異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。
しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。
- 失礼のない引継ぎメールを送信したい
- 業務の引継ぎをスムーズに進めるコツを知りたい
- 引継ぎに必要な情報を適切に管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。
目次
【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方
以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。
社外向け
以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
<前任者>
前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
項目名 | ポイント |
---|---|
(1)件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 |
(2)担当変更の背景と日付 |
担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日(〇)付けで」と記入します。 |
(3)感謝の言葉 |
担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 |
(4)後任者の紹介 |
後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 |
(5)挨拶について |
直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 |
・(例文1)人事異動による担当者変更
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
××株式会社
伊藤様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日付けで貴社の担当を外れることとなりました。
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。
直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
・(例文2)退職による担当者変更
【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
××株式会社
伊藤様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。
私事で恐縮ですが、この度一身上の都合により、4月1日をもちまして退職することとなりました。
在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。
後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。
佐藤は入社以来、営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。
直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△ 大道
<後任者>
後任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。
項目名 | ポイント |
---|---|
(1)件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 |
(2)担当変更の背景と日付 |
担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 |
(3)挨拶について |
担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 |
・(例文)人事異動による担当者変更
【着任のご挨拶】株式会社△△ 佐藤一郎
株式会社××
伊藤様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。
このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
直接ご挨拶にお伺いすべきところ、
メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。
上記につきまして、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△ 佐藤
社内向け
以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。
<前任者>
前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。
項目名 | ポイント |
---|---|
(1)件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 |
(2)異動の日付、異動先 |
異動先を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日(〇)付けで」と異動の日程を明確に記入します。 |
(3)感謝の言葉 |
宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 |
(4)後任者の紹介 |
後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 |
(5)お詫び |
直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 |
・(例文1)人事異動による引継ぎ連絡
【異動のご挨拶】営業部 大道宏樹
総務部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
営業部 大道
・(例文2)退職による引継ぎ連絡
【退職のご挨拶】営業部 大道宏樹
総務部
田中さん
お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。
この度、一身上の都合により、4月1日付けで、退職することになりました。
在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。
後任は、佐藤さんが担当させていただきます。引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
営業部 大道
<後任者>
後任者から社内向けの引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。
項目名 | ポイント |
---|---|
(1)件名 |
件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 |
(2)異動の日付、異動前の部署名 |
「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました(名前)です」という形式で書きましょう。 |
(3)抱負 |
今後に向けた抱負を述べましょう。 |
(4)お詫び |
直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 |
・(例文)人事異動による引継ぎ連絡
【担当者変更のご挨拶】営業部 佐藤一郎
ご担当者様各位
このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を
引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。
異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。
不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。
本来ならご挨拶に伺うべきところ、
メールでのご連絡となり申し訳ございません。
後日改めまして、ご挨拶に伺う所存でございますので、何卒よろしくお願いいたします。
営業部 佐藤
【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方
ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。
項目名 | ポイント |
---|---|
(1)件名 |
件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 |
(2)メールをいただいたことに対するお礼 |
担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 |
(3)在任中にお世話になったことに対するお礼 |
担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 |
(4)新天地での活躍への祈念 |
最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 |
・(例文)人事異動による引継ぎ連絡への返信
Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△ 大道宏樹
株式会社△△
大道宏樹様
日頃は、お世話になっております。
株式会社××の伊藤でございます。
大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき
誠にありがとうございます。
大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、
感謝の気持ちでいっぱいでございます。
大道様が担当していただきまして、こちらも
大変スムーズにお仕事をさせていただきました。
改めて感謝申し上げます。
転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき
ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。
今後とも引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。
株式会社×× 伊藤
引継ぎ・担当変更メールのポイント
以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。
丁寧かつ分かりやすく伝える
丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。
具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。
また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。
変更が分かったらすぐに伝える
変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。
引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。
また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、多階層のフォルダと検索機能で、目的の資料をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。
前任者からメールを送信する
最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。
基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。
スムーズに引継ぎを行うために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。
業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選
ここからは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。
(1)過去のやりとりもストックする
1つ目のコツは、過去のやりとりもストックすることです。
たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したい内容があった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。
このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。そこで、「ナレカン」のようにやりとりを蓄積して簡単に見直せるツールを使えば、効率よく業務を進められ、やりとりが見つからないストレスもありません。
(2)引継ぎ資料が埋もれさせない
2つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。
資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。
たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。
(3)資料と紐づけてやりとりする
3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。
資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。
このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。
【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール
以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。
引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションがとれず、何往復もしたやりとりの中から目的の情報を振り返るのは困難です。
また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまううえ、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「引継ぎのやりとりに手間がかからず、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。
結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。
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引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ
ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。
社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。
また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「メッセージのやりとりと資料の共有を、手間なくおこなえるツール」が求められます。
したがって、業務の引き継ぎを円滑に行うには、資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。