メールの文面や納品物に間違いが起こると、重大な企業間トラブルが発生する原因となります。そこで、業務においてはダブルチェックを実施してミスを事前に見つけることが重要です。
しかし、「効果的なダブルチェックの方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ダブルチェックのやり方や種類、注意点を中心にご紹介します。
- 自社に合ったダブルチェックの方法を見つけたい
- ダブルチェックにおける注意点を部下に伝えたい
- ダブルチェックを円滑に進める方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ダブルチェックの種類を踏まえて自社に適切な実施方法が分かります。
目次
【種類別】ダブルチェックのやり方
ダブルチェックには、1人で実施する方法と2人で実施する方法があります。そこで以下では、ダブルチェックのやり方を種類別で紹介します。
1人で実施
1人でダブルチェックを進めるときには、「作業後すぐに確認する」「時間差を開けて確認する」方法があります。
単独で対応するダブルチェック（セルフチェック）は、自身の作業したものにミスがないか確認するため、客観的な視点を持って振り返ることが重要です。そこで、間違えやすいポイントをチェックリストで洗い出しておけば、作業直後に確認しても抜け漏れが起こりにくく、素早い納品やメール送付につなげられます。
また、1人でチェックする場合は、時間を空けて確認する「時間差方式」もあります。作業完了後から一定の時間を置きリフレッシュすれば、先入観を持たずにチェックが進められる効果が期待できるのです。
したがって、時間の余裕や自社の業務状況を踏まえてセルフチェックの方法を検討しましょう。
2人で実施
2人でダブルチェックを進めるときには、「双方向方式」「連続方式」のふたつの方法があります。
まず、「双方向方式」は1人目と2人目の確認者がそれぞれ異なる観点でチェックする方法を指します。たとえば、「1人目は表の最初からチェックして2人目は表の最後から確認する」といった方法が挙げられます。
一方で、「連続方式」は2人が同じ方法で確認する手法です。このように、2人でのチェックでもやり方が違うため「通常業務は連続型で確認して、複雑な業務は双方向方式を取り入れる」といった使い分けが必要です。
ダブルチェックに関連した確認手法
業務で活用できる確認の手法は、ダブルチェックだけではありません。そこで以下では、ダブルチェックに関連した確認手法を紹介します。
クロスチェック
確認の精度を高める方法に「クロスチェック」が挙げられます。
クロスチェックとは、確認するポイントや方法を変えて検証する方法のことです。そのため、単なる二重確認であるダブルチェックに比べて、情報の精度が高くなる効果が期待できます。
たとえば、参考にする資料を1回目と2回目で変えたり、目視での確認とITツールでの確認を組み合わせたりする方法が有効です。
トリプルチェック
一般的な確認手法のひとつにトリプルチェックが挙げられます。
トリプルチェックは、3人が各1回ずつ確かめる手法です。3人の目で確認すると、埋もれているミスが見つかりやすくなります。
ただし、3人が確認した結果「間違いがあってもあとの人が見つけるだろう」「先の人が承認しているので問題ないだろう」という思い込みが働き、確認が甘くなる恐れがあります。したがって、トリプルチェックを実施するときには各担当者が責任感を持って進めることが重要です。
ダブルチェックに取り組む注意点3つ
ここでは、ダブルチェックに取り組む注意点を3つ紹介します。効果的なダブルチェックを実施したい方は必見です。
(1)ミスはないと思い込まない
注意点の1つ目は、チェック時にミスはないと思い込まないことです。
間違いはないと先入観を持って確認すると、ミスを見落としやすくなってしまいます。とくに、ダブルチェックにおいては1度確認した後に再度確かめるため「1回目でミスが見つかっていないので問題ない」と2回目に手を抜いてしまう恐れがあり、注意が必要です。
そこで、チェックリストを作成したり双方向方式で異なる観点から確認したりすると、ミスの見落としを防ぎやすくなります。
(2)業務の知識を十分につける
2つめの注意点は、業務の知識を十分につけることです。
ダブルチェックをはじめ複数回確認の時間をとっても、仕事についての理解や担当業務における専門知識がなければ、ミス自体に気が付けません。そのため、仕事へ十分な理解を持ったうえでチェックする必要があります。
そこで、日ごろからナレッジを作成して、社内メンバーの業務知識の向上を目指しましょう。たとえば、「Stock」のような簡単に使えるITツール上にまとめておけば、ナレッジの記録および確認がスムーズに実施できます。
(3)ダブルチェックを過信して仕事を進めない
3つ目の注意点は、ダブルチェックを過信して仕事を進めないことです。
あとから2回確認があるという前提で仕事を進めると、集中力が下がり、結果として業務の品質低下を招く事態になりかねません。業務の質が悪くなればチェック時に修正が多く発生するので、かえって作業の手間が増えるリスクが高まります。
したがって、ダブルチェックを過信せず、対応時からミスを起こさない点に注意して取り組みましょう。
【必見】仕事のダブルチェックに役立つツールとは
以下では、仕事のダブルチェックに役立つツールをご紹介します。
ダブルチェックを実施するには、成果物を確認しやすい環境づくりが欠かせません。とくに、2人でチェックを実施する場合、確認対象の資料やデータを個人管理していると、ダブルチェックの度に共有の手間がかかります。
そこで、情報共有ツールにデータや確認内容を記録しておけば、複数人で同時に確認したり共有に時間がかからなくなったりして、業務がスムーズに進められます。ただし、複雑なツールは社内メンバーが上手く使いこなせず形骸化する可能性が高いのです。
したがって、操作が簡単かつ機能がシンプルなツールを選びましょう。結論、使いやすく導入後すぐに運用できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した文章やファイルは、任意のメンバーへ即共有されるので連携する手間がかかりません。また、ノートにも紐づけた「メッセージ」「タスク」やりとりすれば、話題が混ざらずダブルチェックが円滑に進められます。
業務の情報を記録・共有するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ダブルチェックのやり方や注意点まとめ
これまで、ダブルチェックのやり方や注意点を中心にご紹介しました。
ダブルチェックは、1人もしくは2人で実施する確認方法です。2人で実施する場合は「連続方式」「双方向方式」のやり方がありますが、ダブルチェックを過信するとミスを見落としやすくなったり、業務の品質が下がったりする恐れがあるため注意が必要です。
とくに、2人で確認するときには「成果物を確認しやすい体制」を整える必要があります。そこで、簡単に操作可能なITツールを使うと非対面でも情報を共有でき、複数人での同時チェックも可能になるのです。
結論、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心として200,000社以上がストレスなく情報を共有しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ダブルチェックが実施しやすい環境を整えましょう。
