マニュアルのレイアウトやデザインを整えるだけでも、視認性が高まり社内に浸透しやすくなります。また、マニュアルを一目見ただけで業務のイメージを掴めるようになれば、認識の食い違いによる作業ミスも防げるのです。
 
しかし、「わかりやすいマニュアルを作りたいが、どのようなレイアウトにすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、わかりやすいマニュアルのデザインの特徴や作成のポイントを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、わかりやすいマニュアルのデザインを理解でき、継続的に運用されるマニュアルを作れるようになります。


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わかりやすいマニュアルデザインの特徴とは

ここでは、わかりやすいマニュアルのデザインやレイアウトの特徴をご紹介します。マニュアル利用に対する社員の抵抗感をなくし、視認性を高めるためにも以下の点を意識しましょう。

(1)文字や写真の位置関係が考えられている

わかりやすいマニュアルデザインの1つ目の特徴は、文字や写真の位置関係が決められていることです。
 
具体的には、「文字の色」や「写真の配置場所」などに規則性を持たせましょう。たとえば、文字の色にばらつきがあったり写真の位置がページごとに異なっていたりすると、統一感がないので理解しづらくなってしまいます。
 
レジ業務の説明に写真を追加した画像
 
そのため、上図のように「文字は基本的に黒」「写真は左側に配置」などのルールを決めて、見た目にばらつきがない読みやすいマニュアルを作る必要があるのです。

(2)フォントサイズ・色が決まっている

わかりやすいマニュアルデザインの2つ目の特徴は、フォントのサイズや色が決められていることです。
 
具体的には、下記の見本のように”タイトルや目次の文字サイズ”を変えると、視認性が高まり統一感も生まれます。
 
レジ業務を説明している写真
 
また、上記のように重要な部分の色を変えるのもおすすめです。ただし、色を使いすぎるとかえって重要な箇所が分かりづらくなってしまうので、最大でも3色にしましょう。

(3)適切なレイアウトが組まれている

わかりやすいマニュアルデザインの3つ目の特徴は、視認性を高めるための適切なレイアウトが組まれていることです。
 
たとえば、写真やイラストを盛り込むときは左側に「写真」を、右側に「説明文」を記載しましょう。左から右へ読み進める人の習性にもとづき、最初に注目される場所に写真を置くことで、読み手が業務のイメージを持ちやすくなります。
 
商品入力の説明に写真を追加した画像
 
一方、「画像の幅と文章の幅が異なっている」といった細かな違いだけでも読みづらい印象を与えかねません。そのため、マニュアル全体のレイアウトに加えて、幅や大きさといった細部にも注意を払うべきです。

(4)テンプレートを活用している

わかりやすいマニュアルデザインの4つ目の特徴は、テンプレートを使って作成されていることです。
 
たとえレイアウトを簡単に整えられるITツールを使っても、「記載する項目や順番」が作り手によって違うと読みづらさにつながります。さらに、「箇条書きで使う記号」「見出しの文字の太さ」までを部署や全社で統一するのは簡単ではありません。
 
ナレカンでマニュアルのテンプレートを作成している画像
 
そこで、「テンプレート機能」がある「ナレカン」のようなITツールを使えば、テンプレートに”自社のマニュアル用の記載項目”を登録しておけるため、すぐに細部まで統一されたデザインのマニュアルを作れます。

(5)関連情報がまとまっている

わかりやすいマニュアルデザインの特徴5つ目は、関連情報がまとまっていることです。
 
関連する情報がバラバラに記載されていると、ページを行き来する手間がかかります。その結果、ストレスの原因となるうえ、作業スピードも低下して非効率です。
 
関連情報がまとまっている記事とまとまっていない記事との比較画像
 
そこで、上記のように情報の種類ごとにグルーピングすれば、一目で関連情報であることが伝わります。また、該当作業を進めるときに読むべき箇所が1つだけになるのです。

(6)WordやPowerPointを活用している

わかりやすいマニュアルデザインの6つ目の特徴は、WordやPowerPointを活用していることです。
 
WordやPowerPointはレイアウトの自由度が高く、デザインや構成を工夫して自社オリジナルのマニュアルを作成できます。文字だけでは理解しづらい情報も、イラストや画像の挿入によって視覚的にわかりやすいマニュアルに仕上がるのです。
 
一方で、自由度が高いゆえにITに慣れていない人にとっては作業しづらく、レイアウト決めやマニュアル作成に時間がかかる恐れがあります。また、作成したマニュアルは別途メールなどで共有しなければならない点も不便です。


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【必見】シャープでわかりやすいマニュアル作成に最適のツール

ここからは、「わかりやすいレイアウトのマニュアル」を簡単に作れるツールを紹介します。
 
紙のマニュアルでは、デザインやレイアウトを決めるのに時間がかかるうえ、手直しが面倒です。また、WordやPowerPointはPC作業に慣れていない人とっては作成しづらく、管理が煩雑になりやすいです。
 
そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成でき、管理が簡単なITツール」を導入しましょう。また、マニュアルは何度も見返すことが想定されるため、すぐに内容が確認できるように検索性に優れたツールを選びましょう。
 
結論、自社のマニュアル作成には、マニュアルの作成から共有までを一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンは生成AIを活用した「自然言語検索」によって、チャット形式で必要な情報をすぐに検索可能です。さらに、「記事」にはあらゆる形式のファイルや画像を添付できるため、わかりやすいマニュアルの作成に役立つのです。

業務マニュアルを簡単に作成・管理できるツール「ナレカン」

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
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[見本]ナレカンで簡単に作成したマニュアルの例

以下は、ナレカンでシンプルなマニュアルを作成した見本になります。
 
ナレカンで作成したマニュアルの見本画面
 
このように、タイトルを見て何のマニュアルかわかるように、マニュアル1つにつき1ノートを作成するのがポイントです。
 
また、大分類の「現場のマニュアル」フォルダのなかに、「フロント」「清掃班」というように小分類のフォルダを作成すれば、どこに・どのマニュアルがあるのかをすぐに把握できるようになります。
 
ナレカンで作成したマニュアルの見本画面


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5ステップでできる!|「わかりやすいマニュアル」の作り方

ここでは、わかりやすいマニュアルを作る人が実践している作り方を紹介します。以下の手順を押さえれば、わかりやすいマニュアル作りにかかる時間を大幅に減らせます。

ステップ1|マニュアルの前提条件を決める

まず、マニュアルの前提条件を決めましょう。
 
マニュアルの前提条件は「誰へ」「何のために」「どの程度の情報量で」の3つです。社員の経験値によって必要となる情報は異なるので、読み手にとって過不足のない情報の記載が求められるのです。
 
以上のように、マニュアルの対象者や目的を明確にしておけば、たとえ作り終えたあとに細かなミスが見つかったとしても、全体を大幅に書き直す事態にはなりません。したがって、マニュアルの作成前に必ず前提条件を決めましょう。

ステップ2|作成スケジュールを設定する

次に、作成スケジュールを確定させましょう。
 
スケジュールが決まっていないとマニュアル作成が後回しになったり、逆に凝りすぎてほかの業務に割く時間がなくなってしまったりします。
 
一方、スケジュールを決めておけば、期日から逆算して余裕を持ってマニュアル作成を進められるのです。ただし、マニュアル作成にかけられる時間は社員によって異なるため、関係するメンバーの業務量を確認のうえ調整することが重要です。

ステップ3|構成と小見出しを決定する

続いて、本文を執筆するまえにマニュアル全体の構成を立てます。
 
マニュアルの構成が決まれば各項目の内容も明確になるため、作成時間を短くできます。また、「構成に沿った内容が記載されているか」をチェックしたうえで執筆を進められるので、情報の過不足が起こる心配もなくなるのです。
 
また、小見出しのタイトルは「短く、分かりやすく」を心がけましょう。見出しに情報を詰め込み過ぎるとかえって内容が分かりづらくなるため、可能な限り簡潔にすべきです。

ステップ4|業務手順を書き出す

そして、必要な手順や注意点を書き出します。
 
業務手順に不備がある場合、作業全体の遅れやトラブルにもつながりかねません。したがって、必要な情報を抜け漏れなく載せる必要があるのです。
 
そこで、業務手順を時系列で表記したり、箇条書きにしたりすると、社員が業務をスムーズに進められるようになります。加えて、大小問わず作業ミスを防ぐために、各項目に注意点も記載しましょう。

ステップ5|現場のフィードバックを得る

最後に、マニュアルが完成したら現場に共有して、フィードバックをもらいます。
 
マニュアルを運用するまえに現場の声を聞く機会を設ければ、「マニュアルの視認性に問題はないか」「内容の記載漏れがないか」などを確認できます。結果として、より良いマニュアルを運用できるようになるのです。
 
また、何度かフィードバックを受け内容を精査していくことも大切です。その際に、マニュアルごとにコメントができる「ナレカン」のようなツールを使うと、フィードバックのやりとりを簡単におこなえて便利です。
 
関連記事: 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介
 
関連記事: 見やすいマニュアルの作り方!誰でもマネできる上手い人が実践するコツ


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上手な作り方は?業務マニュアル作成時のポイント5選

ここでは、マニュアルを作るときの5つのポイントを紹介します。マニュアルを長期的に運用するためにも、以下のポイントに注意しましょう。

(1)わかりやすい文章になっているか

マニュアルを作成するときは、読みやすい文章になっているか注意しましょう。
 
たとえば、「手動」「手で動かす」「手動動作」など同じ内容を表す用語や表現は統一する必要があります。また、主語や述語が適切に成り立っていなかったり、「ですます調」と「である調」が混同していたりすると、読みづらくなるので注意しましょう。
 
したがって、内容を分かりやすくまとめることはもちろん、文章が正しく成立しているかも必ず確認しましょう

(2)デザインに凝りすぎていないか

デザインに凝りすぎない点にも注意が必要です。
 
マニュアルの作成で重要なことは、前提条件で決めた「読者」にとってわかりやすいか否かです。そのため、マニュアルの視認性を高めるうえでデザインの工夫は必要ですが、こだわりすぎて内容がおろそかになっては意味がありません。
 
したがって、デザインにこだわるより、社内でマニュアルのフォーマットが統一されていることのほうが重要です。マニュアルづくりの目的から逸れないためにも、シンプルなデザインのテンプレートを活用してみましょう。

(3)読み手に心理的障壁がないか

読み手の心理的障壁をなくした読みやすいマニュアル作りを意識しましょう。
 
マニュアルを確認するのは初心者がほとんどです。一方、書き手の多くは業務内容を熟知しているため、必要な情報に過不足が生じてしまう恐れがあり、初心者が「わかりづらい」と感じる要因になります。
 
したがって、初心者が読むことを前提に、読み手の心理的ハードルを下げることを意識して作成しましょう。

(4)情報へのアクセス性はよいか

マニュアルを継続的に運用するには、必要な情報へのアクセス性も考慮するべきです。
 
WordやPowerPointで作成したマニュアルはファイル管理が難しく、必要な情報がすぐに見つかりません。そのため、全社員にすぐにマニュアルを共有しなければならない場面でも、手間取ってしまう恐れがあるのです。
 
そこで、「必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みそのもの」を整えるためには、検索機能が備わった”ITツール”の活用が欠かせません。たとえば、キーワードを絞って検索できる「ナレカン」であれば、誰でも簡単に必要な情報を見つけられます。

(5)完璧を目指していないか

マニュアル作成時は完璧を目指していないか注意しましょう。
 
マニュアルは最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提として作成するべきです。完璧にこだわり細かく作り込んでしまうと、作業に変更が生じたときの修正に時間がかかってしまい、マニュアルの更新が遅れるといった問題につながります。
 
また、「完璧なマニュアルの作成」は作成者にとって大きな負担となります。そのため、「徐々に情報を追加していく」「現状不可欠な情報に絞る」などの工夫が必要です。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選!選び方も解説
 
関連記事: 【必見】活用されない?社内マニュアルを定着化できる管理ツール7選!


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わかりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ

ここまで、わかりやすいマニュアルのデザインや作り方を中心に解説しました。
 
マニュアルを作るときは、事前に文字サイズやレイアウトを定めなければなりません。また、継続的に使われるマニュアルにするには、マニュアルの読み手を明らかにしたり、構成を決めてから本文を執筆したりするなど、入念に準備すべきです。
 
しかし、紙やWord、PowerPointで作成したマニュアルは社員への共有に手間がかかるほか、あとから見つけづらいというデメリットがあります。そこで、「作成したマニュアルをすぐに共有でき、必要な情報がすぐに見つかるツール」を活用しましょう。
 
したがって、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、目的の情報をすぐに探し出せる情報管理ツール「ナレカン」が必須なのです。
 
検討段階~導入後の手厚いサポートもあるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、簡単にマニュアルを作成・共有・管理できる仕組みを整えましょう。


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関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?手順書との違いや作成方法も紹介
 
関連記事: 【無料】業務マニュアルを簡単に作成!テンプレート7選を紹介
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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