目標数値と実際の数値の差分から課題を発見し、解決策を考案・実施する「予実管理」は、いずれの企業でもマストな取り組みです。
 
一方、予実管理が上手くいかず予算と実績の差分が曖昧になっており、効果的な施策に悩む方も多いのではないのでしょうか。
 
そこで今回は、予実管理の概要や手順と4つのポイントを中心に解説します。
 
  • 効率的な予実管理で営業活動の判断スピードを上げたい
  • 予実管理の効率化を検討しているため、事前にプロセスを把握しておきたい
  • 社員によって予実管理の認識が異ならないように注意すべきポイントを押さえたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、予実管理の理解を深めながら、効率的に企業目標を達成するヒントを得られます。


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【意味ない?】予実管理の必要性とは

予実管理とは、経営目標の達成に向けて予算と実績の差分をチェックし、より良い営業活動に必要不可欠な管理を指します
 
予実管理が的確だと、事前に立てた予算と実績を比較しつつ、現時点で会社やチームの目標をどれほど達成されているかを定量的に評価できます。
 
そして、実績が目標に追い付かないときは原因の分析や解決策を考案するなど、重要な足がかりを発見するためにも必要です。一方、目標よりも良い実績を得られた場合は、具体的な成功要因の分析にも役立ちます。
 
このように、予算と実績を比較し、施策考案や具体的な要因分析に貢献する予実管理は、経営活動を効率化させる「意味のある」管理手法なのです。


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予実管理の具体的な手順

以下では、予実管理の具体的な手順を解説します。営業活動を効率よく進めていくうえで、以下の流れは必要不可欠です。

(1)予算の明確化

まずは企業やチームの予算を決定しましょう。
 
予実管理では企業やチームの実績を目標に近づけていくため、指標となる予算を明らかにする必要があります。
 
そして、予算を決めるときは企業やチームの成長が見込めるうえで、達成可能な目標を設定しましょう。あまりにも達成が難しい目標を設定してしまうと、社員のモチベーションが保てず、かえって業績を悪化させる原因になります。
 
したがって、予算設定では現状よりも少し高い程度の目標を設定しましょう。また、過去の実績や自社の繁忙期と閑散期とで比較し、予算を推定するのも大切です。

(2)月単位で決算(ゴールを設定)する

予算が決まった後は、ゴールを設定し月ごとに決算をしましょう。
 
予算と実績の差は常に変化するため、月ごとに決算をして「目標と離れていないか」「現時点で必要な対応がないか」を確認する必要があります。プロジェクトの予算(ゴール)に対しての進捗度がわかるように管理するのがおすすめです。
 
さらに、月ごとの決算情報を社員に共有するのも大切です。決算情報をメンバーに共有すればプロジェクトの過程や進捗状況、それに伴う努力目標を把握できます。そして、月ごとの課題や成功体験を次に活かせるようになるのです。

(3)予算と実績の比較分析

企業やチームごとに設定した「予算に対しての実績」を把握したら、予算と実績の比較分析をしましょう。
 
たとえば、経営では売上・売上原価・販管費・営業外損益といった区分ごとに予算と実績を照らし合わせます。その後、予算と実績が大きく離れている部分があれば原因を探り、解決策を考案しましょう
 
また、予算と実績を比較した後は「誰の」「どの業務」がネックとなり遅れているのか、進んでいるのかを判断します。そして、プロジェクト「全体」で予算を達成できるように、アサインを変更するなどの対策が求められます。

(4)改善策の実行

予算と実績を対比させ、改善策を明確にしたら実行に移しましょう。
 
改善策は「すぐに」実行するのがポイントです。目標に対して実績が追い付いていないに状況で改善策の実行が遅れると、いつまでも目標を達成できなくなってしまいます。
 
一方、解決しなければならない課題が多い場合は、課題ごとのリスクの高さを考慮し「優先順位」を決める必要があります。また、チーム・個人で立てた施策は必ず効果検証し、PDCAサイクルを回し続けることで目標達成に近づけます。


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予実管理における4つのポイント

ここでは、予実管理をするうえで重要な4つのポイントをご紹介します。
 
以下のポイントを押さえられていなければ、予実管理が定性的な判断のみで進められ正確な対策ができません。そのため、下記を参考に自社で適切に管理されているかを確認しましょう。

(1)適切な予算を設定する

予実管理での予算は、高過ぎず低過ぎない適切な範囲で設定しましょう。
 
仮に、高すぎる予算設定をした場合、目標と現状の差が大きく離れ、従業員のモチベーションが低下してしまいます。一方、低すぎる予算設定では社員が努力せずとも達成できるので、社員はもちろん企業としての成長も見込めず、課題も見つかりません。
 
そのため予実管理の予算は、個人・チームが努力すれば達成できる目標数値を設定するようにしましょう

(2)定期的に予算と実績を比較する

予実管理は定期的に予算と実績を比較し、最新の数値を把握しておく必要があります。
 
現状の数値に大幅な変動があった場合、数値が管理されていなければすぐに対応できなくなってしまうからです。また、プロジェクトの進捗が遅れていても、問題を素早く見つけられれば深刻化する可能性を抑えられます。
 
このように、対応がスピーディだと「人的リソース」と「金銭的コスト」の両方がかかるリスクを避けられます。そして、予算と実績を適切に比較・管理しながら、発生する問題へすぐに対応できるように、体制を整えておくのもポイントです。

(3)問題発生時は原因究明に努める

問題発生時は、原因究明に努めるようにしましょう。
 
予実管理は、予算と実績の比較だけではなく、経営していくなかで解決すべき課題を明確化するプロセスが大切です。そのためには分析・仮説・検証の3ステップが欠かせません。
 
予算と実績を比較したときに発見した課題に対して「分析・仮説・検証」のサイクルを繰り返すことで、正確かつスピーディな課題解決ができるのです。

(4)予実管理システムを導入する

予実管理システムの導入は課題の分析にも貢献します。
 
予実管理には紙に書きだしたり、Excelを活用したりする方法があります。しかし、入力にかかる時間的コストや人為的なミスなどのリスクも発生しやすく、アナログな手法によって予実管理が上手くいっていないチームも多いのです。
 
一方、「Stock」のような予実管理システムを導入しているチームは、社内全体へ予算計画を共有できたり、目標達成までの記録や分析に必要なデータを「情報資産」として残したりしているのです。


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予実管理に使われる代表的な手法3選

ここでは、予実管理に使われる代表的な手法3選を紹介します。以下を参考に自社に最適な予実管理の方法を模索しましょう。

Excel・スプレッドシート

Excel・スプレッドシートは予実管理で使われやすい手法の一つです。
 
Excelやスプレッドシートはほとんどの企業に導入されており、使った経験のある社員も多いため、教育コストを抑えられるメリットがあります。そして、無料で使えるので、予実管理のハードルを下げられます。
 
一方、作成したExcelやスプレッドシートを共有する場合は、メールなど別のツールを使わなければなりません。また、リアルタイムで情報が更新されないので、人によって情報のタイムラグが発生してしまう課題も抱えています。

SFAツール

案件・顧客管理を効率化するSFAツールも予実管理で使われる手法です。
 
SFAツールは主に、属人化しやすい案件管理やリード(見込み顧客)の獲得といった営業活動にまつわる情報を一括管理できるツールです。また、Excelなどと違い面倒な入力も最低限で使えるので、従来の入力工数を大幅に減らせます。
 
一方、SFAツールは一定のITリテラシーが求められることが少なくありません。そのため、ITに詳しくない社員が多いチームでは、直感的に使いこなせなず、結果的に予実管理が上手くいかないケースもあるのです。

情報共有ツール

予実管理に必須の情報共有・管理を効率化するツールも有効な手法です。
 
予実管理では、予算を明確化したり、予算と実績に差が生まれていないかを定期的に比較する必要があります。一方、課題の分析や改善策を実施するときは、全社・チームのスムーズな情報共有が欠かせません
 
たとえば、Excelやスプレッドシートの予実管理表をノート単位でまとめられる「Stock」のような情報共有ツールであれば、Excelの情報を簡単に共有できるうえ、タイムラグも発生しません。結果として、効率的な予実管理を実現させられるのです。


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【非IT企業向け】効率的な予実管理に最適なITツール

以下では、非IT企業でも使える予実管理に最適なツールを紹介します。
 
予実管理が的確なチームは、定量的な根拠から目標達成までの課題をスピーディに発見・解決しています。しかし、Excelや紙のアナログな予実管理では、管理自体はできても、目標数値や対策の共有に無駄な工数がかかっています。
 
そのため、「ただ数値を出しているだけで根本的な課題解決までに時間がかかる」予実管理となってしまうのです。したがって、予実管理はITツールで効率化しましょう。
 
とはいえ、SFAツールや多機能なITツールでは予実管理はもちろん、通常業務にも悪影響を及ぼすので避けるべきです。結論、予実管理の効率化には、非IT企業の65歳以上の方でも、即日で使いこなせる情報管理・共有ツールの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」は予算計画や課題解決の記録を簡単に残せるうえ、任意の社員にリアルタイムで共有されます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」によって、話題が混ざらずにコミュニケーションが取れることも、ほかのツールにはない特徴です。

最も簡単に情報管理ができるツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
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<Stockの料金>

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予実管理で発生しやすい失敗例とは

ここでは、最後に予実管理で発生しやすい失敗例を紹介します。以下にあてはまっている場合は、予実管理が上手くいかない可能性が高くなってしまうので注意しましょう。

予実管理の手段が目的化してしまう

予実管理で発生しやすい失敗例の一つ目は、手段が目的化してしまうことです。
 
予実管理の本来の目的は、予算と実績を比較してより良い営業活動に繋げることです。一方、予実管理の手段が目的になってしまうと、数字を分析するだけで満足してしまい、解決すべき課題の発見が遅れてしまうのです。
 
そのため、予実管理では「予算と実績が離れていないか」を調べるのはもちろん、差異が発生した原因や課題の明確化、改善策の実施といったプロセスを消化できるようにしましょう。

予算に固執してしまう

予算に固執してしまうのも失敗の代表例です。
 
チームで達成したい予算に固執しすぎた結果、達成が見込めない予算を設定してしまうことも少なくありません。これでは、社員のモチベーションも保てず、作業効率の向上も見込めないのです。
 
そのため、予算の設定では各社員・チームが「努力することで達成可能な目標を設定できるか」が鍵になります。予算に固執するあまり、実現不可能な目標を設定するのは避けましょう。

KSFの抽出をしない

KSFの抽出をしないことも、予実管理が失敗する原因になります。
 
KSF(Key Success Factor)とは、目標達成に欠かせない重要な成功要因を指します。予実管理が上手くいっているチームは「なぜ成功したのか、一番のポイントはどこなのか」を理解して営業活動しています。
 
一方、KSFの抽出が習慣づけられていないチームは、成功・失敗の要因が分からず「何がよくて何がよくなかったのか」の反省を共有できません。そのため、次回以降のプロジェクトに活かせず、同じミスを繰り返したり、より効率的な仕事の進め方もできなくなってしまうのです。


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予実管理の概要や管理プロセス・ポイントまとめ

ここまで、予実管理の概要やプロセス、4つのポイントを中心に解説してきました。
 
予実管理とは、予算と実績を比較して会社やプロジェクトの目標達成度を確認する管理手法です。円滑な予実管理が実現すれば「予算」と「実績」から経営課題を発見・解決するPDCAサイクルを常に回していけるのです。
 
一方、全社・チームの予実管理には、適切な目標を「共有」する習慣が必要であり、かつ分析も求められるのでアナログな管理手法では非効率です。そのため、「誰でも使える情報管理ツール」で正確な予実管理を実現しましょう。
 
そこで、情報共有ツールのStockを使えば、非IT企業でもストレスなく予算と実績のデータ管理・共有ができます。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上が予実管理はもちろん、情報管理のストレスを解消しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、効率的な予実管理を実現させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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