請求書は、取引先に納品した商品の対価を振り込んでもらうために必要な書類です。そのため、請求書に不備があると、取引先とのトラブルに発展してしまう恐れがあります。
とはいえ、「請求書をどのように書けば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 請求書を簡単に作成するためにテンプレートを活用したい
- ExcelやWordにおける請求書の作り方や項目を押さえたい
- 作成した請求書が社内で活用されるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、請求書の作り方が分かり、請求書の不備によるトラブルを防げます。
目次
請求書とは
請求書とは、受注側の企業が取引先に、納品した商品の対価を請求するための書類です。ここでは、請求書を作成する目的や必須項目を解説します。
請求書を作成する目的
請求書を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。
- 取引先とのトラブルの回避
- 経理業務にかかる手間の軽減
口頭だけの契約では、契約内容の認識が異なり、後からトラブルが生じてしまう恐れがあります。金額や契約内容が記載されている請求書を発行することによって、商品の量や金額などに対する互いの認識の齟齬をなくせます。
請求書を作成することによって、自社のお金の流れを把握しやすくなります。支払い漏れや入金の確認をする煩雑さをなくし、経理業務にかかる負担を軽減できます。
このように、請求書を作成することで、金額や契約内容を証明できます。また、金額や商品が適切か一目で把握可能なため、トラブルを防止してスムーズな取引を実現するのです。
請求書の書き方とは？必須項目を解説
請求書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ請求内容を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
必須項目は主に以下の8つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
- 請求書番号
- 取引年月日
- 請求書作成者の氏名または名称
- 請求書の交付を受ける事業者の氏名または名称
- 支払期限
- 振込先
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
取引先に商品を納品した年月日。請求書を作成した日付ではないことに注意が必要です。
受注側の企業名・住所・電話番号も記載することで、トラブルがあった際に迅速な対応が可能となります。
取引先の企業名または個人名。
取引先に振り込んで欲しい期限。想定している期限が、ゴールデンウィークや年末年始など金融機関が休みの日を事前に調べて、記載しましょう。
取引先に請求金額を振り込んで欲しい口座情報。また、トラブルを防ぐために振込手数料についても記載します。
取引する商品の品名・品番、サービス内容。誤解を避けるため、製品カタログや公式リストと一致させ、略語を使わないことがポイントです。
納品した商品の対価として受け取る額を税込価格で記載します。税率が異なる取引がある場合は、税率ごとに分けて記載しましょう。
「取引年月日」「請求書作成者の情報」「取引先の情報」「取引内容」「税率ごとの税込価格」の5つの項目は、消費税の仕入税額控除を受けるために、必須の項目となっています。
以上のように、請求書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。
【無料】請求書作成に便利な登録不要テンプレート5選
以下では、請求書の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、請求書を作成する手間を大幅に短縮できるので、業務効率を向上させたい方は必見です。
＜Excel＞インボイス制度に対応したシンプルな請求書
こちらは、ビジネステンプレートによる、インボイス制度に対応したシンプルな請求書です。
「日付や宛名」「取引内容」といったインボイス制度（適格請求書）に必要な項目が記載されているため、消費税控除が受けられます。また、レイアウトを変更でき、汎用性の高い点が特徴です。
＜Excel＞使い方を参考にして作成できる請求書
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、使い方を参考にして作成できる請求書です。
使い方が書かれているため、マニュアル無しでも簡単に請求書を作成できるようになります。また、単価と数量を入力すれば、合計金額が自動出力されるので、人為的な計算ミスを防げます。
＜Excel＞納品書を兼ね備えた請求書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、納品書を兼ね備えた請求書です。
納品の証明と同時に、請求ができる点が特徴です。そのため、納品後の書類の手続きをスムーズにするメリットがあります。
＜Word＞金銭トラブルを未然に防ぐ再請求書
こちらは、MicrosoftのCreateによる、金銭トラブルを未然に防ぐ再請求書です。
シンプルな文面で汎用性の高い点が特徴です。支払期日に振り込みが確認できていない場合に活用することで、金銭トラブルを未然に防ぎましょう。
＜Word＞契約内容を漏れなく共有できる請求書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、契約内容を漏れなく共有できる請求書です。
「販売員」や「出荷方法」「送料と手数料」など、契約内容を漏れなく共有できます。そのため、取引先との認識の齟齬を無くすのに役立ちます。
ExcelやWordで請求書を作成するデメリット
ExcelやWordは、すでに社内に導入されていることも多く、使い方の説明コストや費用をかけずに請求書を作成できます。一方で、以下のようなデメリットもあるので、注意が必要です。
- 共有の手間
- 管理の煩雑さ
ExcelやWordで作成した請求書は、メールやチャットツールを使って、共有しなくてはなりません。
ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられない恐れがあります。
このように、ExcelやWordは、作成後の「共有」「管理」に手間がかかる点に注意しましょう。
Excel・Wordのデメリットを解消できる請求書作成ツール
以下では、Excel・Wordのデメリットを解消できる請求書作成ツールを紹介します。
請求書は、テンプレートを使えば一から作成せずに済むので、作業を効率化できます。しかし、ExcelやWordを使って請求書を作成すると、ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられません。
とくに、請求書は過去の取引情報が記載されているため、社内の情報資産として適切に管理する必要があります。そのため、ExcelやWordで作成した請求書のファイルはナレッジ管理ツールに蓄積し、いつでも振り返れるようにしましょう。
結論、自社で請求書を管理するなら、ExcelやWordのファイルを直接添付できて、AIによる自然言語検索で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、ExcelやWordファイルを添付して、契約の経緯や背景を記載できます。また、超高精度の「キーワード検索」や生成AIによる口語での「自然言語検索」で添付ファイル内まで検索可能なので、必要な情報へ確実にたどり着けます。
作成した請求書に即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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分かりやすい請求書のテンプレートと書き方まとめ
これまで、請求書の書き方やテンプレートを中心に解説してきました。
支払いに関するトラブルを回避するため、過不足なく情報を記入した分かりやすい請求書を作成することが大切です。ただし、ExcelやWordで作成した請求書は、個人のPCやファイル共有ツールに散在し、管理が煩雑になりやすいです。
そこで、あらゆる請求書を一元管理することで、支払い漏れや、入金の確認に役立ちます。したがって、請求書の管理には、「蓄積したナレッジを一元管理して、超高精度検索が可能なITツール」の利用が最適です。
結論、請求書管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、「添付ファイル内検索」で情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、請求書を管理しやすい体制をつくりましょう。
