社内の機密情報を含む文書は適切に管理されなければなりません。そのため、多くの企業がビジネス文書管理の仕組みを整えることに注力しています。
しかし、文書管理に着手している一方で「上手く運用できるか不安だ」「現場で上手く運用してほしい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理の失敗事例と解決策を中心に解説します。
- 社内の文書を整理したいが、上手くいかず困っている
- 文書管理が失敗する原因を把握して、自社の管理方法を見直したい
- 文書管理を電子化するためのツールを知りたい
といった方は当記事を参考にすると、文書管理における失敗の具体例と解決策が分かるので、社内の大量の文書を効率的に管理できるようになります。
目次
＜失敗事例＞なぜ文書管理が失敗するのか？
以下では、文書管理の失敗事例を3点ご紹介します。文書管理が失敗してしまう要因をここで押さえて、適切に対処できるようにしましょう。
（1）目的を周知しないまま始めた例
一つ目の事例は、文書管理の目的を社内に周知しないまま始めた例です。
たとえば、上層部の意図が現場へ伝えられていなければ「文書をわざわざファイリングしたり会社の規定に合わせたりするのが面倒」となりかねません。その結果、現場で文書管理が徹底されず失敗する可能性があるのです。
したがって、「部門を横断する情報共有をスムーズにするために文書管理を始める」のように明確に定めた目的を必ず社内に周知しましょう。
（2）現場との齟齬がある例
二つ目の事例は、上層部と現場との間に認識の齟齬がある例です。
たとえば、文書管理における問題点の捉え方に違いがあります。上層部は「ナレッジが共有・蓄積されずに属人化してしまい、長期的に組織が弱体化すること」を危惧している一方、現場は「文書を探す手間を省き、日々の業務効率を高めたい」と考えているのです。
この場合は、上層部がナレッジの蓄積のために紙媒体の文書作成を求めても、現場では「時間がかかるから面倒」「紙ではあとから見返しづらい」という声が多くなるので失敗しかねません。したがって、文書管理を進める前に現場の問題をヒアリングしましょう。
（3）文書管理が形骸化している例
三つ目の事例は、文書管理が形骸化している例です。
たとえば、担当者が文書の分類方法を定めたり、ファイリングして書庫に保存したりしても「担当者が異動したら責任の所在があいまいになり、結局属人的な管理に戻ってしまった」と文書管理が形骸化することがあります。
したがって、文書管理の制度を根付かせるためには、誰でも簡単に文書管理ができる仕組みを整えておくことが大切です。
＜解決策＞失敗しない文書管理の方法とは
以下では、失敗しない文書管理の方法をご紹介します。現場との齟齬や文書管理の形骸化を防ぐために、3つの解決策を押さえましょう。
（1）目的を浸透させる
一つ目の方法は、文書管理の目的を全社に浸透させることです。
文書管理の目的が従業員に伝わっていなければ、文書管理の必要性がわからず、管理が徹底されません。したがって、まずは「ナレッジの蓄積」や「部署を横断した情報共有の効率化」といった目的を周知しましょう。
社内で目的を共通認識できていれば、メンバーから改善に関するフィードバックを得られるため、効果的な文書管理の改善に取り組めます。
（2）現場の業務フローとすり合わせる
二つ目の方法は、文書管理の施策を現場の業務フローとすり合わせることです。
具体的には、文書を扱う業務に関する課題をヒアリングしましょう。「紙の文書を探すのに時間がかかっている」という課題があった場合には「ペーパーレス化を検討する」「文書の探し方をマニュアル化する」といった施策が考えられます。
以上のように、現場の業務における課題点から逆算することで、文書管理が形骸化するリスクを減らせるのです。
（3）文書管理にITツールを活用する
三つ目の方法は、文書管理にITツールを活用することです。
紙媒体で文書管理していると、分類に手間がかかるうえにあとから見返しづらいと言えます。また、WordやExcelではファイルやフォルダが増え続け、管理方法が複雑になることから現場の負担が増えかねません。
一方、誰でも簡単に文書を管理できるITツールは、紙やWord、Excelのデメリットを解消します。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」であれば、必要な文書を探す時間を大幅に省けます。
文書管理に失敗しないための最適なツール
以下では、文書管理の失敗を防ぐツールを紹介します。
文書管理の失敗を防ぐには、「必要な情報にすぐにアクセスできること」が重要です。ツールを導入したとしても、必要な情報のアクセスに時間がかかり、かえって効率が悪化してしまうと、ツールの必要性が感じられずに誰も使わなくなってしまいます。
そのため、必要な情報がすぐに探せるように「検索機能が優れたツール」を導入し、電子化しましょう。たとえば、上司に質問するような感覚で、情報を検索できるツールであれば、個人の検索スキルを問わず欲しい情報に確実にアクセスできます。
結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、超高精度検索ですぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「自然言語検索」では、生成AIがすべての記事を横断して最も適切な回答を返すので、情報量が膨大であっても検索に時間がかかりません。また、「記事」には、メールを使える方であれば簡単にテキストや画像を載せられるので、新規で文書を作成するときも時間を短縮できます。
社内情報を一元管理でき超高精度検索できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
面倒を解消！文書管理ツールを選ぶための3つのポイント
「面倒な文書管理が現場に受け入れられず、失敗してしまった」という事態を防ぐには、文書管理を効率化するITツールの導入が最適です。
そこで以下では、文書管理ツールを選ぶための3つのポイントをご紹介します。
（1）文書へすぐにアクセスできる
一つ目のポイントは、保存した文書へすぐにアクセスできることです。
アクセス性の高いツールの特徴は「文書を種類別に分類できること」や「目的の情報をすぐに見つけられる検索機能があること」を指します。
たとえば、部署やチームごとにフォルダを作成しておきます。そして、フォルダ名/ファイル名をつけておくことで、書類を瞬時に振り分けられたり、どこに何の書類があるのか一目で分かったりするのでおすすめです。
（2）文書を安全に保管できる
二つ目のポイントは、文書を安全に保管できることです。
社内文書には機密情報も含まれているため、セキュリティの強固さに関するチェックは必須です。ツール選定時に注目すべきポイントとしては「国際資格（ISO27001）を取得したツールか」「強固なサーバーで運営されているか」などが挙げられます。
さらに強固なセキュリティを求める場合には、SSO（シングルサインオン：複数のWEBサービスを単一のID・パスワードでログインする仕組み）や二段階認証（SMSや音声通話などパスワード以外による証認）を採択しているツールがおすすめです。
（3）整理された状態を維持できる
三つ目のポイントは、整理された状態を維持できるツールであることです。
文書には、作成・活用・保管・保存・破棄というライフサイクルがあり、特に文書が適切に破棄されていないと、陳腐化した文書や内容が重複した文書などが蓄積してしまいます。そのため、ツール上で文書の更新や削除が簡単にできるものを選びましょう。
たとえば、一定期間閲覧されていない文書を検知したり、新規で作成する文書が過去の文書と重複していないかを判定したりする機能が備わった「ナレカン」のようなツールが、整理された状態を維持するのに役立ちます。
文書管理の失敗事例と解決策まとめ
ここまで、文書管理に失敗しないための方法を中心に解説しました。
文書管理の失敗事例には「現場との認識の齟齬があるまま進めた」などが挙げられます。したがって、現場の課題から逆算した文書管理の仕組みを整えましょう。
また、紙媒体では手間がかかるので「形骸化して誰も文書管理をしなくなった」という失敗につながりかねません。したがって、カテゴリ別に文書を整理でき、必要な情報をすぐに見つけられるツールを導入して、従業員が簡単に文書管理をできるようにしましょう。
そのため、社内の文書管理を成功させるには、超高精度の検索機能を備えており、個人の検索スキルを問わず、誰でも欲しい情報を見つけられるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な文書管理を実現しましょう。
