今日では、Zoomによるオンラインでの会議が普及しており、議事録も手書きではなくアプリで作成する企業が増えています。
しかし、オンラインで議事録を作成すると「手間がかかるだけでなく、操作が難しいので上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Zoom会議の議事録を効率的に作る方法やおすすめアプリ5選を中心にご紹介します。
- オンラインでの議事録作成は負担が大きく上手くいかない
- Zoom会議の議事録を自動作成できるアプリを検討している
- Zoom会議の議事録を効率よく作成したいが、アプリの種類が多く悩んでいる
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な議事録作成アプリが分かり、Zoom会議の内容を効率よく残せるようになります。
目次
Zoom会議の議事録を効率的に作る5つの方法とは
ここでは、Zoom会議の議事録を効率的に作る5つの方法をご紹介します。オンラインでの議事録作成における負担を、すぐに解消したい方は必見です。
（1）文字起こし｜Zoomのオーディオ文字起こし機能
まずは、Zoomの「オーディオ文字起こし機能」を利用する方法があります。
オーディオ文字起こし機能では、クラウドレコーディングした会議をテキストに起こせます。また、オプションを利用すると、テキストを字幕のようにビデオへ反映できるため「誰が発言したか」も分かりやすいです。
このように、会議の音声を文字に起こすことで、重要な発言の書き忘れを防げます。
（2）文字起こし｜議事録自動作成ツール
次に、議事録自動作成ツールを利用する方法が挙げられます。
議事録自動作成ツールは、AIの音声認識を活用して、オンライン会議での発言をテキスト化するツールです。機能の種類はツールによってさまざまですが、外国語へ翻訳できるものもあります。
また、AIを活用しているため利用回数が増えるほどに学習が進み、精度が向上するのが特徴です。とはいえ、議事録は社内に残す情報資産なので、誤りがないかを確認して修正する作業は欠かせません。
（3）録画機能｜Zoomのレコーディング機能
次に、Zoomのレコーディング機能も有効です。レコーディング機能では会議の様子を画面録画できるため、あとから簡単に見返せます。
レコーディング機能を利用して会議を記録する方法は以下の通りです。
- ミーティング開始後に画面下部の［レコーディング］をクリックします。
- 画面左上に「レコーディング」と表示されている間は録画されます。
- 一時停止もしくは停止をしたい場合は、画面下部の［一時停止］［停止］クリックします。
- 会議終了後に画面右下の［終了］をクリックすると、録画データの保存先が表示されます。
録画データの保存先は「クラウドレコーディング（有料版）」「ローカルレコーディング（無料版）」の2つです。クラウドレコーディングの場合、録画データは端末を問わず確認できる一方、ローカルレコーディングは会議で使った端末にデータが保存されます。
（4）共同作業｜Zoomのホワイトボード機能
次に、Zoomのホワイトボード機能を使う方法もあります。ホワイトボード機能は、ほかの社員と同時に編集できる点が特徴です。
操作方法は以下の通りです。
- 画面下部の［画面の共有］をクリックし、共有画面一覧にある［ホワイトボード］を選択します。
- 参加者に同じホワイトボードが共有され、編集できます。
- ツールバーにある［保存］をクリックすると保存されます。
なお、Zoomのホワイトボードは、無料版でも利用できます。
（5）議事録管理｜情報共有アプリ
Zoomの議事録を効率化する5つ目の方法は、情報共有アプリです。
文字起こしやレコーディングで議事録を作成しても、作成した議事録が全員に共有されていなかったり、会議ごとに整理されていなかったりすれば意味がありません。
そこで、議事録の作成から共有が一か所で完結する「情報共有アプリ」を使うと、チーム全員がすぐに議事録を確認できます。とくに、議事録をノート上へ残しつつ、フォルダ別に振り分けられる「Stock」のようなツールであれば、会議の内容が入り乱れません。
＜無料あり＞Zoom会議の議事録作成・管理をサポートするアプリ
以下では、Zoom会議の議事録作成・管理をサポートするアプリ5選をご紹介します。
Zoom会議に議事録の自動作成ツールや文字起こしアプリを使えば、わざわざ手入力する手間が省けるため、効率的に議事録を作成できます。
一方、議事録をメンバーに共有したり、一か所で整理したりする機能がなければ、”誰にも読まれない議事録”になってしまうので注意しましょう。したがって、「議事録の作成・共有・管理がひとつのアプリで完結すること」が重要になります。
結論、自社がZoomと併用すべきアプリは、すべての議事録を一か所で管理・共有できるだけでなく、誰でも簡単に探し出せる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には直感的に議事録を残せるだけでなく、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、ノートを「フォルダ」別に整理すれば、会議の話題が入り乱れず、目的の情報も瞬時に探し出せます。
【Stock】最も簡単に議事録を管理できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【AI GIJIROKU】議事録をAIで自動作成するアプリ
＜AI GIJIROKUの特徴＞
- 用途が豊富
- 30か国語に対応
たとえば、「ひとつのデバイスで複数人の音声を記録する」「参加者全員が別の場所にいても記録する」など、豊富な用途で使えます。
30か国語に対応しており、グローバルな現場でも活用できます。
＜AI GIJIROKUの注意点＞
- 発言が正確に認識されない場合もある
一部のユーザーからは「声紋登録をしても、上手く音声が認識されない」という声もあります。（参照：ITreview）
＜AI GIJIROKUの料金体系＞
- フリー：0円
- パーソナル：1,500円/月
- チーム：29,800円/月
- ビジネス：200,000円/月
【スマート書記】音声×AIにより作成を効率化するアプリ
＜スマート書記の特徴＞
- モバイルアプリが使える
- 会議を振り返りやすい
モバイルアプリが使えるため、パソコンで会議に参加しながらスマホで議事録をとることもできます。
会議中に気になった箇所にタイムスタンプを押して、あとから振り返れる機能があります。
＜スマート書記の注意点＞
- 共有に手間がかかる
議事録を共有するには、メール共有やURL共有など別のツールを利用しなければなりません。
＜スマート書記の料金体系＞
- 基本使用料：30,000円/月〜
【Sloos】発言者ごとに文字起こしできるアプリ
＜Sloosの特徴＞
- 無料で使える
- 発言者ごとの音声認識ができる
完全無料で提供されているため、利用のハードルが低いサービスだと言えます。
10秒程度の音声を登録するだけで、発言者ごとの音声認識ができます。
＜Sloosの注意点＞
- 音声データを保存できない
録音した音声データを保存するには、別のツールが必要です。
＜Sloosの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【Texta】議事録の作成を支援するアプリ
＜Textaの特徴＞
- リアルタイムでの文字起こし
- 音声ファイルからも文字起こしできる
会議の音声をリアルタイムで文字に起こせます。
mp3やmp4など、手持ちの音声データからでも文字起こしができます。
＜Textaの注意点＞
- データのサイズに制限がある
文字起こしができる録音データは120MB（iPhoneの「ボイスメモ」アプリで約2時間）までに制限されています。
＜Textaの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- エンタープライズ：30,000円/月
議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方
ここでは、議事録の自動作成・文字起こしアプリの選び方をご紹介します。ツールの知名度や機能の豊富さだけでは「自社に合ったアプリか」は分からないので、以下の4点を比較して選びましょう。
（1）精度の高さ
はじめに、議事録を自動作成・文字起こしアプリは、精度の高さを比較すべきです。
たとえば、有料と無料ではAIの音声認識の精度が大きく異なることがあります。また、利用するデバイスや場所（同じ空間にほかの参加者がいるか）も、音声認識の精度に関わる場合があるので注意しましょう。
音声認識の精度が低ければ、結局人の手で修正する手間がかかるため、自社が求める水準に達しているかを判断しなければなりません。
（2）費用対効果
2つ目のポイントは、アプリの費用対効果が高いことです。
アプリの料金は、人数や音声データの容量によって異なるので注意です。たとえば、オンライン会議を月に一度しか実施しないチームで「月に100時間まで議事録を収録できるアプリ」を導入すると、余分なコストがかかってしまいます。
そのため、参加者や会議時間などの条件を洗い出したうえで、自社の予算に見合ったアプリを選びましょう。
（3）セキュリティ対策
3つ目のポイントは、アプリのセキュリティ対策です。
オンライン会議の音声は社外秘のデータです。とくに、モバイル対応のアプリの場合は、個人のデバイスに会社の情報を保存してしまう可能性があるので注意しましょう。
また、無料プランと有料プランで文字起こしの精度は同じでも、セキュリティレベルが異なる場合もあります。したがって、アプリを選ぶときは、自社のセキュリティポリシーに合致するかを必ず確認すべきです。
（4）シンプルな操作性
最後に、アプリがシンプルな操作性であることも重要です。
AIによる音声認識やレコーディング機能は便利な一方、機能を詰め込みすぎたアプリは使いづらいケースも多いです。とくに、非IT企業で多機能なアプリを導入すると、社員が適切に使いこなせず、かえって議事録作成が負担になってしまいます。
したがって、「必要な機能に過不足のないアプリ」を自社で利用すべきなのです。たとえば、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなアプリであれば、シンプルなので操作を覚える手間がかかりません。
【必見】議事録の自動生成・文字起こしアプリを運用するコツ
ここでは、議事録の自動生成・文字起こしアプリを運用するコツを3つ解説します。以下のコツを押さえれば、アプリの効果を最大限に得られます。
（1）音声認識の精度を重要視する
ひとつ目のコツは、音声認識の精度が高いツールの利用です。
高精度な音声認識機能のあるアプリであれば、テキスト化したあとの修正箇所が減ります。また、なかには一度修正した箇所をAIが自動で学習・改善するアプリもあります。
したがって、自動作成アプリの“手間をかけずに議事録を作成できるメリット”を最大限に享受するためにも、音声認識が高精度なアプリを選びましょう。
（2）バックアップを用意しておく
2つ目のコツは、オンライン会議データのバックアップを用意しておくことです。
たとえば、ICレコーダーでバックアップ用の音声データを収録しておけば、仮に「Zoomのレコーディング機能が動作していなかった」となった場合でも安心です。
また、あとから簡単に確認できるように、バックアップ用のデータと併せて「議題の開始時間」や「発言を始めた時間」も記録しておきましょう。
（3）共有して振り返る習慣をつける
3つ目のコツは、議事録を共有して振り返る習慣をつけることです。
アプリによって議事録の作成時間を短縮しても、スムーズに全体へ共有されなければ意味がありません。参加していないメンバーへ決定事項を伝えることはもちろん、全員の認識を統一するためにも議事録の共有は不可欠です。
とはいえ、議事録の自動作成ツールには、共有機能が搭載されていないものも多いです。したがって、あらゆる会議の議事録を一か所に集めて共有できる「Stock」のような情報共有アプリを併用しましょう。
Zoom会議で議事録を作る方法まとめ
ここまで、Zoom会議で議事録を作成する方法や、おすすめのアプリ5選を中心にご紹介しました。
議事録を効率的に作成するには「議事録の自動作成や文字起こしツール」が役立ちます。また、ツールを選ぶときは、音声認識の精度や費用対効果を考慮して、自社にマッチしているかを判断しなければなりません。
一方、「作って終わりの議事録」では意味がないため、次の会議に備えて社員に共有したり、必要なときにすばやくアクセスしたりできるようにしましょう。そこで、議事録の作成から管理が一か所で完結する「情報共有アプリ」が必須になるのです。
なかでも、非IT企業の場合は、必要な機能に過不足なくシンプルな情報共有アプリ「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、Zoom会議の議事録をスムーズに作成・共有しましょう。
