ビジネスでは、業務で得たノウハウや知識などのナレッジを社内に発信して、ほかの社員が確認できるようにすることが重要です。さらに、ツールを使えばよりスムーズにナレッジを共有できるので、属人化の解消や教育コストの削減などの効果を得られます。
しかし、ナレッジ共有ツールは多岐に渡るため「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのナレッジ共有ツール9選や選び方を中心にご紹介します。
- 種類別にナレッジ共有ツールの特徴を知りたい
- 選定ポイントとともに自社に合うナレッジ共有ツールか判断したい
- 社内でナレッジやノウハウの蓄積・共有を促す方法を確認したい
という方はこの記事を参考にすると、自社のナレッジ共有に最適なツールが分かり、業務の負担を解消できるようになります。
目次
ナレッジ共有ツールとは
はじめにナレッジ共有ツールの概要について説明します。ナレッジ共有ツールを検討する前に基本事項を確認しましょう。
ナレッジ共有ツールの目的
ナレッジ共有ツールとは、ナレッジを社内全体で確認・共有できるツールです。
スムーズに業務を進めるには、日ごろからナレッジ（知識や知見）を共有して有益な情報を社内に残すことが大切です。しかし、紙やWord、Excelでは複数人での管理が難しく、ナレッジの管理が属人化してしまいます。
そこで、ナレッジの蓄積・共有を一元化する「ナレッジ共有ツール」を使えば、社員全員がすぐに目的の情報を確かめられます。業務に関する知識が浸透していれば、結果として業務効率化にもつながるのです。
ナレッジ共有ツールの機能
ナレッジ共有ツールの機能一覧は以下の通りです。自社のナレッジ共有を活性化するうえで最適なものを判断しましょう。
- ドキュメント管理機能
- ファイル共有機能
- 掲示板やメッセージ機能
- Q&A機能
社内文書の作成・保存・共有をすることができる機能です。会議資料の制作から共有までがツール上で完結します。
ファイルをメンバー間でアップロードして、ダウンロードすることができる機能です。サービスによっては容量が大きいファイルの共有にも対応しているので、ツール上でファイルを一元管理可能になります。
メンバーにメッセージや報告を送り合える機能です。サービスによっては共有先のメンバーを限定できるので情報漏洩を防げます。
社内メンバー間でよくある質問事項を一元化する機能です。簡単に編集可能でナレッジを更新しやすく、新入社員への質問対応の業務負担の軽減や属人化を防げます。
以上の機能によって、ナレッジ共有ツールによって業務をスムーズに行うことが可能になったり、社内ナレッジを共有して属人化を防いだりすることができるのです。
ナレッジ共有ツールの導入メリット4選
以下では、ナレッジ共有ツールのメリットを4つ解説します。これまでアナログな手法でナレッジを共有していた担当者の方は必見です。
（1）ナレッジの属人化を防ぎやすくなる
はじめに、ツールにはナレッジの属人化を防ぎやすくするメリットがあります。
紙やExcelでは管理が煩雑になりやすく「目的の情報がどこにあるか分からなくなる事態」も起きがちです。このようにナレッジが属人化すると、異動や退職とともに有益なノウハウも流出し、業務の穴を埋めるまでに時間がかかってしまいます。
しかし、ツールを使えば一人ひとりのナレッジが一カ所に集約されます。そのため、社員全員がすぐにナレッジへアクセスできるようになるのです。
（2）業務時間を短縮できる
次に、業務時間を短縮できることもメリットです。
たとえば、問い合わせ業務の場合、過去の問い合わせと対応履歴をツールにまとめておけば瞬時にすべきことが分かります。そのため、逐一担当者に質問する必要がなくなり、業務のスピードを上げられるのです。
また、多くのツールには「検索機能」が備わっており、蓄積するナレッジが増えても必要な情報をスムーズに探し出せます。
（3）教育コストを削減できる
次に、ツールを使えば教育にかかる時間的なコストも削減できます。
ナレッジには業務の進め方やポイントが記載されており、新入社員向けのマニュアルとしても使えます。そのため、上司は部下に付きっきりで教える必要がなくなり、上司が忙しくても部下はマニュアルを見て対処できるようになります。
とくに、「ITに詳しくない人でもすぐに使いこなせるツール」であれば、操作を教える時間もかからないので、別の業務への労力も増やせます。
（4）ノウハウを気軽に記載できる
最後に、ツールを使えばノウハウを気軽に記載できます。
ナレッジ共有ツールを導入するとノウハウを書く場所が確保できるので、社員が持つ知識を共有しやすくなります。さらに、ツールであれば紙と比べて社内情報を簡単に更新しやすい点もメリットです。
したがって、「〇〇な状況の時に××の対応をしたらお客様が納得された」といったノウハウの共有方法に困っている場合は、ツールを導入すると気軽に記録できるのです。
社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促す方法
以下では、社内のナレッジ蓄積・共有を促す方法を3つ解説します。
- ナレッジの蓄積・共有に積極的な人を評価する
- 本当に使われるナレッジだけを集める
- 検索性に優れたツールを使う
社内のナレッジ共有を促すには、評価制度を整えておくことが重要です。そのためには、「誰が積極的にナレッジを共有しているか」が把握できるようにしておきましょう。
ナレッジを蓄積しても、誰にも使われなければ意味がありません。また、不要な情報が多ければ検索もしづらくなるので、各ナレッジの利用状況が一目でわかるようにしておくと便利です。
必要なナレッジに誰もが即アクセスできるように、検索機能が充実したツールを導入しましょう。たとえば、AIによる「自然言語検索」に対応していると、会話をするように検索できます。
社内の積極的なナレッジ蓄積・共有を促すポイントを押さえ、自然にナレッジが共有される仕組みを整えましょう。
無料あり！圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選
以下では、圧倒的に使いやすいナレッジ共有ツール2選をご紹介します。
ナレッジをツールで管理することで、社内の情報を一元化し、ノウハウの属人化を防止できます。そして、ツールを選ぶ際には「誰もが目的の情報をすぐに探し出せる」ように、高精度の検索機能が備わっているツールが最適です。
とくに、検索の操作方法が複雑だったりキーワードを入力しても欲しい情報がヒットしなかったりすると、業務が遅滞します。そのため、ナレッジの共有は、社内メンバーの検索スキルに依存せず、誰もが必要な情報にすぐたどり着けるツールを導入しましょう。
結論、ナレッジ共有に最適なツールは、誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に書き残したナレッジは、”ヒット率100%”の「キーワード検索」によって簡単に確認可能です。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、ツール内の情報を検索できるので、「検索しても欲しい情報が見つからない」というストレスから解放されます。
【ナレカン】100人以上規模の大企業に適したナレッジ管理ツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜【画像付き】ナレッジ共有の例＞
以下では、実際に「ナレカン」を使用してナレッジ共有のやり方を解説します。ITに不慣れな方でも簡単にナレッジが共有できるので、参考にしてみてください。
1．はじめに、部署ごとのフォルダを作成していきます。（赤枠）
2．作成した部署フォルダの中にさらにフォルダを追加していきます。（黄枠）
3．ステップ2で作成したフォルダ内に記事（ナレッジ）を蓄積していきます。記事には、テキストだけでなく、動画やファイルも添付できます。
ナレカンの場合、記事に「コメント」を紐づけられるので、メールやチャットなどを仲介することなく、メンバーとやりとりできるのが特徴です。
【Stock】最も簡単にナレッジをシェアできるツール
「Stock」は、無料から使えて、非IT企業の方におすすめのノート型のナレッジ共有ツールです。
Stockの「ノート」にナレッジを記載すれば、情報を流さずに蓄積できます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐づいているので円滑なやりとりが図れるほか、「フォルダ」を使えばカテゴリごとにナレッジを振り分けられます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チャット型のナレッジ共有ツール3選
以下では、チャット型のナレッジ共有ツール3選をご紹介します。円滑なコミュニケーションを重視している方におすすめです。
【Slack】チームのコミュニケーションを整理できるツール
＜Slackの特徴＞
- ナレッジを分類できる
- セキュリティ機能
「チャンネル」機能を使って部署やプロジェクトごとにチャンネルとメンバーを設定すれば、ナレッジを分類できます。
すべてのデータは暗号化されるほか、機密性の高い情報やナレッジを「プライベートチャンネル」で管理すれば閲覧制限を設けられます。
＜Slackの機能・使用感＞
- 気軽なやりとりができる
- チャンネルの管理がしやすい
メッセージごとにリアクションを送れるため、逐一テキストで返信する手間が省けて、スピーディなやりとりができます。
管理者であれば、チャンネルのメンバー数やプロジェクト名を一覧で見られます。
＜Slackの注意点＞
- メッセージを見逃しやすい
- 検索機能が不十分に感じる可能性がある
「スレッド表示が流れてしまい、うっかり既読にしてしまい、見逃すことが発生しがちなので、使い方のせいかもしれませんが、気になります。もしかしたら使い慣れると問題とは感じない点かもしれません。」というユーザーもいます。（引用：ITreview）
「テキスト検索のレスポンスが遅い」というユーザーもいます。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Chatwork】中小企業向けのビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- マイチャット機能
- 通知機能
自分だけが見られる「マイチャット機能」があり、送信したいナレッジの下書きや業務中に得た知識のメモなどに役立ちます。
デスクトップ通知・メール通知・プッシュ通知などさまざまな通知方法によって、ナレッジの見逃しを防止できます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- メッセージとタスクを紐づけられる
- タスクのステータスが分かりやすい
メッセージをタスク設定できるほか、具体的な日時や担当者も決められます。
「未完了タスク」「完了タスク」「期限切れ」など、ステータスごとにタスクが表示されるため、分かりやすいです。
＜Chatworkの注意点＞
- フリープランはメッセージの閲覧制限がある
- 過去のメッセージやファイルを見つけづらい
フリープランは「直近40日以内」のメッセージしか閲覧できません。そのため、ビジネスで利用するなら有料プランが前提となります。
一部のユーザーからは「過去のメッセージやファイルの検索機能がもう少し洗練されているとさらに良いと感じます」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：無料
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Microsoft Teams】リモートワークに役立つMicrosoft365ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 資料を一か所にまとめられる
- 翻訳機能がある
会議中に送信されたファイルやチャットのやりとりはそのまま残るので、重要なナレッジやノウハウをまとめて保存できます。
翻訳機能が搭載されているため、国籍の違うメンバーがいるチームでもナレッジ共有が円滑に進みます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- チャット形式のやりとり
- メンバーを簡単に招待できる
チャットではテキストだけでなく、画像やファイルも添付できるため、一度に多くの情報を伝えられます。
「Teamsに招待」をクリックすると、TeamsのURLが自動でコピーされて、任意のアドレスへ送信できます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 無料版は個人向け
- うまく検索できない
- 投稿（スレッド）を探しづらい
無料版は、ビデオ通話が1:1でしかできず、時間も30分までの制限があるので、法人利用する場合は有料化が前提です。
一部のユーザーからは「チャットやチャネル内の情報を検索する際に、うまく検索できないことが多い」との声もあります。（引用：ITreview）
一部のユーザーからは「投稿（スレッド）が多くなってくると、どのチームのどこに該当の投稿（スレッド）があるのかを探しにしくくなることがあります」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：0円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選
以下では、ファイル管理型のナレッジ共有ツール2選をご紹介します。目的のファイルへすぐにアクセスしたい方におすすめです。
【Google Drive】さまざまなファイルを集約できるツール
＜Google Driveの特徴＞
- ナレッジのファイルを集約できる
- マルチデバイスに対応している
PDFファイルやドキュメントファイル、動画ファイルなどさまざまなファイルを集約して管理できます。
マルチデバイスに対応しており、移動中や営業先でも簡単にナレッジを探せます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- ファイルの絞り込みができる
- ファイルを誤削除するリスクを防げる
ファイルの作成者や更新日時で絞り込み検索ができるので、目的のファイルへスムーズにたどり着けます。
ファイルを「ゴミ箱」へ移動しても、30日間保存されるため、誤って削除してしまうリスクを防げます。
＜Google Driveの注意点＞
- ファイルを探すのに時間がかかる
- 検索性が悪い
「必要なファイルを探すのに少し時間がかかることがあります。ドライブ内のレイアウトはリストタイプを使用していますが、マウスオーバーしたときにファイル内容が見れたりするといいと思います」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview）
「ファイルのフォルダ移動の際に、検索の使い勝手が悪く移動したいフォルダがすぐに見つかりにくいため、文字で検索やフォルダツリーのようなものがあると良い。」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
以下では、ビジネス利用向けのサブスクリプションプラン「Google Workspace」の料金体系を紹介します。
- 個人向け：0円
- Business Starter： 950円/ユーザー/月
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】個人からでも使えるファイル共有ツール
＜Dropboxの特徴＞
- ファイルの更新状況が分かる
- フォルダ権限の管理ができる
オンラインファイルを編集した日時や編集者が記録されるようになっています。
フォルダを共有する相手には、編集権限または読み取り専用権限のどちらかを付与できるため、セキュリティ面も安心です。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- 一度に多くのファイルを残せる
- ファイルをリンクで共有できる
無料プランでも、ファイルをアップロードしたりDropbox内で作成したりして、多くの情報を残せます。
リンクをコピーすればファイルを共有でき、大量の数値が書かれたExcelや会議のドキュメント資料を簡単にメンバーに共有することが可能です。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイル形式でしか情報を残せない
- データ書類の訂正箇所がわからない
DropBoxには、ExcelやWordなどファイル形式でしか情報を残せません。そのため、ExcelやWordにありがちな「ファイルを開くのに時間がかかる」という悩みを解消できないので注意しましょう。
ユーザーの中には、「書類の何処が訂正になったか目印がでるとわかりやすい。」との声があります。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系（ビジネス向けプラン）＞
- Basic：0円
- Plus（個人向け）：1,500円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
多機能なナレッジ共有ツール2選
以下では、多機能なナレッジ共有ツール2選をご紹介します。ITに詳しいチームにおすすめです。
【Notion】オールインワンの社内情報共有ツール
＜Notionの特徴＞
- 自社に必要なシステムに近づけられる
- チーム間の連携ができる
カスタマイズ性が高いため、自社が必要とするシステムを自由に作成できます。
チームスペースをメンバーで共有することができます。複数人で編集することが可能なのでプロジェクト遂行に適しています。
＜Notionの機能・使用感＞
- 資料作成を自在にできる
- 優れたプロジェクト管理機能
フォルダ管理機能・検索機能・ドラック＆ドロップ機能・リンク付け機能が搭載されており、直観的に資料を作成・編集・保管を行うことができます。
プロジェクトの対応期限やステータス・参考資料などの情報を表形式で視覚化できます。また、編集したときにほかのメンバーへ通知を飛ばす機能も備わっています。
＜Notionの注意点＞
- 大量のデータを扱うと重くなる
- データや表の単量管理は難しい
「大量のデータを扱うときに動作が重くなることがあるので、表示のレスポンスがもう少し改善されるとよいと思います」というユーザーの声もあります。（引用：ITreview）
実際に利用しているユーザーの中には、「企業として導入した際に、すんなり使いこなせる方もいれば慣れるのに時間がかかる社員もいるかと思うのでテンプレートの充実化やマニュアルなどをデフォルトで置いてあると初心者でも設計しやすいのかなと感じました。」との声もあります。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：0円
- プラス：¥2,000/ユーザー/月
- ビジネス：¥3,000/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問合せ
【Qiita Team】情報を手軽に共有できるツール
＜Qiita Teamの特徴＞
- セキュリティ体制が万全
- コミュニケーションがスムーズ
IPアドレスによるアクセス制限や2段階認証など、プランによっては不正なアクセスを防ぐための高度セキュリティ体制がとられており、安心して利用できます。
記事ごとにコメント欄でやりとりしたり、文書を読んでほしい人に通知を送信したりできるため、コミュニケーションがスムーズになります。
＜Qiita Teamの機能＞
- 豊富なテンプレート
- コメント機能
日報や議事録をはじめ、業務に役立つ豊富なテンプレートが標準搭載されています。
コメント機能を利用すれば、ナレッジに関する議論や指摘がスムーズにできます。
＜Qiita Teamの注意点＞
- 共同編集が難しい場合がある
ユーザーの中には、「共同編集時にほかの人と編集画面が異なっている場合がある」という声がありました。（参考：ITreview）
＜Qiita Teamの料金体系＞（左右にスクロール可）
| プラン | Personal | Micro | Small | Medium | Large | Extra |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ユーザー数（上限） |
1人まで |
3人まで |
7人まで |
10人まで |
17人まで |
17人以上（IPアドレス制限あり） |
| 料金 |
500円/月 |
1,520円/月 |
4,900円/月 |
7,050円/月 |
15,300円/月 |
15,300円～/月 |
＜比較表＞おすすめの社内ナレッジ共有ツールの一覧
以下は、ナレッジ共有ツールの一覧表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Slack | Chatwork | Microsoft Teams | Google Drive | Dropbox | Notion | Qiita Team | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
100人以上の規模の企業もストレスなく使える |
最も簡単にナレッジを共有できる |
円滑なコミュニケーションができる |
チャットとタスク管理が同時にできる |
リモートワークにも対応できる |
さまざまな形式のファイルを残せる |
個人プランでも多くのファイルを保存できる |
自社に必要なシステムに近づけられる |
高度なセキュリティでナレッジを守れる |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| スマホ・タブレットでも使える |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
過去の会話を探すのに苦労する場合がある |
ビジネスで利用する場合、有料プランへの加入が前提となる |
投稿を探しづらい |
ファイルを探すのに時間がかかる |
データを誰でも編集出来てしまう |
多機能で手間がかかる |
共同編集が難しい場合がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円～/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは599円～/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは950円～/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円～/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは$10～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは500円～/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Qiita Team」の詳細はこちら |
ツールによって料金や機能が異なるため、自社に必要な機能を見極め費用対効果の高いツールを導入しましょう。
ナレッジ共有ツールの選定ポイント4選
ここでは、ナレッジ共有ツールの選定ポイントを4つご紹介します。自社に最適なナレッジ共有ツールを使うためにも、以下の点を押さえましょう。
（1）テンプレート機能が備わっているか
まずは、ツールの選定ポイントとして、テンプレート機能の有無を確認すべきです。
テンプレートがなければ、ツールを使ってもナレッジの作成や修正に時間がかかります。とくに、新しいツールを導入する際は使い方に慣れるまでに時間が必要なので、すぐに活用できるテンプレートがあらかじめ用意されていると便利です。
したがって、ナレッジ作成の負担を軽減するだけでなく、内容の質を保つためにも、テンプレート機能が備わっているツールを選びましょう。
（2）マルチデバイスに対応しているか
次に、マルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。
スマートフォン対応のツールであれば、移動中や営業先でも使えて便利です。また、すべての社員が簡単にナレッジを確認できるため、社内活用も促しやすくなるのです。
ただし、なかにはスマートフォンの小さな画面では操作しづらいツールもあるので、操作方法やUI（デザイン）が使用端末によって大きく変わるツールかどうか確認しておきましょう。
（3）セキュリティが優れているか
次に、セキュリティが優れているかを確認しましょう。
ナレッジには企業の機密情報も多く含まれます。万が一、ナレッジが漏えいした場合には大きな損害を被りかねないので、ナレッジを管理するツールはセキュリティに細心の注意を払うべきです。
セキュリティを図る基準としては、国際セキュリティ資格の「ISO27001」の取得有無を確認するのがおすすめです。厳格なセキュリティ基準を満たすかどうかを示す指標になるため、必ずチェックしましょう。
（5）社内全員にとって使いやすいか
最後に、ツールは社員全員にとって使いやすいこともポイントです。
とくに、検索機能は誰もが欲しい情報に必ずたどり着けるように、検索スキルに依存せず使えるかを重視しましょう。社員全員が思い通りに使えるツールなら、情報の検索に時間がかかって業務が遅滞することもなくなります。
なかでも、超高精度の「キーワード検索」とAIによる「自然言語検索」を備えた「ナレカン」は、誰もが必要な情報に即アクセスできるので、ナレッジ共有がスムーズです。
ナレッジ共有が課題になりやすい理由
ナレッジ共有が課題になりやすい理由は以下の2つです。
- ナレッジ共有を評価する制度がない
- ナレッジ共有までのハードルが高い
ナレッジを共有しても、評価されない環境では、わざわざ時間をかけて自分の知識を共有しようとはなりません。そのため、「ナレカン」のように、社内のナレッジ貢献に積極的なメンバーを評価できる”利用状況レポート”機能の備わったツールを導入するべきです。
ナレッジを共有する場合、公開する文章の構成や書き方、公開する手段など、悩む点が多く手間もかかります。そのため、わずかな手順でナレッジを公開できるツールを導入して、簡単にナレッジを共有できるようにしましょう。
上記の2つを意識すれば、社内のナレッジ共有がより活発になります。
おすすめの社内ナレッジ共有ツールまとめ
ここまで、おすすめの社内ナレッジ共有ツール9選や選び方を中心に解説しました。
ナレッジ共有ツールを選定するときは、操作のしやすさやセキュリティの厳格さだけでなく「必要なナレッジに即アクセスできるか」を基準にしなければなりません。検索性に優れたツールは、ナレッジの共有・活用が円滑です。
ただし、ファイルサーバーに保管するとファイルの中身が見えず、いちいち開いて確認する手間がかかります。また、どこに何が書いてあるのかがわからず、結局のところナレッジは放置されてしまうのです。
したがって、超高精度の検索機能で思い通りに情報を確認できるうえ、散在しがちな社内のナレッジを一元管理可能なツール『ナレカン』が最適なのです。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で簡単にナレッジを蓄積・共有できる環境を整えましょう。
