多くの日本企業ではすでに「業務改善」が実施されていますが、最近では「業務改革」による新しいビジネスプロセスが注目されています。
しかし、業務改革を取り入れたくても「どのように業務改革を進めれば良いのか想像がつかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務改革の進め方とメリットを中心にご紹介します。
- 業務改革で得られるメリットが知りたい
- 業務改革の具体的な進め方を教えてほしい
- 業務改革が失敗に終わらないためのポイントも知りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務改革を成功させるための必要な知識を得られるだけでなく、実際にどのように進めれば良いのかをイメージできるようになります。
目次
業務改革をする3つのメリット
業務改革によって得られる3つのメリットを解説します。業務改革を進めたいと考えている会社は必見です。
（1）業務効率化と生産性向上が図れる
まずは、業務改革をすると「業務が効率化されて、生産性が高まること」がメリットのひとつです。
業務改革では、業務改善だけではできない会社の制度や業務フローの見直しがなされます。たとえば、各部署で最適化されている業務でも、俯瞰して見てみると根本的に非効率になっている点が洗い出せるのです。
そのため、業務プロセスを再構築することで、組織全体の無駄を削減できます。よって、業務改革により根本的な組織改革をすると、会社全体の業務効率化が期待できるのです。
（2）顧客満足度が向上する
次に、業務改革を進めると顧客満足度をあげられます。
業務効率化により定型業務にかける時間を短縮できれば、新しいサービスやアイデアを生み出す余裕ができます。結果的に顧客対応の品質をあげることができ、顧客満足度が向上するのです。
このように、業務改革をすることで顧客満足度も改善されて、さらに売上アップにもつながるため、企業のさらなる成長も見込めます。
（3）従業員のモチベーションが高まる
最後に、業務改革では顧客満足度だけでなく、会社満足度も向上できます。
業務改革により無駄な作業を廃止した結果、付加価値が高く、必要性を感じる仕事に時間を割けます。その結果、従業員のやる気を向上させ、さらに長時間労働や時間外労働といった劣悪な労働環境の改善にもつながるのです。
このように、業務改革は従業員のモチベーションや労働環境の向上を促進して、会社満足度の向上にも結びつきます。
業務改革の進め方
具体的な業務改革の進め方についてご説明します。業務改革の一連の流れを理解して、何が重要かを見極めましょう。
- 具体的な目的や目標を設定する
- 現状を分析して課題を把握する
- 業務プロセスを設計する
- 変更後の業務フローで実施する
- 効果測定を実施して評価する
業務改革の目標を設定します。最終的にどのような成果や結果を出したいのかを明らかにすることで、企業戦略としての指針が変わります。明確な目標の設定は、従業員の団結にもつながります。
目標設定後は、経営層や管理職などのさまざまな階層からヒアリングを実施しましょう。現状の業務フローを明らかにしたうえで、業務改革で優先的に解決するべき課題を把握します。
課題を改善するための具体的な実施方法を策定して、業務プロセスを設計していきます。新たな業務プロセスを設計するときには、設備投資や外部委託、シェアドサービスなども幅広く検討するべきです。
業務プロセスを設計したら、実際に業務を回してみましょう。また、マニュアルを用意しておくと従業員の混乱が抑えられます。
新しい業務プロセスに問題はないか、当初の目標は達成できたのかを評価します。業務改革をして良かった点と悪かった点を整理して、次に活かすことが大切です。
以上の5ステップを参考にして、自社でも業務改革を進めていきましょう。
業務改革を進める2つのポイント
業務改革を進める上でのポイントを2つご紹介します。以下のポイントを理解せずに業務改革をすると、失敗に終わる可能性が高まるため注意しましょう。
（1）取り組む目的や目標を明確にする
業務改革で最も重要なのは、目標を明確に定め、社員が一丸となって取り組むことです。
業務改革の必要性や目標、目的、方針を明らかにして、組織全体で共通認識をもって業務改革に取り組めば、業務効率化が実現します。目標を定めるときには具体的な数値をいれると、あいまいな状況になるのを防げます。
そのため、業務改革を成功させるためには、目標や目的を明確にしましょう。
（2）PDCAサイクルを確立する
また、PDCAサイクルの確立も業務改革には必要不可欠です。
業務改善は組織に定着するまで継続することが大切なため、PDCAを回しながら必要に応じて修正・改善を加えることが求められます。長年、業務改革に取り組んでいる企業では、効果測定の評価を受けて対策をするケースが多いです。
そのため、業務改革を実施したあとにはPDCAサイクルを確立して、継続して回していく必要があります。
【決定版】業務改革で役立つツールとは
以下では、業務改革で役立つツールをご紹介します。
業務改革で仕事内容が大きく変わると、従業員同士で「言った・言ってない」と社内トラブルになったり、既存のマニュアルでは対応できなくなったりします。そのため、「簡単に社内情報を共有でき、やりとりを残せるノート型ツール」を導入すべきです。
しかし、多機能なツールでは「ファイルの保管場所」や「過去にやりとりした内容」がどこにあるのかが、すぐに分からなくなります。よって、必要な機能に過不足がなく、誰でも直観的に使えるツールが最適です。
結論、業務改革のときに役立つツールは、あらゆる情報をストックでき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockのノートは「フォルダ」で見やすく管理できるため、必要な時に即座に見つけられます。また、ノートに紐づいた「タスク」があるのでやるべき仕事がすぐに分かり、気軽に連絡を取り合える「メッセージ」もあるので便利です。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務改革のメリットと進め方まとめ
これまで、業務改革のメリットや進め方、実施するポイントを中心にご紹介しました。
業務改革では大規模な仕事内容の見直しがされるので、口頭連絡ではトラブルが起きたり、マニュアルの作成・保管が必要になったりします。そのため、「簡単にメッセージを残したり、社内情報を管理したりできるツール」が役立つのです。
しかし、チャットツールでは過去のやりとりが流れてしまい、ファイルストレージは「どこに、何のファイルがあるのか」が分からなくなるので不便です。よって、「情報をストックして、いつでもすぐにアクセスできるツール」が最適だと言えます。
結論、業務改革で自社が取り入れるべきツールは、あらゆる情報を簡単に保存・閲覧ができる「ノート」があり、メンバーと連絡をとり合える「メッセージ」も備えている『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務改革を成功させて企業の成長につなげましょう。
