ほかのメンバーと同じ業務をしているのに進捗が遅かったり、生産性が低かったりする人は、仕事の基本部分である”タイムマネジメント”をできていない可能性があります。
そのため、「時間管理能力を身につけたい」「タイムマネジメントが苦手な部下に適切な指導をしたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、タイムマネジメントができない人の特徴のほか、時間管理が上手くなるための対処法をご紹介します。
- タイムマネジメントが苦手で、業務を効率よく進められない
- タイムマネジメントが上手くできるように、改善策を教えてほしい
- 時間管理が苦手な人でも、効率的に作業を遂行できる仕組みを作りたい
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントができない原因と改善策が分かり、業務を円滑に進めるのに役立ちます。
目次
タイムマネジメント（時間管理）ができない人の特徴
タイムマネジメントができるようになるには、まずは原因を特定することが重要です。時間管理が苦手な人の特徴には、以下の3点のような決まった傾向が見られます。
（1）所要時間の見積もりが甘い
タイムマネジメントができない人の特徴に、所要時間の見積もりが甘いことが挙げられます。
適切な時間管理のためには、タスクの全体像と、「それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるのか」という具体的な見積もりを把握する必要があります。タスク完了までのプロセスを明確にイメージできなければ、効果的なタイムマネジメントはできないのです。
そのため、タイムマネジメントが上手くなるにはタスクの全体像や所要時間を把握しているかを確認するところから始めましょう。
（2）タスクに優先順位をつけていない
タスクに優先順位をつけていないことも、時間管理ができない人の特徴のひとつです。
タスクには、緊急性の高いものと低いものに分けられます。しかし、優先順位を適切に付けられず、目の前にあるタスクから進めてしまうことで、緊急性の高い仕事に期日直前で着手し始めるという状況に陥るリスクがあるのです。
結果として、ほかの業務を圧迫したり残業したりする頻度が増えてしまいます。そのため、タスクに優先順位がついているか、または優先順位に誤りがないかを確認しましょう。
（3）作業を先延ばしにしがち
タスクを先延ばしにしがちなことも、時間管理ができない人の特徴だといえます。
たとえば、業務に対する不安や面倒だという気持ちが先行し、重要性を認識していても無意識のうちに他の作業を優先したり、気分が乗るまで着手を遅らせたりすることがあります。このような作業の先延ばしは、時間の浪費につながってしまうのです。
このような先延ばしを防ぐには、タスクを具体的に書き出して可視化するToDoリストを活用し、行動を明確にすることが効果的です。
タイムマネジメント（時間管理）の失敗例
ここではタイムマネジメントの失敗例について紹介します。当てはまっている場合には、早急に改善を図っていきましょう。
ハードスケジュールに追われてしまう
失敗例の1つにハードスケジュールに追われてしまうということがあげられます。
時間管理がうまくできていないと、業務を詰め込みすぎてしまい、締め切り直前に余裕がなくなり慌ただしく対応することになりがちです。この場合、予定外のトラブルが一つでも発生すれば、他のタスクに充てられる時間が削られ、作業の質の低下やミスの原因にもなりかねません。
したがって、あらかじめ余裕を持った時間配分となるように、スケジュールを見直しましょう。
進捗状況を把握できていない
上司が、進捗状況を把握できていないことも失敗例の1つです。
チームの管理が疎かになると、各メンバーのタスクがどのくらい進んだのかが可視化しにくくなります。メンバーの進捗がわからなければ、業務を均等に割り振ることが難しくなり、タスク量に偏りが生まれやすくなってしまうのです。
そのため、タスクを正しく把握するには、ひとり一人のタスクをチームで共有できる環境を整えましょう。そこで、「Stock」のように、個人のタスク管理はもちろん、各メンバーのタスクも一覧から確認できるITツールを使うと便利です。
【5つの改善策】タイムマネジメントが上手い人になるには？
以下では、タイムマネジメントが苦手な人の時間管理能力を、向上するための改善策を5つご紹介します。時間管理ができないことが原因で業務の質が低いと悩んでいる方は必見です。
改善策1｜逆算思考をする
タイムマネジメントのコツとしては、逆算思考で時間管理をすることが挙げられます。
具体的には、各タスクの完了時に求められる成果物を明確にしたうえで「どのような時間配分で、いつまでにやり終えるのか」を決めましょう。
すぐにタスクを始めずに、明確なゴールから逆算した導線を用意しておくと「時間は十分にかけたが、成果物が計画どおりに仕上がらなかった」という事態を防げます。
改善策2｜時間を区切って仕事をする
時間を区切って仕事をすることも、タイムマネジメントを成功させるうえで必要です。
人の集中力は極度に長い時間は続かないため、短時間の集中と休憩を繰り返して効率よく作業しなければなりません。具体的には、25分集中+5分休憩のサイクルを繰り返す「ポモドーロ・テクニック」という手法もあります。
このように、時間を区切ることで集中力を持続させれば、長時間の取り組みが必要なタスクにもストレスなく向き合えるのです。
改善策3｜マルチタスクを避ける
マルチタスクで作業をすると時間管理が正確にできなくなるので避けるべきです。
複数の作業を同時並行する”マルチタスク”で仕事を進めようとすると、注意を向ける作業が頻繁に変わるため、一つのタスクに充てる集中力が失われかねません。結果、どの作業も中途半端になってしまい、生産性も悪くなってしまいます。
そのため、マルチタスクで仕事を進めるのではなく、まずはシングルタスクの進め方で一つずつ着手していくのがおすすめです。
改善策4｜振り返りの時間を取り入れる
タイムマネジメントに振り返りの時間をとり入れることも大切です。
計画して実行すれば終わりではなく、”タスクが計画通り進んでいるか”や”時間配分が適切か”などを考慮して振り返りましょう。仮に計画通りタスクが進んでいない場合は、その都度軌道修正します。
途中で振り返りを挟むことで、スケジュールの最後に「タスクが間に合わない」「時間配分を誤った」といったトラブルが発生するのを防げるのです。
改善策5｜ITツールでタスクを管理する
自分一人だとタイムマネジメントが難しいという方は、ITツールを使うというのも一つの手段です。
タイムマネジメントによって作業を円滑に進めるには、仕事をいくつかの”タスク”に細分化しておく必要があります。しかし、タイムマネジメントが苦手な人は、やるべきタスクを把握できていないことがあります。
そこで、タスクと期日、進捗状況が一目で分かるITツールに記録して、タスク漏れを防ぎましょう。ただし、ツールの操作が難しいと使い慣れるまでに時間がかかってしまうので、「Stock」のように即日使いこなせるものを選ぶのがおすすめです。
【管理職必見】タイムマネジメントが上手い人が活用しているツール
以下では、タイムマネジメントができていない人でも、これから上手く時間管理できるようになるための方法を紹介します。
タイムマネジメントを改善するには、個人の意識づけはもちろん、チーム間で進捗を共有できる仕組みが不可欠です。たとえば、タスクを割り振った後に、”どこまで進んだか”を明らかにできれば、対応漏れを防げるうえ、チーム間で進捗を補填し合えます。
しかし、タスク管理に紙やExcelを用いると、更新が滞りやすいうえ、管理が属人化してしまうので注意しましょう。そこで、タスク管理ツールを導入すれば、PCやスマホからでも気軽に操作できるうえ、リアルタイムで進捗共有できます。
ただし、複雑なツールは上手く使いこなせないので、直感的に使えるものを選びましょう。結論、タイムマネジメントを改善するには、マルチデバイス対応で進捗状況をいつでも把握でき、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にチェックリストを作成したり、ノートに紐づけて「タスク」の担当者や期日を設定したりすれば、メンバー同士で進捗を共有できます。また、タスクは完了したタイミングで”依頼者”に通知が届くので、未完了の場合にはすぐにフォローに回れるのです。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるタスク管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスク管理の例
「Stock」では、ノート右上の「タスク設定」から「タスク名・期限・備考欄」を設定するだけで、簡単にタスクを作成できます。
また、「担当」にメンバーを指定すればタスクの依頼も可能です。設定したタスクはノートに紐づくので、タスクの詳細や関連情報をノートにまとめておけば、情報を確認するための「時間のロス」をなくせます。
上手い人が実践するやり方！タイムマネジメント実践における3つの注意点
以下でご紹介するのは、タイムマネジメントを実践するうえでの注意点です。時間管理が苦手な人でも、以下の注意点を踏まえれば安心して仕事にとりかかれます。
（1）タスクを分解する
時間管理が苦手な方は「HIROEN」を用いて、適切な粒度にタスクを分解しましょう。
「HIROEN（ヒロウエン）」とは、仕事を「Hear（聞く）、Inform（伝える）、Request（依頼する）、Operate（作業する）、Examine（調べる）、Negotiate（交渉する）」の6つのタスクに分け、その頭文字をとったフレームワークです。
「HIROEN」で具体的な業務を洗い出し、タスクを6つのカテゴリーに分類することで、業務の漏れやマルチタスクになる状態を防げます。
（2）実現可能な範囲で取りかかる
タイムマネジメントをとり入れるにあたって、個人のキャパシティを考慮し、実現可能な範囲であることを意識しましょう。
個人が請け負いきれない大量のタスクを担当したり、余裕のない期日を設けたりすると計画通りに進められず質の低い成果になってしまいます。とくに、余裕のないスケジュールでは、トラブルが発生したときに計画が後ろ倒しになるので注意しましょう。
したがって、個人のキャパシティに合わせてタスクと期日を設定し、余裕を持ったスケジュールを立てることが大事です。
（3）タスクの優先順位を直感で決定しない
これまでの直感や感覚でタスクの重要度を決定するのは危険です。
タスクに着手しはじめたあとに「予想よりも作業量が多かった」「すぐに終わると思っていたが、トラブルにより遅延した」という事態に気づくと、その後のスケジュールも調整しなければなりません。
そのため、主観で重要度を判断するのではなく、作業量や所要時間を見積もった上で定量的に判断しましょう。また、優先順位付けに不安がある場合には、上司もしくは周囲のメンバーとすり合わせることも、必要な対策です。
タイムマネジメントができない原因と改善策のまとめ
これまで、タイムマネジメントができない人の特徴や改善策を中心にご紹介してきました。タイムマネジメントのポイントは以下の5点です。
- 逆算思考をする
- 時間を区切って仕事をする
- マルチタスクを避ける
- 振り返りの時間を取り入れる
- ITツールでタスクを管理する
このように、タイムマネジメントを身につけるには「ゴールから逆算したタスクと期日を設定し、一つひとつ分解してこなすこと」が大切です。また、タスクはいつでも把握できる状況でなければ、”やるべきことが抜け漏れていた”という事態になりかねません。
そこで、社内メンバー全員がすぐに使いこなせるよう簡単なツールを導入し、個人・チームのタスクを明確に把握できる体制を整えることが必須です。したがって、非IT企業の従業員でも即日でタスク管理できるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、タスク管理によるタイムマネジメントを身につけましょう。
