建設業では、日々の営業履歴や顧客情報を適切に管理する必要があります。こうした「営業管理」は自社の利益を上げていくうえでも欠かせません。
しかし、「案件情報や顧客情報が散在しており、うまく管理しきれていない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業の営業管理でよくある失敗や具体的な成功方法を中心に解説します。
- Excel以外で営業案件を管理して、情報更新を間に合わせたい
- 顧客情報や案件の引き継ぎ漏れや対応ミスをゼロにしたい
- 建設業の営業管理に最適なITツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、建設業の営業管理でよくある失敗を事前に把握でき、スムーズに営業管理を実施できるようになります。
目次
建設業で営業管理が重要な理由
ここでは、建設業で営業管理が重要な理由を紹介します。
- 顧客との関係が長期化しやすい
住宅や商業施設の建設は、竣工後もリフォーム・増築・修繕といった追加工事の依頼が発生します。そのため、最初の工事で得た顧客が数年後に再び発注者になるケースもあります。 - 案件ごとに進捗管理が複雑
一般的な商品販売と違い、建設工事は受注から完工まで数ヶ月から数年かかります。その間に設計変更・追加見積・行政手続きなどが重なり、営業担当者が複数案件を同時に抱えると、対応漏れや遅延が発生しやすくなります。 - 営業と現場の連携が必要
営業が顧客と決めた工期・金額の条件が、現場に正しく伝わらなければ、施工内容のズレやクレームが発生します。また、現場から「工期が延びる」などの情報が営業に届かなければ、顧客への報告が遅れて不信感を招きます。
このように、顧客関係の長期化や進捗管理の複雑さから、建設業においては営業管理が重要であることが分かります。
建設業の営業管理でよくある失敗
ここでは、建設業の営業管理でよくある失敗を紹介します。事前に失敗例を確認しておくと、同じ過ちを避けることができます。
（1）案件情報が営業担当者に属人化している
案件の詳細や顧客とのやり取りが特定の営業担当者の頭の中やメモだけに存在している状態では、担当者が退職・異動してしまうと、受注の機会を失うリスクがあります。
たとえば、10年来の取引先を担当していた営業マンが退職した場合、後任の担当者には「過去の商談内容」や「顧客との関係性」といった情報が引き継がれておらず、最初から関係を作り直す必要があります。
そこで、担当者が変わっても顧客対応が途切れないようにするには、商談内容・顧客の要望・過去のやり取りを全員が確認できる場所に記録しておく仕組みが必要です。
（2）Excelでの案件管理が複雑化している
Excelで案件を管理し続けると、シートの数が増えて更新作業に時間がかかるようになり、最終的に「誰も正しい情報を把握していない」という状態に陥りやすいです。
たとえば、営業担当者が5人いる会社でそれぞれが別のExcelファイルで案件を管理しているとします。毎週の営業会議の前に、上司がそれぞれのファイルを集めて1つにまとめる作業だけで1〜2時間かかることもあります。
このように、Excelは手軽に始められる反面、案件数や担当者が増えた段階で管理の手間が急増します。したがって案件数が10件を超える場合は、全員がリアルタイムで情報の更新・確認できる仕組みが欠かせません。
（3）営業会議のためだけに情報を集めている
「週次の営業会議に報告するために案件情報をまとめる」という作業が発生している会社では、情報を集めること自体が目的になってしまい、その情報が次の行動につながっていません。
報告のためだけに情報をまとめる場合、担当者は「会議に間に合わせること」を優先します。そのため、情報の精度より提出期限が重視され、実際の案件状況と報告内容がズレていることがあります。
そのため、営業会議を受注につなげるためには、報告書を作る手間をなくして、最新の案件情報をその場で確認・議論できる環境を整えることが重要です。
（4）過去案件の情報を活用できていない
過去に受注・失注した案件のデータが記録されていない、または記録はあっても誰も参照しない状態では、同じ失敗を繰り返したり、受注できる案件を見逃し続けたりします。
たとえば、3年前に「予算が合わなかった」という理由で失注した顧客が、再び建設工事を検討している場合、当時の商談記録が残っていなければ、再度聞き込み調査が必要になり、競合他社より提案が遅れます。
受注・失注を問わず、過去の案件情報を蓄積して次の提案に使える状態にしておくことが、建設業の営業において受注率を上げるための具体的な手段になります。
建設業の営業管理を成功させる方法
ここでは、建設業の営業管理を成功させる方法を紹介します。今まさに、営業管理で悩んでいる方は必見です。
（1）案件情報を一元管理する
顧客情報・見積金額・商談履歴・次回アクションを1つの場所にまとめて記録することで、担当者が変わっても案件が止まらない状態を作れます。
仮に営業担当者ごとに異なるメモ帳・Excel・メールで情報を持っていると、「どこに何が書いてあるか」を探す時間が発生します。また、担当者が不在のときに他の社員が対応しようとしても、必要な情報にたどり着けず、顧客を待たせることもあります。
しかし、担当者が外出中でも、案件管理ツールに「見積日・金額・仕様・顧客の懸念点」が記録されていれば、顧客から「先月お送りした見積の件で確認したい」と電話が入ったとしても、別の社員がその場で回答できるのです。
（2）営業と現場で同じ情報を共有する
営業担当者が受注した仕様・工期・顧客の要望を、現場の施工チームがリアルタイムで確認できる状態にすることで、情報の伝え漏れによる手戻りを防げます。
営業と現場が別々に情報を管理していると、変更時の連絡が二度手間になります。また、口頭や電話だけで変更内容を伝えると、「言った・言わない」問題が起きやすく、修正工事や追加費用の原因になるのです。
営業と現場が同じ画面で同じ情報を見られる仕組みを用意することが、工事中のミスを減らし、顧客からの追加クレームを防ぐための具体的な方法です。
（3）誰でも更新できる仕組みにする
ITに不慣れな担当者でも迷わず入力・更新できるツールを選ぶことで、記録が途切れずに情報が蓄積されていきます。
とくに建設業では、デスクワークより現場作業や外回りが多い担当者も多く、スマートフォンから短時間で入力できることが重要です。管理職だけが使えるツールでは、情報の更新が止まり、結果的に使われなくなります。
ツールの運用を続けるためには、入力のハードルを下げることが重要です。入力項目を絞り、スマートフォンから更新できる環境を整えることが、情報が蓄積される仕組みの土台になります。
（4）過去案件を蓄積できる環境を整える
受注・失注を問わず過去の案件データを記録・保管しておくことで、数年後の再提案や新規営業の精度を上げる材料として使えます。
たとえば、3年前に「他社より工期が長い」という理由で失注した顧客から、再び問い合わせが来たとします。過去の商談記録に「工期が懸念点」と残っていれば、今回の提案では施工チームの増員や工程表の提示など、工期短縮策を最初から盛り込めます。
このように、工事が完了した案件・失注した案件の両方を記録として残し、営業チーム全員が参照できる環境を整えることが、受注数を増やすためのコツとなるのです。
【担当者必見】案件情報や顧客情報の散在に最も役立つクラウドシステム
建設業の営業管理では、案件情報や顧客情報が営業担当者ごとに分散しやすいため、情報を一元管理して属人化を防ぐ方法を紹介します。
現状のままでは、案件の進捗状況や顧客とのやり取りが担当者しか把握できず、引き継ぎ漏れや受注機会の損失が発生します。また、営業と現場で情報が共有されないまま業務が進み、手戻りや顧客対応のミスにつながる恐れがあります。
しかしながら、Excelや紙で営業管理を続けると、案件数の増加に伴って更新漏れや情報の重複が発生しやすくなります。さらに、ファイルやチャットに情報が散在するため、必要な情報を探すだけで多くの時間がかかり、組織全体で情報を活用できません。
そのため、営業案件ごとの情報を1か所に集約し、営業・現場・管理職が同じ情報を確認できる情報共有ツールの導入が有効です。情報を蓄積しながら簡単に検索できる環境を整えれば、案件管理の属人化を防ぎ、営業活動の効率化につながります。
「Stock」は、案件ごとの顧客情報・商談履歴・見積書・打ち合わせ内容を「ノート」形式でまとめて管理できるため、営業管理に必要な情報を一元化できます。また、誰でも簡単に情報を登録・検索できるシンプルな設計なので、ITに詳しくない現場担当者でも使いやすく、建設業の営業管理に最適です。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるシステム「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
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「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
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＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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建設業における営業管理のよくある失敗や成功方法まとめ
ここまで、建設業の営業管理でよくある失敗や具体的な成功方法を中心に解説しました。
建設業の営業管理では、目標やメンバーの行動履歴、タスクを管理します。また、営業管理の方法としては紙やエクセルがありますが、いずれも管理が属人化しやすく共有にも時間がかかるので、すべての情報を一元化するITツールを使うことがおすすめです。
ただし、これまでアナログな営業管理をしていた現場で、急に多機能なITツールを導入するのは避けましょう。多機能なシステムは操作が複雑なので、従業員が使いこなせない恐れがあるからです。
したがって、建設業における営業管理におすすめのITツールは、誰でも・簡単に営業案件ごとの情報を一箇所に集約できる「Stock」一択です。Stockは非IT企業を中心に現在250,000社以上に導入されており、情報の共有・管理を効率化しています。
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