社内情報を一元管理できるオンラインストレージを用いれば、書類を手作業でファイリングしたり印刷したりする手間を省けます。そのため、近年では多くの企業で導入されており、業務効率化に貢献しています。
とはいえ、オンラインストレージの種類は多岐に渡ることから「自社に最適なものを見つけるのが難しい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの法人向けオンラインストレージ5選や比較ポイントを中心にご紹介します。
- 社内情報を効率的に管理して、簡単に見つけ出せるようにしたい
- オンラインストレージを選ぶうえで重要なポイントを知りたい
- 数あるオンラインストレージから自社に最適なものを見つけたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたオンラインストレージが分かり、効率的な情報管理ができるようになります。
目次
法人向けオンラインストレージとは
以下では法人向けオンラインストレージの概要をご紹介します。個人向けとの違いや具体的な導入メリットを知りたい方は必見です。
個人向けオンラインストレージとの違い
法人向けと個人向けの違いは、保存容量の大きさとセキュリティの高さです。
法人向けは個人向けよりコストがかかるものの、より多くのストレージ容量と機能が備わっています。そのため、顧客情報や社外秘のデータなどを管理する場合は、法人向けのサービスが適しているのです。
また、ストレージ容量が大きいことから端末の動作も重くなりづらいため、より円滑に業務ができるのも法人向けオンラインストレージの強みです。
法人向けオンラインストレージのメリット
法人向けオンラインストレージのメリットは以下の3つです。
- ファイルを一元管理できる
- 低コストでセキュリティを強化できる
- 災害時のリスクヘッジになる
あらゆる社内情報が一か所に集約されるので、部署をまたいだデータ共有も円滑になります。
社内にサーバーを設置するオンプレミスに比べてシステムの運用・保守にコストがかかりません。また、強固なセキュリティを備えています。
国際水準のセキュリティを持つデータセンターで管理されているため、万が一災害が起きた際にもデータを紛失するリスクが抑えられます。
上記のように、法人向けオンラインストレージは多くの情報を安全・適切に管理できるツールと言えます。
おすすめの法人向けオンラインストレージ5選
ここでは、おすすめの法人向けオンラインストレージを5つご紹介します。
オンラインストレージはあらゆる社内情報を一元管理できますが、案件ごとの情報が混在してしまう仕様では探し出すのに時間がかかり不便です。
また、多機能なオンラインストレージは操作が複雑なものも多く、ITに詳しくなければ使いこなせない可能性もあるのです。したがって、オンラインストレージを選定するうえでは「必要な機能に過不足なくシンプルに使えるか」を判断しなければなりません。
結論、法人の情報管理には、情報を簡単に蓄積できる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」により話題の錯綜も防げる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に記載した情報は任意のメンバーへ即座に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で円滑なコミュニケーションがとれるほか、「フォルダ」で案件ごとに情報が整理される点がほかのオンラインストレージにはない強みです。
【Stock】チームの情報を最も簡単に管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Dropbox Business】細かな管理者設定ができるツール
Dropbox Businessの特徴
- 高いカスタマイズ性を持つ
- 適切なセキュリティ環境でファイルを共有できる
管理者が各ユーザーの動きをすべて監視でき、閲覧権限も細かくできます。
ファイルを共有する際は閲覧時のパスワードと有効期限を設定できるほか、ファイルの受信も通知によってすぐに分かります。
Dropbox Businessの注意点
- デフォルトの設定が複雑
- 多機能すぎて使いにくいケースもある
一人の社員がファイルを削除・移動すると、共有しているほかの社員がアクセスできません。そのため、デフォルトの設定は用途に応じて変更が必要です。
ITに慣れていないと使いにくい可能性があるため注意が必要です。
Dropbox Businessの料金体系（月間払い）
- Standard：¥1,800/ユーザー/月（小規模チーム向け/3ユーザー以上）
- Standard+DocSend：¥9,300/ユーザー/月（すべてのチーム向け/3ユーザー以上）
- Advanced：¥2,800/ユーザー/月（大規模チーム向け/3ユーザー以上）
【セキュアSAMBA】高いセキュリティ機能を持つツール
セキュアSAMBAの特徴
- 自動ログアウト機能がある
- サポートが充実している
webブラウザからログインして作業したあと、一定時間操作がないと自動的にログアウトされます。
申し込みから運用までのサポートがあるため、不明点はすぐに解決できます。
セキュアSAMBAの注意点
- 最低利用期間がある
- 多機能すぎて使いこなせない可能性がある
セキュアSAMBAの最低利用期間は12ヶ月～となっているため、数ヶ月だけの契約などはできません。
機能が多いため、ITに詳しくないと正しく使いこなせない可能性があります。
セキュアSAMBAの料金体系（月間払い）
- フリー：無料（3ユーザーまで/5GB）
- スモール：¥15,000/月（50ユーザーまで/100GB）
- スタンダード：¥25,000/月（ユーザー無制限/300GB）
- ビジネス：¥35,000/月（ユーザー無制限/500GB）
【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール
OneDrive for Businessの特徴
- Microsoft365と連携できる
- マルチデバイスに対応している
Microsoft365に入っている各種ツールと簡単に連携できます。また、ExcelやWordもストレージ内で編集できるため保存の手間も省けます。
スマートフォンの専用アプリもあるため、PC以外からでもデータを閲覧できます。
OneDrive for Businessの注意点
- 同期エラーが発生するケースがある
- ファイル形式以外は保存できない
ファイル名が長すぎたりファイル名に使用できない文字があったりすると、同期エラーが発生するケースがあります。
メモなどのテキスト情報を管理したい場合でも、すべてファイル形式で作成する必要があります。
OneDrive for Businessの料金体系（月間契約）
- OneDrive for Business (Plan 1)：¥540/ユーザー/月
- OneDrive for Business (Plan 2)：¥1,090/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：¥899/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：¥1,874/ユーザー/月
【Google Drive】Google製品と連携できるツール
Google Driveの特徴
- 必要に応じてセキュリティを強化できる
- Google製品と連携できる
2段階認証やセキュリティキーでの保護など、必要に応じてセキュリティ機能を追加できます。
GmailやGoogleカレンダーなど、Googleが提供している各ツールと連携できます。
Google Driveの注意点
- 情報漏えいのリスクがある
- 機能が多く使いこなすのが難しい場合がある
ファイルごとの共有設定が手軽できる反面、比較的簡単に組織外のアカウントまでデータが共有されるので、情報漏えいのリスクがあります。
ドキュメント作成やメール送信、カレンダー機能など多機能のため、場合によっては使いづらい恐れがあります。
Google Driveの料金体系（月額）
- Enterprise以外は14日間の無料試用ができます。
- Business Starter：¥680/ユーザー/月（1ユーザーあたり30GB）
- Business Standard：¥1,360/ユーザー/月（1ユーザーあたり2TB）
- Business Plus：¥2,040/ユーザー/月（1ユーザーあたり5TB）
- Enterprise：問い合わせ（必要に応じて追加可能）
法人向けオンラインストレージの比較表
おすすめのオンラインストレージ5選の比較表は以下の通りです。（左右にスクロール可能）
| Stock【一番おすすめ】 | Dropbox Business | セキュアSAMBA | OneDrive for Business | Google Drive | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール |
細かな管理者設定ができるツール |
高いセキュリティ機能を持つツール |
Microsoft製品と連携できるツール |
複数のGoogle製品と連携できるツール |
| プラン別料金（月額） |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜 |
・Standard：¥1,800/ユーザー/月
・Standard+DocSend：¥9,300/ユーザー/月
・Advanced：¥2,800/ユーザー/月 |
・フリー
・スモール：¥15,000/月
・スタンダード：¥25,000/月
・ビジネス：¥35,000/月 |
OneDrive for Business (Plan 1)：¥540ユーザー/月
OneDrive for Business (Plan 2)：¥1,090/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Basic：¥899/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard：¥1,874/ユーザー/月 |
・Business Starter：¥680/ユーザ/月
・Business Standard：¥1,360/ユーザ/月
・Business Plus：¥2,040/ユーザ/月
・Enterprise：要問い合わせ
※Google Workspaceの利用料金 |
| セキュリティ |
・アクセス制限
・二段階認証
・通信/情報の暗号化
・IPアドレス制限
・シングルサインオン
・ファイル添付禁止
・データのフルバックアップ |
・二段階認証
・アクセス制限
・デバイス紛失時のデータ削除
・ファイルのバックアップ |
・通信/ファイルの暗号化
・グローバルIPアドレス
・自動ログアウト
・端末認証
・パスワードポリシ− |
・二段階認証
・ファイルの暗号化機能
・ユーザー管理の監査レポート抽出
・データ損失防止（DLP) |
・二段階認証
・ファイルの非公開設定
・危険なアプリへのアクセスブロック
・セキュリティキー |
法人向けオンラインストレージの比較ポイント5選
ここでは、法人向けオンラインストレージの比較ポイントを5つ解説します。自社に最適なものを選定するためにも、以下の点を必ず把握しましょう。
（1）セキュリティを十分に確保できるか
法人利用では機密文書や顧客データなどを管理する場面が多いため、セキュリティを十分に確保できることが重要です。
インターネット上にデータを管理する場合には、外部からのウイルス攻撃によるデータ紛失・改ざんといったリスクがあります。したがって、情報の暗号化機能の有無をはじめサーバーの安全性は必ず確認すべきです。
また、同じツールでも契約プランによってセキュリティ機能が異なることが多いため、事前に確かめておくことも重要です。
（2）ストレージ容量を柔軟に増やせるか
次に、ストレージ容量を柔軟に増やせる点も大切です。
法人利用では顧客情報をはじめ膨大なデータを扱います。そのため、ストレージ容量が小さいとデバイスの動作が重くなり、業務が阻害される恐れがあるのです。
したがって、契約期間内に使用するストレージの大きさを想定したうえで、適切なプランを選択しましょう。
（3）デバイスやOSを問わず使えるか
デバイスやOS（デバイスを動かすために必要なシステム）を問わず使えることも重要な比較ポイントです。
オンラインストレージのなかには最新版のOSが必要だったり、特定のデバイスに対してはアプリが用意されていなかったりするものもあります。このようなツールであれば、わざわざ新たなデバイス・OSを購入しなければなりません。
したがって、PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応しているのはもちろん、MacやWindowsのようなOSを問わずに使えるものを選定しましょう。
（4）サポート体制は充実しているか
トラブルへ迅速に対処するには、サポート体制が充実している点も大切です。
とくに非IT企業であれば、ツールに詳しい担当者がおらず万が一のシステムトラブルに対応できない場合もあります。しかし、常に迅速なサポートを受けられるツールであれば、問題が起きても事態の悪化を防げるのです。
また、外資系のサービスであれば日本語でのサポートが受けられるかも確認しましょう。
（5）情報共有もできるか
情報共有もできるサービスであれば、より利便性が向上します。
オンラインストレージはファイル保存に特化したツールですが、保存した情報をチームで共有する機会も多いです。そこでファイルに関わるデータを紐づけて共有できる機能があれば、わざわざほかのツールを併用する手間がかかりません。
なかでも、すべての情報を確実に残せる「ノート」があり、各ノートに「メッセージ」が紐づいている「Stock」であれば、情報共有が瞬時にできます。
おすすめの法人向けオンラインストレージまとめ
ここまで、おすすめの法人向けオンラインストレージ5選と比較ポイントを中心にご紹介してきました。
法人向けオンラインストレージはセキュリティ対策や管理者機能が充実しているものが多いですが、機能が多すぎると複雑で使いこなせなくなる懸念もあります。
また、ファイル管理のみならず情報共有もひとつのツールで完結すれば、あらゆる社内業務を効率化できるのです。そのため、法人利用で選ぶべきなのは「非IT企業の65歳でも簡単に使えて、スムーズなやりとりもできるツール」一択となります。
結論、直感的に情報を残せる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」でコミュニケーションがとれる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でオンラインストレージよりも効率的に法人の情報を管理・共有しましょう。
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