近年、企業の競争力強化や人手不足への対応を背景に「業務改革」が注目されています。業務改革とは、組織の成果を最大化するために、既存の業務プロセスや組織の進め方を抜本的に見直し再設計する取り組みのことです。
しかし、「業務の非効率さは感じているが、どこから改革すればよいか分からない」「大掛かりになりそうで改革に踏み出せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務改革の基本的な考え方から、改革が進まない組織の共通パターン、業務改革の正しい進め方を中心にご紹介します。
- 「昔からこのやり方だから」と業務改革に踏み出せていない管理職
- DX化を任されたものの、具体的な施策の方向性に迷う企画・推進担当者
- 属人化や情報の分断が存在するが、問題として捉えきれない現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社が業務改革に取り組むべき状態かどうかを見極めたうえで、どこから優先的に見直すべきかを判断できるようになります。
目次
業務改革とは？BPRの意味を解説
業務改革とは、組織の成果を最大化するために、既存の業務プロセスや組織の進め方を抜本的に見直し再設計する取り組みを指します。その代表的な手法として、BPR（Business Process Re-engineering）があります。
BPRとは、個々の作業を効率化するのではなく「そもそも必要な業務か」という視点から業務フロー全体を見直し、統合・削減・順序の最適化によって構造そのものを再設計する手法を指します。
業務改革が求められる背景には、複数ツールの利用による情報の分散や、業務フローの複雑化があります。このような状況では、部分的な業務改善では対応しきれず、業務全体の流れを見直す必要があるからです。
したがって、業務改革は単なる効率化ではなく、BPRの考え方に基づいて業務構造を見直し、全体最適の視点で進めることが重要です。
【比較表】業務改革・業務改善・DXの違い
業務改革・業務改善・DXといった言葉は混同しやすい用語です。以下を参考に、各用語を正しく理解しましょう。
| 比較項目 | 業務改善 (Improvement) | 業務改革 (BPR) | DX (Transformation) |
|---|---|---|---|
| 目的 （何のためか） |
既存業務の効率化・ムダ削減 | 業務プロセスの抜本的な最適化 | ビジネスモデル・競争力の変革 |
| 対象範囲 （どこまでか） |
一部の業務・現場単位 | 部門横断・業務全体 | 全社・顧客体験・事業全体 |
| 変革の深さ （どの程度変えるのか） |
小（部分最適） | 中〜大（全体最適） | 大（構造変革） |
| アプローチ （どう進めるか） |
現状の延長で改善 | ゼロベースで再設計 | デジタル前提で再構築 |
| 手段 | 手順見直し、標準化、自動化 | 業務フロー再設計、統廃合 | IT・データ活用、新サービス創出 |
自社の課題が「業務のムダ」なのか「業務構造の問題」なのか「ビジネスモデルの限界」なのかを見極め、適切なアプローチを選択することが重要です。
業務改革が進まない組織の共通パターン
現場任せで全体設計がない
業務改革が進まない大きな要因は、現場任せで全体設計がないことです。
各部門や担当者が個別に改善を進めると、部分的には問題なくても、業務全体では手戻りや重複が発生します。全体の業務フローを整理しないまま施策を進めると、部門間の連携が取れず、業務スピードが低下するためです。
そのため、業務改革は現場単位ではなく、全体最適の視点で設計しましょう。
業務フローではなく「作業単位」で考えてしまう
業務フローではなく作業単位で考えてしまうことも、改革が進まない原因です。
個々の作業だけを見直すと、前後の工程とのつながりが考慮されず、全体の流れが最適化されません。業務は複数の工程が連動しているため、一部だけを改善してもボトルネックが別の工程に移るだけになります。
したがって、業務改革では、作業単位ではなく業務フロー全体を捉えましょう。
情報が分散し、共有されていない
情報が分散し、共有されていない状態も、業務改革を妨げる要因です。
顧客情報がメール、Excel、チャットツールに分散している場合、担当者ごとに参照する場所が異なり、最新情報の把握に時間がかかります。また、同じ情報を何度も入力する手間が発生し、意思決定の遅れや認識のズレが防げません。
したがって、業務改革を進めるには、情報を一元化し、誰でも同じ情報にアクセスできる状態を整えることが重要です。
業務改革をしないリスク
業務改革をしないリスクは、生産性・競争力・人材活用の3点に整理できます。
- 生産性が向上せず、利益を生み出しにくくなる
業務改革を実施しない場合、従来の業務プロセスや組織体制を維持し続けることになります。その結果、非効率な業務が残り続け、人員や時間を有効活用できず、利益率の低下につながる可能性があります。 - 市場環境の変化に対応できず、競争力が低下する
顧客ニーズや市場環境は常に変化しているため、従来のやり方に固執していると、新しいサービスやビジネスモデルへの対応が遅れやすくなります。その結果、競合他社との差が広がり、市場での競争力が低下する恐れがあります。 - 従業員の負担が増え、人材流出につながる
業務改革が進まない組織では、非効率な作業や重複業務が残りやすくなります。その結果、従業員の負担が増加し、モチベーションの低下や離職につながりかねません。
業務改革をしないと、生産性や競争力の低下、人材流出といった課題が生じる可能性があります。そのため、企業が持続的に成長するためには、業務改革に継続的に取り組むことが重要です。
【3STEP】業務改革の正しい進め方
以下では、業務改革を現場で無理なく進めるための具体的な3つのステップについて解説します。何から着手すべきか迷っている方は、以下の流れに沿って整理しましょう。
STEP1：情報の置き場を1つに決める
まずは、情報の置き場を1つに統一することが重要です。
フォルダ・チャット・メールなど複数の場所に情報が分散していると、必要な情報を探すだけで時間がかかります。情報の所在が曖昧な状態では、業務スピードの低下は避けられません。
そこで、「社内に散在するあらゆる情報を一元管理する情報共有ツール」を導入しましょう。たとえば、「Stock」のようなシンプルなツールであれば、ITに不慣れな65歳以上の方でも説明なく使えるため、業務改革を現場で無理なく進められます。
STEP2：情報をテーマごとに整理する
次に、集約した情報をテーマごとに整理することが重要です。
情報を1か所に集約しても、分類ルールがなければ必要な情報を探し出すのに時間がかかります。たとえば、案件ごと・部署ごと・業務ごとにフォルダやノートを分けておくことで、直感的に欲しい情報へ素早くアクセスできるようになるのです。
そのため、情報を一元化した後は、目的やテーマごとに整理する運用を整えましょう。
STEP3：共通ルールを決めて運用を統一する
最後に、共通ルールを決めて運用を統一することが重要です。
個人ごとに管理方法が異なると属人化が進み、情報共有が機能しません。ファイル名や保存場所のルールが統一されていない場合、資料を探す手間が増え、無駄な確認や再作成が発生します。
そのため、誰が利用しても同じように情報を管理できるルールを定め、組織全体で運用を統一すべきです。
【必見】業務改革を成功に導くポイント
以下では、業務改革を成功に導くポイントをご紹介します。
日々の業務を「なんとなく回っているから」と現状のまま続けていると、複数ツールに情報が散在し、必要なときに探せない状態が当たり前になります。その結果、引き継ぎやトラブル対応のたびに過去の経緯が分からず、同じ確認や説明を繰り返してしまいます。
こうした状況を解消するには、「情報の置き場を統一する」「情報の種類で管理を分ける」「運用ルールを揃える」といったステップが欠かせません。業務改革の土台は、社内の情報共有をスムーズにすることから始まります。
つまり、情報を一か所に集約し、誰でも同じように見られる仕組みを整える必要があります。ツールを適切に導入すれば、情報が流れず蓄積され、チーム全体で共有できる状態を実現できるのです。
この条件に最も当てはまるのが、シンプルに情報を蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは、1テーマ1ノートとして蓄積されるため、過去の経緯や判断も含めて誰でもすぐに確認できるため、社内の情報共有を無理なく定着させられます。
社内の情報を一元管理できる情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で業務改革に成功した事例
以下では、従業員350名の事業会社における業務改革の成功事例をご紹介します。サイバーステップ株式会社では、複数プロジェクトの情報を一元管理し、チーム全体で共有するために「Stock」を活用しています。
従来はチャットツールを中心に業務を進めていましたが「複数のテーマのやり取りが同時に発生し、必要な情報をあとから把握できない」という課題がありました。その結果、進捗状況の把握や意思決定に時間がかかり、業務スピードが低下していました。
そこで、テーマごとに情報を整理・蓄積できる点に着目し「Stock」を導入しました。ゲームタイトルごとにフォルダを作成し、検討事項や計画、スケジュールなどをノート単位で管理する運用へと切り替えています。
その結果、情報が流れずに蓄積されるようになり、必要なタイミングで必要な情報にすぐアクセスできる環境が整いました。さらに、ノート単位でやり取りができるため話題が混在せず、チーム全体の業務改革を実現しています。
業務改革の必要性と進め方まとめ
これまで、業務改革の基本的な考え方や業務改革が進まない組織の共通パターン、具体的な業務改革の進め方を中心にご紹介しました。
業務の非効率や属人化の多くは、情報が分散し、整理されていないことが原因です。そのため、部分的な改善ではなく、業務全体の流れを見直し「情報の置き場・種類・運用ルール」を整えることが業務改革の出発点となります。
こうした取り組みを進めるには、個人任せではなく、チーム全体で同じ情報を共有できる環境を整えることが重要です。情報が蓄積され、誰でもすぐに活用可能な状態を作ることで、業務改革を無理なく定着させることができます。
なかでも、情報を一元化し、チームでスムーズに共有したい方にはシンプルに情報を蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務改革を実現しましょう。
