社内の機密情報を含む文書は適切に管理されなければなりません。そのため、多くの企業がビジネス文書管理の仕組みを整えることに注目しています。
しかし、文書管理に着手している一方で「上手く運用できるか不安だ」「現場で上手く運用してほしい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理の失敗事例と解決策を中心に解説します。
- 社内の大量の文書を効率的に管理したい
- 何の文書がどこにあるのか分からない現状を改善したい
- ペーパーレス化によって紙媒体の文書管理を脱却したい
といった経験がある担当者の方は当記事を参考にすると、文書管理における失敗の具体例と解決策が分かるので、社内の大量の文書を効率的に管理できるようになります。
目次
＜失敗事例＞なぜ文書管理が失敗するのか？
以下では、文書管理の失敗事例を3点ご紹介します。目指す文書管理に近づけない要因をここで押さえて、適切に対処できるようにしましょう。
（1）目的を周知しないまま始めた例
一つ目の事例は、文書管理の目的を周知しないまま始めた例です。
たとえば、上層部の意図が現場へ伝えられていなければ「文書をわざわざファイリングしたり会社の規定に合わせたりするのが面倒」となりかねません。その結果、狙った効果を得られず失敗する可能性があるのです。
したがって、「部門を横断する情報共有をスムーズにするために文書管理を始める」のように明確に定めた目的を必ず周知しましょう。
（2）現場との齟齬がある例
二つ目の事例は、上層部と現場との間に齟齬がある例です。
たとえば、文書管理における問題点の捉え方に違いがあります。上層部は「ナレッジが蓄積されておらず、長期的に組織が弱体化すること」を危惧している一方、現場は「文書を探す手間を省き、日々の業務効率を高めたい」と考えているのです。
この場合は、上層部が紙媒体のナレッジの作成を求めても、現場では「時間がかかるから面倒」「紙ではあとから見返しづらい」という声が多くなるので失敗しかねません。したがって、文書管理を進める前に現場の問題をヒアリングしましょう。
（3）文書管理が形骸化している例
三つ目の事例は、文書管理が形骸化している例です。
たとえば、担当者が文書の分類方法を定めたり、ファイリングして書庫に保存したりしても「担当者が異動したら責任の所在があいまいになり、結局属人的な管理に戻ってしまった」と形骸化することがあります。
したがって、文書管理の制度を根付かせるためには、誰でも簡単に文書管理ができる仕組みを整えておくことが大切です。
＜解決策＞失敗しない文書管理の方法とは
以下では、失敗しない文書管理の方法をご紹介します。現場との齟齬や文書管理の形骸化を防ぐために、3つの解決策を押さえましょう。
（1）目的を浸透させる
一つ目の方法は、文書管理の目的を全社に浸透させることです。
文書管理の目的が従業員に伝わっていなければ、不信感にもつながります。したがって、まずは「ナレッジの蓄積」や「部署を横断した情報共有の効率化」といった目的を周知しましょう。
（2）現場の業務フローとすり合わせる
二つ目の方法は、文書管理の施策を現場の業務フローとすり合わせることです。
具体的には、文書を扱う業務に関する課題をヒアリングしましょう。「紙の文書を探すのに時間がかかっている」という課題があった場合には「ペーパーレス化を検討する」「文書の探し方をマニュアル化する」といった施策が考えられます。
以上のように、現場の業務における課題点から逆算することで、文書管理が形骸化するリスクを減らせるのです。
（3）文書管理にITツールを活用する
三つ目の方法は、文書管理にITツールを活用することです。
紙媒体で文書管理していると、分類に手間がかかるうえにあとから見返しづらいと言えます。また、WordやExcelではファイルやフォルダが増え続け、管理方法が複雑になることから現場の負担が増えかねません。
一方、誰でも簡単に文書を管理できるITツールは、紙やWord、Excelのデメリットを解消します。たとえば、ITリテラシーが低い従業員でも直感的に使える「Stock」であれば、非IT企業における文書管理に役立つのです。
面倒を解消！文書管理ツールを選ぶための3つのポイント
「面倒な文書管理が現場に受け入れられず、失敗してしまった」という事態を防ぐには、文書管理を効率化するITツールの導入が最適です。
そこで以下では、文書管理ツールを選ぶための3つのポイントをご紹介します。
（1）文書へすぐにアクセスできる
一つ目のポイントは、保存した文書へすぐにアクセスできることです。
アクセス性の高いツールの特徴は「文書を種類別に分類できること」や「目的の情報をすぐに見つけられる検索機能があること」を指します。
たとえば、部署やチームごとにフォルダを作成しておきます。そして、フォルダ名/ファイル名をつけておくことで、書類を瞬時に振り分けられたり、どこに何の書類があるのか一目で分かったりするのでおすすめです。
（2）文書を安全に保管できる
二つ目のポイントは、文書を安全に保管できることです。
社内文書には機密情報も含まれているため、セキュリティの強固さに関するチェックは必須です。ツール選定時に注目すべきポイントとしては「国際資格（ISO27001）を取得したツールか」「強固なサーバーで運営されているか」などが挙げられます。
さらに強固なセキュリティを求める場合には、SSO（シングルサインオン：複数のWEBサービスを単一のID・パスワードでログインする仕組み）や二段階認証（SMSや音声通話などパスワード以外による証認）を採択しているツールがおすすめです。
（3）誰でも簡単に使える
三つ目のポイントは、誰でも簡単に使えるツールであることです。
たとえば、「将来使いそうな機能がある」「必要な機能はカバーできているから問題ない」などの判断で多機能なツールを導入してしまうと、TTリテラシーの低い従業員は使いこなせず社内へ定着しません。
したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。一例として、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」のようなツールが挙げられます。
文書管理に失敗しないための最適なツール
以下では、文書管理に失敗しないための最適なツールをご紹介します。文書管理ツールを選ぶうえでは、以下の3点を押さえているか確認しましょう。
- 文書へすぐにアクセスできるか
- 文書を安全に保管できるか
- 誰でも簡単に使えるか
とくに、3つ目の「誰でも簡単に使えるか」は最も重要なポイントです。たとえば、高度な機能が豊富に搭載されたツールでは従業員が使いこなせず、結果的に文書管理の仕組みを整えるのに失敗しかねません。
結論、上記の3点をすべて満たし、文書管理に失敗しないための最適なツールは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockの「フォルダ」では文書を直感的に分類でき「ノート」にはテキストやファイルの添付も可能です。つまり、機能自体がシンプルな分、従来のワークフローを崩さずスムーズに運用へ乗せられるので、運用の負担もありません。
最も簡単に使えて文書管理が形骸化しないツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理の失敗事例と解決策まとめ
ここまで、文書管理に失敗しないための方法を中心に解説しました。
文書管理の失敗事例には「現場との齟齬があるまま進めた」などが挙げられます。したがって、現場の課題から逆算した文書管理の仕組みを整えましょう。
また、紙媒体では手間がかかるので「形骸化して誰も文書管理をしなくなった」という失敗につながりかねません。したがって、誰でも使いこなせる文書管理ツールを導入して、従業員が簡単に文書管理をできるようにしましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは操作方法がシンプルで、ITリテラシーの低い従業員でも簡単に使いこなせるため、文書管理の形骸化を防げます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、現場との温度差のない効率的な文書管理を実現しましょう。
