業務の経過や結果を円滑に共有するには、報告書で分かりやすく伝えなければなりません。また、トラブルや作業ミスが発生したときも、上司に伝えたり相手に謝罪したりするために報告書の作成が必須です。
しかし、報告書を作成したいが「どのように作ればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報告書の目的や書き方、種類別のテンプレートをご紹介します。
- テンプレートを活用してすぐに報告書を作成したい
- わかりやすい報告書の書き方やポイントを押さえたい
- 誰でも簡単に報告書の作成・共有、管理ができるツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、伝わりやすい報告書を簡単に作成する方法がわかるだけでなく、簡単に共有・管理もできるようになります。
目次
報告書とは
報告書とは、業務内容や調査結果など、特定の事柄をまとめた文書のことを指します。
以下では、報告書の目的や他の書類との違いを説明します。報告書を作成する前に、まずはしっかり理解しておきましょう。
報告書を作成する目的
報告書とは、業務で起きた事柄について書面（テキスト）で報告する資料を指します。
報告書を書く目的は、「担当者の経験」や「見聞きした情報」を適切に共有して、以降の業務に活かすことです。さらに、報告書には担当者の成果や仕事量が記載されているので、人事評価に利用することも可能です。
このように、報告書は第三者に向けて書かれるので、作成者は内容や意図が相手に伝わるように分かりやすくまとめなければなりません。また、円滑に情報を共有したりトラブルへ迅速に対処したりするために、スピーディな作成が求められます。
報告書とレポート・日報の違い
報告書に似たものとして「レポート」「日報」がありますが、報告書とレポート・日報には記載する内容に明確な違いがあります。
報告書は「客観的な事実」を中心に載せるのに対し、レポートには「客観的な事実に加えて主観的な意見」を載せることが求められます。求められていることを適切に伝えるために、報告書とレポートは「主観的な視点の有無」で差別化しなければなりません。
また、報告書は特定のプロジェクトや問題に対する進捗や結果を報告するのに対し、日報は毎日の業務の進捗や作業内容を簡潔にまとめて報告します。さらに、日報は基本チーム内のみで共有されますが、報告書は社外向けに作成されることもあります。
報告書と始末書の違い
報告書が起こった事実を記載するのに対して、始末書はトラブルなどの発生時に経緯・原因や再発防止策を記載するものです。
また、両者は作成する目的に違いがあります。報告書の作成目的は、業務上で起きた事柄を報告するためであり、始末書の目的は、再発防止策を示し、責任の明確化と反省の意を表すことにあります。
報告書と始末書の内容・目的は大きく異なるため、それぞれの場面に適した書類を作成しましょう。
報告書の種類
以下では、ビジネスで使用頻度の高い報告書の種類をご紹介します。
| 報告書の種類 | 利用目的 | 内容 |
|---|---|---|
|
経緯報告書 |
未解決のトラブルの経過報告 |
・トラブルが発生した日時・場所
・現状までの経過 |
|
謝罪報告書 |
業務ミスの上司への報告 |
・謝罪文
・ミスの内容・経緯・原因・今回の対処
・今後の対応策 |
|
在宅勤務報告書 |
在宅勤務の内容や進捗の報告 |
・1日または1週間の目標
・業務の内容・進捗・成果
・所感 |
|
クレーム報告書 |
顧客からのクレームの社内共有 |
・顧客情報
・クレームの内容・原因・対策 |
|
研修報告書
(レポート) |
研修成果の報告 |
・研究日時
・研究内容
・所感 |
|
調査報告書 |
調査の概要や結果の報告 |
・目的
・結果
・調査方法 |
|
工事完了報告書 |
元請け業者への工事内容や費用等の報告 |
・施工の内容・工期・費用
・領収書
・現場の写真 |
報告書は目的によって項目も様式も異なります。そのため、わずかな工数でシーンにあったテンプレートを呼び起こせる「Stock」のようなツールで、報告書を作成するのがおすすめです。
相手に伝わる報告書の構成
報告書は「標題」「作成日・差出人・宛名」「状況説明」「詳細内容」の4つの内容で構成されています。具体的な書き方は以下の通りです。
- 標題
- 作成日・差出人・宛名
- 状況説明
- 詳細内容
報告の概要を端的に示します。
「報告書を作成した日付」「提出する相手の属性・名前」「作成者の属性・氏名」を記述します。
日時や場所を記述します。
具体的な事柄や事例を記述します。見出しと小見出しからなる説明文で詳述するのが一般的です。
上記の構成を使うと、以下のような報告書を作成できます。
また、報告書を作成するときは、項目を過不足なく記載することが重要です。そのため、業務内容を記載するときは、以下の3つに細分化すると効果的です。
- 要旨：報告書全体を通して伝えたいことの概要を載せます。
- 詳細内容：補足説明や経緯など、相手に伝えるべき内容を載せます。
- 補足等：追加で伝える事項や添付資料があれば載せます。
以上の項目は原則として載せたうえで、必要に応じて項目を追加しましょう。
【高評価】上司に褒められる報告書の書き方
ここでは、上司に褒められる報告書の書き方をご紹介します。文面を見ただけで内容が伝わる報告書を作成するには、以下の6つのポイントを抑えましょう。
（1）作成する目的を意識する
報告書を作成する場合、最終的には「そこからどのような行動をとるべきか」まで報告することが求められるので、まずは「作成する目的」を明確にしましょう。
たとえば、「出張報告書」の場合、出張先での有益な情報や営業実績を報告し、営業スクリプトに反映させることが目的として挙げられます。また、「市場調査報告書」では、具体的な数値を照らし合わせ、今後の事業の方針を決定することが目的だと言えます。
以上のように、「どのような目的があり、報告書を作成するのか」を確認し、適切なまとめ方を心がけましょう。
（2）結論・要旨を明確にする
報告書を作成するときは、結論・要旨を明確にする点に注意が必要です。
たとえば、実践的な方法として「PREP法」が挙げられます。「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（結論）」の頭文字で、結論→理由や具体例で補強→結論の順で記載します。
結論や要旨をはじめに記載することで、読み手は結論を知ったうえでその根拠を読み進められます。そのため、最初に結論を明確にした報告書は、相手に伝わりやすいのです。
（3）5W1Hを意識する
報告書を書くときは5W1Hを意識して、正確な情報を書きましょう。
5W1Hとは、「When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（なぜ）,How（どのように）」の頭文字をとったものです。5W1Hに沿って報告書を作成することで、情報の過不足がなくなり意図が正しく伝わります。
報告書に記載する情報に不備があった場合、社内間だけでなく、顧客や取引先とのトラブルにも発展する可能性があります。そのため、報告書を作成するときには5W1Hを意識して、記入漏れがないよう注意して作成しましょう。
（4）表現を整える
報告書を作成するときは、全体の表現を整えましょう。
文章に誤字・脱字がないことを確認するのはもちろん「助詞の重複」や「ですます調・である調の混合」はよく見られるミスなので注意が必要です。
また、社外向けの報告書では「儀礼に反していないか」「相手を尊重した表現になっているか」を入念に確認しなければなりません。不適切な表現で心証を損ねないように注意しましょう。
（5）報告先ごとに書き方を調整する
報告書を提出する相手の立場に合わせて、書き方を調整しましょう。
- 役員に提出する報告書
- 上司に提出する報告書
- 顧客に提出する報告書
役員のなかには、多忙なスケジュールによって確認に多くの時間を割けないという方もいるため、要点を端的にまとめる必要があります。また、現場の専門用語は極力控え、所見を必ず添えるなどの工夫をしましょう。
現場のことを隅々まで把握している上司には、可能な限り詳細な報告書を提出します。報告書をもとに意思決定をするため、A4用紙2〜3枚の情報量が適切です。
顧客に提出する報告書は、1枚目に要旨、2〜3枚目に詳細を書きます。また、「事実誤認がないか」「礼儀を欠いていないか」を欠かさずにチェックしましょう。
以上のように「誰へ報告するのか」を明らかにすることで、適切な報告書の書き方が分かるのです。
（6）グラフや表を活用する
見やすい報告書の作成には、グラフや表を活用するのがポイントです。
数値を含む情報は、テキストだけだと見づらく、相手に伝わりにくくなってしまう可能性があります。一方、グラフや表では、視覚的に数値を把握できます。
したがって、報告書を作成するときには、視覚的に分かりやすいことを心がけましょう。たとえば、テキストだけでなく表や画像も添付できる「Stock」のようなツールであれば、視認性が良い報告書を作成できます。
上司が嫌がる報告書の書き方
以下では、提出した報告書に対してよくある上司からのダメ出し・嫌がるポイントをご紹介します。事前に理解しておくことで修正の手間が省け、上司からの信頼感も高まります。
（1）言いたいことが分からない
報告書は最初に結論を示さないと、読み手に「結局何を伝えたいのか」が伝わりません。
上司は限られた時間で判断を下す必要があるため、結論が後回しになると効率が悪く、誤解やストレスを招きやすいです。
そのため、結論は冒頭で簡潔に伝え、その後に根拠や経過を書くことで、報告書は分かりやすくなります。
（2）事実と意見の区別がつかない
報告書では事実と意見を分けて書く必要があります。
両社が混ざると、上司は「何が実際に起きたことなのか」「どこまでがあなたの判断なのか」が分からず、正しい判断を下すことができません。
報告書はまず事実を正確に伝えることが重要で、意見や提案はそれを踏まえた上で書く必要があります。
（3）具体性に欠けている
報告書では、曖昧な表現は避け、数値や具体的な情報を示す必要があります。
「多い・少ない・だいたい」などの表現は、人によって受け取り方が異なるため、正しい判断や改善に繋がりません。
そのためにも、曖昧な言葉を避け、数字・日時・固有名詞などの具体的な情報を用いることで、報告書の説得力が増します。
＜社内・社外向け＞報告書テンプレート・フォーマット7選
以下では、各種報告書のテンプレートをご紹介します。事前に構成が整えられているテンプレートを使って、報告書を短時間で作成しましょう。
経緯報告書のテンプレート
こちらは経緯報告書のWordテンプレートです。
未解決のトラブルを上司に報告するときに使えます。時系列に沿って構成されているので、経過を分かりやすく報告できる点もメリットです。
謝罪報告書のテンプレート
こちらは謝罪(経緯)報告書のWordテンプレートです。
業務中の過失を取引先に謝罪するときに使えます。謝罪の例文がすでに載っているため、礼儀を欠く心配がありません。
在宅勤務報告書のテンプレート
こちらは在宅勤務報告書のExcelテンプレートです。
リモートワーク勤務のメンバーが、業務内容や進捗状況を報告するときに使えます。テンプレートを使えば形式も統一でき、上司が報告書を確認しやすくなるのでおすすめです。
クレーム報告書のテンプレート
顧客から寄せられたクレームを社内で共有する「クレーム報告書」のWordテンプレートです。
テンプレート通りに作成すると分かりやすい報告書となるほか「クレーム内容を載せる→原因を分析する→対策を練る」という流れで適切に対処できるようになります。
研修報告書のフォーマット
研修で得た成果を上司に報告する「研修報告書」のWordフォーマットです。
報告書の作り方が分からない新人でも、本フォーマットを使えば短時間で作成できます。研修の内容はもちろん、自身の所感を記載する欄が設けられてるのが特徴です。
調査報告書のフォーマット
こちらは調査報告書のWordフォーマットです。
業務上の調査の概要から結果までを報告するときに使えます。シンプルな構成なので、どのような業界の調査にも応用できる点がメリットです。
工事完了報告書のフォーマット
こちらは工事完了報告書のExcelフォーマットです。
工事内容を元請け業者に報告するときに使えます。施工日や材料、図面を載せるだけで完成しますが、領収証や現場の画像なども用意しておくと、顧客の要望に応えやすくなるのでおすすめです。
＜種類別＞報告書の文例・ポイント4選
ここでは、報告書の文例やポイントをご紹介します。以下を参考にして、実際に書くときのイメージを掴みましょう。
業務報告書の例文
1つ目は、一般的な業務報告書の例文です。
業務報告書は業務内容を記すものなので、項目ごとに正確に内容を記す必要があります。他の部署の方でも伝わりやすいように、専門用語を使わずに説明するのがポイントです。
業務報告書
作成日：2024年4月10日
差出人：開発部 鈴木 一郎
宛名：総務部 佐藤 花子様
日時：2024年4月7日～4月9日
場所：東京都〇〇区××支店
業務内容
- 商品Aのパッケージ変更
- 商品Bの広告分析
- 商品Cの開発
消費者分析をもとに、商品Aの既存パッケージを変更することになりました。
商品Bの広告の効果測定を実施しました。
消費者のニーズを分析した結果、商品Cの開発を決定しました。
分析結果等の資料を以下に添付しますので、お手すきの際にご確認よろしくお願いします。
研修受講報告書の例文
2つ目は、研修受講報告書の例文です。
研修受講報告書には、研修で学んだことや課題、改善策を書きます。課題と改善策では、すぐに実践できるような内容を書くのがポイントです。
研修受講報告書
作成日：2024年4月10日
差出人：営業部 鈴木 一郎
宛名：営業部 佐藤 花子様
日時：2024年4月7日～4月9日
場所：東京都〇〇区××支店
研修のテーマ：ビジネスマナーについて
研修内容
- 電話応対の基本
- 文書作成のマナー
電話の受け方・電話のかけ方・敬語の使い方・伝言メモの作成方法
社内文書作成ツールの基本操作
所見
- 電話応対
電話応対は高頻度で発生する業務なので、研修で学んだポイントを押さえて活かしていきたいと考えています。文書作成だけでなく、社内情報共有に関しても同じツールを使っているので、早く使いこなせるように業務で積極的に触っていきます。
課題と改善策
- 敬語の使い方
「分かりました」ではなく、「かしこまりました」と言えるようにすることが課題だと考えています。改善策としては、常日頃から心掛け、できていないときは先輩社員の高橋さんからすぐにご指摘いただく体制を整えます。
商談・打ち合わせ報告書の例文
3つ目は、商談・打ち合わせ報告書の例文です。
商談・打ち合わせの目的や決定事項を簡潔に書いたうえで、経緯/詳細を時系列順に書き並べるのがポイントです。
商談・打ち合わせ報告書
作成日：2024年4月10日
出席者：開発部 鈴木 一郎・〇〇株式会社 営業部 山田 太郎
宛名：営業部 佐藤 花子様
日時：2024年4月9日
場所：東京都〇〇区××支店
目的
- 取引先商品Aのパッケージ変更について、詳細を確認する
商品Aについて、既存パッケージから変更の申し出があったので、山田様から詳細を説明いただく。
決定事項
- 取引先商品Aのパッケージは2024年6月より変更となる
2024年4月16日までに、新しいパッケージの提案書を山田様から頂くことになりました。
経緯/詳細
- 取引先α社全体のブランドイメージ刷新にともない、パッケージが変更される。
- さらに、環境問題への取り組みとしてリサイクル素材を使ったパッケージに変更する意図もある。
- 変更は、2024年6月1日製造分より順次。
- 本社での対応としては、提案書をいただいたあと店内POPと宣伝物の画像を差し替える。
社内トラブル報告書の例文
4つ目は、社内トラブル報告書の例文です。
再発を防止するためにも、トラブルの詳細や対策を抜け漏れなく記載しましょう。
トラブル報告書
作成日：2024年4月10日
差出人：営業部 鈴木 一郎
宛名：コーポレート部 佐藤 花子様
日時：2024年4月9日
場所：東京都〇〇区××支店
トラブル内容
- 顧客管理システム障害
顧客情報を管理している顧客管理システムが、操作中に突然動かなくなった。再起動しても改善しない。
原因と対策
- 原因
- 対策
顧客情報のデータ量が容量を超過し、サーバーがダウンしたことが原因だと判明した。
サーバーの容量拡大、データのクラウド化により、システムにかかる不可を軽減することで解決可能。
＜媒体別＞報告書を書くときの注意点
ここでは、報告書を書くときの注意点について、紙とExcelに分けてご紹介します。以下を参考にして、効果的な報告書を作成しましょう。
注意点1｜紙の報告書
紙の報告書のデメリットは「共有に時間がかかる」「紛失の恐れがある」ことです。
紙の報告書を手渡しで渡す方法では、タイミングが合わなければ伝達が遅くなってしまいます。また、FAXで送るなどの方法でも、届いたか確認をする必要があるのです。
また、紙の報告書はファイルや棚で管理していても、量が増えればあとから探すのも手間がかかり、紛失の恐れもあります。したがって、紙べースでの報告書の提出をしている企業は、早急に共有方法を見直し、共有が簡単なデジタルの報告書に切り替えましょう。
注意点2｜Word/Excelの報告書
次に、Word/Excelの報告書のデメリットは「共有に手間がかかる」ことです。
Word/Excelで作成した報告書は、共有にメールやチャットツールを使いますが、メールにフォルダからファイルを添付するのは手間がかかり、チャットツールは「他のメッセージで流れてしまうデメリット」があります。
そのため、作成から提出・管理までを一元化できるツールを導入しましょう。たとえば、任意のメンバーにリアルタイムで情報共有できる「Stock」のようなツールで報告書を管理すれば、報告書の共有にかかる手間を省けます。
【必見】最も簡単に報告書を作成・管理できる方法
以下では、最も簡単に報告書を作成・管理できる方法をご紹介します。
報告書は迅速に共有しなければなりませんが、紙やExcelの報告書には「作成から共有に手間がかかる」「提出が遅れる」というデメリットがあります。そこで、ITツールを活用すれば、作成した報告書を即座に共有できて便利です。
また、報告書はトラブル対応や業務ノウハウなどのナレッジを含むため、過去の事例を振り返れるよう、適切に管理できるツールで蓄積すべきです。したがって、「目的の報告書をすぐに見つけられる、情報へのアクセス性が良いツール」を選びましょう。
結論、報告書の作成・管理には、報告書の作成・共有・管理を一元化でき、高度な検索機能で必要な報告書に即アクセスできるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、簡単な操作でテンプレートの作成・呼び出しができるほか、作成した報告書は任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、シンプルな「フォルダ」管理や、高度な「検索機能」によって、過去の報告書もすぐに振り返れます。
報告書の作成・共有・管理を一元化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜報告書をStockで作成するイメージ＞
Stockの「ノート」にGoogleフォームのURLを貼り付け、アンケート実施の背景などを記載すれば、意見を募る理由が社内メンバーに分かりやすく伝えられます。また、ノートの内容は「フォルダ」や「検索機能」で簡単に見つけられるので探す手間がかかりません。
さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で社内メンバーに直接告知をしたり、「タスク」で回答を忘れないように設定したりすることも可能です。
報告書提出前最終チェックリスト
以下では、上司などに報告書を提出する前の確認事項をまとめます。すべての項目を満たしているのか、チェックリストをもとに確認しましょう。基本事項
- 日付、宛名、差出人など必要な項目は漏れなく書かれているか
- タイトルが簡潔で内容を一目で把握できるか
- 誤字脱字や表記ゆれ（例：「です／ます」「だ／である」）がないか
内容の正確性
- 業務の経過・結果が事実に基づいて正しく記載されているか
- 数字や日時、固有名詞に誤りがないか
- トラブル・ミスがある場合、原因・影響・対応策が明確に書かれているか
読みやすさ・分かりやすさ
- 結論や要点が冒頭に書かれており、読み手がすぐ理解できるか
- 段落や箇条書きで整理されているか
- 専門用語や略語に補足説明があるか
トラブル・謝罪を含む場合
- 事実を正直に記載しているか（隠蔽・曖昧さがないか）
- 謝罪や反省の表現が適切で、感情的になっていないか
- 再発防止策や改善案が具体的に示されているか
形式・提出ルール
- 社内フォーマットや提出先のルールに従っているか
- ファイル名、件名、印刷設定など指定に沿っているか
- 提出期限に間に合うタイミングで仕上がっているか
このようなチェック項目を提出前に確認することで、より完成度の高い報告書を作成することが可能です。
報告書の書き方やテンプレート・フォーマットまとめ
これまで、報告書の書き方やテンプレート・フォーマット、共有に役立つツールをご紹介しました。
報告書の作成・管理にITツールを使えば、さまざまな種類の報告書を一元管理できるうえ、共有もスムーズになります。また、テンプレート機能も備えたツールであれば、作成時間が短縮できて業務効率化できるのです。
加えて、テーマごとに「フォルダ」で管理できたり、高度な「検索機能」が備わっていたりすれば、過去の報告書を瞬時に振り返れます。そのため、大量の報告書の中から”欲しい報告書がなかなか見つからない”といったストレスがなくなるのです。
結論、自社が導入すべきは、報告書の作成・共有・管理を一元化できるツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、報告書業務を効率化しましょう。
