仕事を進めていくうえで業務上の問題はしばしば発生します。問題の発生を未然に防ぐ努力も重要ですが、近年では発生した課題を的確かつスピーディーに解決するための「課題解決力」がとくに重要視されています。
一方、個人やチームの課題を解決するときに、課題解決のための十分な能力が社内に不足しており、早急な対応ができない現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、課題解決力を高める方法や必要なフレームワーク、課題解決のプロセスを中心に解説します。
- 課題解決を進めようとしているが、なかなか改善につながらない管理職
- 「なぜ同じミスが繰り返されるのか」を整理できていない現場リーダー
- 様々なツールを試しているものの、結局運用が定着せず悩んでいる業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると「解決策」を増やす前に、まず“課題が解決されない構造”そのものを見直すべきだと判断できるようになります。
目次
課題解決力とは
課題解決力とは、目標達成の過程で発生する課題を分析し、解決する能力のことです。
以下では「課題解決力」と「問題解決力」の違いや、課題解決に必要な能力を紹介します。課題解決力の基本的な概念が知りたい方は必見です。
「課題解決力」と「問題解決力」の違い
課題解決力と問題解決力は似た言葉ですが、意味や使われる場面が異なります。
一般的に、問題解決力は「目の前のネガティブな状況や事象に対処する能力」を指します。対して課題解決力は「目標と現実とのギャップを埋める能力」を指し、ポジティブな意味で使われることが多い言葉です。
つまり、言い換えると問題解決力は「発生した問題を収束させる力」であるのに対し、課題解決力は「将来の問題を見越して改善する力」なのです。
課題解決に必要な3つの能力
課題解決に必要な能力は、以下の3つがあります。
- ロジカルに考える力
筋道を立てて物事を考える力です。論理的思考が使えると、順序立てて課題の解決に取り組めるため、不測の事態や経験のない課題にも根本的な原因を探りながら対処できるようになります。 - 課題の本質を見極める力
発生した課題には必ず原因がありますが、本質を見極められず課題の表面だけしか見られなければ、根本的な課題解決ができません。したがって、課題の本質を見極める力は課題解決に必須な力だと言えます。 - 計画的に実行する力
計画におけるマイルストーン（中間目標）の設定や、タスクにかかるタイムマネジメントをするなど、課題解決における計画を適切に実行すれば、最短で無駄のない課題解決が実現します。
以上のように、これら3つの能力が相互に機能することで、実践的な課題解決が可能となります。
【4つのステップ】課題解決のプロセスを解説
以下では、課題解決のプロセスを4つのステップに分けて解説します。課題解決の具体的な手法を知りたい方は必見です。
ステップ1｜課題を明確にする
まずはじめに、課題を明確にします。
表面的に浮き彫りになっている課題だけに目を向けるのではなく「本来あるべき姿」と「現状」とのギャップを整理し、取り組むべき課題を具現化します。また、チームで課題解決をする場合は、課題の詳細な情報をメンバーに共有しましょう。
しかし、紙やメールでは共有に手間がかかるため、複数人での情報共有には不向きです。一方、「Stock」のような情報共有ツールがあれば、チームでの迅速なやりとりが実現するほか、全員が課題に対しての認識を合わせられます。
ステップ2｜原因を特定する
次に、課題の原因を特定します。
課題の原因は必ずしもひとつとは限らず、複数の要因が重なっている場合も多いです。そのため、関係者へのヒアリングや事実の整理を通じて、本質的な原因を見極めることが重要です。
逆に、原因を取り違えると、施策を講じても根本的な解決には至りません。そのため、思い込みや先入観に頼らず、客観的な情報に基づいて原因を分析する姿勢が求められます。
ステップ3｜解決策を立案する
課題の原因を特定したら、それに対する解決策を立案しましょう。
実現可能性や効果、リスクを考慮しながら、複数の選択肢を比較検討することがポイントです。また、解決策はひとつに絞る必要はなく、段階的に実行する案を立てることも有効です。
逆に、解決策の候補が多い場合は、判断基準（クライテリア）を設けたうえで、より効果が期待できるものから優先的に取り組みましょう。
ステップ4｜解決策を実行・検証する
最後に、解決策を実行・検証します。
このとき、検証期間が短すぎたり、逆に長すぎたりすると成果は見えづらくなってしまいます。そこで「誰が・いつまでに・何を実施するのか」を明確にしたうえで、計画的に実行することが重要です。
また、実行後は解決策の効果を客観的に確認しましょう。もし十分な効果が得られていない場合には解決策を修正したり、別の対応を検討したりする必要があります。
社員の課題解決力を高める4つの方法
ここでは、社員の課題解決力を高める4つの方法を解説します。「社員の課題解決力を高める方法が分からない」と悩んでいる方は必見です。
普段から課題意識を持たせる
1つ目の方法として、普段から課題意識を持たせることが挙げられます。
課題の解決策を実行する能力や論理的思考能力などがあっても、そもそも課題に気づかなければ意味がありません。そのため、課題解決力の育成においては、スキル以前に課題を発見する視点を養うことが不可欠です。
たとえば、物事に対して常に懐疑的な姿勢を持つようにさせると、社員は課題を見つけやすいです。また、社員が課題を共有しやすいよう、問題提起を歓迎する職場環境を作ることも重要だといえます。
認識した課題を言語化する
2つ目の方法として、認識した課題を言語化することが挙げられます。
社員が「なんとなくやりづらい」「非効率だと思う」と感じていても、課題を具体的な言葉にできなければ、チーム内で共通認識を持つことはできません。そのため、課題解決力を高めるには、感じた違和感の「何が問題なのかを整理して伝える力」が重要です。
たとえば「情報共有ができていない」という曖昧な表現ではなく「チャットに情報が流れて過去の経緯を探せない」「担当者しか進捗を把握できていない」と具体化することで、原因や改善策を考えやすくなります。
実践と振り返りの機会を設ける
3つ目は、実践と振り返りの機会を設けることです。
課題解決の知識や考えを理解するだけでは、課題解決力は高まりません。そこで、社員が自ら課題の設定、原因の分析を実施し、解決策を考えて行動する機会を意図的に設けることが重要です。
また、実践したあとは「課題設定や原因の捉え方、解決策が適切だったか」の振り返りを必ず実施しましょう。このプロセスを通じて、経験が単なる結果ではなく、次に活かせる知見へと変わるのです。
情報共有を活発にする
4つ目は、情報共有を活発にすることです。
活発な情報共有は、個人の経験をチーム全体の学びへと広げるのに役立ちます。たとえば、チームで業務を進めるなかで、各メンバーの担当業務で発生した課題が共有されていれば、同じ課題が発生したときの参考になり、対応工数の削減に貢献します。
また、情報共有に特化したツールを活用するとスピーディなやりとりができ便利です。たとえば「Stock」のような残した情報がリアルタイムで共有されるITツールであれば、マニュアルやノウハウをチームにすぐ周知できます。
＜なぜ？＞課題解決につながらない現場の問題点
以下では、課題解決につながらない現場の問題点をご紹介します。
課題を解決するためには、課題の原因を整理し、チーム全体で解決策を考えていく必要があります。しかし、業務背景や経緯を整理できないと根本的な解決につながらず、同じような課題や新たな問題を繰り返すことになってしまいます。
また、Excelや多機能なツールで情報を管理しても、情報をすぐに見つけられず現場では使われなくなります。とくに、情報は「すぐ共有できること」が重要なため、シンプルな管理方法でなければ形骸化してしまうのです。
そのため、まずは「課題・原因・改善内容をチーム全体で蓄積できる仕組み」を整える必要があるのです。
そして、この条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使えるツール「Stock」です。Stockでは「ノート」に課題解決のノウハウを残しながら「フォルダ」で課題ごとに整理して管理可能なため、情報を探す無駄な時間を削減できます。
課題解決に必要な情報を簡単に共有・管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【具体例あり】課題解決に有効なフレームワーク5選
以下では、課題解決に有効なフレームワークを5つご紹介します。課題解決のときにフレームワークを活用すると、思考を整理しやすいため必見です。
MECE
MECEとは、情報やアイデアを整理するとき「漏れなくダブりなく」課題解決策を考えるフレームワークです。
たとえば、新製品の開発でリスク管理をするとき「技術的リスク」「市場リスク」「運営リスク」「財務リスク」に分類しそれぞれの対応を考える、という例が挙げられます。
このように、MECEでは要素に重複がなく、かつ網羅的に考えることが重要です。
As-Is/To-Be
As-Is/To-Beとは、現状（As-Is）と理想状態（To-Be）を比較分析することで、現状の課題や問題点を明確にし、具体的な改善策を特定するフレームワークです。
たとえば、経理業務を改善するときは現状の分析と理想を定義し、2つのギャップから課題を明確にして具体的な改善策を特定する、という例が挙げられます。
このように、As-Is/To-Beは業務改善の初期段階で「何が問題なのか」を整理するために欠かせないフレームワークと言えます。
PDCAサイクル
PDCAサイクルとは、以下のサイクルを繰り返すことで、継続的な課題解決を目的としたフレームワークです。
- Plan（計画）: 目標設定とその達成のための計画を立てる。
- Do（実行）: 計画に基づいて実行する。
- Check（評価）: 実行結果を評価し、計画との差異や問題点を確認する。
- Act（改善）: 評価結果をもとに改善策を講じ、次のサイクルに反映させる。
PDCAサイクルを用いた例として「顧客満足度を向上させるために、顧客アンケートを実施する」「アンケート結果を分析する」「分析結果から施策を検討する」「マニュアルやプログラムの改善を実行する」いうものが挙げられます。
SWOT分析
SWOT分析は強み（Strengths）、弱み（Weaknesses）、機会（Opportunities）、脅威（Threats）の頭文字をとったフレームワークです。
SWOT分析では、自社の内部要因と外部要因における強み、弱み、機会、脅威を分析して、戦略を構築するという方法を取ります。
SWOT分析を用いると、プラス面（強み、機会）とマイナス面（弱み、脅威）を客観的に整理できるため、自社の現状や取り組むべき課題が明確になります。
ゼロベース思考
ゼロベース思考とは、現在の状況や既存の枠組みにとらわれず、すべてをゼロから再考するフレームワークです。
ゼロベース思考を用いると、過去の経験や既存の方法に依存せず、最適な解決策や新しいアプローチを見つけることが可能です。
たとえば、料金コスト削減を目指す場合、既存のコスト削減の施策をリセットし、本来の目的である「利益率の向上と資源の有効活用」にむけたアプローチをゼロから考える、という例が挙げられます。
課題解決力を高める方法とプロセスまとめ
ここまで、課題解決力を高める方法や課題解決のプロセスを中心に解説しました。
業務で課題が発生したときには、いかに迅速に原因を特定し解決するかが重要です。そして、個人レベルでは論理的思考や計画性の高さが必要であり、チーム全体としても情報共有を欠かさず、幅広い視点で課題へアプローチしなければなりません。
また、課題解決力の高いチームは、課題に関する情報を迅速にチーム内で共有しています。そのため、同じ課題が発生してもノウハウを活かしてすばやく解決したり、新しい課題へスムーズに対処したりできているのです。
とはいえ、とくに非IT企業がいきなり多機能なツールを導入しても、社内の強烈な抵抗感から使われずに放置されます。したがって、Stockのように誰でも簡単に情報の蓄積・共有・管理ができるツールを使うべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、課題解決に必須の情報共有・蓄積を効率化させましょう。
