ビジネスにおいて、記憶だけですべての情報を管理することは不可能なので、情報を残すためのツールとして「備忘録」を使う人も多いです。一方、備忘録は通常チームで管理するケースは少なく、フォーマットがバラバラに管理されがちです。
一方、テンプレートを活用すると体裁が整理され、備忘録であることがすぐにわかるので管理もしやすくなります。しかし、どのようなテンプレートを使えば良いか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備忘録に使えるおすすめのテンプレート7選を中心に解説します。
- テンプレートを使って備忘録の作成にかける時間を短縮したい
- 備忘録に記載してもどこに管理しているかわからなくなる事態を解消したい
- 備忘録に記載した情報は残しつつ共有できる方法があれば実践したい
という担当者の方が本記事を参考にすると、自社やチームにマッチするテンプレートがわかり、効率的に共有・管理する手法も同時に実践できるようになります。
備忘録とは
備忘録とは、収集した情報や打ち合わせなどでヒアリングした内容を、忘れずに記録しておくためのメモを指します。
管理の方法としては「手書き」もしくは「メモツール」が挙げられますが、両者の違いは以下の通りです。
- 手書きの備忘録
- メモツールの備忘録
紙とペンがあれば、すぐに情報を残せる点がポイントです。しかし、紙に情報を残す以上、管理工数が増えたり紛失のリスクがあったりする点がデメリットです。
紙やペンが無くともスマホやPCで情報を残せるうえ、必要な情報へのアクセス性が高い点が特徴です。一方、複雑なツールを用いたり整理のルールがなかったりすると、ツール内に情報が溢れてしまう点に注意しなければなりません。
今日では、IT化や情報共有の促進を目的にメモツールを導入して、社内の備忘録を正しく管理する企業が増加傾向にあります。備忘録に記載された内容は情報資産として残しつつ共有すると、社員のレベルを引き上げられるのでチームの成長に貢献します。
【PDF/Word/Excel】無料あり！備忘録におすすめのテンプレート7選
以下では、備忘録に使えるテンプレートを種類別にご紹介します。各テンプレートごとに特徴が異なるので、チームで記録する情報に合わせて選びましょう。
(1)【PDF】5W1Hの備忘録テンプレート
こちらは5W1Hで情報を記録できる備忘録テンプレートです。
各項目を埋めていけば、一目で何についての情報を記録しているのかがわかる点がポイントです。「内容」や「打ち合わせのポイント」なども任意で入力できるので、議事録として使うこともできます。（利用には無料会員登録が必要です。）
(2)【Word】[文書]テンプレートのダウンロード
![[文書]テンプレートの備忘録テンプレート画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2022/12/johokanri01.jpg)
こちらは内容の欄が大きく、自由に情報を記録できるテンプレートです。
日付や記録者の項目がついていることはもちろん、記入できるスペースが広いので、イラストや画像も残せます。また、「コメント」欄もあるので、提出物のフォーマットとしての利用も可能です。
(3)【Excel】人事考課にも使える備忘録テンプレート
こちらは人事考課にも使える評価項目つきのテンプレートです。
A〜Dの各項目でメンバー一人ひとりの業務に関する、達成度に関する質問があります。とくに、人事部や管理職の備忘録としてマネジメントにも役立ちます。
(4)【Excel】シンプルな備忘録テンプレート
こちらは曜日、項目、期限のみを管理できるシンプルなテンプレートです。
各項目の記入欄が狭いので多くの記述はできないものの、箇条書きで記載することでチェックリストのように管理できます。期限と完了の記入欄があるので、備忘録に記入した「完了していないタスク」も一目でわかる点がポイントです。
(5)【Excel】優先度も決められる備忘録テンプレート
こちらは記入した備忘録に対して優先度もつけられるテンプレートです。
備忘録として記入した業務に優先度をつけて進めることで、期限超過によるトラブルを防止できます。また、備忘録に関連して「とくに押さえておくべき内容」をポイントとして記載できる点も特徴です。
(6)【Excel】色つきの備忘録テンプレート
こちらは各備忘録の件名と項目に色がついたテンプレートです。
色やサイズで分けられており「同じカテゴリに属する業務は同じ色の備忘録とする」などのルールを設けると、各備忘録の種類が散乱しません。ただし、カラー印刷が前提となるので、大量に印刷をするとコストがかかる点に注意しましょう。
(7)【Excel】簡単なタスク管理もできる備忘録テンプレート
こちらはタスク管理にも使える備忘録のテンプレートです。
内容欄にタスクを記入して期日が記載できるほかにも、チェックボックスがあるので、未完了のタスクがすぐにわかります。
最も簡単に備忘録を作成・管理できるツール
以下では、誰でも簡単に備忘録の作成から管理までを効率化できるツールを紹介します。
テンプレートを用いれば、体裁から作成せずに備忘録として活用できますが、紙での運用が前提になるので印刷コストがかかります。また、紛失のリスクが避けられなかったり、ペンがなければ備忘録に残せなかったりするデメリットがあるのです。
そこで、情報管理ツールを用いて、時間や場所を問わずに備忘録の作成・管理をしましょう。また、チームで活用することで個人で管理していた備忘録もメンバー間で共有できるようになり、組織力の向上にも貢献します。
ただし、担当者の独断や定性的な理由のみでツールを選ぶと、現場で使いこなせず放置されます。したがって、使うべきは非ITに勤める65歳以上のメンバーでも、簡単に使えるほどシンプルな情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルを問わず情報を残せるうえ、直感的な「フォルダ」でシンプルな備忘録の管理も実現します。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づくので、テーマごとにやりとり・タスク管理も簡単です。
非IT企業も簡単に備忘録の管理が効率化できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
備忘録におすすめのテンプレートまとめ
ここまで、備忘録におすすめの無料テンプレート7選を紹介しました。
テンプレートにもさまざまな特徴があるので、自社の必要な管理項目にマッチしたテンプレートが必要です。一方、ファイルはWordやExcelであれば、使いやすいようにカスタマイズもできる点がメリットになります。
しかし、紙ではなくファイルで管理する場合であっても、備忘録ごとにファイルが散乱するうえ、残した情報は逐一ファイルを開封しなければ見られません。このように、ファイル管理の煩雑さを解消するためにも、チーム全体で「シンプルな情報管理ツール」を活用し、情報共有のストレスを解消すべきです。
結論、非IT企業でも属人化した備忘録の作成・管理を効率化させるには、導入即日で使えるほどシンプル、かつファイル管理の面倒さも解消する情報管理ツールのStockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用し、備忘録を基点とした情報共有がスムーズにできる環境を構築しましょう。
