仕事を進めていくうえで業務上の問題はしばしば発生します。問題の発生を未然に防ぐ努力も重要ですが、近年では発生した課題を的確かつスピーディーに解決するための「課題解決力」がとくに重要視されています。
一方、個人やチームの課題を解決する際、課題解決のための十分な能力が社内に不足しており、早急な対応ができない現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、課題解決力が重要視される理由や必要なフレームワーク、身に付けるまでのプロセスを中心に解説します。
- 課題解決に必要な考え方やフレームワークを知りたい
- 仕事で課題が発生した後に最速で解決できる体制を整えたい
- チームで課題解決力を身につけ、課題解決のスピード向上を実現したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、個人・チームの課題解決力を向上させたうえで業務効率化を実現できます。
目次
課題解決力とは
課題解決力とは、適切な手段を用いて課題を解決する能力のことです。
現代社会において直面する課題は複雑で多岐にわたるため、迅速に問題を解決するためには、適切な対応が必要です。そのためには、問題の本質を正確に見極め、適切な解決策を導き出すための分析力と創造力が求められます。
つまり、課題解決力は、複雑な問題を迅速かつ確実に解決するための不可欠なスキルであり、個人および組織の成功に大きく貢献します。
課題解決力がビジネスで重要な理由
ここでは、ビジネスで課題解決力が求められる理由を解説します。これまで、課題解決力の意義を理解していなかった方は必見です。
課題の原因を解消するため
課題を解決するときは、その課題が発生した根本的な原因にアプローチしていく必要があります。
業務上の課題が発生したとき、原因が発生した理由や本質を理解できれば、解決へのプロセスを組み立てられるようになります。一方、発生した課題の表面的な部分だけを見て場当たり的な対処を行うと、時間が経つにつれて深刻化したときに対処できません。
また、課題の本質を見極めてアプローチできるチームは、都度発生した課題を解決するだけではなく要因分析も正しく行なっているうえ、的確な指示や行動によって課題をいち早く解決できるのです。
不測の事態に対応するため
仕事を進めていくうえで、予想外の事態が発生してもすぐに対処しなければならないことも、「課題解決力」が重要な理由のひとつです。
ビジネス上の課題はチーム内で発生するケースもあれば、クライアントや取引先といった社外の問題が影響して発生する課題もあります。しかし、予期しない不測の事態が発生しても、業務を進めるためには柔軟に対応していかなければなりません。
そこで、課題解決力のあるチームであれば、発生した課題の原因をいち早く見つけ出し、解決のための具体策を立てられます。また、不足の事態が発生することが常にチーム内に前提として意識されているので、トラブル発生時にも冷静に対処できるのです。
課題解決に必要な3つの能力
ここでは、課題解決で必要な能力を3つ紹介します。以下の能力を身に付ければ、発生した課題に対して状況に応じた的確な解決ができるようになります。
(1)ロジカルに考えられる力
課題解決にはロジカル（論理的）に考えられる力を身に付けましょう。
論理的思考とは、筋道を立てて物事を考えることです。論理的思考が使えると、メンバーごとに順序立てて課題の解決に向かえるため、不測の事態や経験のない課題にも根本的な原因を探りながら対処できるようになります。
また、論理的思考によって具体的な解決策を立案して実行、見直して改善できるようになり、複雑な課題に対しても、対応力を向上させつつ的確に解決できるようになるのです。
(2)課題の本質を見極める力
課題の本質を見極められると、解決へ筋道立てて解決できるようになります。
発生した課題には必ず原因がありますが、本質を見極められず課題の表面だけしか見られなければ、根本的な課題解決ができません。また、的を射た解決策を打ち出しにくくなるため、解決策を実行するにも必要以上の時間がかかってしまうのです。
したがって、業務を進めるにあたり発生する課題の本質を見極められれば、課題解決へのスピード感を高めつつ、解決へのポイントが発見しやすくなります。
(3)計画的に実行できる力
課題を解決するにあたって計画的に実行できる力も非常に重要です。
課題解決への筋道を立てられると、解決までのゴールから逆算した計画を練ることができます。そして、計画におけるマイルストーン（中間目標）を設定したり、1タスクにかかるタイムマネジメントがしたりしやすくなるので、的確な目標設定が可能となり、結果として最短で無駄のない課題解決が実現するのです。
また、課題解決後の振り返りも行いやすくなります。メンバーが計画した解決策の改善点を発見して、「何が問題だったのか」「次はどうするべきか」を考えられるようになり、次の課題解決へのスピードや対応力向上も見込めます。
【具体例あり】課題解決に必要なフレームワークとは
課題解決の際には、以下の具体例を踏まえてフレームワークを活用すると思考が整理しやすくなります。
| 概要 | 使用する具体例 | |
|---|---|---|
| MECE |
情報やアイデアを整理する際に、それらが相互に排他的であり、全てを網羅している状態を目指し、「漏れなくダブりなく」課題解決策を行う方法 |
新製品の開発でリスク管理を行う際、「技術的リスク」「市場リスク」「運営リスク」「財務リスク」に分類しそれぞれの対応を考える。 |
| As-Is/To-Be |
現状（As-Is）と理想状態（To-Be）を比較分析することで、現状の課題や問題点を明確にし、具体的な改善策を特定する方法 |
経理業務の改善の際、現状の分析と理想の定義を行い、2つのギャップから課題を明確にし、具体的な改善策を特定する。 |
| PDCAサイクル |
以下のサイクルを繰り返すことで、継続的な改善を目的としたマネジメント手法
|
顧客満足度を向上させるために顧客アンケートを実施し、アンケート結果を分析。
分析結果からマニュアルやプログラムの改善といった施策を検討することで、継続的な満足度の向上を実現する。 |
| なぜなぜ分析 |
問題が発生した際に「なぜ」を繰り返し問いかけることで、表面的な原因ではなく、本質的な原因を明らかにする方法。
通常、5回「なぜ」を繰り返すことで、問題の根本原因に到達するとされている。 |
生産ラインで不良品が増加した際、「なぜ」を繰り返し、根本原因が人員配置とメンテナンススケジュールの管理が不十分であることと特定し、改善策を講じた。 |
| ゼロベース思考 |
現在の状況や既存の枠組みにとらわれず、すべてをゼロから再考すること。
過去の経験や既存の方法に依存せず、最も最適な解決策や新しいアプローチを見つけるための思考法。 |
料金コスト削減を目指す際、既存の料金コスト削減手法や業務構造をリセットし、本来の目的である「利益率の向上と資源の有効活用」にむけたアプローチをゼロから考える。 |
とくに論理的に課題解決法を考えることに苦手意識を感じる場合は、上記のようなフレームワークを取り入れましょう。
課題解決力をチームメンバーへ身に付けさせるプロセスとは
ここでは、課題解決力を身に付けさせるためのプロセスにおいて、とくに重要な点を解説します。以下のプロセスを踏むと、課題解決力はチームメンバーへ効果的に浸透していきます。
発生した課題を幅広い視点でとらえる
まずは、発生した課題に対して、幅広い視点をもって対処することから始めます。
課題の発生にはさまざまな要因が存在します。原因がひとつとは限らない状況で視野が狭いと、偏った考え方から効果のない施策を実行してしまうこともあるのです。また、原因が複数ある場合でも優先順位を立てた対策を実行しづらくなります。
そこで、幅広い視点を持って課題を捉えることで、複数の解決策の考案につながります。したがって、課題が複雑になったとしても、状況に応じて正確に課題にアプローチできるようになり、解決までのスピードを短縮させられます。
状況を整理して原因を洗い出す
起きている課題の状況を一度整理して、原因を洗い出すことも重要です。
課題の発生には本質的な原因に加えて、発生した環境や課題を深刻化させる「内的要因・外的要因」が存在しています。解決に時間のかかりそうな大きな課題でも、状況を整理して必要な情報を洗い出すと、シンプルな原因にたどり着ける場合も多いです。
そして、課題の洗い出しによって、メンバーが取り組むべき問題が明確化され、直線的に課題解決ができるようになります。無駄な業務がなくなり、課題解決の時間を大幅に削減できるようになります。
情報共有を活発にする
課題解決力の向上には情報共有の活発化が欠かせません。
チームで業務を進めるなかで、各メンバーの担当業務で発生した課題が共有されていれば、同じ課題が発生したときのマニュアルにもなり、対応工数の削減にも貢献します。
そして、情報共有のスピード感を保ちつつ情報管理に成功しているチームは、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って課題解決のスピードを向上させています。
業務で発生する課題の解決に役立つツール
以下では、業務で発生する課題の解決に役立つツールをご紹介します。
課題解決には課題の根本を理解し、原因と解決策をチーム単位で考えていく必要があります。しかし、解決策を導き出すためには課題や原因の「情報」が正しく蓄積されていなければなりません。
とはいえ、口頭や紙などのアナログ手段では、情報の紛失や情報を探す”無駄な時間”が発生するため、「情報共有ツール」を用いる必要があるのです。ただし、複雑なツールでは社員が使いこなすまでに時間がかかり、課題解決で必要なスピード感を阻害します。
結論、課題解決におけるスピーディーな情報共有を行いつつ、ノウハウやナレッジもわかりやすく蓄積するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも使える情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」へ課題解決のノウハウやナレッジを残しながら、直感的な「フォルダ」で課題を整理して管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で課題の話題が混じらずにコミュニケーションがとれる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。
課題解決に必要な情報を簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
課題解決の重要性と必要な能力まとめ
ここまで、ビジネスにおいて課題解決力が重要視される理由や課題解決に必要な能力を中心に解説しました。
業務で課題が発生したときには、いかに迅速に原因を特定し解決するかが重要です。そして、個人レベルでは論理的思考や計画性の高さが必要であり、チーム全体としても情報共有を欠かさず、幅広い視点で課題へアプローチしなければなりません。
課題解決力の高いチームは、アナログな情報管理ではなく「情報共有ツール」を用いてチーム間で課題を共有しています。そのため、同じ課題が発生してもノウハウを生かして解決したり、新しい課題へスムーズに対処したりできているのです。
とはいえ、とくに非IT企業がいきなり多機能なツールを導入しても、社内の強烈な抵抗感から使われずに放置されます。したがって、Stockのように誰でも簡単に情報を共有でき、管理もシンプルなツールを使うべきです。
ぜひ「Stock」を導入し、課題解決に必須の情報共有・蓄積を効率化させましょう。
