塾講師は、自身が生徒の学習状況をするためだけでなく、必要に応じて塾長や保護者に報告しなければなりません。そのため、授業後の「指導報告書の作成」をルール化して、生徒の学習状況を適切に管理することが大切です。
しかし、「指導報告書を上手く活用するには、どのようなことを書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、指導報告書を作成するメリットや記載すべき内容を中心にご紹介します。
- 複数の生徒の指導報告書を作成しなければならず、負担になっている
- 端的にまとめられる指導報告書のテンプレートを探している
- 指導報告書の作成だけでなく、管理も簡単にできるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、指導報告書を作成するメリットや記載すべき内容が分かり、指導報告書を上手く活用できるようになります。
目次
塾で指導報告書を作成する4つのメリット
ここでは、塾で指導報告書を作成するメリットを4つ紹介します。以下のメリットを押さえれば、実際に作成したときの活用イメージを掴めます。
（1）記録として残せる
1つ目のメリットは、記録として残せることです。
担当する生徒が何人もいる場合、生徒ごとに「どこまで授業を進めたか」「どの問題で躓いていたか」「点数を上げるにはどのような対策が必要か」などの学習状況が分からなくなりがちです。
そこで、指導報告書を作成すれば、学習記録を適切に残せるので、生徒一人ひとりに合った授業をするのに役立つのです。ただし、単純に情報を書き込んでくだけでは、情報が混ざってしまうので、生徒や日付ごとに適切に情報を管理していきましょう。
（2）引き継ぎ書として利用できる
2つ目のメリットとして、指導報告書は「引継書」としても利用できます。
担当講師が授業を休むことになった場合、ほかの講師が代わりに授業を受け持つケースがあります。しかし、生徒に関する情報が何も分からなければ、どの範囲を進めているかなどの確認からはじめなければなりません。
そこで、指導報告書があれば、前回の授業内容が一目で分かるため、スムーズに授業を引き継げます。ただし、紙による管理ではすぐに共有できないので、「ナレカン」のように、任意のメンバーにのみ情報を公開できるITツールの利用がおすすめです。
（3）保護者への報告書になる
3つ目のメリットとして、保護者への報告書としても活用できます。
塾によっては、生徒の進路を決めるために、保護者と三者面談するケースもあります。そのとき、指導報告書に生徒の「得意科目や苦手科目」「テストの点数の変化」などの学習状況を残しておけば、保護者の納得を得たうえで生徒の進路を決められるのです。
以上のように、指導報告書は生徒の進路を決める重要な判断材料にもなるので、正確な情報を記載しましょう。
（4）生徒の変化が把握しやすくなる
4つ目のメリットとして、生徒の変化を把握しやすくなります。
指導報告書に、生徒の学習面だけでなくメンタル面での変化も記載しておけば、「以前はできなかった問題が解けるようになった」「最近、授業に集中できていない」などのあらゆる変化を把握しやすくなります。
その結果、生徒の変化に合わせて、授業の難易度を上げたり授業の構成を変えたりすれば、より生徒に合った授業ができるのです。
塾の指導報告書に記載すべき内容とは
指導報告書には、以下の内容の記載が必要です。
- 授業した内容や宿題
- 授業に対する理解度
- 塾での生活態度
その日の授業の進捗を記載しておけば、スケジュールに対して進行が遅れた場合も、授業計画を立て直しやすくなります。また、その日出した宿題がどこかを記載しておけば、同じ宿題を出してしまうミスも防げます。
授業でつまずいた箇所や、不正解の問題があれば忘れずに記載しておくことが大切です。生徒の苦手な部分を記載することで、次の授業のはじめに「前回の授業のおさらい」からスムーズに進められます。
たとえば、「授業に遅刻した」「授業中の居眠りがあった」などの問題は、ほかの生徒の学習するモチベーションを低下させる原因になりかねません。そのため、生活態度に問題があればメモしておきましょう。
上記の項目を記入すると、下図のような指導報告書を作成できます。
指導報告書を作成する負担を軽減する方法とは
以下では、指導報告書を作成する負担を軽減する方法を2つ紹介します。生徒ごとに指導報告書を作成するには、時間や手間がかかるため、以下の方法を実践しましょう。
（1）テンプレートを活用する
1つ目の方法は、テンプレートを活用することです。
授業のたびに指導報告書を一から作成するのは時間がかかってしまい、ほかのやるべき作業を圧迫しかねません。また、塾内で指導報告書の書式が統一されていなければ、講師によって授業の質にも差ができてしまいます。
そこで、上記の課題を解決するために「テンプレート」を活用しましょう。また、自校に合うテンプレートがない場合は、一度作成したひな形をオリジナルテンプレートとして登録できる「ナレカン」を使えば、最適な指導報告書の書式を呼び起せます。
（2）ITツールを活用する
2つ目の方法は、ITツールを活用することです。
なかには、無料かつテンプレートも使える「Excel」で、指導報告書を作成・管理するケースも少なくありません。しかし、Excelのような「ファイル形式」のものは、情報の更新・作成の度にファイルを開かなければならず、面倒だと言えます。
また、ファイルが増えるに連れて管理が複雑になっていくので、次第にストレスを感じてしまいます。一方、あらゆる情報を「ノート形式」で残せて、記事のテーマごとに「フォルダ」を分けられるITツールであれば、指導報告書の作成・管理の負担を軽減できるのです。
【塾講師必見】指導報告書の作成・管理・共有におすすめのツール
以下では、指導報告書の作成・管理・共有におすすめのツールをご紹介します。
指導報告書を作成すれば、生徒の成長に合わせて授業を組みやすくなります。また、塾長や保護者に生徒の様子を報告する場面でも活用できるのです。
また、指導報告書は作成して終わりではなく、情報を簡単に振り返れるように、適切な管理が必要です。ただし、紙やExcelでの作成・管理は、すぐに情報共有できないうえに管理が面倒なので避けましょう。
したがって、塾で導入すべきなのは、指導報告書の作成・管理・共有を一元化できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはテキストや画像を残せるだけでなく、多階層の「フォルダ」で生徒ごとに整理することが可能です。また、フォルダは、権限を与えられたメンバーにのみ表示されるので、FC運営の塾でもひとつのツールで情報の整理が完結します。
生徒の様子や学習状況をまとめて残せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
塾で指導報告書を活用するメリットまとめ
ここまで、塾で指導報告書を活用するメリットを中心にご紹介しました。
指導報告書に生徒の学習状況を残せば、情報をもとに授業の改善やスムーズな引き継ぎに活用できます。ただし、指導報告書を上手く活用するには、情報を適切に管理して、すぐに共有できる状態にする必要があります。
また、指導報告書を毎回一から作成するときに、テンプレートがあれば便利ですが、Excelでは次第に管理が複雑になるので避けましょう。したがって、「テンプレート機能があり、指導報告書の作成・管理を一元化できるツール」を選定すべきです。
したがって、自塾で導入すべきなのは、「記事」「フォルダ」のシンプルな情報構造で、オリジナルテンプレートをすぐに呼び起せるツール『ナレカン』一択です。また、ナレカンの記事は印刷も可能なので、そのまま保護者への提出資料としても使えます。
ぜひ「ナレカン」を導入し、指導報告書を効率よく作成しましょう。
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