顧客情報や営業実績などを適切に把握しておくためには、案件管理が必須です。案件管理にはExcelが用いられるケースがありますが、ストレージからファイルを探すのに手間がかかったり、ファイルを開くのに時間がかかったりする点がデメリットとなっています。
そこで、案件の確認作業を効率化させる”案件管理システム”を導入すると、Excelを使うことで生じるストレスを解消できます。しかし、案件管理システムの種類が豊富なので「どれが自社に最適か分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelよりも使いやすい案件管理システム6選を中心にご紹介します。
- Excelで案件情報を管理するやり方に不便さを感じている
- 取引先とのやりとりが属人化しているので、解消したい
- 案件管理システムを比較し、自社に合ったツールを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチした案件管理システムが分かり、案件管理におけるストレスを解消できます。
目次
案件管理システムとは
以下では、案件管理システムの概要について解説していきます。特徴や種類を詳細に記載しているため、担当者の方は必見です。
案件管理システムの特徴とは
案件管理システムとは「各社員が抱える案件の進捗を一目で確認できるシステム」です。
案件管理システムの大きな特徴は、単にデータを入力し状況を把握するだけではなく、営業活動を改善し成果を高めていくための機能が備わっているという点です。また、Excelのように管理が属人化せず、全社で案件の情報を一元管理できる点も特徴です。
このように案件管理システムを使うことで、Excelによる管理で起こりがちなストレスを解消しつつ、効率よく作業を進められるのです。
案件管理システムの種類とは
案件管理システムには、「SFA」と「CRM」の2つがあります。
- SFA(営業支援ツール)
- CRM(顧客管理ツール)
「Sales Force Automation」の頭文字をとっており、営業活動自動化を意味します。営業先や営業担当者の進捗をはじめとする営業に関する情報を管理したい場合に適しています。
「Customer Relationship Management」の頭文字で、顧客関係管理を意味します。顧客満足度を向上させるには、顧客情報に基づいたアプローチをする必要があるため、顧客情報や問い合わせ内容などを整理したい場合に適しています。
上記2つのツールは、搭載されている機能も異なるので「何が自社の課題となっているか」を明確にしたうえで、選択する必要があります。ただし、いずれも操作が複雑では社員が使いこなせないので、簡単に情報を蓄積できるかを重視しましょう。
案件管理システムの3つのメリット
以下では、案件管理システムの3つのメリットをご紹介します。Excelによる管理から脱却し、ツールを導入すれば以下のようなメリットが得られます。
（1）過去の案件情報をストックできる
1つ目のメリットは、過去の案件情報をストックできる点です。
過去の案件情報が管理されていれば、いつでもデータを分析できます。そのため、過去の案件ごとに問題点を洗い出せば、進行している業務の効率化が可能です。
たとえば、メンバーの期間ごとの売り上げ実績や、どの商品の売り上げが高いかなどのデータを抽出することで、今後の事業戦略に役立てられます。
このように、蓄積したデータを参考に対策を練ることで、案件の成功率や質を高められるのです。
（2）属人化を防止できる
2つ目のメリットは、属人化防止に役立つ点です。
たとえば、営業実績を個人のスキルに依存してしまっている場合、担当者の退職や異動によって、売上が減少する事態になりかねません。さらに、担当者の不在時に寄せられた問い合わせへの回答も困難です。
一方、各案件の情報や商談内容をシステム上で管理しておけば、担当差や不在の場合でもほかのメンバーがリカバリーが可能です。また、仮に担当者が変更になってもツールに顧客情報や対応履歴が残っているので、引き継ぎもスムーズにおこなえます。
（3）案件の進捗状況を見える化できる
3つ目のメリットは、案件の進捗を見える化できる点です。
ツールを利用すれば、社員一人ひとりが抱える案件の進捗を一目で確認できるようになり、対応が遅れている案件は分担して対処できます。このように、案件の進捗が可視化されれば、社員一人ひとりの負担を軽減できたり、案件を効率的に進められたりするのです。
とくに、案件管理だけでなく、案件ごとに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられる「Stock」のようなツールであれば、対応漏れを防ぎつつ、進捗に関するやりとりも話題が混ざることなくできます。
【無料ダウンロード】案件管理表のExcelテンプレート
こちらは、ビズ研が提供するExcelで使える営業案件管理表です。
「顧客名」「顧客担当者」「ステータス」など、最小限の項目で構成されたシンプルな営業案件管理表です。必要最低限の情報だけを一画面で管理可能なため、一目で基本情報を確認できます。
Excelで案件管理する3つのデメリット
ここでは、Excelで案件管理するデメリットを3つ解説します。以下の内容が自社の案件管理に当てはまる場合は、早急に案件管理システムの導入を検討する必要があります。
大容量データを処理するのが難しい
1つ目のデメリットは、大容量データの処理が難しい点です。
Excelは表計算ソフトであるため、テキストベースで大量の情報を残していくには不向きです。また、画像が多いとテキストのみのデータよりも、ファイルを開くのに時間がかかるため、結果として情報は属人化していきます。
したがって、Excelでの管理は、スピード感の求められるビジネスシーンにおいて、管理業務に必要以上に時間がかかってしまうため、効率的とは言えません。
ファイルの共有が面倒
2つ目に、Excelはファイルの共有が面倒という問題も無視できません。
案件管理では、情報が混ざらないように「1案件/1ファイル」のまとめ方が理想ですが、Excelは増えるに連れて情報へのアクセス性が悪くなります。具体的には、フォルダに似た名前のExcelファイルが乱立するため、ファイルを都度開いて確認しなければ中身を識別できません。
また、ファイルが多いほど管理工数が増加し、誤って上書きするというミスのリスクも高くなってしまいます。さらに、共有方法も社員ごとに異なるケースが多く、方法を統一しなければ社員間の認識齟齬が発生する可能性も高まります。
基本的にリアルタイムで使えない
3つ目は、リアルタイムで使えないケースが多い点もExcelによる管理の大きなデメリットです。
メンバーの誰かが編集作業をしているときにExcelを開くと「読み取り用」になってしまうので、リアルタイムで情報を追うのが難しい傾向にあります。また、更新した情報を共有する場合には、メールやチャットで共有する手間がかかってしまうのです。
以上のように、Excelでの案件管理の更新にタイムラグがあるため、すぐに情報を知りたい場合には不向きと言えます。そのため、情報のリアルタイム性を求めるのであれば、「Stock」のように記載した情報が他のメンバーへすぐに反映されるツールがおすすめです。
＜無料あり＞Excelよりも効率的に案件管理ができるシステム6選
以下では、案件管理を効率化するおすすめのシステム6選をご紹介します。
案件管理では、膨大な量の顧客情報を適切に管理し、進捗によって情報を更新していかなければなりません。しかし、Excelのような管理が煩雑化する方法では確認したい情報を見つけられず、誤った方向でアプローチして案件を失注させかねないので注意が必要です。
そこで、「営業や顧客に関する情報を一元管理できるシステム」を導入し、案件管理を効率化しましょう。ただし、多機能なものは社内に浸透せず教育コストもかかるため、必要な機能が過不足なくそろったツールを導入すべきです。
結論、非IT企業の案件管理には、誰でも簡単に案件情報を管理し、すぐに必要な案件情報を確認できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、画像やファイルのほかテキストメモも一元化でき、さらに”1案件1ノート”で整理すれば見やすい状態でｆ
案件情報を一元管理管理できます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、対応漏れを防ぎつつ話題が混ざらずやりとり可能です。
【Stock】非IT企業の案件管理に最適なシステム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】必要な案件情報に即アクセスできるシステム
「ナレカン」は、最も簡単に案件情報を一元管理し、即アクセス出来るシステムです。
ナレカンには、テキスト情報やファイル、取引先とのメールやチャットでのやりとりを集約できるので、最新の案件情報をチームで管理できます。また、「添付ファイル内検索」を始めとした、ヒット率100％の検索機能によって、必要な情報がすぐに見つかります。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【ジョブマネ】利用者が30名未満の企業向けシステム
ジョブマネの特徴
- 機能豊富な案件管理システム
- 中小企業向けのグループウェア
グループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）がデータ連携する多機能なシステムです。経営者、マネージャー、営業、経理など幅広い業務領域をカバーしています。
ジョブマネは利用者が少ない企業や部門にも利用できます。
ジョブマネの機能・使用感
- 顧客管理機能
- 案件管理機能
顧客の基本情報や商談履歴などの様々なデータを顧客に紐付けて管理できるので、情報管理の効率を良くしたい場合に便利です。
原価・工数や利益率、請求書の発行有無など遠見に関する情報を一目で把握できるため、案件ごとの損益を簡単に分析したい場合に適しています。
ジョブマネの注意点
- ビジネスプランの利用が必須になる
ベースとなるグループウェアプランは、スケジュールやToDo管理、経費精算のみ利用可能です。そのため、顧客・商談管理機能を利用したい場合には、ビジネスプランにアップグレードする必要があります。
ジョブマネの料金体系
グループウェアプランは基本料金で、ビジネスプランは追加オプションとなります。
グループウェアプラン（基本料金）
- 1〜100人まで：1,000円/月/ユーザー
- 101〜200人まで：2,000円/月/ユーザー
- 201〜300人まで：3,000円/月/ユーザー
・ビジネスプラン（オプション）
- 3,000円/月/ユーザー
【GENIEE SFA/CRM】旧「ちきゅう」のバージョンアップシステム
GENIEE SFA/CRMの特徴
- 低価格で多機能
- 運用開始が短期間で可能
リーズナブルな価格設定かつ多機能で、問い合わせへの迅速な対応などサポートも充実しています。
平均1ヶ月〜2ヶ月でほとんどの企業が運用を始めています。項目設定もデータ移行もドラッグ＆ドロップで実行できます。
GENIEE SFA/CRMの機能・使用感
- 案件管理機能
- 商談管理機能
案件ごとに細かい進捗管理が可能なので、案件ごとの商談を見える化したい場合に適しています。
ドラッグ&ドロップでかんたんに商談フェーズを変更でき、滞留しているフェーズが一目で把握できる点が便利です。
GENIEE SFA/CRMの注意点
- 最低利用期間が1年
- データインポートが自動でできない
最低利用期間が1年であることに加えて10ユーザー以上でないと利用できず、初期費用も発生するので乗り換えにくい可能性があります。
利用しているユーザーからは「データインポート時に、データ整形をこちらで行わなければならない点、自動で行ってくれると良い」という声があります。（参考：ITreview）
GENIEE SFA/CRMの料金
最低10ユーザーから契約可能となっています。
- スタンダード：3,480円/ユーザー/月
- プロ：5,480円/ユーザー/月
- エンタープライズ：9,800円/ユーザー/月
【Redmine】オープンソース(無償公開されている）のシステム
Redmineの特徴
- 作業の記録や情報共有ができる
- 多種多様な機能がある
Redmineは、プロジェクト管理ができるオープンソースソフトウェアであり「チケット」にタスクを登録することで進捗管理が可能です。
Redmineにはチケット、ガントチャート、ロードマップ、カレンダーなど、チーム・個人・管理者の作業を支援する豊富な機能があります。
Redmineの機能・使用感
- チケット機能
- ガントチャート機能
やるべき作業を「チケット」に登録し、担当者や期日、ステータスを設定できるうえに、コメントもできるので進捗共有したい場合に便利です。
登録されたチケットからガントチャートを描画できるため、進捗を可視化して分析したい場合に適しています。
Redmineの注意点
- 保守管理できる人が社内のなかで限られてしまう
- 直感的に操作しにくい
Redmineにおける保守管理・拡張機能の追加は、バックエンドに知見があるユーザーが担っています。つまり、無料で運用できる代わりに、自分たちで保守管理してメンテナンスしなければならいのです。
利用しているユーザーからは「UIUXがよくある海外製の仕様になっているため、もう少し直感的な操作ができるようになると良いと感じています。」という声があります。（参考：ITreview）
Redmineの料金体系
こちらのサービスは無料で利用できます。
【Sales Cloud】Salesforce で案件管理や営業支援ができるシステム
Sales Cloudの特徴
- セールス向けAIの活用
- 顧客情報を一元管理できる
予測AIと生成AIの両方を使えるので、営業全体でCRMに蓄積された情報を有効に活用できます。
Sales Cloudは、多くの顧客データを蓄積できるだけでなく、案件情報や営業進捗などの管理にも便利です。
Sales Cloudの機能・使用感
- レポート機能
- リアルタイムで情報更新
セールスフォース上に蓄積されたデータを条件付きで絞り込み、表形式で表示する機能です。顧客情報リストを作成するときなどに役立ちます。
顧客データ、商談データがリアルタイムで更新されるため、情報認識の齟齬が生まれずチームの連携を強化できます。
Sales Cloudの注意点
- 直感的に操作できない
- ビジネスで使うには料金コストがかさむ
利用しているユーザーからは「導入した状態でそのまま使用するのは難しく、改造前提となっていると感じた」との声があります。ITに不慣れな方は慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「データを十数年保持しようとするとコストがとても大きくなります。データセンターのようなものの提案も一緒にしてもらえるとよいです」という声があります。（参考：ITreview）
Sales Cloudの料金体系
- Starter：3,000円/ユーザー/月
- Pro Suite：12,000円/ユーザー/月
- Enterprise：19,800円/ユーザー/月
- Unlimited：39,600円/ユーザー/月
- Einstein 1 Sales：60,000円/ユーザー/月
＜比較表＞案件管理システムのおすすめ6選
以下は、案件管理システムのおすすめ6選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | ジョブマネ | GENIEE SFA/CRM | Redmine | Sales Cloud | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の案件管理に最適なシステム |
最も簡単に案件情報を一元管理できるシステム |
利用者が30人未満の企業向けシステム |
旧「ちきゅう」のバージョンアップシステム |
オープンソース（無償公開されている）のシステム |
Salesforceで案件管理や営業支援ができるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| チャット機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】※フォーラム機能でやりとりを残せる |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
基本料金でできることが少ない |
最低利用期間が1年 |
管理できる人が限られる |
直感的な操作ができない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円～/月/ユーザー |
・無料プランなし
・有料プランは3,480円/月/ユーザー（最低10ユーザーから利用可能) |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは3,000円～/月/ユーザー |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「ジョブマネ」の詳細はこちら |
「GENIEE SFA/CRM」の詳細はこちら |
「Redmine」の詳細はこちら |
「Sales Cloud」の詳細はこちら |
案件管理システムは便利である一方、操作が複雑になりがちなため、ITに不慣れな人にはハードルが高いと言えます。そのため、社員全員がストレスなく使用できるような「シンプルなシステム」を導入するのがおすすめです。
案件管理システムを選ぶときのポイント
案件管理システムのを選定するときにポイントは「簡単に使える操作性」はもちろん、「欲しい情報がすぐに見つかるかどうか」も重要です。
営業記録や顧客情報などを一元管理できるシステムでも、データ数が多いと管理が煩雑になり、素早い情報取得が困難になるためです。そのため、案件管理の負担をなくすには「1案件/1ノート」で情報を整理でき、検索機能の精度が高いかを重視しましょう。
たとえば、「Stock」のような情報へのアクセス性に優れたシステムであれば、管理場所がわからなくても目的の情報へすぐにたどり着けるので、業務効率化につながります。
案件管理システム導入後の成功事例
ここでは、案件管理システムを実際に導入して、業務を効率化した事例をご紹介します。以下を参考にして、案件管理システムを導入するイメージを明確にしましょう。
株式会社有栖川アセットコンサルティングでは、富裕層のお客様を対象に、不動産仲介をはじめとした不動産業をしています。
同会社ではLINEで『お客様ごとの案件情報』を共有していましたが、全ての案件のやり取りが入り乱れてしまい、収拾がつかなくなっていました。そこで、情報を簡単に残せる「ノート」と、ノートを「フォルダ」別で管理できる「Stock」を導入したのです。
その結果、自然と案件ごとに必要な情報が集積できる仕組みがつくれたのです。さらに、Stockはインターフェース（デザイン）が非常に分かりやすいことから、スムーズな導入の実現につながりました。
おすすめの案件管理システムまとめ
ここまで、Excelによる案件管理のデメリットやおすすめの案件管理システムを中心にご紹介しました。
Excelによる案件管理では「データが重くなる」「ファイルが増えた分だけ共有・管理が面倒」などのデメリットがあります。なかでも「スムーズな情報共有ができない問題」は深刻であり、案件の進捗確認に時間がかかり、トラブルへの対応が遅れてしまいます。
そのため、Excelによる案件管理から脱却し、案件管理システムを活用することでスムーズな情報共有を実現できます。ただし、多機能なツールは社内に浸透せず教育コストもかかるため、必要な機能が過不足なくそろったツールを導入すべきです。
結論、自社が導入すべき案件管理システムは、誰でも簡単に案件ごとに情報を蓄積でき、高度な検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、案件管理の属人化を解消しましょう。
