紙の書類は保管や検索に時間がかかるうえ、印刷や保管場所も発生するため、ペーパーレス化を進める企業が増えています。しかし、書類を電子化するだけでは、ファイルが増えて必要な情報を探しにくく、現場で活用されないケースも少なくありません。
実際に「紙の書類が多く、業務の非効率や保管費用が無視できなくなった」「ペーパーレス化したいが、何から始めればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ペーパーレス化の必要性・ペーパーレス化を確実に定着させる4ステップを中心にご紹介します。
- 紙の書類が多く、保管・検索に時間がかかることに悩む総務・管理部門担当者
- ペーパーレス化をどこから始めるべきか分からないDX推進・業務改善担当者
- 現場への定着に不安があり、ペーパーレス化を進められない経営者・管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ペーパーレス化が失敗する根本原因を把握し、電子化した書類を「誰でも探せる・更新可能な状態で管理する重要性」が理解できるようになります。
目次
ペーパーレス化とは？電子化との違い
ペーパーレス化とは、紙で実施していた業務プロセス自体を見直し、情報をデジタルデータとして継続的に活用・共有できる状態にすることを指します。
混同されがちな「電子化」は、紙の書類をスキャンしてPDFなどのデータに変換する作業そのものを指す言葉です。一方でペーパーレス化は、データ化した書類を、誰でも検索・共有・更新できる運用まで含めた取り組みである点が異なります。
つまり、ペーパーレス化という「方針」に向けて、実施する「手段」に位置付けられるのが電子化です。したがって、ペーパーレス化に取り組むときは、単に紙をデータに変換するだけでは不十分なのです。
【意味ない？】ペーパーレス化の必要性
ここでは、ペーパーレス化が必要とされる理由をご紹介します。法制度や働き方の変化を踏まえ、ペーパーレス化に取り組むべき背景を理解しましょう。
電子帳簿保存法など法制度への対応
まずは、電子帳簿保存法など法制度への対応が求められるためです。
電子帳簿保存法では、メールに添付されたPDFの請求書やクラウドサービスで受領した領収書、EDI取引、ECサイトからダウンロードした領収書など、電子的に授受した取引データは、原則として電子データのまま保存することが求められています。
つまり、取引先からメールで届いた請求書を紙に印刷して保管する運用のままでは、法律で定められた保存要件を満たせないのです。したがって、法令違反を避けるためにもペーパーレス化を進めなければなりません。
SDGs・環境への対応
次に、SDGsや環境への取り組みを進めるためです。
政府はSDGsの推進や2050年カーボンニュートラルの実現を掲げており、企業にも温室効果ガス排出削減や環境負荷低減の取り組みが求められています。社内文書や契約書を電子化すれば、紙の使用量や印刷インクなどの資源消費も抑えられます。
こうしたSDGs・環境問題への対応は、取引先や株主からの会社評価にもつながります。したがって、企業の社会的責任を果たす観点からも、ペーパーレス化に取り組まなければなりません。
テレワークや情報共有への対応
最後に、テレワークや円滑な情報共有を実現するためです。
紙の書類が前提の業務では、書類そのものがオフィスに存在しなければ確認や作業を進められません。押印や回覧が必要な運用が残っていると、テレワーク中の従業員も内容確認や承認のためだけに出社せざるを得なくなります。
つまり、書類を電子データで管理し、オンライン上で承認や共有が完結する仕組みを整えることで、出社の有無に左右されずに業務を進められるのです。したがって、多様な働き方に対応するためにも、ペーパーレス化は欠かせません。
ペーパーレス化が現場で失敗する3つの原因
ペーパーレス化が現場で失敗する原因は、以下の3つです。
- 「紙のほうが早い」という現場の慣習が抜けない
長年紙で業務を遂行してきた現場では、新しいツールの操作を覚えるより、慣れた紙の運用を続けるほうが早いと感じられてしまいます。 - 何を電子化するべきか決めずに始めてしまう
対象となる書類や業務の範囲を明確にしないままペーパーレス化を進めると、優先度の低い書類から電子化する可能性があり、業務負担軽減につながりません。 - PDF化した資料が増えて必要な情報を探せない
書類を電子化しても、ファイル名やフォルダ構成のルールを決めずに保存すると、必要な資料を探すのに時間がかかります。
こうした原因を排除しないと、一部の従業員だけが電子化に対応し、紙と電子データが混在する状態に陥ります。紙で探す手間が電子データを探す手間に置き換わるだけでは、ペーパーレス化によるメリットを得られません。
ペーパーレス化を確実に定着させる4ステップ
ここでは、ペーパーレス化を現場に確実に定着させるための4ステップを紹介します。ペーパーレス化をどこから始めるべきか不安な方は、以下の手順で進めましょう。
ステップ1｜紙業務を洗い出し、優先順位を決める
まずは、社内にある紙業務をすべて洗い出し、電子化する優先順位を決めましょう。
すべての書類を一度に電子化しようとすると、業務量が膨らみ、途中で対応しきれません。日々の経費精算に使う領収書・部署内で頻繁に確認する報告書など、使用頻度が高く複数人が関わる書類から電子化することで、少ない工数で効果を実感しやすくなります。
したがって、書類の使用頻度と関係者の人数を基準に対象を洗い出し、効果の出やすい業務から着手しましょう。
ステップ2｜紙をPDF化するだけで終わらせない
次に、紙をPDF化するだけで終わらせないようにしましょう。
PDF化しただけでは、紙を電子ファイルへ置き換えただけの状態になり、必要な情報を探すのに時間がかかります。「契約書_取引先名_締結日」のように、ファイル名の命名ルールやフォルダ構成を統一し、検索しやすい状態で保存することが欠かせません。
したがって、PDF化と同時に検索・共有のルールを整備し、データとして活用できる状態にしておきましょう。命名ルールがバラバラのままだと、結局PDFを1つずつ開いて確認しなければならなくなります。
ステップ3｜現場が無理なく使えるツールを整備
そして、現場が無理なく使えるツールを整備しましょう。
ペーパーレス化をこれから進める企業では、ITツールに慣れていない従業員が多いケースも少なくありません。そのため、機能の多さよりも、現場全員が迷わず使える操作性を基準に、非IT企業でも当たり前に定着するシンプルなツールを選ぶことがポイントです。
たとえば、メールを使える方であれば迷わずテキストや画像を残せる「ナレカン」のようなツールであれば、ITに不慣れな方でもすぐに使いこなせるのでおすすめです。
ステップ4｜1つの部署で定着させてから全社展開
最後に、1つの部署で定着させてから全社展開しましょう。
全部署で同時にペーパーレス化を始めると、部署ごとの業務内容の違いから運用ルールが定まらず、「どの書類を電子化するのか」「誰が更新するのか」といったルールが曖昧になりがちです。
したがって、小規模な部署での実証を経てから全社展開しましょう。実際の課題を洗い出してから展開することで、全社導入時の混乱を防げます。
【比較表】ペーパーレス化に役立つツールの種類
こちらは、ペーパーレス化に役立つツールの種類の比較表です。（表は左右にスクロールできます。）
| 主な用途 | ペーパーレス化 | 検索性 | 情報共有 | 向いている企業 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 電子契約システム | 契約書の締結・保管 | ◎ 契約書のみ | ○ | △ | 契約業務を電子化したい企業 |
| ワークフローシステム | 稟議・申請・承認 | ◎ 申請書類 | ○ | △ | 承認業務を効率化したい企業 |
| 文書管理システム | 文書の保管・管理 | ○ | ○ | ○ | 文書を一元管理したい企業 |
| クラウドストレージ | ファイル共有 | ○ | △ フォルダ管理が中心 | ○ | ファイルを共有したい企業 |
| ナレッジ管理ツール | 文書・マニュアル・FAQの一元管理 | ◎ | ◎ キーワード検索・AI検索 | ◎ 最新情報を共有しやすい | ペーパーレス化を定着させたい企業 |
ペーパーレス化に役立つツールは、それぞれ得意とする業務が異なります。マニュアルや規程、議事録などのあらゆる社内情報を一元管理し、誰でも必要な情報をすぐに探せる環境まで整えたい場合は、ナレッジ管理ツールが最適です。
紙のマニュアルを電子化して社内で共有する方法
以下では、紙のマニュアルを電子化して社内で共有する方法を紹介します。
紙の書類を減らそうとペーパーレス化を進めても、現場社員が「紙のほうが探しやすい」「パソコン操作が面倒だ」と感じてしまえば、結局元の紙運用に戻ってしまいます。運用が整わないまま紙を廃止すると、かえって現場の業務が停滞し、社員の負担が増えるという深刻なリスクがあります。
とりあえず書類をPDF化してファイルサーバーやクラウドストレージに保存する企業も多いですが、フォルダ階層が複雑化し、目当ての書類がどこにあるか分からなくなる限界にぶつかります。担当者ごとのファイル整理ルールに頼る運用では、結局「担当者に直接聞かないと分からない」という状態から抜け出せません。
だからこそ必要なのは、単に「紙をPDFにする」ことではなく、ITに詳しくない現場社員でも「上司に質問する感覚で、必要な書類やマニュアルを一発で探せる仕組み」を構築することです。探す手間が紙時代よりも劇的に減る体験があれば、現場は自発的にペーパーレス運用へ移行します。
この条件を完璧に満たすのが、非IT企業でも当たり前に定着するAIナレッジ管理ツール「ナレカン」です。ナレカンなら、取り込んだPDFや書類の中身をAIが超高精度に検索・要約してくれます。そのため、ITに不慣れな現場でも必要な情報に即座にアクセスでき、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現できるのです。
非IT企業でもペーパーレス化を定着できるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【比較表】ペーパーレス化のメリット・デメリット
こちらは、ペーパーレス化のメリット・デメリットをまとめた表です。（表は左右にスクロールできます。）
| 項目 | 内容 | |
|---|---|---|
| メリット | コスト削減 | 紙・印刷・郵送・保管にかかる費用を削減できる |
| 作業時間の短縮 | 書類の検索・共有・承認がスムーズになる | |
| セキュリティの強化 | アクセス権限や操作履歴を管理しやすくなる | |
| テレワーク促進 | 場所を問わず書類を確認・共有できる | |
| ブランド価値向上 | SDGsや環境配慮への取り組みを対外的にアピールできる | |
| デメリット | 導入コスト | システム導入や既存書類の電子化に費用がかかる |
| ITリテラシー教育の手間 | 従業員への操作教育や運用ルールの浸透が必要 | |
| ファイル管理が煩雑 | フォルダ構成や命名ルールを決めないと必要な書類を探しにくくなる |
ペーパーレス化は、紙をなくすこと自体が目的ではありません。電子化した情報を活用できて初めて、コスト削減や業務改善などのメリットを得られることを念頭に置いておきましょう。
ペーパーレス化の成功事例
以下では、ペーパーレス化の成功事例を紹介します。ペーパーレス化がとくに進みにくい建設業・製造業の方は、ぜひ参考にしましょう。
建設業｜大林組：現場書類のデジタル化
大林組では、建設現場における書類業務の効率化やペーパーレス化を目的として、施工管理書類のデジタル化を進めています。
書類の回覧業務は紙での手渡しが中心だったため、回覧状況をリアルタイムで把握できず、確認漏れや回覧の停滞が発生していました。また、書類が現在どこにあるのかを確認するための問い合わせや確認作業にも手間がかかっていました。
そこで、現場や事務所を問わず書類を回覧できるようにするため、施工管理業務の標準化とノウハウ継承を支援するサービス「GENBATON（ゲンバトン）」を導入しました。
その結果、導入後は、回覧通知の見落としが減り、紙による回覧書類が削減されました。また、利用者からは、書類を整理・管理しやすくなったとの評価も寄せられています。
製造業｜トヨタ自動車東日本：製造現場の帳票をデジタル化
トヨタ自動車東日本では、製造現場における帳票管理の効率化とペーパーレス化を目的に、帳票のデジタル化を進めました。
従来は、紙の帳票へ記録した内容を回収・集計する必要があり、記入漏れや転記作業、情報共有に時間がかかることが課題となっていました。また、現場の状況をリアルタイムで把握しにくい点も改善が求められていました。
そこで、現場で帳票をデジタル入力できる仕組みを導入し、紙による記録からタブレットを活用した運用へ移行しました。入力したデータはクラウド上へ自動で集約され、関係者がすぐに確認できる環境を整えています。
その結果、帳票の作成・回収・集計にかかる工数を削減するとともに、現場データをリアルタイムで共有できるようになり、製造現場のペーパーレス化を実現しました。
ペーパーレス化の必要性・進め方まとめ
これまで、ペーパーレス化が必要とされる理由、ペーパーレス化を確実に定着させる4ステップを中心にご紹介しました。
ペーパーレス化は、書類を電子化するだけでは不十分です。電子化した書類を継続的に活用できる環境を整えることで、コスト削減・セキュリティ強化・テレワーク促進などの効果を得られます。
しかし、PDF化した書類を共有フォルダに保存するだけでは、必要な情報を探しにくくなり、ペーパーレス化が定着しません。電子化した書類を誰でも迷わず検索・共有・更新できる仕組みを整えてこそ、現場への定着につながります。
なかでも、ペーパーレス化を定着させるために最適なのは、超高精度のAIでPDF・書類を検索・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ペーパーレス化を現場に定着させ、書類の検索・共有・更新がしやすい業務環境を実現しましょう。
