ビジネスの現場において、メールを使って関係者と連絡していると、メールの不達が発生する場合があります。相手にメールが届かないと、情報の伝達漏れが生じたり意思疎通ができなかったりして、業務が停滞してしまう恐れもあります。
しかし、なかには「メールが届かない原因が分からないので、解決しようがない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介します。
- メールが届かない原因を把握し、対策を講じたい
- メールによる情報共有が面倒に感じている
- メールよりも確実に情報共有できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、メールが届かない原因を把握しつつ、確実に情報を管理・共有できるようになります。
目次
【要チェック】メールが届かない原因6選
ここでは、メールが届かない6つ原因について解説します。「受信側に原因がある場合」と「送信側に原因がある場合」があるので、以下の内容を把握し、メールが届かない原因を正確に特定しましょう。
受信側｜迷惑メールとして処理されている
受信側で迷惑メールとして処理されているため、メールが届かない場合があります。
受信側が迷惑メール設定をしていると、正規のメールであっても「迷惑メールとして受信を拒否されている」「迷惑メールフォルダに振り分けられている」ことがあります。
とくに、「NTTdocomo（ドコモ）」「au」「ソフトバンク」などのキャリアメール（通信キャリアが提供するメールサービスのこと）では、「Gmail」などのフリーメール（無料で利用できるメールサービス）が迷惑メールとして処理される可能性があるのです。
そのため、メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認してみましょう。
受信側｜容量が上限に達している
受信側にて、受信ボックスの容量が上限に達していると、メールが届きません。
メールの受信設定としては、以下の3種類があります。
- メールを受信したらすぐに削除する設定
- 受信後、一定期間が経過してから削除する設定
- メールを削除せず残しておく設定
「メールを削除せず残しておく設定」の場合、過去のメールがサーバー上に蓄積していくため、容量が上限に達する可能性があります。そのため、新たにメールを保存できず、受信できなくなるのです。
したがって、不要なメールは定期的に削除して、容量が上限に達していないか確認するようにしましょう。
受信側｜電波環境が悪い
メールが届かない原因として、受信側の電波環境が悪い点が挙げられます。
スマホやタブレットの場合、電波環境が悪く圏外になっていると受信できません。メールが届かない場合は、スマホがインターネットに接続されているか確認する点が重要です。
また、一度圏外になると、端末やアプリが電波の回復を認識できていない可能性があります。そのため、手動でメール受信の操作をしてみましょう。
送信側｜送信先メールアドレスが間違っている
送信先メールアドレスが間違っていることも、メールが届かない原因のひとつです。
とくに、「ドットが抜けている」「全角文字を入力している」などの間違いが発生しやすいです。そのため、送信する前に、送信先メールアドレスを確認する必要があります。
また、「送信先メールアドレスが間違っている」もしくは「送信先メールアドレスが存在しない」場合、「配信不能」や「User Unknown」という件名のメールが返信されます。したがって、該当メールが届いている場合は、送信先メールアドレスを確認しましょう。
送信側｜添付ファイルの容量が大きい
添付ファイルの容量が大きいと、メールが届きません。
メールでは、画像や資料をファイルとして添付できます。しかし、メールサーバーには送受信できる添付ファイルの容量に上限があるので、容量が大きすぎると、メールが届かなくなってしまうのです。
そのため、メールが届かない場合は、添付ファイルの容量が上限を超えていないか確認しましょう。また、容量の大きいファイルを添付したいときは、「ファイルを圧縮する」「ファイル共有サービスを利用する」など工夫することがポイントです。
送受信側｜メールサーバーに障害が発生している
メールサーバーに障害が発生しているため、メールが届かない場合があります。
具体的には、メールサーバー自体が原因でメールが届かない理由として、以下の内容が挙げられます。
- サーバーに障害が発生して動作が止まっている
- サーバーに負荷がかかって一時的に動作を止めている
- システムメンテナンスのため一時的に動作を止めている
このような場合は、企業のWebサイトにて「障害情報」や「メンテナンスの告知」が出ていないかを確認し、対策がされるまで待機する必要があります。。
連絡手段にメールを使う注意点とは
情報共有にメールを使う注意点には、情報が埋もれてしまう点が挙げられます。
メールでは、重要な情報が他の用件に埋もれやすく、見落としによる対応漏れが起きてしまう恐れがあります。また、添付されたファイルは、都度ダウンロードして参照しなければならない点も面倒です。
そこで、「投稿（記事）と紐づいたコメントにより情報が流れないツール」を使うと、確実な情報共有が実現します。さらに、ファイルをダウンロードせずとも中身を確認できる「ナレカン」のようなツールならば、素早い情報取得が可能です。
メールが届かないときの対処法2選
ここでは、メールの不達を改善する2つの対策について解説します。以下の対策を講じて、関係者と円滑にやりとりしましょう。
（1）ホワイトリストに登録する
メールの不達を改善する対策として、ホワイトリストに登録する手法が挙げられます。
「ホワイトリスト」とは、「ブラックリスト（受信拒否リストのこと）」の対義語で、受信許可リストを指します。受信者側の管理画面にて、特定のメールアドレスやドメインをホワイトリストに登録すると、相手からのメールが確実に届くようになります。
このように、ホワイトリストを活用すれば、関係者からのメールがスパムメール（無差別かつ大量に送信されるメールのこと）と判定されることを防いで、メールの不達を改善できます。
（2）ダブルオプトインを設定する
ダブルオプトインを設定することも、メールの不達を改善する対策方法のひとつです。
「ダブルオプトイン」とは、利用者が会員登録をするときに、メールアドレスを入力して仮登録したあと、そのメールアドレスに届いた登録用URLにアクセスして登録を完了する仕組みを指します。
このように、ダブルオプトインでは二段階でオプトイン（受信許可）をするので、送信先メールアドレスの誤入力を防止し、メール不達の改善につなげられるのです。
【これで解決】メールより確実！誰でも簡単に情報共有できるツール
以下では、メールよりも確実に情報を管理・共有できるツールをご紹介します。
メールは、ビジネスにおいて複数のファイルを共有するのに便利です。一方、添付ファイルの容量が重すぎたりほかのメールに埋もれたりして、メールが届かないリスクも生じやすいなどのデメリットが伴います。
そのため、そもそもメールを活用した共有方法ではなく、アドレス入力なしで任意のメンバーに即閲覧できる仕組みを作りましょう。ただし、情報は共有して終わりではなく、活用されなければ意味がないので、いつでも簡単に振り返れることが肝心です。
結論、自社が導入すべきなのは、情報を確実に共有・蓄積し、過去のメッセージのやり取りも残せる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」にファイルや画像を添付するだけでアドレスを登録せずとも瞬時にメンバーに共有でき、さらに「コメント」も残せるのでメンバー間のやり取りも完結します。また、画像・ファイル内検索も可能なので、メールのように情報を探すのに時間もかかりません。
確実に情報を共有・蓄積して過去のやり取りも消えない「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
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ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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＜ナレカンのプレビュー機能＞
以下では、情報のアクセス性を高める「プレビュー機能」を紹介します。
上記のように、ナレカンの「記事」は、あらゆる画像やファイルを添付してメンバーに共有可能です。また、添付したファイルは「プレビュー機能」により、わざわざ開かなくても中身が確認できる状態で保管されます。
加えて、プレビュー状態のファイルの中身は、独立した検索機能によって検索することも可能です。この独立した「ファイル内検索」を使えば、検索範囲が限定されるため、より精度の高い検索結果を得られます。
【番外編】IPhoneにメールが届かないときの対処法
ここでは、iPhoneにメールが届かないときの対処法4選を紹介します。以下の手順はiPhoneやiPadでメールを受信できない場合から引用しています。
（1）メールアドレスとパスワードを確認する
1つ目は、メールアドレスとパスワードを確認する方法です。
メールアカウントのパスワード入力画面が表示される場合は、パスワードが正しいか確認してください。メールアドレスとパスワードを確認するには、メールプロバイダのWebサイトにサインインする必要があります。
確認してもユーザ名やパスワードのエラーが表示される場合は、メールプロバイダまたはシステム管理者に問い合わせましょう。
（2）メールのフェッチと通知設定を確認する
2つ目に、メールのフェッチと通知設定を確認しましょう。ただし、バージョンによってデフォルトの設定が異なる場合があるので注意が必要です。
「データの取得方法」で「プッシュ」を設定できない場合、アカウントはデフォルトで「フェッチ」に設定されています。そのため、デバイスでメールを受信する方法が変わってしまうので、設定内容を調整するには以下の手順を実行しましょう。
- [設定]＞[アプリ]＞[メール]の順に選択し、[メールアカウント]をタップします。
- [データの取得方法]をタップします。
- [自動]または[手動]などの設定項目を選択するか、メールアプリでデータをフェッチする時間間隔を指定します。
次に、メールアプリの通知設定が正しいか確認しましょう。
- [設定]を選択し、[通知]をタップします。
- [メール]をタップします。
- [通知][サウンド]または[バッジ]を調整します。
（3）メールプロバイダまたは管理者に問い合わせる
3つ目に、メールプロバイダに問い合わせるか、またはサービスが停止されていないかの確認が必要です。
メールプロバイダや管理者に、使用するアカウントに対し、2ステップ確認のようなセキュリティや機能制限が有効になっていないか問い合わせましょう。ただしこのとき、特別なパスワードの入力や、メールプロバイダによる認証申請が必要になる場合があります。
また、メールアカウントの設定についてメールプロバイダや管理者に確認し、設定情報が正しいかも確認しておきましょう。
（4）メールアカウントを削除して設定し直す
4つ目は、メールアカウントを削除して設定し直す方法です。以下の手順を踏めば、アカウントを削除することができます。
- コンピュータで、メールプロバイダのWebサイトにサインインします。メールがすべて保管されていることを確認するか、または、デバイス以外の別の場所にメールが保存されていないか確認します。
- デバイスで、[設定]＞[アプリ]＞[メール]の順に選択し、[メールアカウント]をタップします。
- 削除したいメールアカウントをタップします。
- [アカウントを削除]をタップします。
- アカウントを再び追加します。
上記の方法を実践してもメールの不達が解消されない場合は、システム管理者に問合せましょう。
メールが届かない原因・対策まとめ
これまで、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介しました。
メールが届かない原因としては「迷惑メールとして処理されている」「送信先メールアドレスが間違っている」などの内容がありました。そのため、ホワイトリストに登録したりダブルオプトインを設定したりして、対策をとる必要があります。
一方で、連絡手段にメールを使うと、情報が埋もれてしまう点に注意しなければなりません。そこで、残した情報が確実に共有・蓄積され、あとから簡単に振り返れるツールの活用が不可欠です。
したがって、自社の連絡手段に最適なのは、社内の情報が確実に蓄積されるうえ、素早い情報共有とアクセスが可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メンバーと円滑にやりとりしましょう。
