異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨をメールなどで連絡し、業務に必要な資料を共有しなければなりません。
しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「社外への引継ぎメールがマナーに沿って書けているか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。
- 相手に失礼のない引継ぎメールを送りたい
- 引継ぎにかかるやりとりを減らしてスムーズに進めたい
- 引継ぎ業務の負担を減らして、ほかの業務に時間を割きたい
という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。
目次
【例文あり】引継ぎ・担当変更メールの書き方
以下では、引継ぎ・担当変更メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。
社外向け
以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
＜前任者＞
前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
（1）件名
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
（2）担当変更の背景と日付
××株式会社
伊藤様
平素よりお世話になっております。
株式会社△△の大道でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日付で貴社の担当を外れることとなりました。
（3）感謝の言葉
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
（4）後任者の紹介
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。
（5）挨拶について
後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存ではございますが、
取り急ぎメールにてご報告させていただきます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、件名には担当変更の旨と氏名を記入しましょう。そして、本文中では担当変更の背景と日付、感謝の言葉を述べ、後任者を紹介します。
＜後任者＞
後任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
（1）件名
【着任のご挨拶】株式会社△△ 佐藤一郎
（2）担当変更の背景と日付
株式会社××
伊藤様
平素よりお世話になっております。
株式会社△△の佐藤でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
（3）挨拶について
後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶させていただきたく存じますが、
取り急ぎメールにてご報告させていただきます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、件名には担当変更の旨と氏名を記入しましょう。そして、本文中では担当変更の背景と日付を書いてから、メール連絡のお詫びをします。
社内向け
以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
＜前任者＞
前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
（1）件名
【異動のご挨拶】営業部 大道宏樹
（2）異動の日付、異動先
営業部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
このたび4月1日をもちまして、B支店に異動することになりました。
（3）感謝の言葉
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
（4）後任者の紹介
後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
（5）お詫び
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
以上のように、件名には担当変更の背景と自分の部署名、氏名を記入しましょう。そして、本文中では異動の日付と異動先、宛先の社員への感謝の言葉を書き、後任者の紹介やメール連絡のお詫びをします。
＜後任者＞
後任者から社内向けの引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
（1）件名
【担当者変更のご挨拶】営業部 佐藤一郎
（2）異動の日付、異動前の部署名
ご担当者様各位
このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を
引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。
異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。
（3）抱負
不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、件名には担当変更の旨と自分の部署名、氏名を記入しましょう。そして、本文中では異動の日付と異動先に触れます。
引継ぎ・担当変更メールのポイント
以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。
丁寧かつ分かりやすく伝える
丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。
具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。
また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。
変更が分かったらすぐに伝える
変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。
引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。
また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。
業務の引継ぎをスムーズにするコツ3選
ここからは、業務の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らしながら、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。
（1）過去のやりとりを簡単に見返せるようにする
1つ目のコツは、過去のやりとりを簡単に見返せるようにすることです。
たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したいやりとりがあった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。
このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。したがって、「Stock」のように、やりとりを蓄積して簡単に見直せるツールを使うと、やりとりが見つからないストレスも発生しません。
（2）引継ぎ資料が埋もれないように共有する
2つ目のコツは、引継ぎ資料が埋もれないように共有することです。
資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。
たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、あらかじめ用意したものをまとめて共有するのが最適です。
（3）資料と紐づけてやりとりを管理できるツールを使う
3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりを管理できるツールを使うことです。
資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえに「資料のどこが分からないか」を的確に伝えられるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。
このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、過去のやりとりを確認しやすくなったり認識のすり合わせがスムーズになったりするため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。
業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール
以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。
引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションがとれないうえに、件名などの設定に手間がかかる点がデメリットです。
そこで、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまうので、あとから情報を簡単に見返せません。したがって、「引継ぎのやりとりに手間がかからず、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。
結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには非IT企業における65歳以上のメンバーでも、メールよりも手間なくコミュニケーションがとれ、引継ぎ資料を簡単に蓄積・共有できる「Stock」を使うべきです。
Stockの「ノート」に作成した引継ぎ資料は、フォルダへのアクセスを許可するだけで、すぐに任意の後任者へ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、引継ぎに関する資料がほかの情報と混ざらず、スムーズにやりとりできる点が大きな特徴です。
引継ぎに必要な資料を簡単に共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
引継ぎ・担当変更メールの書き方まとめ
ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。
社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。
また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。したがって、「メッセージのやりとりと資料の共有を手間なく行えるツール」が最適です。
そこで、Stockのように、引継ぎに必要な「情報共有」の機能が過不足なく備わった、誰でも簡単に使いこなせるツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して資料の共有・メッセージのやりとりに活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。
