全社に重要なお知らせを発信する方法のひとつに「社内掲示板」があります。従来は、紙を使ったアナログな掲示板が一般的でしたが、今日ではPCやスマホから気軽に確認できる「掲示板ツール」を活用し、掲示板の運用を成功させている企業が増えています。
しかし、社内掲示板を導入しようとしているものの「何から始めればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内掲示板が必要になる理由や企業の成功事例をご紹介します。
- 社内掲示板を導入したいが、どのように活用すればよいか分からない担当者
- 社員に必要な情報を確実に伝えられる方法を探している管理職
- 掲示板を作っても、社員に使われなくなることを心配している担当者
上記に当てはまる方は、この記事を参考にすると自社に適した社内掲示板の活用方法が分かり、社内における情報共有の活性化を図れます。
目次
社内掲示板が必要になる理由
以下では、社内掲示板が必要になる理由を説明します。導入前に押さえたい基本的な考え方を確認しましょう。
社内のお知らせが社員に届かない
社内掲示板が必要になる理由の1つ目は、大切なお知らせが社員全員へ十分に伝わらないことです。
メールや口頭だけでは、勤務時間や拠点の違いによって情報を受け取れない人が出てしまうためです。ある日休暇から戻って業務を始めると、運用ルールが変わっていたことをあとから知り、作業をやり直す場面も少なくありません。
だからこそ、全員が同じ情報をいつでも確認できる社内掲示板を用意することが大切なのです。
紙や口頭連絡では情報が残らない
理由の2つ目は、紙や口頭だけでは情報をあとから確認できないことです。
伝えた内容が残らないと、過去の決まりや経緯を何度も確認する手間が発生するためです。たとえば、以前に共有された手順を確認したくても資料が見つからず、複数の人へ聞き回る場面は少なくありません。
だからこそ、必要な情報をいつでも見返せる形で残しておくことが大切なのです。
社内掲示板に載せるべき3つの情報
社内掲示板には、社員が日常業務で繰り返し確認する情報を優先して掲載することが重要です。
掲載する情報が整理されていないと、必要なお知らせを探すたびに時間がかかってしまうためです。具体例を挙げると、社内のお知らせ、業務マニュアル、社内ルールをまとめて掲載すると、必要な情報へ迷わずたどり着けます。
このように、利用頻度の高い情報から整理して掲載すると、社内掲示板を継続して活用しやすくなります。
社内掲示板の成功事例3選
以下では、実際に社内掲示板を導入し、業務効率の向上を実現した企業の成功例を3つご紹介します。成功事例を参考に自社での最適な運用方法を見つけ、業務効率化を実現しましょう。
池田模範堂：現場への情報伝達をスムーズに
引用：池田模範堂のトップページ
かゆみ止め薬の「ムヒ」などで知られる医薬品会社の池田模範堂では、社員からの庶務に関する問い合わせの電話が1日に30件以上ある状況で、業務に支障をきたしていました。
そこで、すべての部署の社員が活用でき、かつITが苦手な社員でも使いやすい掲示板機能が搭載された社内ポータルを導入しました。
ポータルにある「社内手続きMAP」には、出張時の申請や結婚した場合の社内手続きなどの方法を視覚的に解説したPDFが添付されています。また、申請画面へのリンクを一緒に添付し、ポータル上で手続きを進められるようにもしました。
結果として、社員にも「何かあったら社内ポータルを見る」という習慣がつき、問い合わせ数の削減につながりました。
参考： 導入事例 | ガルーン
INPEX：拠点間の情報共有を効率化
引用：INPEXのトップページ
INPEXは、石油・天然ガスの開発・生産を手掛ける企業です。世界20数カ国で事業を展開しているグローバル企業ですが「社員間でアクセスできる情報共有の基盤が整備されていないこと」が課題でした。
そこで、「経営ビジョンやトップメッセージを世界各地域の社員にタイムリーに発信する」「事業所や国内外の垣根を越えてコミュニケーションを活性化させる」という目的のもと、全社員がアクセスできる社内グローバルポータルを設立しました。
結果、社内ポータルの設置によって、日々更新される社内情報を世界中の全社員に向け、掲示板上にリアルタイムで発信できるようになったのです。
山陽新聞社：社内情報を確実に届ける仕組みを実現
引用：山陽新聞社のトップページ
山陽新聞社は、岡山県や広島県東部などを発行エリアとする新聞社です。県内外26か所の支社・支局へ情報を共有していましたが、社内掲示板が十分に閲覧されず、掲載した内容について問い合わせが寄せられることが課題でした。
そこで、ブラウザを起動すると社内掲示板が自動で表示される仕組みを導入し、社員が自然と最新のお知らせを確認できる環境を整えました。また、申請書類や社内規程も掲示板から閲覧・印刷できるようにしました。
結果として、社員の約90％が毎日社内掲示板を利用するようになり、全社への情報伝達が当日中に完了するようになったほか、ペーパーレス化や社内情報共有の活性化にもつながりました。
使われ続ける社内掲示板の条件
以下では、成功事例に共通する社内掲示板の特徴をご紹介します。長く活用される掲示板にするためのポイントを確認しましょう。
必要な情報をすぐ見つけられる
使われ続ける社内掲示板の条件の1つ目は、必要な情報へ迷わずたどり着けることです。
知りたい内容を探すたびに何度も開き直す状態では、次第に利用されなくなってしまいます。急ぎで申請方法を確認したい場面でも、検索や分類からすぐ見つかれば、慌てて周囲へ聞き回らずに済みます。
だからこそ、探したい情報をすぐ見つけられる仕組みを備えた掲示板が求められるのです。
現場のスマホから確認できる
条件の2つ目は、現場からでもすぐ情報を確認できることです。
事務所へ戻らなければ見られない仕組みでは、お知らせを確認する機会を逃しやすくなってしまいます。外出先や作業現場で予定変更の連絡が届いたときも、その場で内容を確認できれば、迷わず次の行動へ移れます。
このように、場所を選ばず確認できる環境が、継続して使われる掲示板につながるのです。
誰が見たか確認できる
3つ目は、情報を確認した人を把握できることです。
共有したかどうかを担当者が一人ずつ確認する運用では、確認作業の負担が増えてしまいます。たとえば、期限が近いお知らせでも、未確認の人だけへ声をかけられれば、何度も全員へ連絡する必要がありません。
その結果、必要な相手へ確実に情報を届けられる運用を続けやすくなるのです。
過去のお知らせを後から探せる
4つ目は、過去のお知らせを簡単に見返せることです。
以前の案内を探せないと、同じ内容を何度も質問される状況が繰り返されてしまいます。数か月前に共有されたルールを確認したい場面でも、日付や内容からすぐ見つけられれば、過去の経緯まで把握できます。
こうして、必要な情報をあとから確認できる環境が、掲示板の存在価値を高めるのです。
メールやチャットだけでは定着しにくい理由
以下では、メールやチャットだけでは社内掲示板の代わりになりにくい理由を解説します。それぞれの課題を知り、自社に合った情報共有の方法を考えましょう。
メールは重要なお知らせが埋もれやすい
メールやチャットだけでは定着しにくい理由の1つ目は、大切なお知らせが他のメールに埋もれてしまうことです。
日々多くのメールが届く環境では、重要な連絡も埋もれやすく、見落とされてしまいます。朝から大量のメールを処理しているうちに、お知らせを開かないまま流れてしまう場面も珍しくありません。
だからこそ、重要なお知らせだけを見やすくまとめて共有できる仕組みが必要なのです。
チャットは過去の情報を探しにくい
2つ目は、以前の案内がどのやり取りに書かれていたのか分からなくなることです。
チャットは会話単位で情報が分散するため、検索しても必要な案内をすぐに特定できないことがあります。数週間前に共有されたお知らせを確認しようとしても、検索結果から複数の投稿を開いて内容を確かめなければなりません。
このように、必要な情報を整理して残せる環境を整えることが重要なのです。
既存のやり方は見る人が限られる
3つ目は、全員が同じ方法で情報を確認できないことです。
メール、チャット、紙が混在すると、確認する場所が人によって異なってしまいます。休暇明けに出社すると紙の掲示だけ見落とし、あとから変更内容を知って戸惑うこともあります。
そこで、確認場所を一つにまとめることで、日常的に使われる運用につながるのです。
見やすい社内掲示板を作るおすすめツール
以下では、社内掲示板として使えるおすすめのツールをご紹介します。
社内掲示板としてツールを使えば、情報を周知する側の負担を減らせるのはもちろん、社員も気軽に情報を確認できる仕組みをつくれます。
しかし、社内掲示板を電子化しても、操作が複雑だったり、必要な情報をすぐに確認できなかったりするツールでは、社員に使われなくなり、運用が形骸化してしまいます。せっかく掲示板を作っても、重要なお知らせが読まれなかったり、過去の情報を探せなかったりすれば、紙やメールなど従来の方法と同じ課題が残ってしまいます。
そこで重要なのは、全社員が簡単に扱えて、どの端末からでも気軽に情報を確認できるツールを選ぶことです。また、掲載した情報を後から探せるなど、社内掲示板を継続して使える仕組みも必要です。
この条件に最も当てはまるのが、社内の情報共有を簡単に活性化できるツール「ナレカン」です。ナレカンでは、見やすいレイアウトでお知らせを周知できます。また、スマホからも気軽に情報を確認でき、AIを使った「自然言語検索」では会話形式で情報を探せるため、知りたい情報を確実に拾えます。
社内の情報共有を最も簡単に活性化できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内掲示板を形骸化させない3つの運用ルール
以下では、社内掲示板を継続して活用するための運用ルールをご紹介します。導入後に使われなくならないために、3つのポイントを確認しましょう。
誰が何を投稿するか決める
形骸化させない運用ルールの1つ目は、誰が何を投稿するかをあらかじめ決めておくことです。
担当が決まっていないと、お知らせの掲載が後回しになり、必要な情報が集まりにくくなります。気付けば更新が何週間も止まり、古い内容だけが並んでいる状態では、確認する習慣も薄れてしまいます。
そのため、投稿する担当や掲載する内容を決めて、継続して更新できる体制を整えましょう。
タイトルや内容を工夫する
2つ目は、タイトルや内容を分かりやすく工夫することです。
内容が伝わりにくい書き方では、必要なお知らせでも読まれずに終わってしまいます。急いで確認したい場面でも、件名だけでは内容が分からず、開くべきか迷って後回しになることがあります。
そこで、要点がひと目で伝わるタイトルと簡潔な内容を心掛けることが大切です。
古い情報を整理して見つけやすくする
3つ目は、古い情報を定期的に整理することです。
終了したお知らせをそのまま残しておくと、今必要な情報が埋もれて見つけにくくなります。以前の案内を確認したいのに、似た内容が並んでいて迷い、どれを見ればよいか分からなくなることがあります。
そのため、不要な情報を整理しながら管理すると、必要な情報を迷わず確認できるようになります。たとえば、一定期間閲覧されていない情報を検出する断捨離機能がある「ナレカン」のようなツールであれば、有用な掲示板だけを残すことができるのです。
社内掲示板が必要になる理由と成功事例まとめ
これまで、社内掲示板が必要になる理由や、運用に成功した企業事例などをご紹介しました。
社内掲示板はツールを使って電子化すれば、アナログな掲示板で生じていた「情報の見落とし」や「確認の手間」を減らすことができます。つまり、情報を発信する側・確認する側の双方の負担が軽減され、社内の情報共有を円滑にできるのです。
ただし、「有名だから」という理由でツールを導入すると、ITに不慣れな職場では定着しません。そのため、誰でも簡単に使えて、必要な情報へすぐアクセスできるツールを選ぶことが大切です。
なかでも、非IT企業が社内掲示板の電子化を成功させるには、わずかな工数で全社向けに情報を発信でき、PC・スマホからストレスなく確認できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内掲示板をデジタル化し、情報共有を活性化させましょう。
