複数人へ同時に連絡する手段のひとつにOutlookやGmailを使ったメールの一斉送信があります。一度にまとめて情報共有できるため便利な方法ですが、送付時のマナーには注意が必要です。
また、一斉送信には送付漏れのリスクも伴うため、一斉送信での情報共有は個人へのメールよりも注意が必要で負担だと感じている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、メール一斉送信における3つのマナーと起こりうる4つのリスクについてご紹介します。
- メール一斉送信時のマナーに問題がないか不安
- 社員がリスクを気にせず一斉送信を行っている現状を解決したい
- 一斉送信以外でより効率的な情報共有の手段を探している
という方は今回の記事を参考にすると、一斉送信時に注意すべきマナーとリスクを解消した情報共有が実現できます。
目次
一斉送信で注意すべきマナー3点
ここでは、一斉送信で注意すべきマナーを3点紹介します。複数人への同時連絡は相手の誤解を招くリスクが伴うため、送付前には丁寧に確認しましょう。
件名で内容が一目で分かるか
メール本文の内容が一目で分かる件名になっていなければ、関係者が自分が見るべきメールなのか判断できません。
一斉送信のメールは周知の目的で送る場合と受信者の返信が必要な場合があるため、一目で重要度が分からなければ受信者に流し見されてしまいます。そのため、たとえば「【〇/〇〆切】進捗状況のアンケート提出について」というように関係者全員が即理解できるよう簡潔に件名をまとめる必要があります。
件名から内容が一目で分かれば、メールを開かない関係者の発生を防げるのです。
宛名は正確か
宛名が正確に記載できていなければ相手に不信感を与えてしまいます。
たとえば、一斉送付時に複数人の宛名を記載すると、会社名・役職名・氏名の組み合わせを誤ってしまうリスクがあります。宛名違いによる不信感を防ぐためには、データの自動挿入や宛名をコピーして入力をする対策が必要です。
このように、宛名を間違えないように入力を工夫したうえで、送付前には宛名が正しいか確認しましょう。ただし、チームメンバー全体に送付の際には「関係者各位」「ご担当者様」といったまとめての表記で問題ありません。
一斉送信であると知らせているか
一斉送信だと伝えずにメールを送ると印象が悪くなり、トラブルを引き起こすリスクがあります。
一斉送信は一括での連絡になるため、文面が丁寧でなければ情報共有に手を抜いているとみなされ心象が悪くなる恐れがあります。とくに企業間を横断した連絡や取引先への連絡においては、印象の悪化で今後の業務に支障が出ないように注意しなければなりません。
本文の書き出しには「一斉送信にて失礼いたします」「Bccにて一斉送信でお送りしております」といった文言を付け加え一斉送信であることを伝えましょう。ただし、Bccへのアドレス入力はCcと間違える懸念があるため、とくに送付前の確認に注意が必要です。
メールの一斉送信で発生する4つのリスクとは？
ここでは、メールの一斉送信で発生するリスクを4つご紹介します。複数人への一括連絡は業務を脅かすリスクが伴うと理解し、対策を立てる必要があります。
（1）セキュリティリスク
一斉送信にはセキュリティ上のリスクが伴います。
具体的には、メールの誤送信による情報漏洩に注意が必要です。宛先に本来含めないアドレスを間違えて含めてしまえば関係のないメンバーが情報を閲覧できてしまうため、仮に取引先のアドレスに誤送信してしまえば機密情報の漏洩による損害が発生します。
関係者にのみ確実にメールが送信できるように、送付前にはTo・Cc・Bccアドレスに間違いはないか確認を徹底しましょう。
（2）法令違反のリスク
メールの一斉送信の送信設定・受信設定によっては法令違反となるリスクもあります。
特定電子メール法は迷惑メールを規制する法律で、違反すると罰金や行政処分の対象になります。法律内容は、たとえば受信者側が送付を事前承諾しているか、受信をいつでも配信停止できる仕様になっているかといった点を守って広告宣伝メールを送るように定めています。
広告宣伝メールを一斉送付する際には法令違反とならないように、特定電子メール法のガイドラインを参照しましょう。
（3）迷惑メールと判断されるリスク
一斉送信したメールが迷惑メールだと判断されると、受信者の設定によってはメールが拒否されてしまいます。
具体的には、Bccに一度に数百件単位のアドレスを入れた一斉送信はプロバイダによっては迷惑メールだと判断し、受信を拒否してしまいます。さらに、架空のアドレスを多数含む一斉送信も迷惑メールの判断対象になるため、アドレス間違いには注意が必要です。
したがって、メールが拒否されないように、送付前にはアドレスの記載ミスがないか確認しましょう。また、Bccを活用した一斉送付はアドレス件数を絞るといった対策が必要です。
（4）送付不備のリスク
一斉送信の大きな問題点は「あとから修正できない」「送付先が多い」ことであり、送付不備が起こる原因となっています。
メールは送付後に書き換えができないため、誤った情報を記載すると関係者全体が混乱してしまいます。また、送付先のアドレスが多い場合、メールアドレスの抜け漏れにより共有が必要なメンバーにメールが届かない不備が起こるリスクがあります。
そのため、メール送付時には記載内容に不足はないか、アドレスの漏れはないか注視しましょう。ただし、送付前の確認には時間を要するため、特定のメンバーに随時情報を共有するときには「Stock」のようなITツールを活用すると円滑に連絡可能になります。
複数人へ簡単に情報が共有できる最もおすすめのツール
以下では、複数人へ簡単に情報が共有できるツールを紹介します。
メールの一斉送信は、送付先の人数が増えるごとに送付不備や情報漏洩のリスクが高まります。任意の相手に間違いなく情報を届けるには送付前の確認の徹底が重要ですが、目視での確認には限界がありミスを確実に防ぐ方法にはなり得ません。
そこで、任意のメンバーへの情報共有に「ITツール」を活用すると、アドレス間違いによる送付漏れを防ぎ、チーム全体で同じ情報を確認できます。また、メールでは難しい共有後の内容修正が可能なため、更新した情報が随時確認できる仕組みを構築できるのです。
ただし、各自がツールを活用して情報を共有するためには、全社員が苦労せずに利用できる簡単なツールを選ぶ必要があります。結論、メールに代わる情報共有ツールは、非IT企業における65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は任意のメンバーに即時共有され、一斉送信のように都度更新情報を連絡する手間がかかりません。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」で、関連情報をタスク化したりコミュニケーションを取ったりもできるのです。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メール一斉送信のマナーと発生するリスクのまとめ
これまで、メール一斉送信のマナーと発生するリスクをご紹介してきました。
一斉送信では複数名に同時連絡することから、相手に失礼な印象を与えないように、件名や宛名の確認や一斉送信前の断りが必要です。さらに一斉送信にはセキュリティや法令上の問題、送付不備を起こす可能性もあるため、送付前には入念な確認が必須です。
しかし、一斉送信前の確認に時間がかかりすぎて情報共有が遅れると、仕事のスピードが落ちてしまいます。そこで、社内の情報共有がスピーディ、かつ業務を円滑に進めているチームは「情報共有ツール」を用いて効率化を実現しているのです。
ただし、メールでの連絡が主であったチームに複雑なITツールを導入しても放置されるだけなので、メンバー全員が即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールのStockが必須です。現在非IT企業を中心に200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して円滑な情報共有ができる環境を構築しましょう。
