仕事の進み具合を可視化できる「進捗管理表」を作成すれば、メンバーごとの進捗が属人化せず、プロジェクトを円滑に進められます。また、進捗管理表の作成方法として、多くの企業で「Excel」が使われています。
とはいえ、Excelで進捗管理表を作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで進捗管理をする方法や注意点を中心にご紹介します。
- Excelを使った進捗管理表の作り方・運用のポイントを知りたい
- Excelで進捗管理を行うメリット・デメリットを押さえたい
- Excelよりも効果的に進捗管理できるツールがあれば導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Excelを使った進捗管理表の作成方法が分かり、プロジェクトをスムーズに進められるようになります。
目次
進捗管理がなぜ必要なのか
ここでは、進捗管理が必要な理由を3つご紹介します。以下の効果を得るためにも、進捗管理に課題がある方は早急に改善しましょう。
（1）プロジェクトの進捗が見える化する
1つ目に、プロジェクトを進めるうえで進捗の見える化が重要だからです。
メンバー全員で進捗を共有すれば、タスクの重複を防げます。さらに、仕事の工数とスケジュールを把握しておくと、各々の作業が順調に進んでいるかも分かるのです。
また、ひとりのタスクが遅れた場合でも進捗管理表を見れば、タスクの見える化がされているので、余裕がある社員にタスクを振り分けることもできます。
（2）タスクの抜け漏れを防げる
2つ目に、進捗管理は、タスクの抜け漏れを防ぐ役割を果たすためです。
進捗管理表を作成すれば、期日が迫ったタスクも一目で分かるため「タスクがあることを忘れていた」となる心配がありません。そのため、タスクをやり忘れることによるプロジェクト進捗の遅延を避けられるのです。
ただし、進捗管理表を作成する前にタスクの洗い出しが不十分だとタスクの抜け漏れが生じうるので注意が必要です。
（3）トラブルへ迅速に対処できる
3つ目に、進捗管理をすると、トラブルへ迅速に対処できるようになります。
進捗を共有しておけば、仮に、タスクが遅れているメンバーがいてもすぐに気づけます。そのため、スケジュールを調整したり、タスクを再配分したりなどの対応もスピーディになるのです。
このように、問題が起きたときにも迅速にフォローができれば、納期遅れのリスクも大きく軽減します。
Excelで進捗管理をするメリット
Excelで進捗管理をするメリットには「コストの削減」「手間の軽減」が挙げられます。
- 導入・教育に関するコストがかからない
- テンプレートが豊富に用意されている
Excelは多くの企業ですでに取り入れられており、利用したことがある方も多いです。そのため、進捗管理用に新たなツールを導入する場合と比べて、導入費用や社員教育の時間が必要ありません。
今日では、進捗管理に最適なテンプレートが様々なサイトからダウンロードできます。そのため、進捗管理表を一から作る手間がかかりません。
このように、金銭的・時間的コストを削減することができる点が、進捗管理にExcelを用いるメリットと言えます。
Excelでプロジェクト進捗管理する手段とは
以下では、Excelでプロジェクトの進捗を管理する手段を2つ紹介します。Excelを用いてプロジェクトの工程進捗管理を検討している方は以下の方法を参考にしましょう。
（1）WBSの使用
1つ目に、WBSと呼ばれる手法を用いることでExcelでのプロジェクト進捗管理が可能になります。
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称で、作業分解構成図を意味します。WBSはプロジェクトを完遂するために必要なタスクを細分化して洗い出し、一覧表でタスク管理を行えるものです。
また、WBS作成時には、「タスク名」「開始日・期限」「進捗（全体の何％進んだか）」などの項目を記載します。結果、全員のタスク状況を把握できるため、適切なタスク配分や遅延のフォローが可能になり、業務の効率化につながります。
（2）ガントチャートの作成
2つ目に、Excelでのプロジェクト進捗管理には、ガントチャートが用いられます。
ガントチャートとは、縦軸にタスク、横軸に時間をとり、棒グラフでタスクの進捗スケジュールを表したものです。視覚的に優先すべきタスクやスケジュールを捉えることができるのがガントチャートのメリットです。
ガントチャートを作成する時は、WBSを利用するとタスクの抜け漏れを防ぐことができます。ただし、ガントチャートはプロジェクト管理において役立つ一方、Excelの関数などの知識がないと作成が困難な点に注意しましょう。
【作成例あり】Excelでの見やすい進捗管理表の作り方
ここでは、Excelを使った進捗管理表の作り方を紹介します。以下の3ステップを踏むと、簡単に進捗管理表が整えられます。
（1）タスクを振り分けてWBSを作成する
まずは、タスクを担当者に振り分けてWBSを作成します。
振り分けるタスクが粗いと、担当者の負担が大きくなったり、時間内に作業が終わらなかったりする恐れがあります。そのため、「親タスク＞子タスク」というように細分化してから、担当者を設定しましょう。
上の画像が、WBS（作業分解構成図）です。WBSの作成により、各タスクの担当者が明確になれば、トラブルがあってもすぐに連絡が取れたり、日々の仕事での連携がとりやすくなったりするのです。
（2）プロジェクト期間の日付を入力する
次に、プロジェクト期間の日付を入力しますが、手作業では非効率です。
そこで、下図のように「6月1日」のセルをクリックし、右下に出る十字を真横に引っ張ると、日付や曜日が自動入力されます。
（3）ガントチャートを作図する
その後、各タスクの開始日から期日までを任意の色で塗りつぶし、ガントチャートを作図しましょう。ガントチャートとは、業務進捗を可視化する表です。
下図の場合は、作業①の「資料作成B」は6月2日に作業を開始し、6月4日までに終了すべきだと瞬時に分かります。
そして、「完了したタスクは別の色で塗りつぶす」「進捗状況欄に完了と入力する」などのルールを設ければ、タスクのステータスも分かりやすくなるのです。
上記の手順で進めれば、誰でも見やすいExcel進捗管理表を作成して、メンバーの進捗状況を管理できます。
しかし、Excelなどファイル形式のデータは、アクセス性が悪く「進捗管理表を作成しても、更新されない」ケースも少なくありません。そこで、高度な検索機能で情報に瞬時にアクセスできる「Stock」のようなITツールなら、更新を怠るリスクが軽減されます。
【無料】業務の進捗管理表のExcelテンプレート
こちらは、業界・業種問わず汎用的に使うことができるテンプレートです。Excelを使って自力でWBSを整理したり、ガントチャートを作成したりするのが難しい方は、以下のシンプルなテンプレートを利用しましょう。
本テンプレートには、業務の進捗管理に必要となる基本的な項目のみ記載されています。そのままでも十分使えますが、企業によって最適な形式は異なるので、状況に応じて項目を追加・削除していきましょう。
しかし、進捗管理表を作成するたびにテンプレートを修正するのは面倒だと言えます。そのため、効率的に進捗管理表を作成したい方は、自社に必要な項目のみを含めたテンプレートを作成し、すぐに呼び出せる「Stock」のようなツールがおすすめです。
Excel進捗管理表の効果的な運用のポイント3つ
ここでは、Excel進捗管理表の効果的な運用のポイントを3つご紹介します。以下を実践すれば、入力ミスを防いだり、進捗管理表への入力の工数を減らしたりできるので必見です。
（1）セルを保護する
まずは、「編集できる箇所・できない箇所」を分けるために、セルを保護することが大切です。そこで、下図のように「セル（Excelのマス目）の保護」を利用して、編集範囲を設定しましょう。
手順としては、誰でも編集できる範囲を選択したあと、［書式］＞［シートの保護］の順でクリックします。
そして、下図のようにチェックボックスを設定した後、パスワードを入力したら［OK］をクリックします。
次に、［校閲］＞［ブックの保護］をクリックすれば、編集を制限できます。
〈セルを保護しているか確認する方法〉
保護されているセルに入力した場合、下図のような警告が出れば、許可されていない範囲の編集を防げています。
上記のように編集範囲を制限すれば、重要箇所をメンバーが誤って編集するリスクも減らせるのです。
（2）関数を活用する
次に、各タスクの時間を可視化するには「NETWORKDAYS.INTL関数」を活用します。
NETWORKDAYS.INTL関数では、タスクの開始日と期限、休日のパターンを選択し、該当のセルに［=NETWORKDAYS.INTL(開始日,期限,休日のパターン)］を入力します。
休日パターンはすでに決まっており、土日休みの場合は「1」、火水休みの場合は「4」を入力します。下記の例では、休日のパターンを1番の土日休みにしています。
上記のように、関数を活用すれば、作業時間を正確に表示できるのでおすすめです。
（3）プルダウン設定を利用する
入力項目があらかじめ決まっている場合は、プルダウン設定で文字入力の手間を減らしましょう。
プルダウン設定をするには、該当するセルを選択して［データ］＞［データの入力規制］をクリックします。
次に、入力欄の種類を［リスト］に変更します。そして、［元の値］に［完了,作業中,作業前］を入力し、［OK］をクリックすれば設定完了です。
設定が完了すると、下記のように「元の値」に入力した項目をワンクリックで選べるので、何度もタイピングする手間が省けます。
【見える化】Excelよりも簡単に進捗管理できるツール
以下では、Excelよりも簡単に進捗管理できるツールをご紹介します。
Excelで進捗管理表を作成したとしても、更新のたびに「ファイルを開いて編集する」「メールに添付して共有」という課題に直面してしまいます。また、更新作業のリマインドや催促もできないため、管理表の更新を忘れるメンバーも出てきてしまいます。
そこで、「情報共有ツール」を使えば、1つのツールで進捗管理表の作成・共有を完結できます。また、タスク機能のあるツールであれば、更新作業のリマインドが可能となり、更新忘れを未然に防ぐことができるのです。
ただし、多機能な情報共有ツールでは、ITが苦手な人が使いこなせないので、直感的に使えるサービスを選びましょう。したがって、進捗管理に最適なのは、Excelよりも簡単に進捗管理表を共有・更新できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、簡単操作で進捗管理表のテンプレート作成・呼び出しができるうえに、更新した情報は即座にチームメンバーへ共有されます。また、「タスク機能」で更新作業をリマインドすれば、進捗管理表を常に最新の状態に保つことができるのです。
ITが苦手な65歳の方でも直感的に使えるツール 「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【自社は大丈夫？】Excelで進捗管理をする3つのデメリット
ここでは、Excelで進捗管理をする3つのデメリットをご紹介します。Excelは使い始めるハードルが低い一方、運用面で以下の問題点があるのです。
（1）スマホでは見づらい
1つ目のデメリットとして、スマホでは見づらい点が挙げられます。
たとえば、スマホの小さい画面でExcelの進捗管理表を見るためには、何度もスクロールする手間がかかります。また、PCに比べて操作性も悪いため、「誤ったデータを入力した」「重要な情報を削除した」などのトラブルも少なくありません。
このようなスマホで利用しづらいツールだと、オフィス外で進捗管理表を確認・編集する必要がある現場作業員や営業職の方は不便な思いをすることになります。結果、作業効率の低下や業務の遅延を招いてしまうのです。
（2）情報更新に手間がかかる
2つ目のデメリットは、Excelを使うと情報更新に手間がかかることです。
Excelはファイル形式で管理されるため、更新のたびにファイルを開いて編集しなければなりません。また、「誰が、どこを更新したのか」も一目では分かりづらいと言えます。
その結果、「誰も進捗管理表を更新しなくなり、いつの間にか使わなくなっていた」ともなりかねないので注意しましょう。
（3）情報共有がスムーズにできない
3つ目のデメリットは、情報共有がスムーズにできないことです。
Excelには共有機能がないため、ファイルをメールやチャットに添付して共有しなければなりません。加えて、メッセージ機能もないため、進捗に関するやりとりもスムーズにできない点が不便です。
そこで「共有機能」と「メッセージ機能」を兼ね備えたツールを活用すれば、Excelよりも簡単に進捗管理ができるようになるのです。とくに、「ノート」と「メッセージ」を紐づけられる情報共有ツール「Stock」であれば、話題が入り乱れることもありません。
Excelでの進捗管理表の作り方・テンプレートまとめ
ここまで、Excelで進捗管理表の作り方やテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelは利用のハードルが低く、関数やプルダウン設定を使いながら進捗管理表を作れます。しかし、「ファイルをメールで共有する」「誤って編集したり、削除したりしていないかを確認する」などの手間もかかってしまうのです。
一方、”ノート上で表を作成したり、タスク設定したりできる情報共有ツール”であれば、Excelよりもスムーズな進捗管理が実現します。ただし、多機能なツールでは、社員が使えない恐れもあるため「全員がストレスなく利用可能か」で判断しなければなりません。
結論、プロジェクトの進捗管理に最適なのは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせるツール「Stock」一択です。
ぜひ情報共有ツールの「Stock」で進捗管理を効率化しましょう。
