくれる関数）
PHONETIC関数を使えば、企業名や氏名を入力したときに、自動でふりがなが入力される仕様にできます。手順は、ふりがなを記載したいセルに上図の数式を入れ、青背景の箇所に反映させたい対象のセルを入れるだけで完了です。
COUNTIF関数（情報の重複をチェックする関数）
COUNTIF関数を使うと、各社員が回収した名刺を収集したときに、情報が重複する事態を防げます。
手順として、上図のように「=COUNTIF」と入力したら、検索範囲を指定して、検索をかけたいセルを入れれば完了です。なお、「$」で挟むと「A4~A20の検索範囲を固定する」という指示になります。
ステップ3｜パスワードを設定する
最後に、Excelファイルにパスワードを設定して、セキュリティを強化しましょう。
パスワードは、「ファイル」タブの [情報] > [ブックの保護] から設定できます。
このように、Excelではファイルにパスワードを設定することで、外部に顧客情報が漏えいするリスクを軽減できます。ただし、万が一パスワードを忘れてしまうと、ファイルを開けなくなるので注意しましょう。
また、パスワード自体が流出してしまえば、外部のユーザーでも簡単にファイルを閲覧できてしまいます。したがって、より強固なセキュリティで名刺を管理したい方は、”2段階認証設定”や”細かな権限設定”ができる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
Excelで名刺管理するメリット・デメリット
ここでは、Excelで名刺管理するメリット・デメリットを解説します。Excelで名刺管理したい方は、メリット・デメリットの両者を踏まえたうえで利用しましょう。
Excelで名刺管理するメリット
Excelで名刺管理するメリットとして、以下の2点が挙げられます。
- 導入のハードルが低い
- カスタマイズ性が高い
Excelは多くの企業で既に利用されているツールなので、導入時の初期費用や利用料金、操作を覚えるための教育コストがかかりません。そのため、導入のハードルが低く、すぐに運用に乗せられるのです。
Excelでは、豊富な無料テンプレートを使用できるほか、関数やマクロを活用したり、図や表を挿入したりして自由にカスタマイズ可能です。それゆえ、自社の用途に合った最適な名刺管理表を作れます。
このように、Excelはコストを抑えながら、手軽に名刺管理できる点がメリットです。
Excelで名刺管理するデメリット・注意点
Excelで名刺管理するデメリットとして、以下の3点が挙げられます。
- 情報漏えいのリスクがある
- 属人化しやすい
- 動作が重くなりやすい
ExcelファイルをPC本体やUSBや保存すると、破損や紛失によって情報が漏れるリスクがあります。また、近年では設定されたパスワードを解析するソフトもあるので、パスワードだけでなくセキュリティソフトを用意するといった対策も必要です。
Excelでは、関数やマクロで入力作業を効率化できますが、専門知識が求められるため作業が属人化しやすいです。それゆえ、担当者が異動や退職した場合に、従来通りの管理が難しくなる恐れがあります。
大量のデータをExcelに入力すると、動作が重くなる可能性があります。そのため、多くの名刺を管理したい場合は、高スペックのPCを用意したり、月ごとにファイルを分けたりする工夫が必要です。
以上のように、Excelはメリットだけでなく、デメリットも多く挙げられます。とくに、多くのクライアントを抱える企業の場合は、Excelではなく、「セキュリティが万全で、情報へのアクセス性が高いツール」で管理すべきです。
最も簡単かつ安全に名刺管理できるツール
以下では、最も簡単かつ安全に名刺管理できるツールをご紹介します。
Excelで名刺管理すると、関数やマクロ機能で入力操作を効率化できる一方、「ファイルを開く動作が重い」「共有に手間がかかる」といったデメリットがあります。また、名刺に関連する顧客情報や面談記録を紐づけて管理しなければ、情報が分散しやすいです。
そのため、名刺管理には、Excelではなく「あらゆる情報を集約できる、ノート型の情報共有ツール」を使いましょう。また、名刺には顧客や取引先の個人情報が含まれるので、「セキュリティが万全か」も重視すべきです。
結論、自社の名刺管理に最適なのは、国際レベルのセキュリティのもと、顧客情報を見やすく管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、「テンプレート」や「表機能」で簡単に名刺管理表を作れるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有できます。また、多階層の「フォルダ」や超高精度の「検索機能」があるので、欲しい顧客情報がすぐに見つかるのです。
テンプレートで簡単に名刺管理表を自作できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンに記載した情報をエクスポートする方法
ナレカンで管理する情報をエクスポートする手順は以下の通りです。
- はじめに、画面右上から、[設定] > [チーム設定の変更] の順にクリックします。
- メニュータブから、[データエクスポート] を選択します。
- 「全データを選択中」から、エクスポートしたいフォルダを選択して、[保存] をクリックします。
- 「絞り込み中」と表示されたら、[出力する] をクリックします。
- 最後に、出力したデータの [ダウンロード] をクリックしたら完了です。
このように、ナレカンの記事やコメントに記載された情報は、CSV形式で簡単にエクスポートできます。
＜無料あり＞名刺管理におすすめのテンプレート4選
以下では、Excel用の名刺管理テンプレートを4選を紹介します。テンプレートを使うと、関数やマクロの知識がない方でも、手軽に管理表を作れます。
【楽しもうOffice】Microsoftが提供するテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する名刺管理表のテンプレートです。
各項目にフィルタ機能があるので、必要な情報を簡単に検索できます。また、ファイルをダウンロードすると使用方法が書かれたシートがあるので、Excelを使い慣れない方でも安心です。
【業務用テンプレート】所属情報をシンプルに管理できるテンプレート
こちらは、「業務用テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。
名刺管理に必要な項目が過不足なく揃った、シンプルなデザインとなっています。また、「会社名」が先頭にあるため、名刺を所属ごとに管理できます。
【[文書]テンプレート】顧客情報を細かく管理できるテンプレート
こちらは、「[文書]テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。
メールアドレスや電話番号、FAX番号などの顧客情報を詳細に管理できます。「氏名フリガナ」や「会社名フリガナ」など入力する項目が多い代わりに、フィルタ機能を用いた並び替えや検索がスムーズです。
【Excel Form】入力フォームから登録できるテンプレート
こちらは、「Excel Form」が提供する名刺管理表のテンプレートです。
入力フォームに任意の項目を入力するだけで、簡単に名刺管理表を作成できます。また、項目ごとに並び替えて出力する機能があるため、必要な情報をすぐに取り出せるのです。
名刺をデータ化！Excel以外の名刺管理方法
ここでは、Excel以外のツールを用いた名刺管理方法をご紹介します。Excelの名刺管理に不安を感じる方は、以下の方法も検討しましょう。
スプレッドシート
1つ目の代替案として、スプレッドシートが挙げられます。
スプレッドシートは、Googleが無料で提供しているクラウドサービスの一つです。Googleアカウントがあれば無料で利用でき、複数人での同時編集が可能なほか、編集内容が自動で保存されるメリットもあります。
ただし、スプレッドシートには、オフライン状態ではファイルの編集・閲覧ができないというデメリットがあります。そのため、スプレッドシートを利用する際は、事前にインターネット環境の有無を確認する必要があるのです。
情報管理ツール
2つ目の代替案として、情報管理ツールが有効です。
情報管理ツールとは、社内のあらゆる情報を「ナレッジ」として蓄積し、場所や時間を問わずいつでも閲覧できるようにするツールです。そのため、「名刺」だけでなく「名刺に紐付く関連情報」も一か所にまとめられます。
たとえば、「高度な検索機能」「多階層のフォルダ」を有している「ナレカン」であれば、膨大な量の名刺や顧客情報を見やすく整理できます。また、スマホでの利用にも最適化されているため、PCが開けない外出先でも手軽に名刺情報を閲覧可能です。
Excelを活用した名刺管理の方法まとめ
これまで、Excelを活用した名刺管理の方法やテンプレート4選を中心にご紹介しました。
名刺管理にExcelを活用するには、自社の運用に合うようにカスタマイズした管理表を自作するか、テンプレートを使う方法があります。しかし、いずれのケースでも情報漏えいやデータの改ざんリスク、処理速度の低さといったデメリットが伴うのです。
したがって、名刺を安全かつ効率的に管理するには、Excelではなく「セキュリティが強固な情報管理ツール」を使いましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールは、社内に浸透しづらいので、「誰でも使いこなせる操作性か」を重視すべきです。
結論、名刺を含めた顧客情報の管理には、メールを使える方ならば誰でも簡単に利用でき、顧客ごとに情報を整理できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、名刺管理を効率化しましょう。
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