従業員がデジタルに疎かったり、小規模で人員が少ないような企業では、現在も業務上のデータを用紙やExcelを使って保管しているケースがあります。とくに、中小企業では、上記のような傾向にあると言えます。
しかし、昨今の中小企業では、少人数で効率よく作業を回すために「オンラインストレージ（クラウドサービス）」を導入する動きが強まっているのです。
とはいえ、「どのサービスが自社に適しているか分からず、導入が進まない」「そもそもオンラインストレージの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業向けのおすすめのオンラインストレージや活用事例を中心に紹介します。
- アナログな管理をやめて、オンラインストレージの導入を検討している
- おすすめのオンラインストレージと、選び方や導入事例を教えて欲しい
- ITに不慣れな社員でも簡単に使えるサービスを探している
という担当者の方は、自社に最適なオンラインストレージが見つかるだけでなく、ITに不慣れな現場でも、導入を成功させられる秘訣まで分かります。
目次
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上の保存場所に、社内情報を保存できるサービスです。
オンラインストレージは、インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用可能なので、外出先や移動中にも簡単に情報へアクセスできます。また、社内サーバーを設置する必要がないのも特徴です。
このように、オンラインストレージを導入してインターネット上でデータを管理すれば、大きなコストをかけずに情報共有・管理ができるのです。
【中小企業向け】おすすめのオンラインストレージランキング５選
以下では、中小企業向けにおすすめのオンラインストレージ5選を紹介します。
オンラインストレージには、ファイル管理に特化したものから、外部アプリと連携して機能を豊富に使えるものまでさまざまです。しかし、デジタルに不慣れな社員が多い中小企業の場合、ストレスなく使えるものでなければ、情報共有・管理は上手くいきません。
つまり、現場への浸透のしやすさはもちろん、継続して使えるツールであることが大前提なので。したがって、「必要な機能に過不足がない、シンプルなオンラインストレージ」を選定しましょう。
結論、自社が導入すべきオンラインストレージは、非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単に情報共有・管理ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなくファイルも保存でき、部署やチームごとに「フォルダ」で整理すれば、管理の負担も軽減します。また、”フォルダにアクセスできるメンバー”を制限すれば、勝手に編集されたり情報漏洩したりするリスクも減ります。
第1位｜非IT企業の65歳の方でも使えるクラウドサービス「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
第2位｜情報へ安全にアクセスできるストレージ「Google ドライブ」
＜Google ドライブの特徴＞
- マルチデバイスに対応
- ほかのサービスと連携
スマホやタブレットからも利用できるため、移動中でも簡単にファイルを見られます。ただし、「パソコンよりも見づらいし、使いづらい」と感じる場合もあります。
Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートなど、他のGoogleサービスと連携しているのが便利なポイントです。
＜Google ドライブの機能・使用感＞
- 他のGoogleサービスと相性が良い
- データの共有に便利
- 情報の更新が分かりづらい
左上の「新規」をクリックするだけで、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などのアプリをすぐに利用できます。また、作成したファイルはそのままGoogleドライブに保存されるため、保存するのを忘れる心配がありません。
フォルダ分けしたデータをそのまま共有できるだけでなく、アクセス権限を細かく設定すれば、安心してデータをやり取りできます。
Google driveでは、新しいファイルが共有されたりコメントされたりした場合、通知を設定できます。しかし、情報の更新に関する通知は設定できないので、すぐに気づけない点は使いづらいです。
＜Google ドライブの注意点＞
- ファイルを探すのが面倒
- 過去の情報を探しづらい
- 共有ドライブの使い方が分からない
ファイルを種類や目的別に階層構造で管理するので、ファイルが増えるほど複雑になる点に注意です。
実際に使用するユーザーからは、「過去に追加したファイルが探しづらい」といったデメリットが挙げられています。（引用：ITreview）
Google ドライブでは、個人用とチーム用でドライブを使い分けられます。しかし、ユーザーからは「最初のうちは、共有ドライブの使い方が分からなくて困りました」といった声があります。（参照：ITreview）
＜Google ドライブの料金体系＞
Google ドライブは個人向けプランは無料で使えますが、Google Workspaceに契約すると他ツールも利用できます。
- 個人向けプラン：￥0
- Business Starter：¥816/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：￥1,632/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：￥2,448/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
第3位｜作業をスムーズに進められるオンラインストレージ「Dropbox」
＜Dropboxの特徴＞
- 更新状況を把握できる
- Dropboxのアカウントがなくても使える
ファイルの変更や更新はすぐに全員のデバイスへ反映され、また、「いつ、だれが更新したか」も確認できます。
Dropboxのアカウントを持っていない人でも、Dropboxのアドレスを伝えるだけでデータをダウンロードすることができます。そのため、クライアントや外注先に面倒な会員登録をしてもらう必要がありません。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- アクセス権限を設定できる
- 署名機能が使える
特定のサブフォルダだけを共有できる機能など、柔軟にアクセス権限を設定できるので、情報漏えいや改ざんのリスクを軽減できます。
Dropboxに保存されたドキュメントには、自身の署名を追加することが可能です。そのため、複数人の署名が必要となる稟議書の共有にも役立ちます。
＜Dropboxの注意点＞
- 操作がスムーズにいかない
- アップロードに時間がかかる
ユーザーの口コミでは「フォルダの移動やファイルの検索がスムーズだとありがたい」というように、少々使い勝手に不満を感じる方もいるようです。（参照：ITreview）
実際に使用するユーザーからは「大きなファイルのアップロードに時間がかかりすぎる」「情報が更新されると来るはずの通知が、来ないことがある」という声があります。（参照：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：無料
- Plus：￥1,500/月（月払い）
- Essentials：￥2,700/月（月払い）
- Business：￥2,900/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：￥3,680/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
第4位｜Microsoftが提供するオンラインストレージ「OneDrive」
＜OneDriveの特徴＞
- 共同作業が可能
- ファイルを簡単に回復できる
チーム内でファイルを共有すると、リアルタイムな共同作業ができます。
誤って削除してしまった場合や、ウイルスによる攻撃を受けた場合でも簡単に回復できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- 容量の大きいデータでも共有が可能
クラウド上でファイルを管理するので、URLの送付でデータを共有できます。そのため、容量の大きいデータをメールで送り、処理が重くなる心配がありません。
＜OneDriveの注意点＞
- アクセス権の設定が難しい
- ファイルの同期が不安定
アクセス権を段階的に付与できますが、多機能ゆえに「設定が難しい」「誰がどの権限を持っているのか分かりづらい」と感じる人もいます。
ユーザーの口コミのなかには「一度に数万件ほどのファイルが有る場所を登録すると、同期失敗することが多い」といった声が寄せられています。そのため、既存データを同期するときは、慎重に進めましょう。（参照：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
以下は、一般法人向けのOneDriveの料金体系です。
- Microsoft 365 （家庭向け）：無料
- OneDrive for Business(Plan1)：￥749/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：￥899/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：￥1,874/ユーザー/月
第5位｜場所やデバイスを選ばないオンラインストレージ「Box」
＜Boxの特徴＞
- ワークフローを作成できる
- 高度なセキュリティ機能
「Box Relay」を利用すれば、ワークフローの作成から進捗確認までがスムーズです。
情報漏洩や不正アクセスを防ぐために「Box Shield」や「Box KeySafe」など、さまざまなセキュリティ機能が搭載されています。
＜Boxの機能・使用感＞
- エクスプローラーでファイル操作ができる。
- 単体だと機能が乏しい
エクスプローラーと連携すれば、デスクトップ上のファイルと同じようにデータを扱うことができ、利便性が高いツールとなっています。
ファイル管理に特化したオンラインストレージなので、外部のサービスと連携したり、併用したりする必要があります。そのため、職場のデジタル化が進んでいくにつれ、使い勝手が悪いと感じる恐れがあります。
＜Boxの注意点＞
- 更新されるタイミングが遅い
- １人しかメンションできない
ユーザーの口コミでは「ファイルが更新されるタイミングが遅い場合がある」「複数の人が使用する場合、更新タイミングがずれる」といった声が寄せられています。（参照：ITreview）
ユーザーの口コミでは「ファイル単位のコメントで１人しかメンションできないため、同時に複数人に送れない」といった声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜Boxの料金体系＞
以下は、Businessプランの料金一覧です。
- Business：￥2,084/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：￥3,473/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：￥4,864/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
＜比較表＞中小企業向けのおすすめオンラインストレージ5選
以下は今回紹介した、中小企業向けのオンラインストレージ5選の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Google ドライブ | Dropbox | OneDrive | Box | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳の方でも使えるクラウドサービス |
情報へ安全にアクセスできるオンラインストレージ |
作業をスムーズに進められるオンラインストレージ |
Microsoftが提供するオンラインストレージ |
場所やデバイスを選ばないオンラインストレージ |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| マルチデバイス対応か |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
情報の記録・共有がメイン機能になっている |
過去の情報を探しづらい |
アップロードに時間がかかる |
アクセス権の設定が難しい |
単体だと機能が乏しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料
・有料プランは680円～ |
・無料
・有料プランは1,500円～ |
・無料
・有料プランは749円～ |
・無料
・有料プランは2,084円～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google ドライブ」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「OneDrive)」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
これらのオンラインストレージは、単純にファイルを保管できるだけではなく、コメント機能やPC/スマホにも対応しているのが特徴です。ただし、よく使用されるExcelのようなデータは、スマホからでは見づらいので注意しなければなりません。
たとえば、ファイルの保管はもちろん、直接「ノート」に情報を書き込む使い方のできる「Stock」なら、PC/スマホの双方に適しているのでおすすめです。
【要注意】オンラインストレージを導入するときポイント5つ
以下では、オンラインストレージを導入するときに押さえておきべき5つのポイントを紹介します。「有名だから」という理由で導入してしまうと、トラブルを招きかねないので注意しましょう。
（1）使い勝手が良いか
1つ目のポイントとして、使い勝手が良いかを確認しましょう。
オンラインストレージは全社員が使うことが想定されるため、誰にとっても「使い勝手の良いもの」でなければなりません。しかし、多機能なサービスは便利である一方で機能を持て余したり、反対に機能が乏しければ、業務が滞ったりする恐れがあるのです。
万が一、オンラインストレージの導入に不安のある方は、無料プランや無料トライアルを試したうえで、導入するのがおすすめです。
（2）権限設定が簡単か
2つ目のポイントは、管理者の権限設定が簡単にできるかです。
オンラインストレージのなかには、社内のあらゆる情報が集約されます。しかし、誰でも簡単に情報にアクセスできてしまうと、情報の改ざんや情報漏えいなどのリスクが高くなってしまうのです。
そのため、安全にデータを管理していくためには、情報へのアクセス権限や編集権限を設定できるオンラインストレージでなければならないのです。
（3）容量は十分か
3つ目のポイントとして、ストレージの容量が充分にあるものを選びましょう。
オンラインストレージによって、使用できるストレージの容量や料金は異なります。仮に、無料で使用できるオンラインストレージは、すぐに容量が満タンになってしまうため、こまめに情報を整理したり、有料プランへの課金が必要となってしまうのです。
そのため、オンラインストレージを選定するときは、料金ではなくストレージの容量を基準に選ぶのがおすすめです。また、ExcelやWordのようなファイルは、ストレージの容量をとる傾向にあるので注意しましょう。
（4）サポート体制はあるか
4つ目のポイントとして、サポート体制があると安心して導入できます。
情報の管理に紙やExcelを使用していた企業のなかに、新しい方法を取り入れる場合「何から始めていいのか分からない」と導入が進まないケースも少なくありません。一方、サービスを提供する企業側のサポート体制が整っていれば、導入時の負担を軽減できます。
たとえば、情報の管理・共有に特化した「Stock」なら「どのようなサービスか」や「どの運用方法が適しているか」などの電話サポートがあります。さらに、お問合せにも遅くとも1営業日以内に返信できる体制が整っているので、中小企業の方におすすめです。
法人向けオンラインストレージに必要な3つの機能
以下では、中小企業のオンラインストレージに必要な機能を紹介します。スムーズな情報管理・共有には、以下の機能が搭載されているかを確認しましょう。
（1）ファイル共有
まずは、保管しているファイルを簡単に共有できる機能が必要です。
残した情報をオンラインストレージに保管しておき、社内のメンバーへすぐに共有できれば、スピード感をもって業務を進められます。
また、共有だけでなく「ファイルの共同編集が可能か」も確認しましょう。ファイル共有とリアルタイムな共同編集ができるオンラインストレージを導入すれば、複数人での作業もスムーズです。
中小企業は少数精鋭で1人あたりの業務の幅が広いのが特徴です。したがって、他部署の情報へ簡単にアクセスしたり、部署を横断した情報共有をしたりするために、ファイルの簡単な共有・共同編集ができるオンラインストレージを選択しましょう。
（2）セキュリティ
社内の情報を一元管理するため、セキュリティ機能も必須です。
具体的なセキュリティ機能としては、ログイン時の二段階認証機能や情報の暗号化、信頼性の高いデータセンターの利用などが挙げられます。また、厳格なセキュリティ資格を取得していることも指標の1つです。
以上のようなセキュリティ機能が搭載されていれば、情報漏洩や不正アクセスのリスクを減らせます。
（3）検索機能
ファイルを探し出すための検索機能があると、作業が捗ります。
仮に、十分な検索機能が搭載されていなかった場合、アクセスしたい情報へたどり着くために、何度もファイルを開いて探す手間がかかります。ファイル名を設定しても、詳細はファイルを開くまで分からないのです。
したがって、必要な情報へすぐにアクセスできる検索機能があるオンラインストレージを導入する必要があります。たとえば、「キーワード」や「タグ」でノートを瞬時に検索できる「Stock」であれば、ファイルを開いて探す手間を解消します。
中小企業におけるオンラインストレージの活用事例
以下では、従業員数30～40名のコンサルティング会社におけるオンラインストレージの活用事例をご紹介します。株式会社シタシオンジャパンは、複数のプロジェクトを効率よく管理するために、オンラインストレージ「Stock」を活用しています。
同社はStock導入以前、50～100案件のプロジェクトを同時並行するなかで、情報の共有・管理に課題を感じていました。情報の残し方がWord・Excel・メモアプリなど属人化しており、メンバー間の共有に支障があったのです。
そこで、プロジェクトの概要や進捗、会議の記録などすべての情報を「Stock」に集約するように、メンバー間で統一しました。結果、社内情報の一元管理を成功させ、案件管理や情報共有がスムーズになったのです。
現在は、オンラインストレージの「Stock」を導入したことで、社内の情報へのアクセス性が高まり、大量のプロジェクトを効率的に管理できるようになりました。オンラインストレージを用いて業務を効率化した成功事例といえます。
中小企業向けのおすすめオンラインストレージ5選まとめ
ここまで、中小企業向けのおすすめオンラインストレージ5選を中心に紹介しました。
社内情報の管理には「ファイル」を使うのが一般的ですが、「どこに保存したのか分からない」「わざわざ開くのが面倒」と悩むビジネスマンが多いです。そのため、そもそもファイルではなく、「あらゆる情報をサクサクと管理できるノート型ツール」が最適です。
ただし、EvernoteやNotionのように、多機能で使いこなすのが難しいノート型ツールは避けましょう。ITに詳しくないメンバーが使いこなせないと困るので、「必要な機能に過不足がないシンプルなノート型ツール」が最適です。
結論、中小企業が選ぶべきなのは、テキストだけでなくファイルも保存できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員でも直感的に使える『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内情報の一元管理を成功させましょう。
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