近年、働き方改革の一環として、多くの企業で「IT化」が進んでいます。とくに、日本の雇用の7割を担うとされてる中小企業・小規模事業者にとって「生産性向上」や「業務負荷の軽減」のために、IT化する取り組みは急務だと言えます。
一方、ITに詳しくない社員が多い環境では「IT化を進めたいが課題が多すぎる」「何から進めればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業におけるIT化の現状や課題と進めるためのポイントを中心に解説します。
- 自社のIT化をスムーズに進めるためのポイントを知りたい
- 中小企業のIT化にはどのような課題があるのかを把握したい
- ITに詳しくない社員が多くても自社のIT化を成功させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、中小企業におけるIT化の現状と課題が理解でき、失敗なくIT化を進めるヒントを得られます。
目次
中小企業のIT化の現状とは
ここでは、中小企業のIT化の現状を解説します。
野村総合研究所が発表した「令和２年度中小企業のデジタル化に関する調査に係る委託事業報告書」には、ツールの種類別の導入状況が報告されています。
最も普及しているのは人事ツールであり、62.2%の企業が導入しています。一方、ほかのツールの導入率は低く、50%に満たないケースがほとんどです。
また、ツールを導入していない企業のうち、少なくとも3割は「今後もツールを導入する見込みはない」と回答しています。
また、IT化が遅れている業界としては、宿泊業や飲食サービス業が挙げられます。ただ、日本企業全体でITツールの活用率は低く、IT化への意識の低さが課題となっています。
中小企業におけるIT化遅れのデメリットとは
中小企業においてIT化が遅れると、どのようなデメリットがあるのかを2点解説します。「”IT化する”などの話題がいまだにでていない」という企業の方は必見です。
（1）他の企業と差をつけられてしまう
中小企業のIT化が遅れるデメリットのひとつとして、他の企業と差をつけられてしまう点が挙げられます。
IT化を進めた企業は業務効率を上げて迅速な対応やコスト削減を実現し、結果として顧客満足度をアップさせることができます。一方でIT化を進める企業が増える中で従来のアナログなやり方に固執していると、自社の顧客が他社に流れてしまうリスクもあるのです。
また、昨今の中小企業では「人手不足」が問題視されています。非効率的な職場では若手が集まりづらいため、まずは職場の環境を改善し、採用面でも他社に後れを取らないようにしなければならないのです。
（2）セキュリティリスクを改善できない
セキュリティリスクを改善できない点も、中小企業におけるIT化遅れのデメリットとして考えられます。
紙媒体で記録したり、手作業でデータ管理をしたりといったアナログな情報管理方法では、情報漏えいや情報の紛失が生じてしまい、顧客の信用を失う恐れもあります。IT化によって情報管理のデジタル化を進めれば、こうしたセキュリティリスクを回避できます。
このように、セキュリティリスクの観点からも、中小企業にIT化は必須だと言えます。
中小企業のIT化が遅れる4つの理由
ここでは、中小企業のIT化が遅れる理由を紹介します。以下を参考に、IT化を進めるにあたってどのような課題があるのかを理解しましょう。
（1）経営層のITリテラシーが不足
中小企業のIT化が遅れる理由のひとつとして、経営層のITリテラシーの不足があります。
ITリテラシーとは、ITの活用に必要な知識・スキルを指します。経営層のITリテラシーが不足していると、そもそもIT化が進まなかったり、業務効率化のためにITツールを導入しても、効果が得られなかったりしてしまうのです。
このように、自社のIT化を進めるには、経営層の理解が必要不可欠です。
（2）社内のIT人材が不足
中小企業のIT化が遅れる理由には、社内のIT人材が不足している点も挙げられます。
IT化をスムーズに進めるには、専門的な知識がある「IT人材」が欠かせません。しかし、優秀な人材は大企業に流れることも多く、中小企業がIT人材を確保するのは難しいのが現状です。
結果として、IT化に必要な人材が社内におらず、結果としてIT化を進められない中小企業が多くなっています。
（3）ITへの投資資金が不足
ITへの投資資金の不足も、遅れる原因の一つです。
IT化を進めるにあたっては、投資資金が必要です。たとえば、「ITシステムの導入」では初期費用や月々の利用料がかかり、全体の費用は高額となります。そのため、十分な資金を事前に確保しておく必要があるのです。
しかし、中小企業は投資できる資金に限りがある場合も多いのが現状です。したがって、投資できる資金が少ないために、結果としてIT化を進められない中小企業が多くなっているのです。
（4）レガシーシステムがある
IT化が遅れる原因には、レガシーシステムの存在も考えられます。
レガシーシステムとは、技術革新が進んだ中でもなお利用される、過去の技術基盤によって構築されたコンピュータシステムを指します。レガシーシステムはメンテナンスが難しい上に現代のビジネス環境に適応できず、IT化を妨げてしまうのです。
したがって、中小企業がIT化を進めるには、現在使用しているソフトウェアを新しい製品や設定に変えるといった、レガシーシステムから抜け出すための戦略を立てることが必要です。
中小企業でIT化するメリットとは
以下では、中小企業でIT化を進めるメリットを解説します。中小企業がIT化を成功させるには、経営層はもちろん、従業員全員がメリットを十分に理解しておくことが大切なので必ず目を通しましょう。
生産性の向上
中小企業におけるIT化のメリットのひとつとして、生産性の向上が挙げられます。
アナログな職場では、データ入力や集計、書類作成など、すべて手作業で進めなければなりません。そのため、一つひとつの作業に時間がかかるうえ、人的ミスも起こりやすく、結果として”やり直しの手間”も生じてしまうのです。
一方、IT化を進めると定型業務をツールを使って効率的に進められます。その結果、これまで時間を要していた業務も最短で終らせられるようになり、人的リソースをより重要な業務に集中させることができるのです。
よって、人的リソースが限られた中で業務を進める必要のある中小企業こそIT化が重要なのです。
コスト削減
コストの削減も中小企業におけるIT化のメリットとして考えられます。
IT化によって契約書や請求書、資料を電子化することも可能です。これにより、紙やインク、郵送費といった金銭的コストを削減できます。
IT化にはお金がかかるイメージがありますが、中長期的に見れば無駄なコストを削減できると言えます。また、書類などを電子化すれば「検索機能」によって、情報を探す時間の短縮にもつながるので、時間的コストの削減も実現することができるのです。
人手不足の解消
IT化を進めることで、人手不足の解消にもつながります。
書類回収・進捗管理・メールでのやり取りなど、これまで手作業だった業務を、ツール導入により効率的に進められるようになります。その結果、社員一人当たりの対応できる顧客の数を大幅にアップできます。
人的リソースが限られた中小企業でも、IT化を進めて一人当たりの生産性を高めれば、十分に業務を回せる体制を実現できるのです。
中小企業のIT化の進め方
ここでは、中小企業のIT化を進めるにあたっての5つのステップを解説します。以下のステップを参考にすると、自社のIT化を無理なく進められます。
- IT化する業務を決定する
- 導入するツールを選定する
- 社員に対して説明する
- ツールを導入する
- 効果を検証する
はじめに、IT化する業務を決定しましょう。すべての業務を一度にIT化すると社内が混乱するので、特定の業務から始めるのがポイントです。
業務の内容・課題を洗い出したうえで、適切なツールを選択しましょう。ただし、非IT企業が多機能なツールを導入すると、社員が使いこなせない恐れがあるので「機能に過不足がないシンプルなツール」がおすすめです。
社員にIT化のメリットやツールの効果を説明して、IT化への理解を深めましょう。現場社員が簡単に使えるツールであれば、社内への浸透もスムーズです。
社員への周知が完了したら、実際にツールを導入して使ってみましょう。また、ツールを使った現場社員の意見を集めることも重要です。
ツール導入によってどのような変化があったかを確認します。逆に仕事がやりづらくなったのでは意味がないので、すぐに解約しましょう。
上記のステップを踏めば「どのような点に課題があるのか」が分かり、自社に合ったツールを適切に運用できるようになります。ただし、初めてツールを導入する場合には、手厚いサポート体制が受けられる「Stock」のようなツールを選ぶのがおすすめです。
【これで解決】中小企業のIT化に最適なツール
以下では、中小企業のIT化におすすめのツールを紹介します。
中小企業のIT化が遅れているのは「経営層のITリテラシー不足」や「IT人材の不足」が大きな要因です。また、IT化にかけられる予算も多くないので、「IT化したくでもなかなか踏み込めない」という中小企業は少なくありません。
そのため、「誰でも簡単に使いこなせるうえに、低コストで導入できるツール」からIT化をはじめましょう。多機能なツールは便利な反面、機能が多い分料金が高くなりがちなうえ、さらにITに詳しくない従業員が使いこなせないのです。
そのため、中小企業のIT化に最適なツールは、1人あたり月額500円から使うことができ、ITに詳しくない65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムで任意のメンバーへ共有できるほか、テーマごとに「フォルダ」を分けて管理すれば、情報を探しやすくなります。また。ノートには「メッセージ」と「タスク」を紐づけられるので、タスクの内容が一目瞭然で見落としも防げます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業のIT化のポイント3選
ここでは、中小企業のIT化のポイント3選を紹介します。以下の3つのポイントを参考に、失敗なくIT化を進めましょう。
（1） ITリテラシー研修を実施する
IT化のポイントの一つ目は、ITリテラシー研修の実施です。
ITに詳しくない社員が多い場合、ITツールを導入しても活用されないといった事態が発生してしまいます。ツールの導入には少なからずコストがかかるので、導入後は社内で十分に活用されるように、社員のITスキルを事前に向上させておく必要があるのです。
そのため、企業は「社員のITリテラシーを高める機会」を社内に設けて、IT化がスムーズに進むようにしましょう。
（2）社内情報をデジタル化する
IT化は「社内情報のデジタル化」から進めましょう。
社内情報をデジタル化すれば、必要な情報をすぐに見つけられるので、書類を探す手間を省けます。さらに、紙媒体の書類よりも共有が簡単にできるので、情報の属人化を防ぐことも可能です。
IT化は「社内情報のデジタル化」から進めていき、限られた社員だけでなくすべての社員がIT化の恩恵を受けられる環境を整えましょう。
（3）シンプルなツールを導入する
中小企業のIT化には、使いやすいツールが必須です。
たとえば、情報共有ツールには「時間や場所を問わずに情報を共有できる」というメリットがあります。しかし、多機能な情報共有ツールでは、ITに詳しくない社員が使いこなせず、結果として活用されなくなるのです。
そのため、必要な機能に過不足がないので「Stock」のようなシンプルツールであれば、わざわざ使い方を教える必要もなく、すぐに運用に乗せられます。
中小企業におけるIT化の現状と課題まとめ
ここまで、中小企業におけるIT化の現状や課題ポイントを中心に紹介しました。中小企業のIT化のポイントは以下の3点です。
- 研修を実施して社員のITリテラシーを高める
- はじめに社内情報をデジタル化する
- 使いやすいツールを導入する
上記の3つのポイントを押さえると、経営資源が多くない企業であってもIT化をスムーズに進められます。とくに、社員が使いこなせず、コストだけかかる事態を防ぐためには、3つ目の「使いやすいツールを導入する」がもっとも重要です。
結論、中小企業のIT化の課題を解消するのは、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせる情報管理ツール「Stock」一択です。現在、Stockは、240,000社以上で導入されており、多くの中小企業の業務効率化に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入して、社内のIT化を進めていきましょう。
