従業員がデジタルに疎かったり、小規模で人員が少ないような企業では、現在も業務上のデータを用紙やExcelを使って保管しているケースがあります。とくに、中小企業では、上記のような傾向が強いと言えます。
しかし、昨今の中小企業では、少人数で効率よく作業を回すために「オンラインストレージ（クラウドサービス）」を導入する動きが強まっているのです。
とはいえ、「どのサービスが自社に適しているか分からず、導入が進まない」「そもそもオンラインストレージの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業向けのおすすめのオンラインストレージや活用事例を中心に紹介します。
- アナログな管理をやめて、オンラインストレージの導入を検討している
- おすすめのオンラインストレージと、選び方や導入事例を教えて欲しい
- ITに不慣れな社員でも簡単に使えるサービスを探している
という担当者の方は、自社に最適なオンラインストレージが見つかるだけでなく、ITに不慣れな現場でも導入を成功させられる秘訣まで分かります。
目次
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上の保存場所に、社内情報を保存できるサービスです。
オンラインストレージは、インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用可能なので、外出先や移動中にも簡単に情報へアクセスできます。また、社内サーバーを設置する必要がないのも特徴です。
このように、オンラインストレージを導入してインターネット上でデータを管理すれば、大きなコストをかけずに情報共有・管理ができるのです。
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージのメリットは主に以下の3つです。
- ファイルを一元管理できる
- どこからでもファイルにアクセスできる
- ファイルサーバの管理が不要になる
オンラインストレージで社内のファイルを一元管理すれば、必要なファイルをすぐに見つけやすくなります。ファイルがさまざまな場所に散在していては、欲しいファイルがなかなか見つからず、業務効率の低下につながります。
オンプレミスの場合、社内ネットワークの中でやりとりする必要があり、ファイルにアクセスできる場所が限定されます。しかし、オンラインストレージはネット環境があれば、オフィスだけでなく、出先や自宅からもアクセス可能なのです。
オンプレミスは、サーバの管理やシステムの保守・運用に自社のリソースの多くを割かなければなりません。一方、オンラインストレージは、サーバの設置やその後の管理もストレージの提供会社が担当するため、自社の負担が軽減されます。
上記のようなメリットがあるため、オンプレミスを採用している会社は、オンラインストレージの導入も選択肢のひとつとして検討するべきです。
法人向けオンラインストレージツールを利用するときの注意点
以下では、法人向けオンラインストレージツールを利用するときの注意点を紹介します。
オンラインストレージには、ファイル管理に特化したものから、外部アプリと連携して使えるものまで様々です。しかし、オンラインストレージには「格納したファイルを探し出すのに時間がかかる」「ファイルの更新に手間がかかる」というデメリットもあります。
そのため、法人向けには「検索性に優れていて、更新も簡単にできるツール」を利用しましょう。さらに、多機能なツールだと現場に浸透しない恐れもあるので、メンバーが迷わず使えるシンプルなツールを選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきオンラインストレージは、非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなくファイルも保存でき、ファイル添付には手間がかかりません。また、添付したファイルは即座にメンバーに共有されるうえ、ファイル内検索も利用可能なので、ファイルをいつでも使いやすい形で共有・管理可能です。
オンラインストレージよりも情報共有が簡単なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【中小企業向け】法人利用におすすめのオンラインストレージランキングTOP5
以下では、中小企業向けにおすすめのオンラインストレージTOP5をご紹介します。中小企業がオンラインストレージを選ぶうえで重視すべき「使いやすさ」を軸に評価し、使いやすい順にランキング形式でまとめています。
第1位｜情報へ安全にアクセスできるストレージ「Google ドライブ」
＜Google ドライブの特徴＞
- マルチデバイスに対応
- ほかのサービスと連携
スマホやタブレットからも利用できるため、移動中でも簡単にファイルを見られます。ただし、「パソコンよりも見づらいし、使いづらい」と感じる場合もあります。
Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートなど、他のGoogleサービスと連携しているのが便利なポイントです。
＜Google ドライブの機能・使用感＞
- 他のGoogleサービスと相性が良い
- データの共有に便利
- 情報の更新が分かりづらい
左上の「新規」をクリックするだけで、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などのアプリをすぐに利用できます。また、作成したファイルはそのままGoogleドライブに保存されるため、保存するのを忘れる心配がありません。
フォルダ分けしたデータをそのまま共有できるだけでなく、アクセス権限を細かく設定すれば、安心してデータをやり取りできます。
Google driveでは、新しいファイルが共有されたりコメントされたりした場合、通知を設定できます。しかし、情報の更新に関する通知は設定できないので、すぐに気づけない点は使いづらいです。
＜Google ドライブの注意点＞
- ファイルを探すのが面倒
- 検索機能が使いづらい
- データが壊れることがある
ファイルを種類や目的別に階層構造で管理するので、ファイルが増えるほど複雑になる点に注意です。
実際に使用するユーザーからは、「少しファイル検索しにくいこともあるので、より探しているファイルが見つけやすくなると嬉しいなと思います」といった声が挙げられています。（引用：ITreview）
実際に使用するユーザーからは、「ドライブに保存してローカルに戻したPPTXが一部データが壊れることがある。開き方によっては問題ないが、急いでいるときに誤ってしまうこともある」といった声が挙げられています。（引用：ITreview）
＜Google ドライブの料金体系＞
Google ドライブは個人向けプランは無料で使えますが、Google Workspaceに契約すると他ツールも利用できます。
- 個人向けプラン：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：4,760円/ユーザー/月（月払い）
第2位｜作業をスムーズに進められるオンラインストレージ「Dropbox」
＜Dropboxの特徴＞
- 更新状況を把握できる
- Dropboxのアカウントがなくても使える
ファイルの変更や更新はすぐに全員のデバイスへ反映され、また、「いつ、だれが更新したか」も確認できます。
Dropboxのアカウントを持っていない人でも、Dropboxのアドレスを伝えるだけでデータをダウンロードすることができます。そのため、クライアントや外注先に面倒な会員登録をしてもらう必要がありません。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- アクセス権限を設定できる
- 署名機能が使える
特定のサブフォルダだけを共有できる機能など、柔軟にアクセス権限を設定できるので、情報漏えいや改ざんのリスクを軽減できます。
Dropboxに保存されたドキュメントには、自身の署名を追加することが可能です。そのため、複数人の署名が必要となる稟議書の共有にも役立ちます。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランの容量が少ない
- 情報漏えいしたことがある
ユーザーの口コミでは「無料プランのストレージ容量は、文書ファイル等が中心であれば十分ですが、画像ファイルや動画ファイルの共有をしようとすると物足りなく感じるかもしれません」という声があります。（引用：ITreview）
実際に使用するユーザーからは「一番心配なのは漏えいです。ニュースにもなったのでセキュリティをしっかりしてほしいと思います」という声があります。（参考：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：無料
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
第3位｜Microsoftが提供するオンラインストレージ「OneDrive」
＜OneDriveの特徴＞
- 共同作業が可能
- ファイルを簡単に回復できる
チーム内でファイルを共有すると、リアルタイムな共同作業ができます。
誤って削除してしまった場合や、ウイルスによる攻撃を受けた場合でも簡単に回復できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- 容量の大きいデータでも共有が可能
- オフライン環境でも自動で同期される
クラウド上でファイルを管理するので、URLの送付でデータを共有できます。そのため、容量の大きいデータをメールで送り、処理が重くなる心配がありません。
オフラインで編集しても、編集内容は次回接続したときに自動的に同期されます。
＜OneDriveの注意点＞
- アクセス権の設定が難しい
- 同期が不安定
- ファイルの格納に時間がかかる
アクセス権を段階的に付与できますが、多機能ゆえに「設定が難しい」「誰がどの権限を持っているのか分かりづらい」と感じる恐れがあります。
ユーザーの口コミのなかには「同期のタイミングに若干ラグがあったり、ファイルが先祖還りしているような現象も時折観られる」といった声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミのなかには「ファイルの容量によりますが、格納まで時間がかかる点が改善点です」といった声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
以下は、一般法人向けのOneDriveの料金体系です。
- Microsoft 365 （家庭向け）：無料
- OneDrive for Business(Plan1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
第4位｜容量無制限のオンラインストレージ「Box」
＜Boxの特徴＞
- ワークフローを作成できる
- 高度なセキュリティ機能
「Box Relay」を利用すれば、ワークフローの作成から進捗確認までがスムーズです。
情報漏えいや不正アクセスを防ぐために「Box Shield」や「Box KeySafe」など、さまざまなセキュリティ機能が搭載されています。
＜Boxの機能・使用感＞
- エクスプローラーでファイル操作ができる
- 単体だと機能が乏しい
エクスプローラーと連携すれば、デスクトップ上のファイルと同じようにデータを扱うことができ、利便性が高いツールとなっています。
ファイル管理に特化したオンラインストレージなので、外部のサービスと連携したり、併用したりする必要があります。そのため、職場のデジタル化が進んでいくにつれ、使い勝手が悪いと感じる恐れがあります。
＜Boxの注意点＞
- 操作性が悪い
- 設定できるロールが少ない
ユーザーの口コミでは「スマホアプリの操作性に関して、ファイルの移動や整理、複数ファイルの一括操作が直感的でなく、慣れるまで時間がかかるユーザーが多い印象です」といった声が寄せられています。（参考：ITreview）
ユーザーの口コミでは「フォルダの管理者以外にも、外部コラボレーターを招待管理できるような使用できるロールがあると運用ももう少ししやすいのかなと思います」といった声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Boxの料金体系＞
以下は、Businessプランの料金一覧です。
- Business：2,084円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,473円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：4,864円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い）
第5位｜セキュリティ対策が万全なオンラインストレージ「MEGA」
MEGAの特徴
- 高度なセキュリティ
- マルチデバイスに対応
エンドツーエンド暗号化に対応しているため、アップロードや共有中のファイルも第三者のアクセスから保護されます。
パソコン、スマホ、タブレットなど、幅広いデバイスから安全にアクセス可能です。どの環境でもファイルの閲覧や編集が簡可能で、複数端末の同期もスムーズです。
MEGAの機能・使用感
- ファイル共有や共同作業が簡単
- 安定した動作と速度
共有リンクの発行や、フォルダ・ファイルごとの管理・招待ができます。共有時にはパスワードや有効期限の設定も可能です。
アップロードやダウンロードの安定性も高く、重いデータの転送も快適にできます。
MEGAの注意点
- ログインしないとアカウントが削除される
- 保存がうまくいかない場合がある
3ヶ月以上ログインしないとアカウントと保存データが削除される場合があります。
利用しているユーザーからは「上書き保存したとき、保存前のデータがバックアップされているからなのか、保存前と上書き分の両方の容量が加算されている時があります」という声があります。（参考：ITreview）
MEGAの料金体系
- 無料プラン：0円/ユーザー/月（月払い）
- Pro I：1,879円/ユーザー/月（月払い）
- Pro II：3,760円/ユーザー/月（月払い）
- Pro III：5,642円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,822円/ユーザー/月（月払い）
※為替によって価格は変動します。
＜比較表＞中小企業向けのおすすめオンラインストレージ5選
以下は今回紹介した、おすすめのクラウドサービス「Stock」と、中小企業向けのオンラインストレージ5選の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Google ドライブ | Dropbox | OneDrive | Box | MEGA | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳の方でも使えるクラウドサービス |
情報へ安全にアクセスできるオンラインストレージ |
作業をスムーズに進められるオンラインストレージ |
Microsoftが提供するオンラインストレージ |
場所やデバイスを選ばないオンラインストレージ |
セキュリティ対策が万全なオンラインストレージ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応か |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
ファイルを探すのが面倒 |
無料プランの容量が少ない |
アクセス権の設定が難しい |
操作性が悪い |
ログインしないとアカウントが削除されることがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,084円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,879円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google ドライブ」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
「MEGA」の詳細はこちら |
オンラインストレージは、単純にファイルを保管できるだけではなく、コメント機能やPC/スマホにも対応しているのが特徴です。ただし、よく使用されるExcelのようなデータは、スマホからでは見づらいので注意しなければなりません。
そこで、たとえばファイルの保管はもちろん、直接「ノート」に情報を書き込む使い方のできる「Stock」なら、PC/スマホの双方に適しているのでおすすめです。
【要注意】中小企業がオンラインストレージを導入するときの選び方5選
以下では、オンラインストレージを導入するときの選び方を5つ紹介します。「有名だから」という理由で導入してしまうと、トラブルを招きかねないので注意しましょう。
（1）使い勝手が良いか
1つ目のポイントとして、使い勝手が良いかを確認しましょう。
中小企業では、ツールの使い方を教育するときに、十分な人員を割けない場合が多いです。そのため、使い勝手がよく、簡単に使いこなせるツールでなければならないのです。
たとえば、「Stock」のようにシンプルで過不足のない機能を備えたツールであれば、直感的に操作できるため、導入レクチャーに時間・人員を割かずに済むのです。
（2）権限設定が簡単か
2つ目のポイントは、管理者の権限設定が簡単にできるかです。
ファイルの閲覧・編集権限の設定が簡単なオンラインストレージでなければ、権限を変更するたびに時間がかかり、業務が滞ってしまいます。とくに、ひとりの社員が複数業務を兼任することの多い中小企業では、他部署のファイルへアクセスする機会も多いです。
そのため、わずかな手順で権限設定できるオンラインストレージを導入しましょう。
（3）容量は十分か
3つ目のポイントとして、ストレージの容量が十分にあるものを選びましょう。
サービスによって使用できるストレージの容量や料金は異なります。そのため、無料で使用できるオンラインストレージであっても、すぐに容量が上限に達してしまうケースが多く、こまめに情報を整理したり、有料プランへ加入したりする必要性が出てくるのです。
そのため、オンラインストレージを選定するときは、料金ではなくストレージの容量を基準に選ぶのがおすすめです。また、ExcelやWordのようなファイルは、保存形式や写真・数式の量によって容量が増えがちなので注意しましょう。
（4）サポート体制はあるか
4つ目のポイントとして、サポート体制があると安心して導入できます。
サポート体制が充実していなければ、オンラインストレージの導入・運用を担当する社員の負担は大きくなります。中小企業でサポート体制の整っていないツールを導入すると、通常業務に加えてツールの不明点の対応が必要になるため、担当者の業務時間を圧迫することとなるのです。
そこで、「各社員が直接オンラインストレージの運営元に問い合わせられる」ツールを選ぶと、安心して運用できます。
（5）目的に合っているか
5つ目のポイントは、自社の目的に合ったオンラインストレージを選ぶことです。
一言に「オンラインストレージ」といっても、クラウド型やオンプレミス型などさまざまな種類があります。たとえば、社外との連携を強化したい場合は、オンプレミスではなくクラウドストレージの方が適しています。
また、中小企業がオンラインストレージを導入する場合、大規模企業向けのサービスは運用しづらい恐れがあります。まずは無料プランやトライアル期間を活用し、自社に合っているか試してみましょう。
【FAQ】クラウドストレージ導入時のよくある質問
ここでは、一般的なクラウドストレージ導入の場合によくある質問とその回答を紹介します。以下の内容を参考に、自社に合ったサービスを選びましょう。
質問1「クラウドストレージのセキュリティは安全ですか？」
クラウドストレージは、適切な設定や管理をすれば、安全に利用できます。
主要なクラウドストレージサービスでは、データの暗号化や二段階認証などのセキュリティ対策が施されており、不正アクセスのリスクを軽減できます。ただし、ビジネスで扱うデータには個人情報や機密情報が含まれることが多いため、慎重な管理が必要です。
そのため、セキュリティ基準の厳しいツールを選びましょう。たとえば、「Stock」のように、国際規格の「ISO27001」や「ISO27017」を取得しているサービスなら、より安心して利用できます。
質問2「オンプレミス型と比べて、クラウド型のメリットは何ですか？」
クラウド型は、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや外出先での業務がスムーズな点がメリットです。
また、初期投資が不要な場合も多く、コストを抑えつつ必要に応じて柔軟に容量を拡張できます。データの自動バックアップやセキュリティ対策が施されていれば、災害やシステム障害時のリスクを防げるのです。
さらに、複数人でのリアルタイム編集やファイル共有が容易なので、外出が多い・リモートで働くメンバーがいる企業におすすめです。
質問3「利用にあたり、どのような社内ルールが必要ですか？」
クラウドストレージを安全かつ効率的に活用するためには、以下のような社内ルールの策定が不可欠です。
- アクセス権限の管理
- ファイルの命名・保存ルール
- 外部共有の制限
部署や役職ごとに閲覧・編集権限を設定し、不必要な情報へのアクセスを制限します。細かい権限設定が可能なサービスを選びましょう。
フォルダ構成やファイル名の統一ルールを定めることで、全社員が必要なデータをすぐに見つけられるようになります。
機密情報の外部共有は承認制にするなど、データの流出を防ぐ対策を講じましょう。
上記のルールを徹底することで、情報漏えいを防ぎながら業務の利便性を高めることができます。社内全体で共通認識を持ち、定期的に見直しすることも重要です。
中小企業におけるオンラインストレージの活用事例
以下では、従業員数30～40名のコンサルティング会社におけるオンラインストレージの活用事例をご紹介します。株式会社シタシオンジャパンは、複数のプロジェクトを効率よく管理するために、オンラインストレージ「Stock」を活用しています。
同社はStock導入以前、50～100案件のプロジェクトを同時並行するなかで、情報の共有・管理に課題を感じていました。情報の残し方がWord・Excel・メモアプリなど属人化しており、メンバー間の共有に支障があったのです。
そこで、プロジェクトの概要や進捗、会議の記録などすべての情報を「Stock」に集約するように、メンバー間で統一しました。結果、社内情報の一元管理を成功させ、案件管理や情報共有がスムーズになったのです。
現在は、オンラインストレージの「Stock」を導入したことで、社内の情報へのアクセス性が高まり、大量のプロジェクトを効率的に管理できるようになりました。オンラインストレージを用いて業務を効率化した成功事例といえます。
中小企業向けのおすすめオンラインストレージ5選まとめ
ここまで、中小企業向けのおすすめオンラインストレージ5選を中心に紹介しました。
社内情報の管理には「ファイル」を使うのが一般的ですが、「どこに保存したのか分からない」「わざわざ開くのが面倒」と悩むビジネスマンが多いです。そのため、そもそもファイルではなく、「あらゆる情報をサクサクと管理できるノート型ツール」が最適です。
ただし、EvernoteやNotionのように、多機能で使いこなすのが難しいノート型ツールは避けましょう。ITに詳しくないメンバーが使いこなせないと困るので、「必要な機能に過不足がないシンプルなノート型ツール」が最適です。
結論、中小企業が選ぶべきなのは、テキストだけでなくファイルも保存できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員でも直感的に使える『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内情報の一元管理を成功させましょう。
