マニュアルは、業務の品質を統一したり、新人教育の時間を削減したりするうえで欠かせません。しかし、見た目だけを整えても、現場で「読みにくい」「必要な情報が見つからない」と感じられれば、活用されないマニュアルになってしまいます。
実際に、「マニュアルの作成を任されたものの、読みやすくわかりやすいデザインにする方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「わかりやすいマニュアル」の作り方・マニュアルを最新に保つ仕組みを中心にご紹介します。
- 読みやすいマニュアルデザインにする方法がわからない総務・教育担当者
- 「マニュアルが読まれない」「わかりにくい」を改善したい現場リーダー
- WordやPowerPointのマニュアルが継続的な活用に課題を感じる業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、読まれないマニュアルの失敗例を回避し、スマホからでも即座に検索・更新できる「使い続けられるマニュアル環境」を構築できるようになります。
目次
マニュアルデザインの失敗例
はじめに、マニュアルが「読まれない」「わかりにくい」と指摘されるデザインの失敗例を紹介します。まずは、自社のマニュアルが該当していないか確認しましょう。
文字ばかりで情報量が多すぎる
1つ目は、文字ばかりで情報量が多すぎることです。
たとえば、「漏れなく伝えたい」という思いから、1つの手順に関する説明を長文で書き連ね、1ページに多くの説明文を並べるケースがあります。しかし、文章量が多いマニュアルは読むこと自体に時間がかかるため、忙しい業務の合間には読まれません。
したがって、文章量を増やすのではなく情報を整理して、「誰もが瞬時に要点を把握できる状態」を作ることが重要です。
色や装飾を多用して逆に見づらくなる
2つ目は、色や装飾を多用して逆に見づらくなることです。
たとえば、「重要な部分を目立たせたい」という理由で、赤字や太字、蛍光色、囲み枠を多用してしまうケースがあります。これでは、ページ全体が散漫な印象になり、利用者はどの装飾を優先して読めばよいのか判断できません。
つまり、装飾が増えるほど、情報の優先順位が伝わりにくくなるのです。したがって、使用する色は2〜3色までに絞り、囲み枠も本当に重要な箇所のみに限定しましょう。
Word・PowerPointのレイアウト崩れがある
3つ目は、Word・PowerPointのレイアウトが崩れてしまうことです。
WordやPowerPointは、フォントや画面サイズ、バージョンの違いによって改行や画像の配置が変わります。レイアウトが崩れたマニュアルは視線の移動がスムーズにいかず、読む側にストレスを与えるのです。
たとえば、複数人で1つのファイルを編集していると、ページごとにフォーマットがバラバラになり、重要な見出しが埋もれてしまいます。こうした状態を防ぐために、テンプレートやスタイル機能を活用し、フォントや余白のルールを社内で統一しましょう。
印刷前提で作成している
4つ目は、印刷前提で作成していることです。
たとえば、製造業や建設業ではスマートフォンで確認する場面が多いにもかかわらず、A4印刷を前提に作られているため、スマホでは文字が小さく読みにくくなるケースがあります。加えて、内容を更新するたびに印刷し直して配布しなければなりません。
したがって、スマホやタブレットでも読みやすいレイアウトを前提に設計し、PDFやクラウド上で常に最新情報を閲覧・更新できる運用にしましょう。
5STEP｜「わかりやすいマニュアル」の作り方
以下では、わかりやすいマニュアルの作り方を5STEPで解説します。読みやすくわかりやすいデザインにする方法を知りたい方は必見です。
ステップ1｜誰が・どの場面で使うマニュアルなのかを明確にする
まずは、誰が・どの場面で使うマニュアルなのかを明確にしましょう。
たとえば、「新人研修で使うマニュアル or 経験者が業務中に確認するマニュアル」では、必要な説明の詳しさや専門用語の使用可否が異なります。また、「作業前の確認で使う or 実際の作業中に参照するのか」によっても、適した構成は変わります。
そのため、デザインを考える前に、利用者・利用シーンを具体的に想定し、必要な情報の範囲を決めておきましょう。
ステップ2｜迷わず読める構成・見出しを作る
次に、迷わず読める構成・見出しを作りましょう。
見出しの付け方が曖昧だと、ページを開いても必要な情報がどこかわかりません。目次や見出しが整理されていないマニュアルは、目的の情報にたどり着くまでにページ全体を読む必要があり、確認作業に時間がかかります。
そのため、情報を詰め込むのではなく、検索しやすい構成とわかりやすい見出しを設計しましょう。必要な情報をすぐに見つけられるため、マニュアルを利用する社員のストレスを軽減できます。
ステップ3｜見やすいレイアウト・配色・文字サイズを整える
マニュアルの構成を決めたら、見やすいレイアウト・配色・文字サイズを整えましょう。
たとえば、余白が少なく文字が密集していると、情報の区切りがわかりにくく、必要な内容を見つけづらくなります。また、文字が小さすぎたり、背景色と文字色が似ていたりすると、内容をスムーズに読み取れません。
そこで、使用する色を絞ったうえで、文字サイズや余白、見出しの位置などのルールを統一しましょう。ページごとの見た目がそろい、必要な情報を直感的に把握しやすいマニュアルになります。
ステップ4｜画像・図解を使って直感的に理解できるようにする
次に、画像・図解を使って直感的に理解できるようにしましょう。
操作手順を文章だけで説明すると、読み手が実際の画面や動作をイメージしづらく、操作箇所や手順を誤解する可能性があります。一方、画面キャプチャに操作箇所を示したり、フローチャートで作業の流れを整理したりすれば、必要な情報を一目で把握できます。
そのため、文章だけでは伝わりにくい箇所に画像や図解を加え、説明を視覚的に補足しましょう。読み手の理解が深まり、操作の誤りや作業ミスを防ぎやすくなります。
ステップ5｜更新・検索しやすい状態で管理する
最後に、マニュアルを更新・検索しやすい状態で管理しましょう。
どれだけ見やすいマニュアルを作成しても、内容が古かったり、必要な情報をすぐに見つけられなかったりすると、次第に使われなくなります。また、保存場所が複数あると、最新のファイルがどれかわからず、担当者への口頭確認が増える原因にもなります。
そこで、マニュアルを1か所に集約し、誰でも簡単に更新・検索できる仕組みを整えましょう。たとえば、「ナレカン」にはAIを活用した高精度な検索機能や、情報の鮮度を管理する機能があるため、マニュアル管理に最適です。
マニュアル運用がうまくいかない原因
ここでは、マニュアルを作成しても現場で活用されなくなる原因について解説します。「マニュアルがあるのに質問が減らない」と悩んでいる方は必見です。
ファイルを開くまで中身がわからない
1つ目の原因は、ファイルを開くまで中身がわからないことです。
マニュアルをExcelやWordなどのファイル形式で管理している場合、「必要な手順が書かれていそうなファイル」を一つずつ開き、中身を確認しなければなりません。こうした管理方法では、マニュアルが増えるにつれて、探すのに時間がかかってしまうのです。
フォルダ分けや命名ルールを細かく定める方法もありますが、情報量が増えれば分類が複雑になるうえ、すべての社員がルールを守り続けるとは限りません。
したがって、マニュアルを継続的に活用するには、ファイルを探して開く運用から、内容を直接確認できる管理方法へ切り替えることが重要です。必要な情報の概要をすぐに確認できるため、目的のマニュアルを探す手間を減らせます。
独自の言い回しが検索にヒットしない
2つ目の原因は、独自の言い回しが検索にヒットしないことです。
たとえば、マニュアルに「経費精算」と記載されていても、利用者が「立替金の申請方法」と検索した場合、一般的なキーワード検索では該当するマニュアルが表示されないことがあります。
こうした状態では、メンバーは検索を諦めて担当者へ直接質問するため、マニュアルを整備しても問い合わせが減りません。
したがって、表記を完全に統一する運用に頼るのではなく、入力された言葉の意味や意図をくみ取り、関連する情報を表示できる検索機能を備えたツールを活用しましょう。
【必見】マニュアルを最新に保つ仕組みを作る方法
以下では、マニュアルを最新に保つ仕組みを作る方法を紹介します。
マニュアルのデザインや見栄えを整えても、実際には「どこに保存されているかわからず、結局誰も読まない」という課題を抱えているケースは少なくありません。この状態を放置すると、せっかく作った手順書が形骸化し、現場のメンバーや新人はその都度上司への確認作業に追われ、本来の業務が停滞してしまいます。
情報を残そうとしてWordやPowerPointでマニュアルを作成しても、更新するたびにレイアウトがズレたり、必要な情報を探すたびに複数のファイルを開かなければなりません。複雑な編集ルールや個人の努力だけに頼るファイル管理では、情報の更新が滞り、実際の業務とマニュアルの内容が一致しなくなります。
そこで重要なのは、特別なITスキルがなくても簡単に手順を記録・更新でき、必要な情報をすぐ検索できる仕組みを整えることです。こうした仕組みがあれば、マニュアルを作り直す負担と上司への同じ質問を減らすことができます。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、高度な生成AIが社内マニュアルを横断検索し、必要な情報を質問形式ですぐに見つけられます。また、フォルダ構成と中身を1画面で把握できる「3カラム画面」を採用しており、直感的に操作できるのです。
マニュアルの属人化を解消できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
マニュアルの検索時間を90％削減した成功事例
古河電気工業株式会社では、人事労務・総務業務に関するナレッジを一元管理し、拠点間で共有する基盤として「ナレカン」を活用しています。
同社では、就業規則や対応事例などの情報がTeams・メール・共有フォルダなどに散在していたため、必要な情報を探すのに30分〜1時間かかることもありました。また、拠点ごとのイレギュラー対応が共有されず、新入社員や異動者も必要な情報へすぐアクセスできないという課題を抱えていました。
そこで、「DXを活用したナレッジ共有基盤の構築」を目標に掲げ、13社のツールを比較検討した結果、AI検索の精度や、誰でも直感的に使える操作性を評価し、「ナレカン」を導入しました。
その結果、情報検索にかかる時間を最大90％削減できただけでなく、「まずはナレカンで調べる」という文化が定着しました。さらに、イレギュラー事例の横展開や新入社員の自己解決が進み、ナレッジを継続的に蓄積・活用する仕組みが根付いています。
わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ
これまで、マニュアルデザインの失敗例や、わかりやすいマニュアルの作り方を中心にご紹介しました。
マニュアルは、情報量の多さやレイアウトの崩れ、検索性の低さなどによって形骸化してしまうケースが頻出します。そのため、画像・図解を活用したわかりやすい構成づくりに加え、更新・検索しやすい運用体制を整えることが重要です。
こうしたポイントを踏まえて、現場で継続的に活用されるマニュアルを実現するには、作成後の「管理・更新・検索性」まで含めた仕組みづくりが欠かせません。
なかでも、マニュアルの属人化を防ぐには社内ナレッジを一元管理し、検索性と更新性を両立できる「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、現場で迷わず使えるマニュアルが定着した状態を実現しましょう。
