全社に重要なお知らせを発信する方法のひとつに「社内掲示板」があります。従来は、紙を使ったアナログな掲示板が一般的でしたが、今日ではPCやスマホから気軽に確認できる「掲示板ツール」で、掲示板の運用を成功させている企業が増加しています。
しかし、社内掲示板を導入しようとしているものの「何から始めればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内掲示板を導入した企業の成功事例をもとに、導入ポイントやおすすめのツールをご紹介します。
- 全社に重要なお知らせや最新情報を周知できる環境をつくりたい
- 社内掲示板を運用していくにあたって、他社の事例を参考にしたい
- 社内掲示板の運用にはツールを検討しているが、定着するか不安がある
という担当者の方は、この記事を参考にすると自社に適した社内掲示板の活用方法がわかり、社内における情報共有の活性化を図れます。
目次
社内掲示板とは？
社内掲示板とは、全社員向けに周知したい情報を伝えるための伝達方法のひとつです。以下では、社内掲示板を展開させていくにあたって、押さえておくべき基本情報をご紹介するので、担当者の方は必見です。
社内掲示板を作成する目的
社内掲示板を作成する目的のひとつとして、「社内の情報共有を活性化すること」が挙げられます。
社内掲示板は、従業員が新しいアイデアを共有したり、問題解決のための意見を求めたりと、意見を交換する場として機能します。その結果、従業員間のコミュニケーションが活性化し「業務の効率化」や「組織の一体感の強化」につながるのです。
しかし、このメリットを享受するには定期的に掲示板が更新され、社員が積極的に参加できる環境が整備されていることが前提条件です。担当者の方は念頭に置いておきましょう。
アナログをデジタル化すべき理由
社内掲示板は元来ホワイトボードや社内の壁に資料を掲示する方法が一般的でしたが、企業のDX化が進むにつれて社内掲示板のデジタル化を実施する企業が急増しています。
背景には、アナログな掲示板は、特定の場所に紙で貼り出す形式のため「紙を貼り出すのに手間がかかる」「情報が更新されても気がつかない」などの問題が挙げられます。また、リモートワーク下では、出社しないメンバーが確認できなくなってしまうのです。
一方で、デジタルの社内掲示板は、ITツールを使ってインターネット上に社内掲示板を作成します。そのため、パソコンやスマホで作成した記事をすぐに全社にアナウンスできるうえ、特定の場所に行かなくても情報を確認できるようになるのです。
したがって、掲示板の運用によって社内の情報共有を効率化したいと考えている場合には、デジタルの掲示板が適していると言えます。
社内掲示板のコンテンツ例
社内掲示板に書かれる主なコンテンツの例として、以下が挙げられます。
- 売上状況や人事異動などの社内情報
- 新人・中途社員の紹介
- 全社でおこなうイベント情報
- 経営情報や売上情報
- 災害など不測の事態に備えた緊急連絡
このように、掲示板上で周知する内容には、日常的なことから緊急を要する事柄も含まれます。したがって、時間や場所を問わず、情報を素早く発信・受信できる環境であることが欠かせないのです。
社内掲示板の成功事例3選
以下では、実際に社内掲示板を導入し、業務効率の向上を実現した企業の成功例を3つご紹介します。成功事例を参考に自社での最適な運用方法を見つけ、業務効率化を実現しましょう。
株式会社池田模範堂
かゆみ止め薬の「ムヒ」などで知られる医薬品会社の株式会社池田模範堂では、社員からの庶務に関する問い合わせの電話が1日に30件以上ある状況で、業務に支障をきたしていました。
そこで、全ての部署の社員が活用でき、かつITが苦手な社員でも使いやすい掲示板機能が搭載された社内ポータルを導入しました。
ポータルにある「社内手続きMAP」には、出張時の申請や結婚した場合の社内手続きなどの方法を視覚的に解説したPDFが添付されています。また、申請画面へのリンクを一緒に添付し、ポータル上で手続きを進められるようにもしました。
結果として、社員にも「何かあったら社内ポータルを見る」という習慣がつき、問い合わせ数の削減に繋がりました。
参考： 導入事例 | ガルーン
株式会社INPEX（旧：国際石油開帝石）
株式会社INPEXは、石油や天然ガスの調査、探鉱、開発、生産、販売などを手掛ける企業です。世界20数カ国で事業を展開しているグローバル企業ですが「社員間でアクセスできる情報共有の基盤が整備されていないこと」が課題でした。
そこで、「経営ビジョンやトップメッセージを世界各地域の社員にタイムリーに情報発信する」「事業所や国内外の垣根を越えてコミュニケーションを活性化させる」という目的のもと、全社員が掲示板へとアクセスできる社内グローバルポータルを設立しました。
結果、社内ポータルの設置によって、日々更新される社内情報を世界中の全社員に向け、掲示板上にリアルタイムで発信できるようになったのです。
ENEOSグループ（旧：JXグループ）
ENEOSグループは、エネルギー、石油・天然ガス開発、金属事業を手がける、国内有数の企業グループです。
35,000人以上の従業員を抱える大企業ですが、WEBとデジタルサイネージ(電光掲示板などの映像表示システム)をミックスし、デジタル掲示板による社内への情報周知を促進させています。
社内掲示板の情報が、オフィス内に設置した大型液晶ディスプレイなどに表示される仕様で、主に広報や総務部門からの情報が社員向けに発信されています。
以上のように、社員の目を惹く情報発信のやり方は、情報の認知度を高めていくうえで効果的なのです。
社内掲示板にツールを使う4つのメリットとは
ここでは、社内情報の共有に「電子掲示板ツール」を活用するメリットを4つご紹介します。ツールの導入に抵抗感があるという方も、以下のメリットを知ることで、導入に意欲的に取り組めるようになります。
（1）お知らせの見落としを防げる
まず、掲示板ツールを活用すれば、お知らせが更新された場合に見落としを防げます。
アナログの掲示板では、逐一自身で足を運ばなければならないため、情報が更新されても認知されるまでに時間がかかります。また、なかにはリモートワークによって出社する機会が減っている企業もあるため、意図せず情報の見落としが起きてしまいます。
一方、掲示板ツール上で情報を発信すれば、自身のデスク上から最新の情報を確認できるようになるため、重要な情報を見落とす事態を防げるのです。
（2）誰が見たか把握できる
デジタルの掲示板では、社員が情報を確認したか簡単に把握できます。
掲示板ツールによっては”利用状況レポート機能”や”既読機能”などが備わっています。これらの機能によって、掲示板の内容を「社員に周知できているか」「社員にとって有益な情報となっているのか」を分析できるので、より効果的な掲示板へとアップデートしていけます。
一方、アナログの掲示板では”発信”の一方通行になり、読まれているのかを把握できないため、そのうち内容が形骸化していきます。そのため、「社員の反応がわかる」デジタルの掲示板の方が、アナログの掲示板よりも効果的な情報共有を実現できるのです。
（3）コストを削減できる
掲示板ツールを導入すれば、従来アナログの掲示板に生じていたコストを削減できます。
たとえば、アナログの掲示板では、用紙に印刷することが前提であるため、用紙やインクを購入するための「金銭的コスト」が発生しています。また、各掲示板を回って用紙を貼り付けるという一連の流れには「時間的コスト」がかかっていると言えます。
一方で、掲示版ツールを導入すれば、用紙に印刷したり、紙を貼り付けたりする「金銭的・時間的コスト」を割愛できるのです。なかでも、情報の公開/非公開をワンクリックで完了できる「ナレカン」であれば、面倒な作業が一切ないのでおすすめです。
（4）社内対応の時間が削減できる
掲示板ツールを導入すれば、バックオフィスなどの対応時間削減に繋がります。
たとえば、有給申請や年末調整のやり方など、社内で発生しそうな質疑応答をあらかじめ掲示板にまとめておくと、同じ質問に対して何度も回答する手間を省けます。また、担当者が不在で業務が進められないといった、情報の属人化を防ぐ効果もあるのです。
このように、日頃から問い合わせの多い経理・総務などの業務負担を削減できます。また、電子掲示版ツール上であれば、新しいお知らせが埋もれる心配もありません。
見やすい社内掲示板を簡単につくれるおすすめのツール
以下では、社内掲示板として使えるおすすめのツールをご紹介します。
社内掲示板にツールを使えば、情報を周知する側の負担を省けるのはもちろん、社員も気軽に情報を確認できる仕組みをつくれます。
しかし、操作が複雑だったり手間なく情報を確認できなかったりするツールでは、電子化しても運用が形骸化してしまいます。したがって、全社員が確実に情報を周知するには「全社員が簡単に扱えてどの端末でも利用可能なツール」を選ぶ必要があるのです。
結論、社内掲示板の運用を成功させるには、わずかな工数でお知らせをアナウンスでき、スマホからでも気軽に情報を確認できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、見やすいレイアウトでお知らせを周知できるほか、情報の公開・非公開もワンクリックで管理できるので、負担なく掲示板を運用できます。また、AIを使った「自然言語検索」では、会話形式で情報を探せるので、知りたい情報を確実に拾えます。
社内の情報共有を最も簡単に活性化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
見やすい投稿とは？ナレカンを使った掲示板の作成例
以下は、ナレカンの『掲示板（お知らせ）機能』の使用イメージです。
ナレカンでは「タイトル・サムネイル画像・本文」のシンプルなレイアウトを用いて、全社員向けに情報を発信することができます。また、公開する範囲を制限したい場合に役立つ『記事機能』も備わっているので、必要に応じて使い分けるのがおすすめです。
ナレカン機能の詳細や効果的な使い方は、専属担当者に無料相談できるのでぜひ試してみましょう。
社内掲示板ツール導入するときの3つの注意点
以下では、社内掲示板ツールを導入するにあたって押さえるべき3つの注意点をご紹介します。ツール導入の前に注意点を確認し、自社にマッチしたツールで社内の情報共有を最適化しましょう。
（1）発信時のルールを決める
ツールの導入前には発信内容や発信先などのルールを定め、社員が見やすい掲示板にしましょう。
掲示板で発信される情報には「全社向けに発信するもの」と「一部の社員向けに発信するもの」があります。そのため、発信内容や発信先を適切に設定しなければ、不要な情報に紛れて大切な情報を見逃してしまうといった事態に陥りかねません。
また、社員にとって不要な情報が多い場合、掲示板を閲覧する必要を感じなくなってしまう可能性もあります。
このように、適切な情報を必要な社員へと周知していくためにも、発信先の区分けや発信する情報のルールを制定しましょう。
（2）マルチデバイス対応か確認する
パソコンだけでなくスマホでも利用可能なツールであるかの確認も必要です。
デジタルの掲示板でも「PCでしか確認できないツール」の場合、逐一社内に戻って確認したりPCを起動したりする手間から読まれなくなってしまいます。とくに、訪問介護や建設業、外回りが多い営業職がいる企業で掲示板を運用する場合、時間や場所を問わず確認できる仕組みが不可欠です。
したがって、掲示板の運用を成功させるためにも、手元のスマホでも利用できるツールを選択しましょう。
（3）情報管理を適切に実施する
社内掲示板ツールを利用するにあたって、適切な情報管理が必須です。
クラウド型のツールの場合、インターネットを介して情報共有をするため、情報漏えい対策が万全であるかが重要です。また、社内掲示板では多くの情報を発信していくので、情報を閲覧できる社員・部署を制限し、適切な範囲で情報を公開するようにしましょう。
このように、掲示板を電子化する場合は、セキュリティ対策やアクセス権限の付与も考慮して使える「ナレカン」のようなツールで、適切な情報管理を実施する必要があるのです。
社内掲示板の概要・メリット・ツールの選定ポイントまとめ
これまで、社内掲示板の運用に成功した企業事例から、掲示板ツールの選定ポイントまでをご紹介しました。
社内掲示板はツールを使って電子化すれば、アナログな掲示板で生じていた「情報の見落とし」や「金銭的・時間的コスト」を減らすことができます。つまり、情報を発信する側・確認する側の双方の負担が軽減され、社内の情報共有が円滑になるのです。
ただし、「有名だから」という理由でツールを導入すると、ITに不慣れな職場には浸透しません。そのため、シンプルな操作性で、必要な情報にすぐにアクセスできるツールを選びましょう。
結論、掲示板の電子化を成功させるには、わずかな工数で全社向けに情報を発信でき、PC・スマホからストレスなく情報を確認できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、掲示板をデジタル化し、社内の情報伝達を円滑にしましょう。
