ビジネスの現場において、メールを使って関係者と連絡していると、メールの不達が発生する場合があります。相手にメールが届かないと、情報の伝達漏れが生じたり意思疎通ができなかったりして、業務が停滞してしまう恐れもあります。
しかし、なかには「メールが届かない原因が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介します。
- 届かないメールのパターンを把握し、原因を特定したい
- メールの不達を改善する方法を知り、今すぐ対策したい
- 確実に情報を管理・共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、メールが届かない原因を把握しつつ、確実に情報を管理・共有できるようになります。
目次
【パターンあり】メールが届かない6つ原因とは
ここでは、メールが届かない6つ原因について解説します。「受信側に原因がある場合」と「送信側に原因がある場合」があるので、以下の内容を把握し、メールが届かない原因を正確に特定しましょう。
受信側｜迷惑メールとして処理されている
受信側で迷惑メールとして処理されているため、メールが届かない場合があります。
受信側が迷惑メール設定をしていると、正規のメールであっても「迷惑メールとして受信を拒否されている」「迷惑メールフォルダに振り分けられている」ことがあります。
とくに、「NTTdocomo（ドコモ）」「au」「ソフトバンク」などのキャリアメール（通信キャリアが提供するメールサービスのこと）では、「Gmail」などのフリーメール（無料で利用できるメールサービス）が迷惑メールとして処理される可能性があるのです。
そのため、メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認してみましょう。
受信側｜容量が上限に達している
受信側にて、受信ボックスの容量が上限に達していると、メールが届きません。
メールの受信設定としては、以下の3種類があります。
- メールを受信したらすぐに削除する設定
- 受信後、一定期間が経過してから削除する設定
- メールを削除せず残しておく設定
「メールを削除せず残しておく設定」の場合、過去のメールがサーバー上に蓄積していくため、容量が上限に達する可能性があります。そのため、新たにメールを保存できず、受信できなくなるのです。
したがって、不要なメールは定期的に削除して、容量が上限に達していないか確認するようにしましょう。
受信側｜電波環境が悪い
メールが届かない原因として、受信側の電波環境が悪い点が挙げられます。
スマホやタブレットの場合、電波環境が悪く圏外になっていると受信できません。メールが届かない場合は、スマホがインターネットに接続されているか確認する点が重要です。
また、一度圏外になると、端末やアプリが電波の回復を認識できていない可能性があります。そのため、手動でメール受信の操作をしてみましょう。
送信側｜送信先メールアドレスが間違っている
送信先メールアドレスが間違っていることも、メールが届かない原因のひとつです。
とくに、「ドットが抜けている」「全角文字を入力している」などの間違いが発生しやすいです。そのため、送信する前に、送信先メールアドレスを確認する必要があります。
また、「送信先メールアドレスが間違っている」もしくは「送信先メールアドレスが存在しない」場合、「配信不能」や「User Unknown」という件名のメールが返信されます。したがって、該当メールが届いている場合は、送信先メールアドレスを確認しましょう。
送信側｜添付ファイルの容量が大きい
添付ファイルの容量が大きいと、メールが届きません。
メールでは、画像や資料をファイルとして添付できます。しかし、メールサーバーには送受信できる添付ファイルの容量に上限があるので、容量が大きすぎると、メールが届かなくなってしまうのです。
そのため、メールが届かない場合は、添付ファイルの容量が上限を超えていないか確認しましょう。また、容量の大きいファイルを添付したいときは、「ファイルを圧縮する」「ファイル共有サービスを利用する」など工夫することがポイントです。
送受信側｜メールサーバーに障害が発生している
メールサーバーに障害が発生しているため、メールが届かない場合があります。
具体的には、メールサーバー自体が原因でメールが届かない理由として、以下の内容が挙げられます。
- サーバーに障害が発生して動作が止まっているから
- サーバーに負荷がかかって一時的に動作を止めているから
- システムメンテナンスのため一時的に動作を止めているから
このような場合は、企業のWebサイトにて「障害情報」や「メンテナンスの告知」が出ていないかを確認しましょう。
メールの不達を改善する2つの対策とは
ここでは、メールの不達を改善する2つの対策について解説します。以下の対策を講じて、関係者と円滑にやりとりしましょう。
（1）ホワイトリストに登録する
メールの不達を改善する対策として、ホワイトリストに登録する手法が挙げられます。
「ホワイトリスト」とは、「ブラックリスト（受信拒否リストのこと）」の対義語で、受信許可リストを指します。受信者側の管理画面にて、特定のメールアドレスやドメインをホワイトリストに登録すると、相手からのメールが確実に届くようになります。
このように、ホワイトリストを活用すれば、関係者からのメールがスパムメール（無差別かつ大量に送信されるメールのこと）と判定されることを防いで、メールの不達を改善できます。
（2）ダブルオプトインを設定する
ダブルオプトインを設定することも、メールの不達を改善する対策方法のひとつです。
「ダブルオプトイン」とは、利用者が会員登録をするときに、メールアドレスを入力して仮登録したあと、そのメールアドレスに届いた登録用URLにアクセスして登録を完了する仕組みを指します。
このように、ダブルオプトインでは二段階でオプトイン（受信許可）をするので、送信先メールアドレスの誤入力を防止し、メール不達の改善につなげられるのです。
連絡手段にメールを使う注意点とは
ビジネスの連絡手段にメールを使う注意点には、情報が流れてしまう点が挙げられます。
メールでは、情報が流れてしまうので、メールの見落としによって対応が遅れてしまう恐れがあります。また、過去のやりとりを確認するには、対応履歴を全て遡る必要があるので面倒です。
そこで、連絡手段として「情報が流れていかないITツール」を使うと、情報を確実に共有して業務を円滑に進められます。とくに、操作方法が簡単なツールを導入すれば、すぐに使いこなせるので、ストレスなく情報を共有できるのです。
【必見】メールよりも確実に情報を管理・共有できるツール
以下では、メールよりも確実に情報を管理・共有できるツールをご紹介します。
メールの不達を改善するには、送信先メールアドレスをホワイトリストに登録したり、ダブルオプトインを設定したりする方法があります。しかし、いちいち設定していると、都度手間がかかってしまい非効率です。
そこで、そもそもメールではなく「誰でも使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」で情報を管理・共有しましょう。あらゆる情報を一元管理しつつリアルタイムで共有できるので、情報の伝達ミスを防止しつつ、円滑にコミュニケーションをとれます。
結論として、メールよりも確実に情報を管理・共有するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらゆる情報をストックして共有しつつ、「フォルダ」で部署ごとに整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使うと、情報が流れていかないので、密に連絡を取り合いながら、必要な情報へすぐにアクセスできるのです。
誰でも確実に情報共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールが届かない原因・対策まとめ
これまで、メールが届かない原因・対策を中心にご紹介しました。
メールが届かない原因としては「迷惑メールとして処理されている」「送信先メールアドレスが間違っている」などの内容がありました。そのため、ホワイトリストに登録したりダブルオプトインを設定したりして、対策をとる必要があります。
一方で、連絡手段にメールを使うと、情報が流れてしまう点に注意しなければなりません。そこで、残した情報が流れていかず、必要なときに簡単に探せるツールがあると便利です。
したがって、メールよりも確実に情報を管理・共有するには、情報が流れていかないうえに、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、メンバーと円滑にやりとりしましょう。
