リモートワークを導入すると、通勤時間の削減や採用範囲の拡大など、多くのメリットがあります。一方で、「担当者に聞かないと仕事が進まない」「情報がチャットに埋もれる」といった問題が表面化し、かえって業務が混乱する企業も少なくありません。
なかには「リモートワークを導入したのに、社内でうまく機能しない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークのメリット・デメリットやリモートワークをうまく運用するためのポイントを中心にご紹介します。
- リモートワーク運用を成功させて、業務効率化を図りたい
- リモートワークのメリット、デメリットを把握したい
- リモートワーク運用の成功におすすめなITツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、リモートワークのメリット・デメリットを詳しく理解できるようになるほか、成功する運用方法も把握できます。
目次
なぜ今「出社前提」の働き方に限界が来ているのか
ここでは、なぜ出社前提の働き方に限界がきているのか紹介します。
（1）人材確保が難しくなっている
出社を前提にした求人は、応募者数が年々減っています。
転職市場では「リモートワーク可」が条件に入っているかを、応募前に確認する求職者が増えています。とくに20〜30代のエンジニアや、マーケターといった職種では、勤務地や通勤の有無が給与と同じくらい重視される項目になっています。
出社を必須にするだけで、採用候補者の選択肢から外れやすくなります。優秀な人材を確保したいなら、働く場所の選択肢を広げることが、採用競争に勝つための条件になっています。
（2）属人化により業務が止まりやすい
出社前提の職場では、特定の人しか知らない業務のやり方が温存されやすく、その人が休んだり辞めたりすると業務がすぐに止まります。
毎日同じ場所に集まって仕事をすると、「口頭で確認すればいい」という文化が根づきます。その結果、業務のやり方がドキュメントではなく「人の頭の中」にだけ存在する状態が続きます。
出社前提の働き方は、属人化を加速させる可能性があります。業務をドキュメントに落とし込むリモートワークの習慣は、こうした「一人に依存した状態」を防ぐ手段にもなります。
（3）通勤・移動コストが生産性を下げている
通勤時間は、仕事にも休息にも使いにくい“移動のためだけの時間”です。
片道1時間の通勤を週5日続けると、1ヶ月で約40時間が通勤時間に充てられていますが、これは丸1週間分の労働時間に相当します。その時間を資料作成や顧客対応に充てられれば、同じ給与コストでより多くのアウトプットを出せます。
また、満員電車での移動によって、出社時点ですでに疲れている社員も少なくありません。出社前提の働き方は、毎日発生する時間のロスと疲労による体力ロスによって、業務量や集中力に影響を与える要因になっています。
リモートワークとは？
ここでは、リモートワークについての基礎知識を紹介します。まずはリモートワーク根幹部分を理解しておきましょう。
テレワーク・在宅勤務との違い
これらは全て「本来のオフィス以外の場所で働くこと」を指しますが、言葉の定義の広さや、働く場所の自由度に明確な違いがあります。
- テレワーク
- リモートワーク
- 在宅勤務
情報通信技術（ICT）を利用した全ての場所にとらわれない働き方です。自宅（在宅）、カフェ（モバイル）、サテライトオフィスでの勤務すべてを含みます。
オフィスから離れた（Remote）場所で働くことです。チームメンバーが別の都道府県や海外のコワーキングスペースから業務を行うケースなどもこれに該当します。
働く場所を「自分の自宅」に限定した働き方です。セキュリティや労務管理の観点から、会社が自宅以外での勤務を禁止している場合にこの言葉が使われます。
このように、テレワーク・リモートワーク・在宅勤務にはそれぞれ明確な違いがあります。
なぜリモートワークが広がったのか
リモートワーク急拡大の決定的な要因は、コロナ禍における「出社抑制の必要性」という外部環境の変化に対し、クラウドやWeb会議などの「ITインフラ」がすでに実用レベルで整っていたことです。
従来のオフィス出社が感染リスクを高める中で、業務を継続するためには遠隔での事業運営が不可欠です。
また、企業側にとっては「生産性の維持やコスト削減」、従業員側にとっては「通勤ストレスの解消やワークライフバランスの向上」という、双方の利害が一致したことも普及を後押ししました。
そのため、リモートワークは単なる一時的な流行ではなく、危機管理（BCP）への対応とデジタル技術の進歩が結びついた結果、新しい働き方のスタンダードとして広まりました。
【従業員側】リモートワークのメリット
ここでは、従業員側から見たリモートワークのメリットを紹介します。
- 通勤時間・移動ストレスを軽減できる
- ワークライフバランスを改善しやすい
- 居住地に縛られずに働ける
- 育児・介護と両立しやすい
満員電車の中での移動は体力を削り、仕事を始める前から疲れた状態になります。通勤がなくなると、朝の時間に余裕が生まれ、仕事への集中力が上がります。
リモートワークでは業務が終われば即座に仕事を切り上げられるため、夕食の準備や運動、家族との時間を確保しやすくなります。自分の生活リズムに合わせて1日のスケジュールを組めることが、生活の余裕につながります。
都市部は家賃が高く、会社に通える場所に限定すると選択肢は狭まります。一方、完全リモートワークだと、地方や郊外からでも仕事が続けられるため、住む場所の選択肢が広がります。
リモートワークなら、保育園への送り迎えや介護の合間に業務を進めることができ、仕事を完全に止めずに対応できます。育児・介護を理由に仕事を辞めるケースを、そもそも減らせる働き方です。
上記の4点が、従業員側から見たリモートワークのメリットです。
【企業側】リモートワークのメリット
ここでは、企業側からみたリモートワークのメリットを紹介します。
- 離職率改善につながる
- 全国から人材を採用しやすくなる
- オフィスコストを削減できる
- 災害・感染症などのリスク分散になる
社員が退職する理由の上位には、「通勤の負担」「育児・介護との両立が難しい」「転居による通勤困難」が挙げられます。リモートワークはこれらの理由をまとめて解消できるため、辞めなくて済む社員が増えます。
フルリモート可の求人であれば、北海道から沖縄まで、どこに住んでいても応募できます。採用候補者の母数が全国規模に広がることで、これまでアクセスできなかった経験者やスキル保有者に出会える確率が上がります。
出社人数に合わせてフロアを縮小したり、サテライトオフィスに切り替えることで、賃料・光熱費・設備維持費をまとめて見直せます。都市部の一等地にオフィスを構えている企業ほど、削減できる金額は大きくなります。
リモートワークが定着している企業では、社員がすでに自宅で業務を続ける手段を持っているため、緊急時でも業務をそのまま継続できます。特定の場所に業務が集中しない状態は、会社全体のリスクを下げます。
上記の4点が、企業側から見たリモートワークのメリットです。
リモートワークがなぜかうまくいかない企業の共通点
ここでは、リモートワークがうまくいかない企業の共通点を紹介します。なぜリモートワーク運用がうまくいかないのか、その理由を知りたい企業は必見です。
（1）その場で聞く前提で仕事が回っている
「わからなければ隣の人に聞けばいい」という前提で業務が組まれている職場は、リモートワークに切り替えた瞬間に仕事が止まります。
リモートワークになると、同じ質問をするだけでチャットのやり取りが発生し、相手の返信を待つ時間が生まれます。「聞けばわかる」が通用しない環境になって初めて、口頭前提の業務設計の弱さが表に出てきます。
問題はリモートワークにあるのではなく、口頭確認に頼りきった業務の組み方にあります。誰でも手順を確認できる状態を作ることが、リモートワークを機能させる第一歩です。
（2）チャットだけで情報管理・共有している
チャットツールは会話には向いていますが、情報を蓄積・管理する場所としては機能しません。チャットだけに頼ると、過去のやり取りの中に重要な情報が埋もれていきます。
チャットは流れるように情報が更新されるため、1週間前の決定事項や共有ファイルを探し出すことが難しくなります。「あの件、どのチャンネルで話したっけ？」という状況が日常的に起きるようになると、情報を探すだけで時間を消費します。
チャットは「会話する場所」、ドキュメントツールは「情報を残す場所」と役割を分けることが重要です。この整理ができていない企業は、リモートワークに切り替えるほど情報の混乱が大きくなります。
（3）業務マニュアル・ナレッジが整備されていない
やり方が文章になっていない業務は、リモートワーク環境では誰も教えられず、新しいメンバーが動けない状態になります。
オフィスでは、新人が困ったときにすぐ近くにいる先輩に声をかけられるため、マニュアルがなくても業務が回ります。しかしリモートワークでは、画面越しに質問するハードルが上がり、「ちょっと聞く」ができなくなります。
マニュアルの整備は、リモートワークのためだけでなく、特定の人に業務が集中するリスクを防ぐためにも必要な取り組みです。「誰でも手順を見れば動ける状態」を作ることが、リモートワークを長く続けられる職場の条件です。
これらの共通点に該当している企業は、リモートワーク運用がうまくいっていない可能性が高いため注意しましょう。
【従業員側】リモートワークのデメリット
ここでは、従業員側から見たリモートワークのデメリットを紹介します。
- オン・オフの切り替えが難しい
- 自己管理能力が求められる
- 情報共有不足により不安が生まれやすい
リモートワークでは、仕事をする場所と休む場所が自宅のため、終業後もパソコンの前に座り続けたり、夜に届いたチャットをつい確認する状況が生まれます。場所の区切りがないと、仕事と生活の境目がなくなります。
リモートワークでは、外からのプレッシャーがないため、作業の優先順位を自分でつけ、時間を管理しなければなりません。タスクを後回しにしても誰も気づかず、締め切り直前に仕事が積み上がる状態に陥りやすいです。
オフィスでは、隣の席の会話や会議室から漏れる声など、意図せず情報が入ってくる場面があります。リモートワークではこうした偶然の情報共有がなくなるため、意図して発信されなかった情報は届きません。
上記の3点が、従業員側から見たリモートワークのデメリットです。
【企業側】リモートワークのデメリット
ここでは、企業側から見たリモートワークのデメリットを紹介します。
- メンバーの状況が見えづらい
- チャット・会議が増えやすい
- 社内コミュニケーションが希薄化する
オフィスでは、デスクの様子や表情、会話の内容から、メンバーの進捗や詰まっている箇所を自然に把握できます。リモートワークでは画面越しのやり取りが中心になるため、報告がなければ「どこまで進んでいるのか」「何で止まっているのか」がわかりません。
オフィスでは30秒で終わる確認が、リモートワークではチャットを送り、返信を待ち、それでも解決しなければ会議を設定するという流れになります。その結果、会議と会議の合間に集中して作業できる時間が削られます。
休憩室での雑談やランチなど、業務外の会話はメンバーの人柄を知るための土台です。リモートワークでは、用事がなければ連絡せず、メンバーのことを「名前と仕事の役割しか知らない」状態になります。
上記の3点が、企業側から見たリモートワークのデメリットです。
【情報共有の仕組み化】リモートワークでの運用もこなせるツール
リモートワークでは、オフィスに集まらなくても働ける一方で、「担当者に聞かないと仕事が進まない」「必要な情報がチャットに埋もれる」といった課題も発生しやすいため、ここではリモートワークを成功させる情報共有の仕組みについて紹介します。
リモートワークでは、「あとから探せる形で情報を残す仕組み」がないと、毎回チャットを遡ったり、担当者に確認したりする状態になります。そのため、“会話”ではなく“情報の蓄積”を前提にしたツールが必要です。
とはいえ、既存のチャットツールやメール運用だけでは、情報が流れてしまい、必要な情報をあとから探し出すことが難しくなります。また、多機能すぎるツールは現場に定着しにくく、「一部の人しか使わない」という状況になりやすいため、結局属人化を解消できません。
そのため、リモートワークを円滑に進めるには、「誰でも・簡単に・情報を残せて探せる」情報共有ツールを導入することが重要です。情報を会話ではなく「蓄積する資産」として管理できれば、リモート環境でも業務が止まりにくい組織を作れます。
なかでも、非IT企業でも簡単に使える情報共有ツールが「Stock」です。Stockは、「ノート」に業務マニュアル・議事録・進捗共有などの情報を蓄積しながら、その内容にメッセージを紐づけられるため、「チャットで情報が流れる問題」を防げます。
非IT企業でも簡単に使えるルール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リモートワークのメリット・デメリットまとめ
これまで、リモートワークのメリット・デメリットやリモートワーク運用がうまくいくための解決策を中心に解説しました。
リモートワークには移動ストレスの軽減や離職率改善などのメリットがある一方、情報共有不足による不安やメンバーの状況が分からないなどのデメリットもありました。そこで、進捗をリアルタイムで確認しながら円滑なやりとりもできる“クラウドツール”が求められます。
ただし、操作が複雑なツールでは従業員が使いこなせず、リモートワークがかえって滞る恐れもあるので注意しましょう。したがって、このような事態を防ぐためにも「ITリテラシーが低くても簡単に使えるツール」が必須なのです。
結論、リモートワークで活用すべきなのは、「誰でも・簡単に・情報を残せて探せる」情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、リモートワークのメリットを最大限活かせる環境を整えましょう。
