企業が生産性を高めるうえで解決するべき課題の中に「業務の標準化」があります。同じ職場でも、ほかのメンバーの業務内容を知らない環境であるケースも少なくありません。
実際に、業務の標準化が上手くいかず、仕事が属人化してしまっている職場環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務の標準化をメリットをデメリットと併せてご紹介します。
- 業務の標準化が急務の状況だが具体的なステップが分からず悩んでいる
- 特定のメンバーに作業負荷が偏っている状況を今すぐ改善したい
- 業務の標準化の際に気をつけるポイントを理解し自社に活用したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、業務標準化のメリットを理解しながら、実現に向けての具体的なステップを実践できるようになります。
目次
業務標準化のメリット3選
業務標準化とは、「職場のどのメンバーが業務を担当しても同じ成果を出せるように業務内容の整理やマニュアルの作成・運用を実施すること」です。
そこで以下では、業務標準化による代表的なメリット3選について解説します。
業務効率が向上する
業務効率の向上には業務の標準化が欠かせません。
職場で業務標準化が実現すると、メンバーが各業務における一定のスキルを身に付けられるため、社内全体でスキルレベルの向上が見込めます。少人数でもタスクを処理できるようになったり、ほかのメンバーを異なる業務に充てたりすることが可能です。
そのため、職場におけるメンバーにおける業務幅を広げられ、作業効率を高められます。また、業務を進めるうえでミスが発生しても、ほかのメンバーがカバーすることができるようになる点も業務標準化の大きなメリットです。
属人化を防止できる
社内で発生しがちな属人化も業務の標準化で防止できます。
属人化が発生する大きな原因のひとつは、各メンバーが特定の業務のみを担当しているために、担当外の仕事内容・ノウハウを知らないことです。属人化が発生すると、担当者の不在時に業務がストップしたり、退職と同時に貴重なナレッジが企業から失われたりしてしまいます。
そのため、業務標準化の体制を整備し、ノウハウをまとめてメンバー間で共有する必要があるのです。各メンバーがベテランのスキルやナレッジを持って活用できれば、チームで後任者のサポートが可能になり「業務の引き継ぎ時」でも問題が発生しません。
評価基準が一定になる
業務の標準化はメンバーの評価基準を一定化するのにも貢献します。
業務標準化によって担当のタスクと成果を可視化することで、各メンバーの作業時間から能率を比較でき、リーダーは定量的な数値から適切な評価が可能になります。
また、業務に取りかかるメンバーは、定められた基準から公平に評価されるため、自身の努力や頑張りが認められやすくなります。そのため、メンバーの不満の解消や仕事に対するモチベーション向上にも繋がります。
職場の業務標準化によって、曖昧になりがちな「評価」も適切化され、部下のマネジメントも簡単に行えるようになるのです。
業務標準化ができないことで発生するデメリットとは
ここでは、業務標準化ができないことで発生するデメリットについて解説します。以下のような環境に陥らないように、チームのメンバーに共有しましょう。
社員の業務意欲が低下する
業務標準化ができないチームは、各メンバーの業務意欲が低下してしまいます。
特定のメンバーだけが業務を担当している「属人的」なチームは、担当者が不在になると、ほかのメンバーがカバーできないため、業務進行がストップしてしまいます。そして、担当外のメンバーに作業負荷がかかる状況も避けられません。
結果、経歴の浅い社員の教育に時間を割けなかったり、担当者に残業が発生したりして、個人の仕事に対するモチベーションが低下してしまうのです。
このように、メンバーの士気が低下すると生産性も自ずと下がり、社員側だけでなく企業側にとってもデメリットが発生するため、業務標準化の動きは必須です。
業務の可視化ができない
業務標準化を疎かにすると業務の可視化ができないデメリットも発生します。
各メンバーが担当の業務のみを進める職場環境では、ほかのメンバーを教育する動きも鈍くなりがちです。結果、担当者の中で業務がルーティン化され、見直す機会を失い、無駄な工数が発生していても改善できなくなってしまうのです。
また、複数のチームでプロジェクトを進行する際に、自他の業務を可視化できなければ、業務フローが不明確になり仕事量や時間のマネジメントも難しくなります。完了していないタスクの存在に気付かず「納期間近に急いで修正しなければならない」などの問題が発生します。
業務標準化を実現する進め方
ここでは、業務標準化を実現する進め方について解説します。属人化やブラックボックス化に悩むチームは、以下を参考にしましょう。
- 現状課題の洗い出し
- 優先する課題の選定
- 業務整理とマニュアル作成
- 運用と改善を繰り返す
業務標準化には、解決する業務の概要を理解し、現状の課題を十分に洗い出す必要があります。業務の専門的な知識はもちろん、作業手順や注意点について各メンバーが瞬時に判断できるように「見える化」しましょう。
課題を洗い出したら、解決すべき課題に優先順位をつけます。プロジェクトを進めるうえで毎回障壁になっている課題や、チームでの解決が急務な課題を優先して選定しましょう。
課題を選定した後は解決する課題について、工数や手順、リソースなどを具体的にまとめて整理します。そして、チームのどのメンバーでもわかるようなマニュアルを作成し、共有しなければなりません。
業務標準化には運用に加えて、改善も非常に重要です。マニュアルを踏まえて実際に運用し、スムーズにいかなかった点は改善するなど、より良くしていける継続的な見直し体制を整えましょう。
以上のように、業務標準化では業務スピードの向上に向けて、解決すべき課題の洗い出しから運用・改善までの各フローを確実に行う必要があります。顕在化している課題はもちろん、潜在的な課題の原因を見える化し、解決していく姿勢を常に持ちましょう。
業務標準化を成功させるポイントとは
ここでは、業務標準化を成功させるポイントについて解説します。以下を押さえると、属人化している業務を効率的に標準化できるようになります。
PDCAサイクルを継続する
業務標準化を成功させるためには、PDCAサイクルの継続が欠かせません。
はじめに、標準化が必要な業務の課題を洗い出し、どのメンバーでも担当できるような計画を立てましょう(Plan)。次に、その計画を実行(Do)し、客観的な評価から良かった点と反省すべき点をまとめましょう(Check)。最後に、反省点を改善する(Action)ことで、継続的に業務改善を図れます。
計画から実行までの動きは活発でも発生した課題の解決は後回しになっていたり、計画に十分な時間を作らず闇雲に実行したりするチームは「改善フローの不安定さ」によって、なかなか業務標準化を達成できません。
このように、PDCAサイクルを「常に」回すことで、継続的に業務改善を行い、職場にとって実用的な業務フローを構築しましょう。
業務標準化の目的を理解させる
業務標準化を達成させるためには「目的」をチームメンバーに必ず理解させましょう。
「何のために業務標準化をするのか」といった目的がチームに上手く共有されていなければ、メンバーの目的意識の低下や業務の指針が定まらなくなってしまうからです。結果として、目標・ミッションを設定しても形骸化するケースに陥りがちです。
また、メンバーに目的を理解してもらうには、リーダーの一方的な姿勢で業務標準化を目指すのではなく、各メンバーとの認識のすり合わせを行いましょう。チーム内での合意形成を図ることで、個人の「納得感」に繋がり、目的に向けて足並みを揃えられます。
情報共有を活発にする
業務標準化を成功させるポイントとして「情報共有を活発にすること」も挙げられます。
属人化によって職場のコミュニケーション不足が発生すると、ほかのメンバーの進捗状況が分からなかったり、ミスが発生しても気づけなかったりする問題が発生し、業務効率が著しく低下します。
そこで、個人のタスクを見える化しつつ、業務に必要な情報は各メンバーに共有する環境の構築が重要です。スムーズな情報共有は、属人化の防止だけでなく、ナレッジの蓄積やメンバーの教育にも貢献します。
実際に、円滑な情報共有が社内文化として形成されているチームは、「Stock」のような情報共有ツールを活用し、各メンバーのタスク管理から業務に必要な情報共有・蓄積までを的確に行っています。
【非IT企業でも使える】業務の標準化に役立つツール
以下では、非IT企業でも使える業務標準化に役立つツールをご紹介します。
業務が属人化したり、ブラックボックス化したりする非IT企業では、アナログな手法によって「情報」の共有がスムーズに行われません。また、貴重なスキルやナレッジを社内に蓄積するためのマニュアルを作成しても、紙媒体では「アクセスのしにくさ」によって使われずに放置される可能性があります。
そこで、業務標準化の実現を目指すには「ITリテラシーの低いメンバーでも使えるシンプルなツール」で、情報を共有・管理しましょう。とくに、複雑なツールの「扱いづらさ」からメンバーにストレスを発生させると、すぐに使われなくなり形骸化します。
結論、属人化した業務の標準化を実現するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にマニュアルやノウハウを残し、直感的な「フォルダ」で簡単に管理が可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で、担当者との意思疎通はもちろん、標準化したいテーマごとに質問したり業務管理ができたりするのも特徴です。
情報管理の側面から最も簡単に業務標準化ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務標準化のメリット3選とポイントまとめ
ここまで、業務標準化のメリット3選とポイントを中心に解説してきました。
業務標準化の実現は、職場の属人化を防ぎ、業務効率を向上させられます。そして、業務標準化には、担当者とメンバー間の情報共有や、どのメンバーでもノウハウを理解できるように「情報を蓄積できる環境」も非常に重要です。
一方、アナログな情報共有・蓄積を行っているチームでは、情報共有がスピーディーに行われないだけでなく、蓄積された情報へのアクセスのしにくさから標準化ができないストレスが発生するのです。そのため、非IT企業こそ情報共有ツールの活用が必須です。
そこで、属人化した業務の標準化を達成するにはStockのような、ノウハウやマニュアル共有が誰でも簡単にできるシンプルな情報共有ツールで、情報共有・蓄積を確実に行う必要があるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を活発にし、業務標準化を実現しましょう。
