近年、労働環境をはじめとする待遇等が原因で保育士の離職率が増加傾向にあり、人手不足や待機児童問題などの社会問題にも発展しています。こうした問題を解決するためにも、保育士の業務改善は必要不可欠です。
しかし、「業務改善といっても、何から手を付けたら良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育士がやるべき業務改善の方法を中心に紹介します。
- 業務改善できる最適な方法が分からない
- 見直すべき課題を把握したい
- 保育士の業務改善に効果的な方法を知りたい
という方は今回の記事を読むと、現状の見直すべき課題を把握しつつ、業務改善に効果的な方法が分かります。
目次
保育士の業務改善が重要視される背景
はじめに、保育士の業務改善が重要視される背景を解説します。保育業界の直面する問題を把握して、自園でどのような取り組みができるか検討しましょう。
保育士が不足している
保育士の業務改善を実現すべき一番の理由は、慢性的な保育士の人材不足です。
厚生労働省が発表している保育分野における人材不足の現状①によると、「保育資格を有しながら保育士としての就職を希望しない求職者のうち、保育士としての勤務経験がある」人の半数が勤続5年未満となっており、早期離職しています。加えて、全国で有効求人倍率が1倍を超えていることからも、深刻な問題だと言えます。
全国で保育士が不足している以上、園では今いる人材で最大限のパフォーマンスが発揮できる仕組みづくりが求められます。そのため、保育施設の経営では、労働環境の改善や業務負荷の軽減などの対策をしましょう。
業務量が多い
保育士の業務改善をするべき二つ目の理由は、業務量が多いことです。
保育士の業務は子どもたちのお世話だけでなく、保護者に渡す連絡帳を書いたり、お便りや掲示物、イベントの道具などを作成したりするなど、複数の事務作業を並列しなければなりません。
とくに、児童福祉事業の仕事は、まだまだ手作業なことも多く非効率なので、勤務時間外に対応しなくてはならないのが現状です。このような業務量の多さは保育士の離職にもつながっており、結果として保育士の人材不足の一因となっているのです。
保育士の業務で見直すべき3つのポイントとは
ここでは、保育士の業務で見直すべき3つのポイントを解説します。見直すべき課題が自園に当てはまる場合、早急に改善しましょう。
（1）保育補助者の活用
まずは、保育補助者を積極的に活用しましょう。
保育補助では、保育資格の有無に関わらず「子どもと関わる仕事がしたい」「資格取得の勉強をしている」という方が、保育現場において保育士をサポートしてくれます。そして、人手が増えるので、その分だけ一人あたりの負担も少なくなるのです。
このように、園で保育補助者を採用すれば、保育士の時間外労働の短縮が実現して、働きやすい環境づくりへとつながるのです。
（2）情報共有の見直し
次に、情報共有の見直しをしましょう。
保育の業務では子どもに関する情報だけでなく、行事の持ち物や注意事項などの大切なお知らせなどもあります。しかし、それぞれの先生が都度メモをとったり、印刷して配ったりするのは面倒です。
そのため、先生同士で簡単にやりとりできるツールが必要ですが、LINEはプライベートと混同するので不適切です。そのため、あらゆる情報を「ノート」へ残せる「Stock」のようなツールで、仕事の連絡を完結させましょう。
（3）働き方の見直し
最後に、保育現場の働き方そのものを見直しが必要です。たとえば、以下のような取り組みは業務効率の向上に効果があります。
- 会議の内容はあらかじめテキストにまとめておき、口頭で説明する手間を省く
- 従来、手作業だった書類業務などはデジタル化する
- それぞれの担当する業務を把握して、サポートし合える仕組みをつくる
ただし、3に関しては、口頭や紙での情報共有は「誰が」「いつ」「何をやっているか」をすぐに把握できません。そこで、スマホやタブレットにも対応している情報共有ツールを使えば、忙しくてもほかの保育士の業務進捗をすぐに確認できるのです。
保育士の業務改善に役立つおすすめのツール
ここでは、保育士の業務改善に役立つおすすめのツールを紹介します。
人手不足のなかで業務負担を軽減するためには、やるべきことを共有し合い、上手に連携をとっていく必要があります。そのためには、お互いのやるべきことをリスト化して共有しましょう。
しかし、口頭では伝え損ねや聞き漏れが起こりやすく、LINEのようなチャットツールではやりとりが流れてしまいます。そこで、「情報を流れることなくストックでき、ITが苦手な先生でも簡単に操作できるツール」が必須なのです。
結論、保育士の業務改善に最適なツールは、「ノート」に記載するだけで簡単に業務内容を把握できて、情報共有の機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockのノートは「フォルダ」で分類できるので、情報が見つからないストレスもありません。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、先生同士でやりとりも可能です。
デジタルが苦手な先生でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【負担軽減】保育士の業務を改善する具体的な方法
以下では、保育士の業務を改善する具体的な方法を解説します。時間外労働が日常的になりがちがちな保育士の残業を削減するためにも、以下のような手法を取り入れましょう。
（1）やるべきことの優先順位を決める
まず、やるべきことの優先順位を決めることが大切です。
たとえば、「クラス会の準備」という大まかなタスクがある場合、そのまま手当たり次第作業を進めるのではなく、以下のように内容を細分化します。
- 保護者への連絡
- 会場の設営
- 当日共有すべき情報の整理
- 当日の流れのおさらい
上記のように、やるべきことを細分化して管理することで、期日が近づいて焦る心配がなくなり、結果として負担軽減にもなるのです。
（2）業務内容を共有する
次に、業務内容はこまめに共有し合いましょう。
業務内容を共有せずに業務が属人化していれば、急遽担当の先生が休んだときに、ほかの保育士では対応しきれません。また、緊急性の高い業務に対して、ほかの人が担当しているはずだ」と思い込み、結局のところ誰も対応していないという事態も起こり得ます。
しかし、職員間で業務内容を共有しておけば、手が空いている保育士がサポートに回りやすくなります。また、未対応の業務にもいち早く気づけるので、業務時間を過ぎてから慌てて対応するといった事態を回避できるのです。
（3）ITツールを活用する
最後に、保育士の負担削減には、ITツールの活用もおすすめです。
たとえば、情報共有に特化したITツールを使えば、従来、紙やExcelを使っていた日報やシフト管理、行事のマニュアルなどのあらゆる情報が一元管理できるようになるのです。
また、情報共有ツールでは、テキストだけでなく画像や動画もまとめて共有できるので、いつでも簡単に情報を振り返れます。
ただし、多機能なツールでは操作が難しく現場に馴染まないので、シンプルなツールを使いましょう。たとえば、必要な機能に過不足がない「Stock」であれば、わざわざ使い方を説明する必要がありません。
保育士の業務改善と役立つツールまとめ
ここまで、保育士の業務改善と役立つツールを中心に紹介しました。
保育士の業務改善に最適な方法として、職員同士で業務内容を共有することが挙げられます。業務内容を共有すれば、職員同士でサポートしやすくなるだけでなく、未対応の業務にもいち早く気づけるので、業務時間外に慌てて対応するような事態を回避できます。
ただし、紙やExcelでの情報共有では、口頭や紙での情報共有は「誰が、いつ、何をやっているか」をすぐに把握できません。そのため、忙しいなかでも素早く内容を確認できるツールを使いましょう。
したがって、自園で導入するべきなのは、スマホやタブレットでも簡単に操作できて、情報共有に必要な機能が過不足なく備わったツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、保育士の業務改善のための仕組みを整えましょう。
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