請求書は、取引先に納品した商品の対価を振り込んでもらうために必要な書類です。そのため、請求書に不備があると、取引先とのトラブルに発展してしまう恐れがあります。
とはいえ、「請求書の書き方や管理方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 請求書を簡単に作成するためにテンプレートを活用したい
- ExcelやWordにおける請求書の作り方や項目を押さえたい
- 作成した請求書が社内で活用されるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、請求書の作り方が分かり、請求書の不備によるトラブルを防げます。
目次
請求書とは
請求書とは、受注側の企業が取引先に、納品した商品の対価を請求するための書類です。ここでは、請求書を作成する目的や必須項目を解説します。
請求書を作成する目的
請求書を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。
- 取引先とのトラブルの回避
- 経理業務にかかる手間の軽減
口頭だけの契約では、契約内容の認識が異なり、後からトラブルが生じる恐れがあります。金額や契約内容が記載されている請求書を発行することによって、商品の量や金額などに対する互いの認識齟齬をなくせます。
請求書を作成することによって、自社のお金の流れを把握しやすくなります。支払い漏れや入金確認の煩雑さをなくし、経理業務にかかる負担を軽減できます。
このように、請求書を作成することで、契約内容を証明できます。また、金額や商品が適切か一目で把握可能なため、トラブルを防止してスムーズな取引を実現するのです。
請求書の書き方とは？必須項目を解説
請求書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ請求内容を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
必須項目は主に以下の8つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
- 請求書番号
- 取引年月日
- 請求書作成者の氏名または名称
- 請求書の交付を受ける事業者の氏名または名称
- 支払期限
- 振込先
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
取引先に商品を納品した年月日。請求書を作成した日付ではないことに注意が必要です。
受注側の企業名・住所・電話番号も記載することで、トラブルがあった際に迅速な対応が可能となります。
取引先の企業名または個人名。
取引先に振り込んで欲しい期限。ゴールデンウィークや年末年始など金融機関が休みの日を事前に調べたうえで、適切な期限を記載しましょう。
請求金額を振り込む口座の情報。トラブルを防ぐために振込手数料についても記載します。
取引する商品の品名・品番、サービス内容。誤解を避けるため、製品カタログや公式リストと一致させ、略語を使わないことがポイントです。
納品した商品の対価として受け取る額を税込価格で記載します。税率が異なる取引がある場合は、税率ごとに分けて記載しましょう。
「取引年月日」「請求書作成者の情報」「取引先の情報」「取引内容」「税率ごとの税込価格」の5つの項目は、消費税の仕入税額控除を受けるために、必須の項目となっています。
以上のように、請求書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。
【無料】請求書作成に便利な登録不要テンプレート5選
以下では、請求書の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、請求書を作成する手間を大幅に短縮できるので、業務効率を向上させたい方は必見です。
＜Excel＞インボイス制度に対応したシンプルな請求書のテンプレート
こちらは、ビジネステンプレートによる、インボイス制度に対応したシンプルな請求書のテンプレートです。
「日付や宛名」「取引内容」といったインボイス制度（適格請求書）に必要な項目が記載されているため、消費税控除が受けられます。また、レイアウトを変更でき、汎用性の高い点が特徴です。
＜Excel＞使い方を参考にして作成できる請求書のフォーマット
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、使い方を参考にして作成できる請求書のフォーマットです。
使い方が書かれているため、マニュアル無しでも簡単に請求書を作成できるようになります。また、単価と数量を入力すれば、合計金額が自動出力されるので、人為的な計算ミスを防げます。
＜Excel＞納品書を兼ね備えた請求書の雛形
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、納品書を兼ね備えた請求書の雛形です。
納品の証明と同時に、請求ができる点が特徴です。そのため、納品後の書類の手続きをスムーズにするメリットがあります。
＜Word＞金銭トラブルを未然に防ぐ再請求書のテンプレート
こちらは、MicrosoftのCreateによる、金銭トラブルを未然に防ぐ再請求書のテンプレートです。
シンプルな文面で汎用性の高い点が特徴です。支払期日に振り込みが確認できていない場合に活用することで、金銭トラブルを未然に防ぎましょう。
＜Word＞契約内容を漏れなく共有できる請求書のフォーマット
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、契約内容を漏れなく共有できる請求書のフォーマットです。
「販売員」や「出荷方法」「送料と手数料」など、契約内容を漏れなく共有できます。そのため、取引先との認識の齟齬を無くすのに役立ちます。
ExcelやWordで請求書を作成するデメリット
ExcelやWordは、すでに社内に導入されていることも多く、使い方の説明コストや費用をかけずに請求書を作成できます。一方で、「共有の手間」や「管理の煩雑さ」においてデメリットもあるので、注意が必要です。
- 共有の手間
- 管理の煩雑さ
ExcelやWordで作成した請求書は、メールやチャットツールを使って、共有しなくてはなりません。また、ファイルを更新した際にも、都度送信する手間がかかります。
ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、管理が煩雑になります。アクセス性が悪く、欲しい情報をすぐに見つけ出せない恐れがあります。
このように、ExcelやWordは、作成後の「共有」「管理」に手間がかかる点に注意しましょう。
Excel・Wordのデメリットを解消できる請求書作成ツール
以下では、Excel・Wordのデメリットを解消できる請求書作成ツールを紹介します。
請求書は、テンプレートを使えば一から作成せずに済むので、作業を効率化できます。しかし、ExcelやWordを使って請求書を作成すると、ファイル管理が煩雑になったり、更新の度にメールで送信しなければならなかったりします。
とくに、請求書は過去の取引情報が記載されているため、社内の情報資産として適切に管理する必要があります。そのため、ExcelやWordで作成した請求書のファイルは情報管理ツールに蓄積し、いつでも振り返れるようにしましょう。
結論、請求書の管理にはExcelやWordのファイルを直接添付して、簡単に管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、ExcelやWordファイルを添付つつ、契約の経緯や背景をテキストで記載できます。また、ノートに紐づく「タスク」があるので、請求書に関するタスク管理まで一か所で完結します。
請求書を簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
請求書発行時の注意点
請求書を発行する際には、「取引先との認識のすり合わせ」「記載ミス」「控えの保管」の3点に注意しましょう。
- 取引先と認識をすり合わせる
- 記載ミスに気を付ける
- 控えを保管しておく
取引内容を顧客とすり合わせたうえで発行し、トラブルを防ぎましょう。
金銭に関わる重要な情報のため、記載内容にミスがないか必ず確認が必要です。
発行した請求書は一定期間保存しなければならないため、紛失の内容に適切に保管しましょう。
以上の3点に気を付けて、ミスや取引先とのトラブルを未然に防ぐことが大切です。
分かりやすい請求書のテンプレートと書き方まとめ
これまで、請求書の書き方やテンプレートを中心に解説してきました。
請求書を作成することで、支払いに関するトラブルを回避したり、経理業務の手間を削減したりできます。ただし、ExcelやWordで作成した請求書は、個人のPCやファイル共有ツールに散在し、管理が煩雑になるうえ、共有に手間がかかります。
そこで、あらゆる請求書をまとめて管理・共有することで、手間を解消しながら効率的に運用できます。したがって、請求書の管理には、「簡単に請求書を管理・共有できるITツール」の利用が最適です。
結論、請求書管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を管理し、リアルタイムで簡単情報共有できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、請求書を管理しやすい体制をつくりましょう。
