パワーポイントは、デザインの柔軟性や汎用性の高さから、多くの企業で資料作成に利用されています。デザインを工夫して視覚的にわかりやすくすることで、内容をより効果的に伝えることが可能です。
しかし、「パワーポイントで資料がうまく作れず悩んでいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。
- パワーポイントにおける資料作成のコツが知りたい
- 見やすいパワーポイントの作成例を確認したい
- 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツがわかるだけでなく、作成した資料を効果的に管理できるようになります。
目次
パワーポイントでできることとは
そもそもパワーポイント（PowerPoint）とは、Microsoft社が提供するプレゼンテーションソフトのことです。
テキストやグラフ、写真などを活用して視覚的にわかりやすいプレゼンテーション資料を作成できます。さらに、モニターなどに資料を投影することも可能なため、資料作成から発表までをトータルでサポートしてくれる点が特徴です。
また、類似したソフトにWordやExcelがありますが、Wordはビジネス文書などの文章作成に適した「文書作成ソフト」で、Excelはデータ集計や計算に適した「表計算ソフト」です。そのため、各ソフトの特性を理解した上で目的に応じた使い分けをしましょう。
パワポ作成時に押さえるべきポイント
以下では、パワーポイントでの資料作成時に押さえるべきポイントを解説します。“パワポ資料を作成することになったが、何を意識すればよいかわからない”という方は、参考にしましょう。
- 伝えたいことを明確にする
- 事前に構成を考える
- 読み手に負担をかけない
目的が曖昧なまま作成すると、“結局何を伝えたいのかわからない”となりかねません。したがって、まずは「資料を通じて何を伝えたいのか」を明確にしましょう。
次に、どのような構成にするのかを考えます。資料作成前に必要な項目を挙げておくことで、伝えたいメッセージに沿ったわかりやすい資料を作成できるうえ、抜け漏れや内容の大幅な変更も防げます。
最後に重要なのは、「読み手に負担をかけない」ことです。情報量の多い資料は理解するのに時間がかかり、読み手の負担になってしまうため「情報を絞る」「図やグラフを活用する」といった工夫をしましょう。
以上3つのポイントを意識して、読み手に寄り添ったわかりやすいパワーポイント資料を作成しましょう。
【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ7選
以下では、パワーポイント資料のデザインのコツを7つ紹介します。より見やすい資料を作成したいという方は必見です。
（1）スライド1枚当たりの情報量を絞る
1つ目のコツは、スライド1枚当たりの情報量を絞ることです。
スライドに詰め込む情報が多すぎると、読み手の理解に時間がかかり重要な情報が埋もれてしまいます。そこで、情報量を適切に絞ることによって、各スライドで伝えたいメッセージが明確になり、読み手が内容を理解しやすくなるのです。
具体的には、「1スライドにつき1つの主題」を意識して作成しましょう。また、一文はできるだけ短く簡潔にまとめると、内容を理解しやすくなります。
（2）見やすいフォントを選ぶ
2つ目のコツは、見やすいフォントを選ぶことです。
フォントはプレゼンの印象に大きく影響するため、読みやすいフォントを選ぶことで読み手が内容をスムーズに理解できます。Windows標準では「メイリオ」「游ゴシック」、Mac標準では「ヒラギノ角ゴシック」など、文字の太さを選べるものがおすすめです。
また、フォントだけではなく文字のサイズも重要です。一般的には「18pt〜24pt以上」が見やすいとされているため、伝えたい内容の重要度に応じて設定しましょう。
（3）配色のルールを設ける
3つ目のコツは、配色のルールを設けることです。
配色は視覚的な印象を大きく左右するため、メッセージを効果的に伝えるのに役立ちます。ただし、色を多用すると重要な情報が分からなくなるため、基本となる配色を3色までに絞り、それを基にスライド全体で統一感を持たせることが重要です。
具体的には、背景となる「ベースカラー70％」、本文色である「メインカラー25%」特に目立たせたい箇所に使う「アクセントカラー5%」の比率で使い分けると、見やすい配色に仕上がります。
（4）スライドマスターを活用する
4つ目のコツは、スライドマスターを活用することです。
スライドマスターとは、スライド全体のレイアウトを設定できる機能です。スライドマスターを活用することで、全体のデザインや文字のフォント、色などを一括で管理でき、プレゼン資料全体のクオリティを向上させることができます。
また、1枚ずつ手動で調整する手間が省けるうえ、後から修正が必要になった場合も効率的に対応できるため、作業時間の短縮が可能になるのです。
（5）配置をそろえる
5つ目のコツは、配置をそろえることです。
スライド内のテキストや画像の配置が揃っていると視覚的に整った印象を与え、資料が見やすくなります。一方で、配置がバラバラだと読み手が情報を追いづらく、内容が適切に伝わらない可能性があるため注意が必要です。
具体的には、重要度の高い要素が目立つ配置にしたり、文章同士の間隔を均等に揃えたりすると効果的です。PowerPointの「配置」機能や「ガイド線」を活用すると、簡単に均一な配置ができるようになります。
（6）視線の動きに合わせて配置する
6つ目のコツは、視線の動きに合わせて配置することです。
資料を効果的に作成するためには、読み手が自然に視線を動かす方向を意識することが重要です。たとえば、視線がスライド上で「Z」の形を描くように動く「Zの法則」と、視線がスライド上で「F」の形を描く動「Fの法則」が役立ちます。
上図のように、それぞれの視線の動きに合わせて伝えたい情報を配置することで、読み手はスムーズに内容を把握しやすくなります。
（7）余白を多めに設定する
7つ目のコツは、あえて余白を設定することです。
余白が適切に確保されていると、視覚的に整理された印象を与え、情報をより把握しやすくなります。一方で、余白が少なく情報が詰め込まれていると、読み手の負担となり重要なメッセージが埋もれてしまう可能性があるのです。
また、余白は均等に設定することで、読み手の視線の動きを最小限に抑えることが可能です。具体的には、選択したオブジェクトを右クリックし、【配置とサイズ】から余白を調整できます。
【必見】パワーポイントの共有・管理に最適な方法
以下では、パワーポイントの共有・管理に最適な方法をご紹介します。
パワーポイントで作成した資料を活用するには、全社で共有し後からいつでも見返せるよう管理しておく必要があります。しかし、ファイルストレージに保管すると、どこに何のファイルを格納しているのか把握できず、必要な情報を探すのに時間がかかるのです。
そこで、「簡単に資料を共有でき、必要な情報へすぐにアクセスできるツール」を導入しましょう。とくに、高精度の検索機能が備わっていれば、膨大な資料の中からすぐに目的の情報を探し出せます。
結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に資料を共有でき、超高精度の検索機能で即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、「記事」にパワポ資料を添付するだけで共有できるほか、AIが資料の要約を記事化してくれます。また、添付ファイル内検索を含む「キーワード検索」や“上司に質問するように探せる”「自然言語検索」によって目的の資料がすぐに見つかるのです。
社内のパワポ資料に即アクセス可能なツール『ナレカン』
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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パワーポイントでの資料作成のコツまとめ
これまで、パワーポイントでの資料作成のコツや、資料の共有・管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
パワーポイントでの資料作成では、デザインを工夫して読み手に負担をかけないことが最も重要です。しかし、わかりやすい資料を作成しても、後からすぐに見返せる仕組みが整っていなければ、活用されないまま放置されてしまいます。
そこで、「作成した資料を適切に共有・管理し、必要な時にすぐにアクセスできるツール」を導入すべきです。とくに、添付ファイル内まで検索できるツールであれば、欲しい情報をすぐに探し出せます。
結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、AIを活用した検索機能で目的の情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に活用しましょう。
