作業を標準化して業務効率を高めたり、教育や引継ぎを円滑に進めたりするために、マニュアルは必要不可欠です。
しかし、内容が整理されておらず読みにくいうえ、マニュアルの作成・管理方法が確立していないので「作ったマニュアルが活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを体系化すべき理由や体系化の方法、おすすめの管理ツールを中心にご紹介します。
- 分かりやすいマニュアルを作りたいが、方法が分からない
- マニュアルの全体構成が乱れて読みづらいので整理したい
- 各種の業務マニュアルを一か所にまとめて、管理しやすくしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、体系化された見やすいマニュアルを作成でき、業務の標準化に役立てられます。
目次
【わかりやすく解説】体系化の意味とは
以下では「体系化と構造化の違い」や「マニュアルの体系化の意味」をわかりやすく解説します。それぞれの認識がメンバー間で異なると、トラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。
体系化と構造化の違い
体系化は、「個々の物をひとつにまとめること」と言い換えられます。たとえば、業務体系図などを作成して、個人の業務を一連の作業としてまとめる際には”業務の体系化”という言葉が使われます。
一方、類義語である構造化は、「物事を要素ごとに分解し、全体を整理すること」を指します。つまり、問題を要素ごとに分解してから、全体を捉えるときの表現は”問題の構造化”です。
結論として、体系化と構造化は「物事をまとめるのか、あるいは分解して整理するのか」という点で異なっているのです。
マニュアルの体系化とは
マニュアルの体系化は、大きく「マニュアル内容の体系化」と「マニュアル管理の体系化」の2つの要素に分けられます。
マニュアル内容の体系化とは、マニュアルを業務内容ごとに区分して、分かりやすく整理することです。一方、マニュアル管理の体系化とは、社内に分散している各業務のマニュアルを一か所に集めて管理することを指します。
以上、”内容”と”管理方法”という2つの観点からマニュアルを体系化すると、分かりやすく、迅速に閲覧可能な仕組みができるのです。
マニュアルを体系化すべき理由とは
以下では、マニュアルを体系化すべき理由について解説します。内容・管理方法ともに整理されていなければ以下のような問題が発生するため、体系化する必要があるのです。
(1)マニュアルの内容
マニュアルの”内容”を体系化すべき理由は、「マニュアルの区分を明らかにして、必要な情報へたどりつきやすくするため」です。
たとえば、仮に「経理マニュアル」内の業務項目を分けずに記載した場合、「伝票入力」や「受注処理」などの情報がどこにあるのか分かりません。そのため、全体像がすぐに掴めるように、複雑な情報を階層や項目で分ける必要があります。
そこで、マニュアルの内容を体系化すれば、業務情報が整理されて、目的の情報を簡単に確認できるようになります。その結果、誰でも同じ品質で業務を進めることができるうえ、業務情報の属人化防止にもつなげられるのです。
(2)マニュアルの管理
一方で、マニュアルの”管理”を体系化すべき理由は、「マニュアルを閲覧・更新する手間を削減するため」です。
たとえば、マニュアルを業務ごとにExcelファイルで管理していると、更新するたびに該当ファイルを探し出す手間がかかり面倒です。そこで、すべてのマニュアルを一か所にまとめれば、ストレスなく管理できるので、ノウハウの蓄積・共有を促進できます。
しかし、複数業務に従事している場合、ひとつのファイルにすべてのマニュアルを掲載するのは困難だと言えます。したがって、業務ごとに分けたマニュアルを一元管理できる「ナレカン」のようなツールが体系化に最適です。
【業務の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ
以下では、マニュアルの内容を体系化する5ステップをご紹介します。以下の手順を踏めば、必要な情報へすぐにたどりつける「体系化されたマニュアル」を作成できます。
ステップ1. 業務を洗い出す
まずは、マニュアル化の対象となる業務を洗い出しましょう。
たとえば、新入社員向けのマニュアルを作成する場合は基本業務を、中堅以上の社員向けのマニュアルならば日常業務を洗い出します。
業務の対象者によって内容や理解の容易さが変化するため、業務の洗い出しでは「誰がマニュアルを使うのか」を考慮する必要があるのです。
ステップ2. 業務を体系化する
次に、洗い出した業務を体系化させます。業務の体系化は「業務の項目を定義→業務の階層構造を整理」という順序で進めます。
ここでは、洗い出した業務を大・中・小の3つの階層構造に分類しましょう。たとえば、営業部では以下の図のように、「商品A(大分類)⇒見積処理(中分類)⇒見積書作成(小分類)」という階層に分けられます。
以上のように、業務の項目を定義してから階層構造を整理することで、業務プロセスを体系化できるのです。
ステップ3. 業務を標準化する
業務の体系を示せたら、次に具体的な業務の流れを標準化しましょう。
ここでは、対象業務の担当者にヒアリングを実施して、実際の業務の流れや内容を分析・整理します。標準化した業務を表す際には、フローチャート(業務工程を図形や矢印で示したもの)の活用が有効です。
たとえば、営業部では以下のフローチャートのように、顧客から商品Aの申込書が来てから、契約をするまでの一連の業務を視覚化します。
このように、業務の標準化では、業務に従事する人が直感的に業務フローを理解できるようにすることが大切です。
ステップ4. マニュアルを設計する
次に、マニュアルの目次やデザイン・レイアウトを設計しましょう。
マニュアルの目次には、“情報を整理する”だけでなく”社員が求める情報を見つけやすくする”役割もあります。そのため、社員の視点に立って、「マニュアルの目的」ごとに設計する必要があるのです。
また、デザインやレイアウトはあらかじめルールを決めておくべきです。たとえば、文字サイズや写真の位置などを決めておくと、統一感のあるマニュアルになります。
ステップ5. 内容を作成する
最後に、詳細を記載してマニュアルを完成させます。
ここでは、設定した目次に従って業務項目を配置して、標準化した詳細な業務の流れを記入します。さらに、単に業務内容を示すだけでなく、ベテラン社員や優秀な社員が持つ知識・経験をノウハウとして記載しましょう。
ノウハウを記載することで、誰でも質の高い仕事ができるようになるのです。また、マニュアルが完成したら対象者へ配布して仮運用して、改善点に関するフィードバックを受けつつ更新しなければなりません。
【管理の体系化】使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツール
以下では、使いやすいおすすめのマニュアル作成・管理ツールをご紹介します。
マニュアルの管理方法としては、WordやExcelなどのファイル管理が挙げられます。しかし、WordやExcelでの管理は、マニュアルが必要になるたびに該当のファイルを探す手間がかかって面倒です。
必要な情報へアクセスしにくい状況では、作成したマニュアルが読まれなくなる恐れがあります。したがって、「簡単にマニュアルを作成でき、見やすい階層で分類・管理可能なツール」が必須です。
結論、マニュアルの作成・管理に最適なのは、大企業でも全社員が簡単に使いこなせるほどシンプルなマニュアル作成・管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンに部門や業務ごとの「フォルダ」を作成して、各フォルダ内の「記事(ノート)」へマニュアル内容を記載しましょう。また、記事(ノート)に紐づいた「コメント」を利用すれば、マニュアルの作成を周知できるため、確認漏れも防げます。
最も簡単に社内マニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
<ナレカンの機能>
- あらゆる情報を残せる記事(ノート)
- コメント機能
ナレカンの記事(ノート)には、テキスト情報だけでなく、ファイルや動画・画像も添付できます。そのため、必要な資料も参照しながらマニュアル内容を理解可能です。
ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能が備わっています。業務マニュアルごとにコメントでの質疑応答を残せるので、同じ質問に答える手間を省ける点がメリットです。
【比較表】おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選
ここでは、おすすめのマニュアル作成・管理ツール3選の比較表をご紹介します。
ナレカン【一番おすすめ】 | Dojo | tebiki | |
---|---|---|---|
特徴 |
ITに不慣れな方でも直感的にマニュアルを作成・管理できる |
Webシステムの実画面上に操作ナビが表示できる |
簡単に動画マニュアルを作成できる |
注意点 |
機能がシンプルなので、AIによる自動マニュアル作成の機能はない |
UIがやや複雑 |
動作が重い場合がある |
料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・要問い合わせ |
・要問い合わせ |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「tebiki」の詳細はこちら |
操作に手間がかかるツールでは、マニュアルの運用が社内に定着しません。そのため、体系化したマニュアルを効果的に活用するには、「すべての社員がストレスなくマニュアルを作成・管理できるツール」を導入する点が重要です。
マニュアルの体系化に成功した具体的な事例
ここでは、マニュアルの体系化に成功した具体的な事例をご紹介します。他社の成功事例を把握して、自社のマニュアルをスムーズに体系化するためのヒントを得ましょう。
株式会社ビット・トレード・ワンでは、顧客から案件を同時受注するため、案件情報を管理するためのツールが必要でした。しかし、「チャットツール」や「ファイルサーバー」を導入しても定着せず、複数の案件情報を上手く管理できない課題があったのです。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入して、情報を簡単に管理できるようにしました。「強力な検索機能」や「あらゆる情報をストックできるノート」を使って、複数案件を同時進行しても、情報を散在させずにすぐにアクセスできる仕組みを整えたのです。
その結果、顧客管理だけでなく「業務フロー」や「顧客対応マニュアル」もストレスなく管理できるようになりました。
マニュアル体系化のやり方とおすすめの管理ツールまとめ
ここまで「マニュアルの体系化のやり方」や「おすすめの管理ツール」を中心にご紹介しました。
“マニュアルの内容”を体系化すると、マニュアルの区分が明らかになり、必要な情報へたどりつきやすくなります。また、マニュアルの閲覧・更新にかかる手間を省くには、”マニュアルの管理”自体を体系化しなければなりません。
そこで、ITツールを使ってマニュアルを管理すると、より簡単に体系化できるようになります。ただし、操作が複雑なツールは社内に浸透しないので、「全社員が使いこなせて、目的のマニュアルをすぐに見つけられる管理ツール」が必須です。
したがって、マニュアルを体系化するには、“フォルダ”と”ノート”で誰でもシンプルにマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」で体系的にマニュアルを作成・管理して、誰でも効率的で質の高い仕事ができる環境を整えましょう。