仕事の進み具合を可視化できる「進捗管理表」を作成すれば、メンバーごとの進捗が属人化せず、プロジェクトを円滑に進められます。そして、進捗管理表の作成方法として、多くの企業で「Excel」が使われています。
とはいえ、「Excelで進捗管理表を作成したいが、どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで進捗管理をする方法や注意点を中心にご紹介します。
- 進捗管理の見える化するための手段を知りたい
- エクセルを使った進捗管理表の作り方・運用のポイントを知りたい
- エクセルよりも効果的に進捗管理できるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Excelを使った進捗管理表の作成方法が分かり、プロジェクトをスムーズに進められるようになります。
目次
進捗管理の見える化が必要な理由2選
ここでは、進捗管理の見える化が必要な理由を2つご紹介します。以下の効果を得るためにも、進捗管理に課題がある方は早急に改善しましょう。
（1）タスクの抜け漏れを防げる
1つ目に、進捗管理の見える化はタスクの抜け漏れを防ぐ役割を果たします。
進捗管理表を作成すれば、タスクの重複を防げるうえに、期日が迫ったタスクも一目で分かるため、確実にタスクを遂行できます。そのため、タスクのやり忘れによって、プロジェクト進捗が遅延する事態を避けられるのです。
また、誰かのタスクが遅れた場合でも進捗管理表を見れば、進捗が”見える化”されているので、余裕がある社員にタスクを振り分けられます。ただし、進捗管理表を作成するにあたって、タスクの洗い出しが不十分だと抜け漏れが生じうるので、注意が必要です。
（2）トラブルへ迅速に対処できる
2つ目に、進捗管理の見える化によって、トラブルへ迅速に対処できるようになります。
プロジェクト全体の進捗を共有しておけば、仮に、タスクが遅れているメンバーがいてもすぐに気づけます。そのため、スケジュールを調整したり、タスクを再配分したりなどの対応もスピーディかつ柔軟に取れるのです。
このように、問題が起きたときにも迅速にフォローができれば、納期遅れのリスクも大きく軽減します。
進捗管理を見える化する方法
進捗管理を見える化する方法は、以下の二つがあります。
- Excelを使う
- ITツールを使う
Excelは導入コストがかからず、多くの企業で利用されているため、操作に慣れている人が多い点がメリットです。しかし、データを最新の状態に保つには、更新のたびにファイルを送信する必要があり、共有の手間が発生します。
ITツールを使えば、進捗状況をリアルタイムで共有でき、更新の手間を省けます。ただし、ツールによっては操作に慣れるまで時間がかかる場合もあります。
上記の方法のメリット・デメリットを踏まえ、自社に最適な手法を選択し、進捗管理を見える化して業務を円滑に進めましょう。
Excelで進捗管理をするメリット
Excelで進捗管理をするメリットには「コストの削減」「管理表を作成する手間の軽減」が挙げられます。
- 導入・教育に関するコストがかからない
- テンプレートが豊富に用意されている
Excelは多くの企業ですでに取り入れられており、利用したことがある方も多いです。そのため、進捗管理用に新たなツールを導入する場合と比べて、導入費用や社員教育の時間が必要ありません。
今日では、進捗管理に最適なテンプレートが様々なサイトからダウンロードできます。そのため、進捗管理表を一から作る手間がかかりません。
このように、金銭的・時間的コストを削減することができる点が、進捗管理にExcelを用いるメリットです。ただし、Excelには、共有機能が備わっていないため、更新するたびにメールやチャットツールに添付して送る手間がかかります。
そのため、残した情報を自動でメンバーに共有できる「Stock」のようなITツールを活用すれば、常に最新の情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
【作成例あり】Excelでの分かりやすい進捗管理表の作り方
ここでは、Excelを使った進捗管理表の作り方をご紹介します。以下の3ステップを踏むと、簡単に進捗管理表を整えられます。
（1）タスクを振り分けてWBSを作成する
まずは、タスクを担当者に振り分けてWBSを作成します。
ただし、タスクを粗い状態で振り分けると、担当者の負担が大きくなったり、時間内に作業が終わらなかったりする恐れがあります。そのため、「親タスク＞子タスク」というように細分化してから、担当者を設定しましょう。
上の画像が、WBS（作業分解構成図）です。WBSの作成により、各タスクの担当者が明確になれば、トラブルがあってもすぐに連絡が取れたり、日々の仕事での連携がとりやすくなったりします。
（2）プロジェクト期間の日付を入力する
次に、プロジェクト期間の日付を入力しますが、手作業では非効率です。
そこで、下図のように「6月1日」のセルをクリックし、右下に出る十字を真横に引っ張ると、日付や曜日が自動入力されます。
（3）ガントチャートを作図する
その後、各タスクの開始日から期日までを任意の色で塗りつぶし、ガントチャートを作図しましょう。ガントチャートとは、業務進捗を可視化する表です。
下図の場合は、作業①の「資料作成B」は6月2日に作業を開始し、6月4日までに終了すべきだと瞬時に分かります。
そして、「完了したタスクは別の色で塗りつぶす」「進捗状況欄に完了と入力する」などのルールを設ければ、タスクのステータスも分かりやすくなるのです。
上記の手順で進めれば、誰でも見やすいExcel進捗管理表を作成して、メンバーの進捗状況を管理できます。
しかし、Excelなどファイル形式のデータは、アクセス性が悪く「進捗管理表を作成しても、更新されない」ケースも少なくありません。一方、高度な検索機能で情報に瞬時にアクセスできる「Stock」のようなITツールなら、更新を怠るリスクが軽減されます。
【無料】進捗管理の見える化に役立つExcelテンプレート3選
ここでは、進捗管理表に使える無料のExcelテンプレートを3つご紹介します。Excelを使って自力でWBSを整理したり、ガントチャートを作成したりするのが難しい方は、テンプレートを利用しましょう。
（1）進捗バー付きのシンプルな進捗管理表
こちらは、進捗バー付きのシンプルな進捗管理表のExcelテンプレートです。
本テンプレートには、進捗バーやタスクの達成率を記入する項目があるため、プロジェクト全体でのタスクの進捗状況が分かります。また、備考欄に伝達事項を記載できるのも便利です。
（2）プロジェクト管理に役立つ進捗管理表
こちらは、「ビズ研」が提供するプロジェクト管理に役立つWBS形式の進捗管理表テンプレートです。
WBS形式はプロジェクト全体のタスクを細かく分けて見える化し、一覧表でタスク管理したい方に最適です。自力でWBSを作成するのは手間がかかるため、WBS形式で進捗管理をしたい方は本テンプレートを利用しましょう。
（3）汎用的に使える見やすい進捗業務管理表
こちらは、業界・業種問わず汎用的に使うことができる見やすい進捗管理表のExcelテンプレートです。
本テンプレートには、業務の進捗管理に必要となる基本的な項目のみ記載されています。そのままでも十分使えますが、企業によって最適な形式は異なるので、状況に応じて項目を追加・削除していきましょう。
ただし、進捗管理表を作成するたびにテンプレートを修正するのは面倒だと言えます。そのため、効率的に進捗管理表を作成したい方は、自社に必要な項目のみを含めたテンプレートを作成し、すぐに呼び出せる「Stock」のようなツールがおすすめです。
【自社は大丈夫？】Excelで進捗管理をする3つのデメリット
ここでは、Excelで進捗管理をする3つのデメリットをご紹介します。Excelは使い始めるハードルが低い一方、運用面で以下の問題点があるのです。
（1）スマホでは見づらい
1つ目のデメリットとして、スマホでは見づらい点が挙げられます。
たとえば、スマホの小さい画面でExcelの進捗管理表を見るためには、何度もスクロールする手間がかかります。また、PCに比べて操作性も悪いため、「誤ったデータを入力した」「重要な情報を削除した」などのトラブルも少なくありません。
このようなスマホで利用しづらいツールだと、オフィス外で進捗管理表を確認・編集する必要がある現場作業員や営業職の方は不便な思いをすることになります。結果、作業効率の低下や業務の遅延を招いてしまうのです。
（2）情報更新に手間がかかる
2つ目のデメリットは、Excelを使うと情報更新に手間がかかることです。
Excelはファイル形式で管理されるため、更新のたびにファイルを開いて編集しなければなりません。また、「誰が、どこを更新したのか」も一目では分かりづらいと言えます。
その結果、「誰も進捗管理表を更新しなくなり、いつの間にか使わなくなっていた」という事態になりかねないので注意しましょう。
（3）情報共有がスムーズにできない
3つ目のデメリットは、情報共有がスムーズにできないことです。
Excelには共有機能がないため、ファイルをメールやチャットに添付して共有しなければなりません。加えて、メッセージ機能もないため、進捗に関するやりとりもスムーズにできない点が不便です。
そこで「共有機能」と「メッセージ機能」を兼ね備えたツールを活用すれば、Excelよりも簡単に進捗管理ができるようになるのです。とくに、「ノート」と「メッセージ」を紐づけられる情報共有ツール「Stock」であれば、話題が入り乱れることもありません。
【見える化】Excelよりも簡単に進捗管理できるツール
以下では、Excelよりも簡単に進捗管理できるツールをご紹介します。
Excelで進捗管理表を作成したとしても、更新のたびに「ファイルを開いて編集する」「メールに添付して共有する」という手間がかかります。また、更新作業のリマインドや催促もできないため、管理表の更新を忘れるメンバーも出てきてしまうのです。
そこで、「情報共有ツール」を使えば、1つのツールで進捗管理表の作成・共有を完結できます。また、タスク機能のあるツールであれば、更新作業のリマインドが可能となり、更新忘れを未然に防ぐことができるのです。
ただし、多機能な情報共有ツールでは、ITが苦手な人が使いこなせないので、直感的に使えるサービスを選びましょう。したがって、進捗管理に最適なのは、Excelよりも簡単に進捗管理表を共有・更新できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockで作成・編集した進捗管理表は、自動でチームメンバーへ共有されるため、メールに添付する手間がなく、スムーズに情報を共有できます。また、「タスク機能」で更新作業をリマインドすれば、進捗管理表を常に最新の状態に保つことができるのです。
ITが苦手な65歳の方でも直感的に使えるツール 「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った進捗管理＞
Stockでは、上の図のように進捗管理表を作成できます。さらに、テキストやファイルなども一元管理できるため、情報が散在することなく、無駄な検索時間を削減できます。
また、リアルタイムでメンバーと情報を共有できるため、更新のたびにメールやチャットツールで添付する手間を省け、常に最新の情報をスムーズに伝達できます。
Excel進捗管理をわかりやすくするための工夫4選
ここでは、Excel進捗管理をわかりやすくするための4つの工夫をご紹介します。以下を実践すれば、入力ミスを防いだり、進捗管理表への入力の工数を減らしたりできるので必見です。
（1）セルによるセキュリティー保護
まずは、「編集できる箇所・できない箇所」を分けるために、セルを保護することが大切です。そこで、下図のように「セル（Excelのマス目）の保護」を利用して、編集範囲を設定しましょう。
手順としては、誰でも編集できる範囲を選択したあと、［書式］＞［シートの保護］の順でクリックします。
そして、下図のようにチェックボックスを設定した後、パスワードを入力したら［OK］をクリックします。
次に、［校閲］＞［ブックの保護］をクリックすれば、編集を制限できます。
〈セルを保護しているか確認する方法〉
保護されているセルに入力した場合、下図のような警告が出れば、許可されていない範囲の編集を防げています。
上記のように編集範囲を制限すれば、重要箇所をメンバーが誤って編集するリスクも減らせるのです。
（2）関数による作業日数の可視化
次に、各タスクの時間を可視化するには「NETWORKDAYS.INTL関数」を活用します。
NETWORKDAYS.INTL関数では、タスクの開始日と期限、休日のパターンを選択し、該当のセルに［=NETWORKDAYS.INTL(開始日,期限,休日のパターン)］を入力します。
休日パターンはすでに決まっており、土日休みの場合は「1」、火水休みの場合は「4」を入力します。下記の例では、休日のパターンを1番の土日休みにしています。
上記のように、関数を活用すれば、作業時間を正確に表示できるのでおすすめです。
（3）プルダウン設定による進捗状況の選択
入力項目があらかじめ決まっている場合は、プルダウン設定で文字入力の手間を減らしましょう。
プルダウン設定をするには、該当するセルを選択して［データ］＞［データの入力規制］をクリックします。
次に、入力欄の種類を［リスト］に変更します。そして、［元の値］に［完了,作業中,作業前］を入力し、［OK］をクリックすれば設定完了です。
設定が完了すると、下記のように「元の値」に入力した項目をワンクリックで選べるので、何度もタイピングする手間が省けます。
（4）条件付き書式による進捗状況の自動塗りつぶし
タスクの進捗状況を一目で把握するために、条件付き書式を設定して色を付けましょう。以下では、「作業中」のタスクに自動で色を付ける方法を説明します。
まず、該当するセルの範囲を選択して［ホーム］＞［条件付き書式］をクリックします。
次に、［セルの強調表示ルール］＞［指定の値に等しい］をクリックします。
最後に、色を付けたい文字「作業中」を入力して、書式を設定し、［OK］を押したら完了です。
Excelでの進捗管理表の作り方・テンプレートまとめ
ここまで、Excelでの進捗管理表の作り方やテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelは導入するハードルが低く、関数やプルダウン設定を使いながら進捗管理表を作れます。しかし、「ファイルをメールで共有する」「誤って編集したり、削除したりしていないかを確認する」などの手間もかかってしまうのです。
一方、”ノート上で表を作成したり、タスク設定したりできる情報共有ツール”であれば、Excelよりもスムーズな進捗管理が実現します。ただし、多機能なツールでは、社員が使えない恐れもあるため「全員がストレスなく利用可能か」で判断しなければなりません。
結論、プロジェクトの進捗管理に最適なのは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせるツール「Stock」一択です。
ぜひ、情報共有ツールの「Stock」で進捗管理を効率化しましょう。
