社内のお知らせとして利用される掲示板ですが、社内の情報共有においては有効な手段のひとつです。
アナログの場合は社内にある掲示板に資料を貼り付け、社内で通知をすると全社員に見てもらうことができます。一方デジタルの場合はアナログと違い「通知する手間」や「実際に掲示板を見にいく手間」が削減できるため、スマートに効率よく情報共有ができます。
デジタルで社内報を管理する場合は、「掲示板アプリ」を利用すると、通知したい文書をデジタル掲示板に添付するだけで、特定の社員やチームなど設定したメンバーに共有できます。
しかし、掲示板アプリにも各社からリリースされているものが多くあり、どれが自社にマッチしているのかわからない・選定に時間がかかってしまっている担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの掲示板アプリ12選や導入するべき理由を中心にご紹介します。
- アナログな社内の情報共有をアプリで効率化したい
- 掲示板アプリを導入したいが、自社に必要なアプリがわからず決めかねている
- リテラシーが異なる社内でも使えるような、簡単かつ便利なアプリが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な掲示板アプリの種類がわかり、社内掲示板という小さなセクションからでも情報共有を効率化、IT化を促進できるようになります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
目次
- 1 情報共有が円滑になる掲示板アプリ12選
- 1.1 チームの情報を最も簡単に残せるツール：Stock
- 1.2 社内SNSにタイムライン形式で情報を流すツール：Workplce from Facebook
- 1.3 コミュニケーションが円滑になる社内SNS：トークノート
- 1.4 ビジネス向けに特化したチャットツール：Chatwork
- 1.5 グループウェアとして多機能に使いこなせる：Office365
- 1.6 Google提供サービスとの親和性が高い「G Suite」
- 1.7 自社に必要な機能でカスタマイズできる：サイボウズOffice
- 1.8 ビジネス向けのアプリケーションを多数提供：Zoho Connect
- 1.9 社内のノウハウ蓄積に特化した：iQube
- 1.10 20以上の機能が使えるグループウェア：GRIDY
- 1.11 12種類の機能を無料で使える：R-GROUP
- 1.12 知識があれば自社向けにカスタマイズできるツール：kintone
- 2 掲示板アプリを利用するメリット
- 3 掲示板アプリがビジネスに役立つ理由
- 4 掲示板アプリおすすめ12選まとめ
情報共有が円滑になる掲示板アプリ12選
以下では、おすすめの掲示板アプリを特徴別に12選ご紹介していきます。
掲示板アプリは、特定の部署やチームで使うものではなく、全社員が使うことで効果を発揮します。そのため、多機能で複雑なアプリを導入してしまうと、後に一部の社員しか使わない、もしくは使われなくなってしまうというケースに陥る可能性があります。
したがって掲示板アプリの選定には、「説明な不要なくらい簡単に使えるアプリ」の選定が必須です。特に、後に使う可能性があるという理由だけでアプリを導入してしまうと、利用に手間取ってしまい教育コストが大幅に取られてしまうでしょう。
さらに、一度掲示板アプリの導入に失敗してしまうと、以降の導入・利用に抵抗感が生まれてしまい浸透しないケースもあるのです。
たとえば、説明がいらないくらい簡単に使える、今注目のアプリであるStockでは「ノート機能」を用いるだけで社内の情報を簡単に共有できます。また、閲覧権限の設定もあり特定の人だけで見られる情報を共有できます。
また、Stockは情報が流れてしまうことがなく情報管理の効率化にも貢献します。国内で非IT企業を含む70,000社以上の導入実績があるアプリです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール：Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。Stockを使えば、「ノート機能」を使って、掲示板のように社内の情報を簡単に蓄積・共有できます。
また、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」が使えるため、掲示板を起点としたコミュニケーションが行え、社内の情報共有を活発にする効果があります。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使って、バックオフィス業務に関する情報共有をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、既存の情報共有ツールを使っていましたが、使うのが面倒なためチームに利用が定着せず、情報の共有が正しくされていないことが課題でした。
そのような中、Stockを利用することで、情報共有のハードルがとにかく低くなり、格段にスムーズな情報の共有と管理ができるようになったということです！
社内SNSにタイムライン形式で情報を流すツール：Workplce from Facebook
Workplace from Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作って社内の情報を投稿できます。また、イベント機能を使って、社内掲示板として利用可能です。
＜Workplce from Facebookのポイント＞
- Facebookと同様の操作性
Facebookを使ったことがあれば、迷わずに操作ができます。
- 他サービスとの連携ができる
ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます。
＜Workplce from Facebookを使う上で気を付けておきたい点＞
- コミュニケーション機能が多い
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷う可能性があります。
- フィードの使い方が難しい
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます。
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コミュニケーションが円滑になる社内SNS：トークノート
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内掲示板としても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。
＜トークノートのポイント＞
- シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
- 管理機能が充実
既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています。
＜トークノートを使う上で気を付けておきたい点＞
- 導入のための費用が高い
導入には初期費用がかかるほか、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます。
- 情報が流れてしまう
タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります。
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ビジネス向けに特化したチャットツール：Chatwork
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます。
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります。
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります。
- 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります。
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グループウェアとして多機能に使いこなせる：Office365
Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理することができます。
＜Office365のポイント＞
- Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
エクセルやワードで掲示板情報を管理したい場合、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
- 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用できます。
＜Office365を使う上で気をつけておきたい点＞
- 使い続ける限り費用が発生する
今までのOfficeアプリケーションは買い切り型のため、一度購入しすれば良いものでしたが、office365はサブスクリプション型のため、使い続ける限りは費用が発生します。
- 旧バージョンの機能が使えない
常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまうため、旧バージョンの昨日は使えません。
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Google提供サービスとの親和性が高い「G Suite」
G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。
＜G Suiteのポイント＞
- 仕事に必要な機能が一通り入っている
掲示板機能以外にも、GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどの利用が可能です。
- 企業で使えるように最適化されている
Gmailなどは個人でも利用できますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。
＜G Suiteを使う上で気をつけておきたい点＞
- 管理機能が複雑
色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人に適しています。
- 使わないアプリが多い
ほとんどの方がメールやカレンダーなど、特定の機能しか利用しないため、使わないアプリが多くなってしまいます。
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自社に必要な機能でカスタマイズできる：サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。
＜サイボウズOfficeのポイント＞
- とにかく機能が豊富
会社で利用する機能が網羅されているため、掲示板アプリに限らず利用可能です。
＜サイボウズOfficeを使う上で気をつけておきたい点＞
- ユーザーインターフェースが劣っている
少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがする可能性があります。
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ビジネス向けのアプリケーションを多数提供：Zoho Connect
Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。
＜Zoho Connectのポイント＞
- 分散しているコミュニケーションのチャネルを１つにできる
掲示板やイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理できます。
＜Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点＞
- 概念や用語が分かりにくい
情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります。
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社内のノウハウ蓄積に特化した：iQube
iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。
＜iQubeのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です。
- 10人までは無料
制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます。
＜iQubeを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランはサポートが受けられない
電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています。
- ストレージ容量が少ない
有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
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20以上の機能が使えるグループウェア：GRIDY
GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。
＜GRIDYのポイント＞
- 完全無料で使える
ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません。
- アクセス制限が可能
企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能になっています。
＜GRIDYを使う上で気をつけておきたい点＞
- サポートが受けられない
電話やメールでのサポートを受けることができません。
- 見た目が一昔前のデザイン
少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると使いづらいと感じる可能性があります。
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12種類の機能を無料で使える：R-GROUP
R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、制限なく利用できるグループウェアです。
＜R-GROUPのポイント＞
- 完全無料で使える
無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます
- 容量が無制限
あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納できます。
＜R-GROUPを使う上で気をつけておきたい点＞
- サポートが受けられない
電話やメールでのサポートを受けることができません。
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知識があれば自社向けにカスタマイズできるツール：kintone
kintoneは、開発者がいなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
＜Kintoneのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
カスタマイズが可能なため、掲示板アプリを自社向けのシステムにすることができます。
- アプリ開発やAPI連携が可能
Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています。
＜Kintoneを使う上で気をつけておきたい点＞
- 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります。
- 使い方を理解するのが難しい
豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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掲示板アプリを利用するメリット
掲示板アプリはアナログでの掲示板と違い、管理の効率化ができます。以下では、掲示板アプリの利用により得られるメリットをご紹介していきます。
必要な人に情報を届けられる
社内の掲示板に資料を貼りつけて掲示したり、一斉メールで連絡した場合、誰が見て誰が見ていないのかの把握が難しくなります。
しかし、アプリを利用すると設定により、必要な情報を必要な人に適切に届けられるようになるため、情報の伝達漏れを防ぐことができます。また、情報を閲覧した人はスタンプなどのリアクション機能を使って、メールの返信のような面倒なプロセスを踏まずに既読をつけることもできます。
紙の場合はオフィス内で回覧板などを用いる必要があるため、最終的に発信者のところまでリアクションが戻ってくる時間を考慮すると非効率と言えるでしょう。
掲示板の運用（編集・更新）が簡単
アプリを利用すると、リアルタイムでの編集が簡単になり、常に最新情報の共有が可能になります。また、スマホからもアクセスできるようになるため、どこからでも編集できます。
外出中でも掲示板の内容を確認できるため、「オフィスに帰ってからでなければ見られない」という状況がなくなります。
掲示板アプリとしての利用はもちろん、連絡手段としても使うことができるので「Stock」のようなアプリを使うと、さまざまなシーンで情報共有のストレスを削減できます。
スムーズなコミュニケーションが可能
掲示板を見た人はその場でメッセージを送ったり、リアクションができるようになります。そのため、アプリの運用によってコミュニケーションが円滑になり、情報共有のスピードが上がります。
したがって、メッセージのやりとりを通して、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
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掲示板アプリがビジネスに役立つ理由
掲示板アプリは「アナログな掲示板の管理を効率化する」ことができますが、なぜ掲示板アプリの利用が自社のビジネスにおいて役立つのかを解説していきます。
特定の社員に対し通知ができる
アプリに備わっている通知機能を利用すると、特定の社員に対してのみ連絡を送ることができます。そのため、必要な情報を見てもらいやすくなります。
つまり、チャットツールと同じように掲示板に関するトピックでやりとりができ、社内のコミュニケーション活性化に役立ちます。メールの場合は送信者への設定やccの設定など非効率な操作をしなければいけませんでしたが、通知先の設定も不要です。
コミュニケーション機能で既読の確認ができる
アプリにメッセージ機能がついていれば、掲示板の内容について既読の有無を確認できます。
特に何かを提出してもらいたいときや期限の確認など、すぐにコミュニケーションをとりたいときに既読の有無で社員のステータスが判断でき、素早くコンタクトができるのです。
リアルタイムに編集・変更できる
アプリを使うと、リアルタイムでの編集が可能になり、常に最新の情報を共有できます。
リアルタイムでの編集・変更ができることで、今日では当たり前となってきたオンラインミーティングなどでも、共同作業をしながら打ち合わせもできます。
Excelなどでは共同編集ができず、編集をしたい場合は該当のファイルにログインしている人がログアウトしなければ編集ができません。そのため、あるファイルを編集しなければいけない場合は、待ち時間が発生してしまうのです。
一方、掲示板アプリはクラウド上にデータが保存されるので、インターネット環境さえあれば複数人の共同作業ができます。さらに、「Stock」のようにアプリによっては編集履歴の復元ができるものもあります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
掲示板アプリおすすめ12選まとめ
ここまで、おすすめの掲示板アプリ12選やメリットなどについてご紹介してきました。
掲示板アプリは社内の情報共有を促進できるアプリですが、掲示板だけではなくマニュアルや議事録、社内wikiなど、ノウハウや知識を蓄積しておくアプリとしても横展開できます。そのために、まずは掲示板の効率化という小さな領域からアプローチしていくのがおすすめです。
一方、このようなアプリの横展開が業務効率化を実現するうえでの理想ですが、大前提として「全社員がアプリを使いこなせていること」が挙げられます。複雑なアプリは便利そうに見えても、実際に導入してみたら使い勝手が悪かったということもあるので注意が必要です。
今回ご紹介したアプリのひとつのStockは「情報共有のストレスを無くす」ことをモットーに設計されているので、導入したその日から業務効率化が実現できるほど簡単な操作が好評です。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で掲示板に関わる情報共有のストレスをなくし、社内全体の活性化につなげていきましょう。
