仕事でタスクが溜まると案件全体の遅れにもつながるので、タスクはスムーズに対処していく必要があります。とはいえ、個人やチームがこなせるタスクには限界があります。
実際に「タスクが多すぎる」ことで、個人やチームの仕事が上手く回っていない状況に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のタスクが多すぎるときの対処法5選を中心にご紹介します。
- タスクが多すぎて終わらない
- 効率的にタスクを終わらす方法を知りたい
- 簡単にタスク管理ができるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、適切なタスク管理の方法が分かり、仕事をスムーズに進められるようになります。
目次
チームのタスクが多すぎるときの対処法
ここでは、チームのタスクが多すぎるときの対処法を解説します。準備段階と実践段階の二つの段階を踏むことで、効率的な対処が可能です。
準備段階
まずは、準備段階として4つのポイントをご紹介します。事前に確認しておくことで、スムーズな実践段階への移行が可能になります。
（1）タスクをメンバー全員が把握する
まずは、チーム全員がタスクの全体像を把握することが重要です。
誰が何を担当しているのか分からないと、重複作業や抜け漏れが発生しやすいです。そこで、進行中のタスクを可視化できるツールを使えば、メンバー全員が状況を確認でき無駄のない連携が取れます。
タスクを共有して全員が把握できれば、混乱を防ぎ効率的な進行につながるのです。
（2）優先順位を正しく設定する
次に、タスクの優先順位を設定します。優先順位を決めることで、重要なタスクの漏れを防げるからです。
また、優先順位を決めるときは以下のような、タスクを重要度と緊急度の高さで分類する「時間管理のマトリクス」を使いましょう。
振り分け方としては、以下の例が挙げられます。
- （重要であり緊急）：トラブル対応や期日が迫っているタスクなど
- （重要だが緊急ではない）：次のタスクの準備、業務効率化のための施策考案など
- （重要ではないが緊急）：突然の顧客対応やメールの返信など
- （重要ではなく緊急でもない）：業務とは直接関係のないものなど
①の「重要であり緊急」のタスクはすぐに対応しなければなりません。一方、②の「重要だが緊急ではない」タスクは、スムーズに仕事を進めるために、メンバーへタスクを振り分けるのがおすすめです。
以上のように、タスク管理に課題を抱えているチームは「時間管理のマトリクス」を活用し、各タスクの優先順位を決定しましょう。
（3）タスクを適材適所に振り分ける
次に、タスクはメンバーの得意分野に合わせて振り分けることが効果的です。
個々の強みを活かすと作業スピードと成果の質が向上します。たとえば、資料作成が得意な人にはプレゼン資料を、データ分析が得意な人には数字関連のタスクを任せると効果的です。
したがって、適材適所のタスク分担が、チーム全体のパフォーマンスを最大化します。
（4）スケジュール管理を行う
最後に、タスクを計画的に進めるためのスケジュール管理が必要です。
スケジュールを決めずに進めると、期限直前に作業が集中し、質が下がるリスクがあります。そのため、たとえばガントチャートとカレンダーを用いてタスクごとに起源を明確にすれば、進捗を見える化できます。
スケジュール管理をすることで、無理なく計画的にタスクを進められます。
実践段階
次に、実践段階で行う2つのポイントをご紹介します。準備段階のポイントを行った上で、実践段階の内容に取り掛かるようにしましょう。
（1）マルチタスクはしない
複数の作業を同時に進めるマルチタスクは避けるべきです。
人は同時に複数のことを処理すると集中力が分散して、作業効率が低下します。たとえば、資料作成とメール返信を並行して行うと、切り替えに時間を取られどちらも中途半端になりやすいです。
そのため、1つのタスクに集中して取り組み、質とスピードを両立しましょう。
（2）タスク管理ツールを使う
タスクを効率的に処理するには、タスク管理ツールを活用することが有効です。
紙や頭の中だけで管理すると、抜け漏れや優先順位の混乱が起きやすいです。そこで、タスク管理ツールを導入すると、チーム全体のタスクが把握でき整理しやすいのです。
とくに、「Stock」のような簡単にメンバーのタスクを一覧できるツールを使えば、担当者・期限・進捗がチームでわかり、スムーズに連携できます。
【おすすめ】ストレスなくタスクを適切に管理できるツール
以下では、誰でも簡単にタスク管理ができるツールをご紹介します。
タスクを管理するときに、紙などのアナログな手法だとタスク漏れが発生しやすく、Excelだと毎回ファイルを開く必要があるので、「情報へのアクセス」に時間がかかります。そこで、「ITツール」を使って効率的に情報を共有・管理しましょう。
一方、導入するツールには「シンプルさ」が必須です。多機能なツールは教育コストがかかるうえ、ITに詳しくない社員が使いこなせず、ITツールへの大きな抵抗感も生んでしまいます。
そこで、タスクを適切に管理するために自社が導入すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも簡単にタスク・情報を管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には仕事の情報を簡単に残せるうえ、Excelなどのファイルも添付して共有できます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるので、依頼されたタスクの情報を、簡単に確認しながら業務を進められます。
最も簡単にタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク管理機能＞
- タスク一覧確認
- 通知
Stockでは、一覧には自分が担当しているタスクだけでなく、ほかのメンバーが担当しているタスクも表示できます。
Stockには「メンバーがタスクを作成・終了したとき」や「未終了のタスクの期限が近くなったとき」に通知を送る機能があります。
タスク管理が上手な人の特徴
ここでは、タスク管理が上手な人の特徴をご紹介します。以下の点を意識すると、タスク管理がうまく回るようになるので必見です。
タスクを可視化している
タスクを可視化して整理することは、タスク管理が上手な人の大きな特徴です。
目に見える形にすれば全体像や進捗が把握しやすくなり、抜け漏れを防げます。たとえば、カンバンボートやタスク管理ツールを活用すれば、今どのタスクが進行中なのか一目で確認できます。
タスクの可視化は効率的な管理につながります。
優先度を理解している
タスクに優先度をつけて正しく理解することは欠かせません。
すべてのタスクを同じ扱いにすると、本当に重要な作業が後回しになる危険があります。たとえば、「緊急かつ重要」なタスクを最優先にし、「重要だが緊急ではない」タスクは計画的に進めると、効率的に成果を出せます。
つまり、優先度を理解して取り組めば、限られた時間を最大限に活用できます。
スケジュールに余裕を持たせている
スケジュールに余裕を持たせるのも、タスク管理が上手な人の特徴です。
予期せぬトラブルや追加の依頼があっても、余裕があれば柔軟に対応できます。具体的には、納期の1日前を目標に設定しておけば、急な修正が発生しても慌てずに対応できます。
このように、余裕を持ったスケジュール管理がタスクを安定して進める秘訣なのです。
フレキシブルに対応している
タスク管理が上手な人は、状況に応じて柔軟に対応します。
計画通りにいかないことも多いため、変化に対応できない場合、進行が滞ります。一方で、急な依頼が入った時でも、優先度を見直してタスクを入れ替えれば、全体のバランスを崩さずに対応できるのです。
つまり、フレキシブルさは効率的かつ安定したタスク管理を支える重要な要素です。
関係者と頻繁にコミュニケーションを取っている
タスク管理が上手な人は、関係者と頻繁にコミュニケーションを取ります。
情報共有が不足すると、認識のズレや進行の停滞が起こりやすいです。したがって、こまめなコミュニケーションをとり、状況を正しく把握しましょう。
たとえば、進捗や課題を定期的に確認し合えば、問題が小さいうちに解決でき、チーム全体がスムーズに動けます。
チームの仕事が多すぎる状況を放置する3つのデメリット
タスクが多すぎる状況を放置していると、以下のようなデメリットが発生します。事態を未然に防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。
- 従業員の心身の健康を害する
- 退職者が増える
- 業務効率が落ちる
タスクが多すぎて残業が続くと、睡眠不足や栄養不足などの原因で、身体的な悪影響を及ぼします。また、精神的にも追い込まれ、イライラしたりパニックになったりと、心身ともに不健康な状態になりかねないのです。
タスクが多すぎる状況は、心身の健康の悪化とともに、モチベーションの低下にもつながります。仕事の忙しさやプライベート時間の不足などによってストレスが溜まり、退職を希望する社員が増える恐れがあります。
大量のタスクを同時に進行していると、タスクの優先順位を正しく把握できずに集中力が分散してしまい、業務効率が落ちてしまう可能性があります。個人の業務効率の低下はチーム全体の進捗にも影響するため、早急に改善する必要があります。
このように、チームのタスクが多すぎる状況を放置してしまうと、従業員個人から会社全体まで、様々な悪影響を及ぼします。したがって、時間がない中でも簡単にタスク管理ができるITツールを活用して、労働環境を整えましょう。
「タスクが多すぎる」状況になる3つの原因
以下では「タスクが多すぎる」状況になる原因を3つご紹介します。
チームで仕事をする場合は全員のタスクを正しく管理することがプロジェクト成功の鍵になると言えるため、自社のメンバー・チームが以下に当てはまる場合は、早急な対策が必要です。
（1）仕事量がキャパシティを超えている
仕事量がメンバーのキャパシティを超えていると、業務が円滑に進みません。
社員一人ひとりができる仕事量には限界があるので、あまりにもタスクが多いと心身の健康に悪影響を及ぼします。また、すべての業務をひとりでこなそうとすると、必要以上に時間がかかったり、中途半端に同時進行したりして仕事の質も低下します。
そのため、タスクが多いときこそ、各メンバーの能力を踏まえて適切な量の仕事を割り振りましょう。
（2）仕事の振り分けができていない
日々増え続ける仕事をうまくメンバーに振り分けられていないと、業務に偏りが生まれてしまいます。
たとえメンバーにタスクを依頼しても、該当のタスクをこなせる能力や経験がなければ仕事を進められません。したがって、チームのメンバーができる仕事とできない仕事を踏まえて、仕事を振り分ける必要があります。
一方、タスクに関する情報が属人的になっているケースもあります。その場合、まずは個人のタスク処理状況を共有したうえで、新しい仕事を振り分けましょう。
（3）情報を探すのにがかかっている
情報を探すことに時間がかかっているのも、タスクがうまく消化できないチームの特徴です。
必要な情報の共有・管理が属人化していたり情報共有の連携がうまくいっていなかったりすると、PCから目的の情報を探し出すのに時間がかかり、チームの効率性や生産性を上げることは難しくなります。
したがって、オンライン上で情報共有・管理ができ、すぐに必要な情報を探し出せる「Stock」のようなITツールを使って、効率よく業務を進めましょう。
【番外編】やることが多すぎてやる気がでないときの対処法
やることが多すぎてやる気がでないときの対処法として、「優先順位を決めたうえで小さなタスクから順に取り組む」方法が挙げられます。
小さなタスクから一つずつ取り組んでいけば、管理するべきタスクの数量を減らすことができます。それにより少しずつでも前進している感覚が得られ、多すぎる業務に忙殺される精神的負担が軽減されます。
とくに、時間がない中でも簡単にタスク管理可能なITツールを活用すると、タスクが多すぎるときも落ち着いて整理できるのです。
仕事のタスクが多すぎるときの対処法まとめ
ここまで、タスクが多すぎるときの対処法5選を中心に解説しました。
中小企業の場合は一人あたりのタスクも多いので、タスクの正しい管理・共有が後回しになりやすいです。そのため、「時間管理のマトリクス」でタスクの優先順位を決めたり、タスクを適切に振り分けたりして、やるべきことを明確にしましょう。
一方、タスク管理が属人的だと、振り分けられたタスクや引き継いだ業務を上手く進められません。そのため、口頭やメモなど「抜け漏れが発生しやすい方法」ではなく、シンプルな情報共有ツールでタスクを共有・管理する必要があります。
したがって、ITに詳しくない社員でもすぐに使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。実際に、企業規模・業界問わず240,000社以上のチームが導入し、情報共有・タスク管理のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」で多すぎるタスクを適切に管理して、業務を円滑に進めましょう。
