メールの文面や納品物の間違いは、重大な企業間トラブルが発生する原因となります。そこで、業務においてはダブルチェックを実施してミスを事前に見つけることが重要です。
 
しかし、「効果的なダブルチェックの方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ダブルチェックのやり方や種類、ポイントを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、ダブルチェックの種類を踏まえた自社に適切な実施方法が分かります。


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ダブルチェック(二重確認)とは

ダブルチェックとは、「1つの作業に対して、確認を2回行うこと」です。
 
たとえば、経理や医療など、正確性が求められる分野で採用され、作業ミスの発見やリスク軽減、品質保証のために行われます。また、1人で実施する方法と2人で実施する方法があり、作業内容や場面に応じて使い分けることが重要です。
 
このように、複数回にわたって注意深く確認をすることで、作業ミスを防ぎ業務を円滑に進めることができるのです。


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【種類別】ダブルチェックのやり方

ダブルチェックには、1人で実施する方法と2人で実施する方法があります。そこで以下では、ダブルチェックのやり方を種類別で紹介します。

1人で実施

1人でダブルチェックを進めるときには、「作業後すぐに確認する」「時間差を開けて確認する」方法があります。
 
単独でのダブルチェックは、自身の作業したものにミスがないか確認するため、客観的に振り返ることが重要です。そこで、間違えやすいポイントをチェックリストで洗い出しておけば、作業直後に確認しても抜け漏れが起こりにくく、素早い対応につなげられます。
 
また、時間を空けて確認する「時間差方式」もあります。作業完了後から一定の時間を置きリフレッシュすれば、先入観を持たずにチェックが進められるのです。したがって、時間の余裕や自社の業務状況を踏まえてセルフチェックの方法を検討しましょう。

2人で実施

2人でダブルチェックを進めるときには、「双方向方式」「連続方式」のふたつの方法があります。
 
まず、「双方向方式」は1人目と2人目の確認者がそれぞれ異なる観点でチェックする方法を指します。たとえば、「1人目は表の最初からチェックして2人目は表の最後から確認する」といった方法が挙げられます。
 
一方で、「連続方式」は2人が同じ方法で確認する手法です。このように、2人でのチェックでもやり方が違うため、「通常業務は連続型で確認して、複雑な業務は双方向方式を取り入れる」といった使い分けが必要です。


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ダブルチェックに関連した確認手法

業務で活用できる確認の手法は、ダブルチェックだけではありません。そこで以下では、ダブルチェックに関連した確認手法を紹介します。

クロスチェック

確認の精度を高める方法に「クロスチェック」が挙げられます。
 
クロスチェックとは、確認するポイントや方法を変えて検証する方法のことです。そのため、単なる二重確認であるダブルチェックに比べて、情報の精度が高くなります。
 
たとえば、参考にする資料を1回目と2回目で変えたり、目視での確認とITツールでの確認を組み合わせたりする方法が有効です。

トリプルチェック

一般的な確認手法のひとつにトリプルチェックが挙げられます。
 
トリプルチェックは、3人が各1回ずつ確かめる手法です。3人の目で確認すると、埋もれているミスが見つかりやすくなります。
 
ただし、「間違いがあっても後の人が見つけるだろう」「先の人が承認しているので問題ないだろう」という思い込みが働き、確認が甘くなる恐れがあります。したがって、トリプルチェックを実施するときには各担当者が責任感を持って進めることが重要です。


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ダブルチェックは意味がない?取り組みのポイントとは

ダブルチェックが意味がないとされる理由は、共同作業の際に無意識に手を抜いてしまう「社会的手抜き(リンゲルマン効果)」が働くためです。そこで以下では、効果的なダブルチェックを実施するために取り組みのポイントを3つ紹介します。

(1)ミスはないと思い込まない

1つ目の注意点は、チェック時にミスはないと思い込まないことです。
 
間違いはないと先入観を持って確認すると、ミスを見落としやすくなってしまいます。とくに、ダブルチェックにおいては1度確認した後に再度確かめるため「1回目でミスが見つかっていないので問題ない」と2回目に手を抜いてしまう恐れがあり、注意が必要です。
 
そこで、チェックリストを作成したり双方向方式で異なる観点から確認したりすると、ミスの見落としを防ぎやすくなります。

(2)業務の知識を十分につける

2つ目の注意点は、業務の知識を十分につけることです。
 
ダブルチェックをはじめ複数回確認に時間をかけても、仕事についての理解や担当業務における専門知識がなければ、ミス自体に気付けません。そのため、仕事へ十分な理解を持ったうえでチェックする必要があります。
 
そこで、日ごろからマニュアルや社内wikiを作成して、社内メンバーの業務知識の向上を目指しましょう。たとえば、簡単に操作できる「ナレカン」のようなITツール上にまとめておけば、マニュアルの記録および確認がスムーズに実施できます。

(3)ダブルチェックを過信して仕事を進めない

3つ目の注意点は、ダブルチェックを過信して仕事を進めないことです。
 
あとに2回目の確認があるという前提で仕事を進めると、集中力が下がり、結果として業務の品質低下を招く事態になりかねません。業務の質が悪くなればチェック時に修正が多く発生するので、かえって作業の手間が増えるリスクが高まります。
 
したがって、ダブルチェックを過信せず、初回対応時からミスを起こさない点に注意して取り組みましょう。


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<見落とし防止>ミスを無くすための3つの対策

以下では、ミスを無くすための3つの方法を3点紹介します。チェック漏れを無くしたい方は必見です。

(1)チェック体制の徹底

ミスを無くすための方法の1つ目は、チェック体制を徹底することです。
 
時間に余裕がなかったり、他のタスクと並行しておこなったりすると、チェック漏れが生じる恐れがあります。そのため、チェックをおこなう際は、チェック業務だけに集中できる環境と時間を確保したうえで取り組むことが必要です。
 
したがって、チェック業務だけに集中できる専用の部屋を作ったり、チェック業務の時間をあらかじめ確保したりして社内のチェック体制を整えましょう。

(2)ダブルチェック業務のマニュアル化

2つ目のミスを無くすための方法は、ダブルチェック業務をマニュアル化することです。
 
ダブルチェック業務をマニュアル化することで、担当者ごとのチェック精度のばらつきを解消できます。チェック項目を明確にすることで、”どこをどのように訂正するべきか”を把握しやすくなり、ダブルチェック業務の精度を一定にできるのです。
 
ただし、マニュアルは適宜修正する必要があるうえ、素早く共有しなければ業務が滞ってしまいます。そこで、作成・修正したマニュアルをリアルタイムで任意のメンバーに共有できる「ナレカン」のようなツールを導入して効率よくダブルチェックを進めましょう。

(3)ツールの導入

3つ目のミスを無くすための方法は、ツールを導入することです。
 
紙のチェック表で作業をしていると、書き損じた際の修正箇所が汚くなり、チェックの精度が下がります。また、紙の資料は管理が煩雑になりやすく、紛失のリスクもあるため問題が起こった際にチェックした時の状況を振り返れないのです。
 
一方で、ITツールでチェック表を作成・管理すれば、記載の手間を減らせるだけでなく、「検索機能」や「フォルダ機能」であとから見つけやすく整理できます。このように、記載と管理の課題を両方解決するために、ITツールは有用です。


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【必見】仕事のダブルチェックに役立つツールとは

以下では、仕事のダブルチェックに役立つツールをご紹介します。
 
ダブルチェックには、成果物を確認しやすい環境づくりが欠かせません。しかし、複数人でチェックする場合、確認対象の資料を個人管理しているとチェックの度に共有の手間がかかります。
 
そこで、ITツールに記録しておけば複数人で同時に確認でき、共有もスムーズです。とくに、大企業では膨大な情報の中から資料を見つける必要があるため、「すぐに確認対象の情報にたどり着ける検索性に優れたツール」を導入しましょう。
 
結論、仕事のダブルチェックには、メールを使える方なら誰でも簡単に情報を共有でき、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンの「記事」に残した文章やファイルは、任意のメンバーへリアルタイムで共有され、記事ごとの「コメント」でやりとりもできます。また、「添付ファイル内検索」や上司に質問するように探せる「自然言語検索」で該当の情報をすぐに探し出せるのです。

あらゆる業務情報を記録・共有でき、検索性に優れた「ナレカン」

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

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  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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<ナレカンの機能>

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  • あらゆる情報を残せる記事
  • ナレカンの記事には、テキストだけでなくファイルや画像を残せます。そのため、資料作成やマニュアルの共有に便利です。また、ファイルの要約と重要ポイントをAIが記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できます。
     
  • コメント機能
  • ナレカンの記事には、コメント機能が紐づいています。したがって、他のチャットツールを併用せずとも、資料の訂正依頼やマニュアルに関する質問を話題が混ざることなく行える点がメリットです。


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ダブルチェックのやり方や注意点まとめ

これまで、ダブルチェックのやり方や注意点を中心にご紹介しました。
 
ダブルチェックは、1人もしくは2人で実施する確認方法です。2人で実施する場合は「連続方式」「双方向方式」のやり方がありますが、ダブルチェックを過信するとミスを見落としやすくなったり、業務の品質が下がったりする恐れがあるため注意が必要です。
 
とくに、2人で確認するときは「成果物を確認しやすい体制」を整える必要があります。そこで、ITツールを使うと非対面でも情報を共有して複数人での同時チェックができるうえ、検索機能やフォルダ機能で目的の情報を見つけやすくなるのです。
 
結論、自社のチェック業務には、大企業でも全社員が簡単に情報共有でき、超高精度の検索機能で該当資料がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、ダブルチェックが実施しやすい環境を整えましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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