社内のお知らせとして利用される掲示板ですが、どのような運用方法をされていますでしょうか。
掲示する方法であったり、一斉メールでの伝達では、「結局誰も見ていなかった」「正確に伝わっていなかった」など、せっかくの掲示板が意味のないものになってしまう可能性があります。
今回の記事では、掲示板アプリを利用するメリットと、オススメのアプリをご紹介させていただきます。
なかなか情報の伝達がうまくできていなかったり、お知らせを投げっぱなしになっている場合には、是非参考にしてみていただければと思います。
掲示板アプリを利用するメリット
①必要な人に情報を届けることができる
社内に掲示したり、一斉メールでの連絡の場合、誰が見て誰が見ていないのかの把握が難しくなります。
しかし、アプリを利用することで必要な情報を必要な人に適切に届けることができるようになるため、情報の伝達漏れを防ぐことが可能になります。
②掲示板の運用（編集・更新）が簡単
アプリを利用することで、リアルタイムでの編集が簡単になり、常に最新の情報を共有することが可能になります。
また、スマホからもアクセスできるようになるため、どこからでも編集することができ、運用が簡単です。
③スムーズなコミュニケーションが可能
掲示板を見た人はその場でメッセージを送ったり、リアクションをすることができるようになります。
そのため、コミュニケーションが円滑になり、アプリを導入することがで情報共有のスピードが上がります。
アプリを使うことで掲示板が見られる理由
①通知機能でお知らせすることができる
アプリを使えば、通知機能を利用することができます。
そのため、見てほしい人に通知でお知らせすることが可能となり、必要な情報を見てもらいやすくなります。
②コミュニケーション機能で見たかどうかの確認ができる
アプリにメッセージ機能がついていれば、掲示板の内容について既読の有無を確認することができます。
特に何かを提出してもらいたい場合などは、期限の確認など、より細かいコミュニケーションを取ることが可能になります。
③変更があってもリアルタイムに編集できる
アプリを使うことで、リアルタイムでの編集が可能になり、常に最新の情報を共有することができます。
社内の最新情報が確認できる場所として信頼感を高めることで、確認してもらいやすくなります。
情報共有が円滑になる掲示板アプリ13選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使って、掲示板のように社内の情報を簡単に蓄積・共有することができます。
また、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」が使えるため、掲示板を起点としたコミュニケーションが行え、社内の情報共有を活発にする効果があります。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使って、バックオフィス業務に関する情報共有をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、既存の情報共有ツールを使っていましたが、使うのが面倒くさいためチームに利用が定着せず、情報の共有がしっかりとされていないことが課題でした。
そのような中、Stockを利用することで、情報共有のハードルがとにかく低くなり、格段にスムーズな情報の共有と管理ができるようになったということです！
社内SNSにタイムライン形式で情報を流すツール
「Workplce by Facebook」
Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
Facebookとは違い、チーム単位でページを作って社内の情報を投稿することができます。
イベント機能を使って、社内掲示板として利用することも可能です。
＜Workplce by Facebookのポイント＞
- Facebookと同様の操作性
Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
- 他サービスとの連携ができる
ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます
＜Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点＞
- コミュニケーション機能が多い
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
- フィードの使い方が難しい
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
「トークノート」
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内掲示板としても利用できますが、コミュニケーションを取ることが中心のツールになります。
＜トークノートのポイント＞
- シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます
- 管理機能が充実
既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています
＜トークノートを使う上で気を付けておきたい点＞
- 導入のための費用が高い
導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
- 情報が流れてしまう
タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
「チャットワーク」
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
- 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
グループウェアとして多機能に使いこなせるツール
「Office365」
Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションをクラウド上で管理することができます。
＜Office365のポイント＞
- Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
エクセルやワードで掲示板情報を管理したい場合、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです
- 常に最新のOfficeアプリケーションを使える
クラウド型のため、常に最新版にアップデートされた状態のアプリケーションを利用することができます
＜Office365を使う上で気をつけておきたい点＞
- 使い続ける限り費用が発生する
今までのOfficeアプリケーションは買い切り型のため、一度購入しすれば良いものでしたが、office365はサブスクリプション型のため、使い続ける限りは費用が発生します
- 旧バージョンの機能が使えない
常に最新バージョンで利用できる一方、旧バージョンで気に入っていた機能がアップデートにより仕様変更となってしまうことが考えれます
「G Suite」
G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。
＜G Suiteのポイント＞
- 仕事に必要な機能が一通り入っている
掲示板機能以外にも、GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどの利用が可能です
- 企業で使えるように最適化されている
Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます
＜G Suiteを使う上で気をつけておきたい点＞
- 管理機能が複雑
色々な機能が利用できる分、それぞれの管理機能が複雑になっているため、ある程度使い慣れた人に適しています
- 使わないアプリが多い
ほとんどの方がメールやカレンダーなど、特定の機能しか利用しないため、使わないアプリが多くなってしまいます
「サイボウズOffice」
サイボウズOfficeは、 国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。
＜サイボウズOfficeのポイント＞
- とにかく機能が豊富
会社で利用する機能が網羅されているため、掲示板アプリに限らず利用することが可能です
＜サイボウズOfficeを使う上で気をつけておきたい点＞
- ユーザーインターフェースが劣っている
少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
「Zoho Connect」
Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型グループウェアです。
＜Zoho Connectのポイント＞
- 分散しているコミュニケーションのチャネルを１つにできる
掲示板やイベント、チャット、タスクなどのコミュニケーション機能をひとまとめで管理することができます
＜Zoho Connectを使う上で気をつけておきたい点＞
- 概念や用語が分かりにくい
情報の構成や、各種機能の用語など理解をするのに難しいものが多く、使い始めはなかなか慣れない可能性があります
「iQube」
iQubeは、社内のノウハウの蓄積に特化している、クラウド型のグループウェアです。
＜iQubeのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
- 10人までは無料
制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます
＜iQubeを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランはサポートが受けられない
電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
- ストレージ容量が少ない
有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
「GRIDY」
GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。
＜GRIDYのポイント＞
- 完全無料で使える
ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用でき、広告の表示などもありません
- アクセス制限が可能
企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることが可能になっています
＜GRIDYを使う上で気をつけておきたい点＞
- サポートが受けられない
電話やメールでのサポートを受けることができません
- ユーザーインターフェースが劣っている
少し古い印象のユーザーインターフェースのため、最近のSNSに比べると見劣りがし、使って楽しいという効果が薄いかもしれません
「R-GROUP」
R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用することのできるグループウェアです。
＜R-GROUPのポイント＞
- 完全無料で使える
無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます
- 容量が無制限
あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納することができます
＜R-GROUPを使う上で気をつけておきたい点＞
- サポートが受けられない
電話やメールでのサポートを受けることができません
知識があれば自社向けにカスタマイズできるツール
「Kintone」
kintoneは、開発者がいなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
＜Kintoneのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
カスタマイズが可能なため、掲示板アプリを自社向けのシステムにすることができます
- アプリ開発やAPI連携が可能
Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています
＜Kintoneを使う上で気をつけておきたい点＞
- 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
- 使い方を理解するのが難しい
豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
[参考]社内掲示板のクラウドツールの紹介記事
まとめ
掲示板アプリを利用することは、社内の情報をお知らせするだけでなく、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
掲示板の運用に限らず、社内の情報共有にお悩みの方も、是非今回ご紹介させていただいたアプリを試していただければと思います。
