社内の金銭を扱う経理業務は、経営判断にも影響を与える重要な仕事です。そして、経理業務の大半は決まった処理をするので、上手く工夫すれば大幅な効率化ができます。
しかし、「経理業務を効率化したいものの、適切な方法が分からず思うように取り組めていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理業務を効率化すべき理由や手順、方法を中心に解説します。
- 経理業務が煩雑なので、金銭トラブルなどに不安がある
- 経理業務を効率化したいが、正しい進め方が分からない
- 経理業務を効率化するにあたり、自社でもすぐに実践できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、経理業務を効率化する具体的な手順や方法が分かり、トラブルのリスクを解消できるようになります。
目次
経理業務を効率化すべき3つの理由
ここでは、経理業務を効率化すべき3つの理由を解説します。現時点で経理業務が煩雑になっているチームは必見です。
（1）人材不足に対応するため
経理業務を効率化すべき一番の理由は、人材不足へ対応するためです。
経理職では、営業職のように「会社の直接的な売上につながる業務」はしていません。それゆえ、経理に優先して人員を割くケースは少なく、人材不足になりがちです。
しかし、経理業務は支払い管理や帳簿作成、税務会計など多岐に渡るため、これらの仕事を少ない人員でさばくには、業務効率化が必須になるのです。
（2）スムーズな経営判断をするため
次に、スムーズな経営判断をすることも、経理業務を効率化すべき理由です。
一般的に、企業では月次決算書をもとに経営判断をするため、経理部によるスピーディな対応が求められます。決算にかかる時間が短縮されれば、自社の経営状況の判断材料も早期に得られるからです。
このように、上層部によるスムーズな経営判断を促すうえでも、経理業務の効率化は欠かせません。
（3）金銭トラブルを防ぐため
最後に、経理業務の効率化は、金銭トラブルを防ぐことにもつながります。
経理では伝票処理や月次決算、税務申告書など、正確な計算が求められる業務が多いです。そのため、わざわざ手作業で処理をしていると、計算ミスをする恐れがあります。
また、業務効率が悪ければ納期遅れにもつながってしまうので、作業工数はひとつでも少なくすべきなのです。
簡単2ステップ！経理業務を効率化する手順とは
ここでは、経理業務を効率化する手順を2ステップでご紹介します。以下の手順を踏めば、経理業務の負担を一気に解消できます。
ステップ1｜すべての業務を洗い出す
まずは、すべての業務を洗い出しましょう。
経理業務をすべて洗い出せば「どの業務にどれほど工数がかかりそうか」が分かります。また、特定の人に負荷が偏っていたり、共有や確認に時間がかかっていたりする業務も特定できるのです。
このように、事前にすべての業務を抽出することで、作業の全体像が可視化されて課題も見つけやすくなります。
ステップ2｜ECRSの原則で業務を見直す
業務を洗い出したら、ECRSの原則に沿って見直しをしましょう。具体的には、以下の4つの観点に着目します。
- 排除（Eliminate）：作業をなくせないか
- 結合（Combine）：作業をまとめられないか
- 再配置（Rearrange）： 作業の順序を変えられないか
- 単純化（Simplify）：作業をシンプルにできないか
上記の観点をもとに見直しをすれば、業務内容や手順の改善点を見つけられます。
経理業務を効率化する方法6選
ここでは、経理業務を効率化する6つの方法を解説します。以下の方法を実践すれば、作業の正確性とスピードが大幅に上がります。
（1）IT化を推進する
まずは、経理業務を効率化する方法として、IT化の促進が挙げられます。
仮に、紙やExcelで経理業務をしていれば、目的の書類が埋もれて見つからなくなったり、全体への情報共有に時間がかかったりして面倒です。しかし、IT化によってツールで決算処理や帳簿付けをすると、情報の共有・管理がスピーディにできます。
また、IT化をすれば印刷や消耗品にかかるコストも省けるうえに、わざわざ書類の保管場所を確保する必要もありません。
（2）会計ソフトを活用する
次に、経理では会社の金銭を取り扱うため、会計ソフトの活用もおすすめです。
多くの会計ソフトには、クレジットカードの明細をもとに自動で記帳される機能があり、集計の手間を大きく省けます。さらに、領収書のスキャン機能などを利用すれば、外出先でも領収書を登録できます。
ただし、会計ソフトは多機能なケースが多いので、ITが苦手な場合は注意しましょう。
（3）キャッシュレス化を推進する
次に、キャッシュレス化も経理業務を効率化できます。
たとえば、経費精算などに小口現金を使う場合、両替や補充、出納帳の記入や金庫の管理といった細かな業務が発生します。さらに、小口現金と出納帳の残高が合わない場合は調査が必要となり、解決までに膨大な時間がかかるケースも少なくありません。
そこで、キャッシュレス化によって小口現金をなくせば、上記のように面倒な管理が不要になるのです。また、2022年1月に改正された
電子帳簿保存法では、帳簿や請求書もデータで管理することが推進されています。
（4）アウトソーシングを活用する
次に、アウトソーシング（外注）の活用も、経理業務の効率化に欠かせません。
たとえば、伝票処理や税務申告、報告書作成といった経理業務を、専門業者や税理士事務所へとアウトソーシングすることで、自社の労働力を有効活用できます。
そのため、とくに人材が不足している経理部に活用し、業務負担を減らす企業もあります。
（5）書類のフォーマットを統一する
次に、書類のフォーマットを統一することも大切です。
部署ごとに書類のフォーマットが異なっていれば、情報の記載漏れをしやすくなり、認識齟齬につながってしまいます。しかし、フォーマットを統一すると、記載漏れはもちろん項目のばらつきも防げるようになるのです。
さらに、フォーマットが同じであれば「経費に必要な情報がどこにあるか」もすぐに分かるため、担当者は書類のフィードバックがしやすくなります。
（6）クラウドツールを活用する
最後に、経理業務の効率化に最も有効な方法として、クラウドツールが挙げられます。
経理業務を効率化するには、時間や場所を問わずに情報へアクセスできる「ITツール」が欠かせません。ただし、チャットツールでは目的のデータが次々と流れてしまうので、伝票や決算書類を残しておくのには不向きです。
そこで、「あらゆる情報を蓄積できるクラウドツール」があれば、目的の資料をすぐに探し出せるうえに、共有も一か所で完結します。なかでも、情報を残せる「ノート」に「メッセージ」が紐づく「Stock」を使うと、やりとりが入り乱れることもありません。
【これで安心】経理業務の効率化に最も貢献するクラウドツール
以下では、経理業務の効率化に最も貢献するクラウドツールをご紹介します。
経理業務を効率化するには、情報の蓄積から共有が一か所で完結する「クラウドツール」が不可欠です。クラウドツールを使えば、紙やExcelと異なり目的の資料を探し出すのに時間がかからず、メールや電話で連絡をする必要もありません。
ただし、多機能なクラウドツールでは、操作が複雑で社員が使いこなせない恐れがあります。経理業務はただでさえ正確な仕事が求められるため、使い方を覚えるのに負担がかかるツールは避けるべきです。
したがって、「必要な機能が過不足なく揃ったクラウドツール」が求められるのです。つまり、経理業務に最適なのは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使える「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」には、あらゆる情報を残しつつ共有も瞬時にできるので、経理業務の効率が大きく上がります。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づいており、テーマが入り乱れない点も、ほかのクラウドツールにはない大きな強みです。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
経理業務を効率化すべき理由・手順・方法まとめ
ここまで、経理業務を効率化すべき理由や手順、方法を中心に解説しました。
経理業務では正確・スピーディな対応が求められる一方、人員不足になりやすい課題があります。そのため、業務効率化によって負担を軽減することが不可欠なのです。
また、業務を効率化するときは、すべての作業を洗い出してから「ECRSの法則」に沿って改善点を見つけましょう。さらに、経理業務を効率化する最も有効な方法としては、あらゆる情報を一か所に集約できる”クラウドツール”が挙げられます。
ただし、多機能なクラウドツールは社員が使いこなせない可能性もあるため、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」が最適です。Stockは非IT企業を中心に200,000社以上に導入されており、情報の共有・管理を効率化しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で経理業務を円滑にこなしましょう。
