近年では税理士事務所向けのITツールが登場するなど、税理士業界にもDXの波が押し寄せています。具体的には、業務効率化を目的として、ITツールを活用した事務作業の自動化やペーパーレス化が進められているのです。
つまり、今後、税理士事務所が効率的に業務を進めるには、ITツールの導入は欠かせません。しかし、「ITツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士事務所におすすめのツール7選を中心にご紹介します。
- 税理士事務所の情報をアナログ管理からデジタル管理に移行したい
- 税理士事務所がベンダーを選ぶときの比較ポイントを押さえたい
- 事務所内の情報共有・更新が円滑化するツールを探している
という方がこの記事を参考にすると、税理士業務に最適なツールを見つけられるだけでなく、具体的な運用イメージもできます。
目次
税理士事務所における業務上の3つの課題と解決法
以下では、税理士事務所が抱える3つの課題と解決法を解説します。事務所によって適切なツールは異なるため、自社の課題解決に役立つツールの特徴を把握しておきましょう。
（1）情報が乱立する
1つ目の課題として、顧問先の情報が整理されていないことが挙げられます。
税理士事務所では数十件以上の案件が並行するため、管理すべき情報は膨大です。そのため、適切な管理ルールを設けなければ、必要な書類が見つからなかったり情報共有が滞って認識がすれ違ったりなどのトラブルにつながります。
しかし、正しく整理しようとして複雑なルールを作ると、運用にストレスを感じてしまいます。そこで、「誰でも簡単に情報を仕分け・検索できるITツール」を導入すれば、シンプルなルールで管理しやすい体制が整えられるのです。
（2）繁忙期に残業が発生する
2つ目の課題は、繁忙期に残業が発生しやすいことです。
Money Forwardの調査によると、確定申告が必要になる繁忙期には、全体の4割の事務所で残業時間が一人あたり月45時間を超えることが分かっています。残業が増えれば疲労による集中力の低下を招き、結果として業務ミスの発生につながってしまうのです。
そのため、単純業務の自動化といった、業務のDXを促進するITツールを導入して業務効率化に取り組みましょう。手間のかかっていた仕事が短時間で終わり、より専門的な作業に時間を割けるようになります。
（3）スタッフ間でITリテラシーが異なる
3つ目の課題として「ITに詳しい税理士」と「ITが苦手な税理士」の差が激しいことが挙げられます。
税理士事務所に所属する税理士の平均年齢は年々高くなっており、若い世代と高齢の世代ではITリテラシーの差が大きいです。そのため、所属する税理士が使いこなせないという懸念があり、ITツールの導入に踏み込めないケースが多いのです。
そこで、ITに不安のある事務所でも、直感的な操作で確実に定着できる「Stock」のようなツールがおすすめです。また、Stockでは無料プランを試せるほか、税理士事務所の導入実績もあるので活用イメージを掴めます。
税理士事務所がデジタル化すべき理由
ここでは、税理士事務所がデジタル化するべき理由を紹介します。近年、税理士事務所でもDX化が推進されているため、まだITを導入していない企業は要チェックです。
（1）業務内容の変化に対応するため
1つ目の理由は、税理士事務所に求められる業務水準が高まっているからです。
近年、決算書の作成や記帳代行業務といった多くの税理士業務は、ITツールにより代替されつつあります。そのため、税理士事務所は今後、書類業務の代替ではなく、顧問先が自らデータを活用し、最適な経営戦略や資金繰りができるようなサポートが求められます。
よって、競合と差別化を図るためにも、ITツールを導入して、より高付加価値のサービスを提供しなければならないのです。
（2）働き方が変化しているため
2つ目の理由は、働き方改革によって、社会全体がワークライフバランスを重視した働き方へと変化しているからです。
現状、税理士事務所では、業務の特性上、書類を使った手続きが多く、出社しなければならない環境です。また、人手不足から繁忙期には、残業が慢性化しており「ワークライフバランス」を考慮した働き方は難しいと言えます。
そのため、税理士事務が長時間労働の是正やテレワークの導入を実現していくには、ITの導入によって業務フローを改善していく必要があるのです。このように、社会の働き方の変化とともに、税理士事務でもデジタル化が求められているのです。
（3）情報にアクセスしやすくするため
3つ目の理由は、情報に即アクセスできる環境を構築するためです。
たとえば、紙で顧客情報を管理すると、物理的にかさばるため、必要な情報を探すのに時間がかかります。一方、情報共有ツールを導入すれば、顧客情報やデータをまとめて管理でき、大量のデータの中からでも必要な情報をすばやく見つけられます。
ただし、情報が多すぎると必要な情報が埋もれて、すぐに取り出せません。そのため、顧客ごとにフォルダを分けて整理できる機能や、高精度な検索機能が備わった「Stock」のようなツールを使って、情報のアクセス性を向上させましょう。
【種類別】税理士事務所の業務効率化を実現するツール7選
以下では、税理士事務所の業務効率化を実現するおすすめのツール7選を解説します。
近年、税理士事務所では働き方改革によってDXが推進され、ITの導入による業務フローの改善が求められています。とくに、税理士事務所では”決算申告”や”年末調整”などに使う複雑な資料が多いため、これらの情報が確実に蓄積・共有できる環境が不可欠です。
しかし、チャットツールではメッセージが流れてしまい、ストレージツールでは、ファイルの共有に別途メールが必要な場合が多いです。そのため、「必要な情報を確実にストックでき、即アクセスできるITツール」を導入しましょう。
結論、税理士事務所が導入すべきは、ITに不慣れな65歳以上の社員でも簡単に業務資料を作成できるうえ、重要な情報が流れない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ業務に必要な情報を書き込むだけで、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、クライアント数が多くても、ノートごとに「タスク管理」できるので、業務の対応漏れを無くしつつ円滑な情報管理・共有が可能になります。
【Stock】情報共有｜タスクや案件の管理が可能な最もシンプルなツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・議事録管理＞
Stockでは、情報を記録する「ノート」に紐づけてタスク管理ができるため、関連情報とまとめて管理できるのが特徴です。また、自分以外のメンバーにもタスクを割り振れるので、仕事を割り振りやすいです。
【Dropbox】ストレージ｜書類データをフォルダで共有できるツール
＜Dropboxの特徴＞
- すべての情報をクラウドに保存できる
- 大容量ファイルの転送もできる
書類をクラウドに保存すれば、PCが故障しても別端末からアクセスできるほか、社員同士の共有もリアルタイムにできます。
チーム向けプランのひとつである「Standardプラン」でも、最大100GBのファイル転送が可能です。そのため、大容量の動画やファイルも素早く共有できます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- フォルダ内でフォルダを簡単に作成できる
- 「削除したファイル」機能が充実している
[作成]ボタンからフォルダを作成でき、フォルダ内のなかにさらにフォルダを作って階層化することも可能です。ただし、フォルダの階層は深くなると必要なデータが埋もれやすくなるので、作りすぎには注意が必要です。
一般的にはゴミ箱機能にあたる「削除したファイル」では、削除したファイルを期間やユーザー名を絞ってフィルタリングできます。したがって、誤ってファイルを削除した場合に役立ちます。
＜Dropboxの注意点＞
- 他のツールと併用する必要がある
- 常時バックグラウンドで動作する
Dropboxはファイル管理に特化しているので、厳格なタスク管理や円滑なコミュケーションができる機能はありません。
ユーザーからは「常時バックグラウンドで動作するため、PCのメモリやCPUを消費し、古いパソコンでは動作が重くなることがあります」という声があります。（引用：ITreview）
＜Dropbox（ビジネス用）の料金体系＞
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月
- Standard：1,800円/ユーザー/月
- Professional：2,400円/月
- Advanced：2,880円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Chatwork】チャット｜社内外のコミュニケーションに最適のツール
＜Chatworkの特徴＞
- 簡単にコミュニケーションがとれる
- 既読機能がない
チャット機能には豊富な絵文字やスタンプがあるため、より気軽で円滑なコミュニケーションを実現できます。
チャットには既読機能がないため、プレッシャーを感じずに任意のタイミングでメッセージを確認できます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- グループチャット
- タスク管理
- ファイル管理
グループチャットでは、テキストメッセージに加えてワード・エクセルなどのファイルや画像も送信できます。また、社外メンバーを招待したグループも作成できるので、顧問先とチャット形式でやりとりしたい場合に便利です。
グループチャットごとにタスク管理ができます。そのため、事務所全体だけでなく、案件ごとのタスク管理も可能です。
グループチャットに送信したファイルを一覧で管理できます。共有された顧客情報などを読み返したいときに便利です。
＜Chatworkの注意点＞
- 過去のメッセージに閲覧制限がある
- スレッド機能がない
フリープランでは「過去40日以内に投稿されたメッセージ」のみ閲覧可能となっています。そのため、長期間利用する場合は過去のメッセージが見られないので注意しましょう。
利用しているユーザーからは「スレッド機能がないため、複数の会話が入り混じってしまい、チャットしづらいし、どの投稿に対する返信なのかわかりづらく、読みづらい。」という声があり、メッセージの管理が煩雑になる恐れがあります。（参照：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月
【MyKomon】クラウド会計｜幅広い機能が備わったグループウェア
＜MyKomonの特徴＞
- 顧問先ごとの損益分析ができる
- スマホでも使える
日報のデータから、顧問先ごとの報酬・工数・人件費が一覧で表示できるので、採算ラインを見える化できます。
MyKomonはPCだけでなくiPhone、Android端末でも利用できます。そのため、移動中や出先での情報確認に便利です。
＜MyKomonの機能・使用感＞
- 共有フォルダ
- 勤怠管理
顧問先とファイルを共有できます。電子帳簿保存法にも対応しているので、スキャナ保存をしたい場合に適しています。
勤怠管理ができるうえ、同ツールの給与計算機能へ情報を結び付けられます。そのため、スタッフの給与を手計算する負担も軽減できるのです。
＜MyKomonの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 会計事務所以外は使用できない
あらゆる業務に対応できる豊富な機能がありますが、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
MyKomonは会計事務所専用の課題解決ツールのため、税理士または税理士法人しか契約できません。
＜MyKomonの料金体系＞
- 問い合わせが必要です
【EzRobot】RPA｜業務の自動化を実現できるツール
＜EzRobotの特徴＞
- 定型業務を自動化できる
- 税理士のニーズを踏まえたRPAシステム
業務手順をシステムに記述するだけで、自動で業務を実行するロボットが完成します。そのため、ルーティン化している業務が多い場合に効果的です。
税理士の会計業務に特化したRPA（業務自動化）システムとなっており、全国の税理士法人と連携しながら開発が続けられています。
＜EzRobotの機能・使用感＞
- 手続きの自働化
- 自動化できるアプリが豊富
業務手順を入力するだけでシステムが自動で動くので、定期的な手続きに人の手間がかかりません。そのため、ほかの専門的な業務に割く時間を増やせます。
Microsoft OfficeからGoogle Chromeまで自動化できるアプリが豊富なため、対応できる業務は多岐にわたります。
＜EzRobotの注意点＞
- 事前に使い方を理解しておく必要がある
- 動作の不具合が多い
多機能性を活かすには複雑な業務手順をシステムに打ち込む必要があるため、ツールの使用方法を十分に理解しておかなければいけません。
利用しているユーザーからは「作成した複数のロボットを組み合わせて使うと途中エラーで止まってしまったときにタスクマネージャーからEzRobotアプリを強制的に終了させないと動かないケースが多い」という声があります。（引用：ITreview）
＜EzRobotの料金体系＞
- 初期費用0円+月額費用50,000円/台/月～
【ZoooU】タスク管理｜会計事務所の案件管理に役立つツール
＜ZoooUの特徴＞
- 税務業務のタスク作成・管理に役立つ
- 自動作成されたタスクをスケジュール化できる
税務業務タスクがテンプレート化されているため、自動でタスクが作成されます。そのため、タスクの抜け漏れが減少するのです。
1年を通した基本の税務の業務量を可視化できるので、実務経験が浅くても大まかな流れを把握できます。
＜ZoooUの機能・使用感＞
- 顧客情報の管理
- AI機能
顧客情報はZoooUで一元化できます。そのため、顧客ごとの情報が属人化して、引き継ぎに手間がかかるといった問題が解消されます。
記録された顧問先情報をもとに、顧客ごとに最適な提案内容を複数ピックアップするAI機能があります。これにより、経験の浅い担当者でもスムーズに提案活動をできるようになるのが特徴です。
＜ZoooUの注意点＞
- 多機能ゆえに使いづらい可能性がある
- 「ZoooU for 消費税」は別契約が必要になる
「ストレージ」や「ダッシュボード」など多くの機能を備えているため、使いづらいと感じる可能性があります。
ZoooUでは、翌課税期間における消費税の納税有無や計算方式が判定できる「消費者判定と届出」サービスが利用できます。ただし、本機能を使用したい場合には、別途「ZoooU for 消費税」の契約が必要になります。
＜ZoooUの料金体系＞
- 基本料金：17,820円/月＋従量課金：1,980円/ID/月（税抜き）
【楽楽勤怠】勤怠管理｜スタッフの勤怠・給与管理をDX化できるソフト
＜楽楽勤怠の特徴＞
- 勤怠情報を一元管理できる
- 場所や時間を問わず利用できる
出退勤や残業、休暇取得といった勤怠情報をまとめて管理でき、給与計算に必要なデータを自動で集計できます。
インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンがあれば、外出先や在宅勤務時でも利用可能です。
＜楽楽勤怠の機能・使用感＞
- 工数管理機能
- CSV出力機能
勤怠管理と工数管理を一元化し、プロジェクトごとの稼働時間や人件費を算出できます。そのため、コストを正確に把握し、予算管理や経営判断に役立てられます。
月次の出勤簿をCSV形式でダウンロードできます。CSVの出力レイアウトを給与システムに合わせて設定しておけば、給与システムとの連携も簡単です。
＜楽楽勤怠の注意点＞
- 小規模企業にとっては月額料金が高額
- スマホアプリの操作性がやや分かりづらい
サービス料金が月額3万円からと、50名以上の企業を想定した価格設定になっており、小規模事業者にとってはかなり高額になってしまいます。
利用しているユーザーからは「スマホアプリの操作性がやや分かりづらく、外出先での打刻や勤務表確認に手間取ることがあります」という声があります。（引用：ITreview）
＜楽楽勤怠の料金体系＞
以下は月額利用料で、初期費用やオプション料金は別途かかります。
- 30,000円/月～（税抜き）
税理士事務所におすすめのツール7選の比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Dropbox | Chatwork | MyKomon | EzRobot | ZoooU | 楽楽勤怠 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
タスクや進捗管理も可能な最もシンプルなツール |
書類データをフォルダで共有できるツール |
社内外のコミュニケーションに最適のツール |
幅広い機能が備わったグループウェア |
業務の自動化を実現できるツール |
会計事務所の案件管理に役立つツール |
スタッフの勤怠・給与管理をDX化できるソフト |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
他のツールと併用する必要がある |
過去のメッセージに閲覧制限がある |
会計事務所以外は使えない |
事前に使い方を理解しておく必要がある |
多機能で使いづらい可能性がある |
小規模企業にとっては月額料金が高額 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは50,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは19,800円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは30,000円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「MyKomon」の詳細はこちら |
「EzRobot」の詳細はこちら |
「ZoooU」の詳細はこちら |
「楽楽勤怠」の詳細はこちら |
とくに、税理士事務所では必要なときに欲しい情報へすぐアクセスできるかを重視して選ぶと、業務がスムーズに進みます。
＜DX化＞税理士事務所と親和性の高いツールの種類とは
以下では、税理士事務所で役立つツールの種類を7つ紹介します。ここでは業務効率化に直結するツールを厳選したので、ITツールへの理解を深めて最適なものに目星をつけましょう。
（1）情報共有ツール
情報共有ツールも、税理士事務所との親和性が高いツールとして挙げられます。
情報共有ツールは顧問先ごとに書類を簡単に整理できるため、アクセスに手間がかかりません。また、「Stock」では書類ごとに締め切りを知らせてくれる「タスク」が設定できるため、提出忘れが許されない税務書類の管理に最適です。
さらに、管理している書類はリアルタイムで更新等が反映されるため、事務所内で情報の行き違いも起こらなくなります。そのため、あらゆる情報を同時並行で管理し、厳格な締め切りのある業務が多い税理士事務所には「情報共有ツール」が適しています。
（2）オンラインストレージ
オンラインストレージは、情報の保護を通して税理士事務所の業務に貢献します。
オンラインストレージにアップされたファイルは、メンバーであれば場所や時間を問わずに閲覧できます。万が一、PCが破損した場合も別の端末からオンラインストレージにアクセスできるので、重要な書類を見られなくなるという心配はありません。
このように、オンラインストレージは情報の紛失を未然に防ぎ、税理士事務所の滞りのない業務遂行に貢献します。ただし、オンラインストレージでファイルを管理する場合、「わざわざ開いて編集し、再度保存する」という手間がかかる点には注意が必要です。
（3）チャットツール
チャットツールによって、税理士事務所内のコミュニケーションが活性化され、業務分担が進みます。
チャットツールを導入すれば、場所や時間を問わずに、業務の依頼や進捗の報告ができます。また、メールと比較して「会話するようなスピーディなやりとり」が可能です。
このように、チャットツールはメンバー間でのやりとりを効率化させ、業務スピードを向上させます。ただし、チャットツールの多くは「重要な情報が流れてしまい、探し出すのに苦労する」という欠点があるので注意しましょう。
（4）クラウド会計ツール
クラウド会計ツールを導入すれば、税理士の主要業務を効率化できます。
クラウド会計ツールは、データが自動で同期されるので顧問先と事務所で最新のデータを常に共有できます。また、データはクラウドに保存されているので、PCが破損してアクセスできなくなるといった心配がありません。
現在では、口座やクレジットカードの取引データを自動で入力するツールもあるため、税理士の事務作業を削減できます。このように、クラウド会計ツールは「リアルタイム共有・自動入力」を通して業務効率化に貢献します。
（5）RPAツール
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールは業務上のミスを防ぎ、税理士の業務を効率化させます。
RPAツールは、定められたルールに従って作業を正確に実行します。たとえば、手作業で数値入力した場合は人的ミスが発生しやすくなりますが、RPAツールであればその心配がありません。
そのため、RPAツールによって入力ミスを防いで業務の質を向上できるほか、自社への信頼にもつながるのです。
（6）タスク管理ツール
タスク管理ツールは、「業務の進捗」や「事務所全体の業務量」を把握するための機能を備えたツールです。
スタッフごとの業務の進捗状況が分かれば、次のタスクの割り振りも適切な業務量・タイミングでできます。また、タスクに対して優先度を設定する機能を備えたツールもあるため、仕事を任されたスタッフもどの順番で着手するべきか計画が立てやすくなるのです。
このようにタスク管理ツールを使って作業を管理すれば、確実性が求められる税理士業務の抜け漏れや遅れを未然に防げます。
（7）勤怠管理ツール
勤怠管理ツールを導入することで、勤怠管理業務全般を効率化し、正確性を向上できます。
たとえば、Excelや紙で勤怠を管理すると、手入力によるミスが発生しやすく、集計に多大な時間がかかります。一方、勤怠管理ツールを使うことで、従業員が直接打刻でき、データが自動で集計されるため、管理者の負担を大幅に軽減できます。
このように、勤怠管理ツールは適切な人件費管理に役立ち、とくに、顧問先の対応で忙しい税理士事務所では重宝されるのです。
税理士事務所におすすめのツールまとめ
ここまで、税理士事務所が抱える課題とおすすめツールを中心に紹介しました。
税理士事務所では「情報が散在する」「業務効率が悪く、残業が発生する」などの課題を抱えています。そのため、社内のあらゆる情報を一元化できるツールを導入しましょう。
ただし、情報を長期間保存できなかったり、セキュリティに問題があったりするツールでは、顧客情報を確実に管理できません。そこで、過去の情報・やり取りの履歴も安全に保存できる、高セキュリティなツールを選ぶことが重要です。
結論、税理士事務所に導入すべきなのは、事務所内のあらゆる情報を安全に一元管理できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、税理士事務所の業務を効率化しましょう。
