社内のお知らせやニュースを発信する方法のひとつに「社内掲示板」があります。社内掲示板は紙を使った方法が一般的でしたが、今日では社員のパソコンやスマホから情報を確認できる「掲示板ツール」に移行する企業が増加しています。
 
掲示板ツールは情報共有を簡単に行えるため、社員同士の情報格差や行き違いをなくせます。しかし、社内掲示板の利用を展開させようとしているものの、どのように運用すべきかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内掲示板を導入するメリットや企業事例を中心にご紹介します。
 
  • アナログでの社内掲示板の情報管理に課題を感じている
  • 成功事例を参考に、自社に適した社内掲示板の活用方法を見つけたい
  • 社内掲示板ツールの活用を通じて、社内の情報共有を活性化させたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると自社に適した社内掲示板の活用方法がわかり、社内における情報共有の活性化を図れます。


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社内掲示板とは?

社内掲示板とは、連絡事項や社内スケジュールなどの業務における必要事項を社員に伝えるためのひとつの伝達方法です。
 
社内掲示板は元来ホワイトボードや社内の壁に資料を掲示する方法が一般的でしたが、企業のDX化が進むにつれて社内掲示板のデジタル化を行う企業が急増しています。

アナログとデジタルの違い

アナログの社内掲示板は社内の入り口やエントランス、各オフィスなど各場所に紙で貼り出す方法です。壁やホワイトボードに紙で貼り出す形式のため、初期費用やツールの利用料金はかかりません。
 
一方で、デジタルの社内掲示板は、ITツールを使ってインターネット上に社内掲示板を作成します。社員自身のパソコンやスマホから掲示板の確認ができるので、特定の場所に確認しに行く手間がなくなります。
 
また、デジタルの掲示板では「情報更新のたびに紙を貼り替える手間が生じる」「社員が情報を確認しているか把握できない」などの、アナログの掲示板で生じていたデメリットを解消しながらスムーズに情報を共有できるのです。
 
したがって、掲示板の運用によって社内の情報共有を活性化したいと考えている場合には、デジタルの掲示板が適していると言えます。
 
関連記事: 無料あり|おすすめの社内掲示板アプリ8選と選定ポイントを紹介

社内掲示板のコンテンツ例

社内掲示板に書かれる主なコンテンツの例として、以下が挙げられます。
 
  • 売上状況や人事異動などの社内情報
  • 社内FAQ
  • 全社で行うイベント情報
  • 経営情報
  • 災害など不測の事態に備えた緊急連絡
このように、社内掲示板には社内のあらゆる情報が集約されています。とくに、部署やチームなど小さな範囲で使う場合であっても、緊急の情報共有を掲示板上で行うケースもあるため、全社員がすぐに確認できる方法で共有されなくてはならないのです。


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社内掲示板の成功事例3選

以下では、実際に社内掲示板を導入し、業務効率の向上を実現した企業の成功例を3つご紹介します。成功事例を参考に自社での最適な運用方法を見つけ、業務効率化を実現しましょう。

株式会社池田模範堂

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かゆみ止め薬の「ムヒ」などで知られる医薬品会社の株式会社池田模範堂では、社員からの庶務に関する問い合わせの電話が1日に30件以上ある状況で、業務に支障をきたしていました。
 
そこで、全ての部署の社員が活用でき、かつITが苦手な社員でも使いやすい掲示板機能が搭載された社内ポータルを導入しました。
 
ポータルにある「社内手続きMAP」には、出張時の申請や結婚した場合の社内手続きなどの方法を視覚的に解説したPDFが添付されています。また、申請画面へのリンクを一緒に添付し、ポータル上で手続きを進められるようにもしました。
 
結果として、社員にも「何かあったら社内ポータルを見る」という習慣がつき、問い合わせ数の削減に繋がりました。
 

株式会社INPEX(旧:国際石油開帝石)

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株式会社INPEXは、石油や天然ガスの調査、探鉱、開発、生産、販売などを手掛ける企業です。世界20数カ国で事業を展開しているグローバル企業ですが「社員間でアクセスできる情報共有の基盤が整備されていないこと」が課題でした。
 
そこで、「経営ビジョンやトップメッセージを世界各地域の社員にタイムリーに情報発信する」「事業所や国内外の垣根を越えてコミュニケーションを活性化させる」という目的のもと、全社員が掲示板へとアクセスできる社内グローバルポータルを設立しました。
 
結果、社内ポータルの設置によって、日々更新される社内情報を世界中の全社員に向け、掲示板上にリアルタイムで発信できるようになったのです。
 

ENEOSグループ(旧:JXグループ)

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ENEOSグループは、エネルギー、石油・天然ガス開発、金属事業を手がける、国内有数の企業グループです。
 
35,000人以上の従業員を抱える大企業ですが、WEBとデジタルサイネージ(電光掲示板などの映像表示システム)をミックスし、デジタル掲示板による社内への情報周知を促進させています。
 
社内掲示板の情報が、オフィス内に設置した大型液晶ディスプレイなどに表示される仕様で、主に広報や総務部門からの情報が社員向けに発信されています。
 
また、来客者が通るエントランスにもディスプレイ画面を設置し、社外向けのブランド情報や天気・ニュースなどの情報発信に役立てています。
 


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社内掲示板にツールを使うメリットとは

社内掲示板の導入・運用において「情報を誰でもすぐに共有・確認できる」ことは必要不可欠です。しかし、アナログの社内掲示板では、社員の閲覧状態がわからないなどの問題があるため、社内掲示板の運用にはITツールが必須と言えます。
 
そこで、ここではITツールのメリットを4つ紹介します。以下の内容をチームで把握しておかなければ、ツールを導入しても浸透スピードが遅くなってしまうので注意が必要です。

検索ができる

掲示板ツールは情報の検索が簡単にできるため、わずかな操作で見たい情報にたどり着けます。
 
アナログの掲示板では、情報の検索ができず必要な情報が書かれた資料を都度確認しなければなりません。一方、掲示板ツールでは情報の一括検索が可能なうえ、見やすく情報を整理できる機能も備わっており、必要な情報へのアクセス性が高くなります
 
情報へのアクセス性が高まると、掲示板の情報確認にかかっていた時間をほかの業務へ充てられ、業務の効率化も期待できるのです。

誰が見たか把握できる

デジタルの掲示板では、社員が情報を確認したか簡単に把握できます。
 
掲示板ツールには、閲覧履歴が残るものや既読の確認機能があるものも存在するため、見ていない人がいれば特定できます。また、機能がなくとも、チェックボックスをはじめとした運用そのもので解消できる点も特徴です。
 
一方、アナログの掲示板では情報の発信が一方通行になり、確認状況の把握がスムーズにできません。とくに、全社員に通達したい重要な情報は誰が見ていないのかをチェックする必要があります。
 
そのため、リアクション機能をはじめとした「社員の反応がわかる」デジタルの掲示板の方が、アナログの掲示板よりも明確に確認状況を把握できるのです。

社内対応の時間が削減できる

掲示板ツールを導入すれば、部下が多くいる社員やバックオフィスなどの対応時間削減に繋がります。
 
ツールの使い方や手続きの手順など、社内で発生する質疑応答をあらかじめ掲示板にまとめておくと、同じ質問に対して何度も回答する手間を省けます。また、特定のメンバーがいなければ業務が進められないといった、情報の属人化を防ぐ効果もあるのです。
 
このように、日頃から問い合わせの多い経理・総務などのバックオフィスや部下が多くいる社員の対応時間を削減できます。そのため、社員自身が抱える業務に集中できる環境も作りやすくなる点もポイントです。

新人教育が簡単になる

掲示板ツールを導入すれば、新入社員はもちろん、中途社員や移動してきた社員の教育が簡単になることもメリットのひとつです。
 
掲示板ツールに新人教育に対するマニュアルや業務フローを載せておけば、上司やほかの社員に聞かなくとも投稿内容を見るだけで業務を進められます。したがって、教育係が付き添って指導する必要がなくなり、教育担当者の負担を軽減できるのです。
 
たとえば、掲示板にコピー機の利用方法について記載しておけば、替えのコピー用紙の保管場所やコピー用紙の取替方法などを自身で確認できるので、コピー用紙がなくなってもほかの社員の業務を妨げません。
 
また、社員から複数回疑問が出た箇所は適宜修正する必要がありますが、社内掲示板ツールであれば内容の訂正も編集するだけで完了します。


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社内掲示板ツール導入時のポイント

以下では、社内掲示板ツールを導入する際に押さえるべき4つのポイントをご紹介します。ツール導入の前にポイントを確認し、自社にマッチしたツールで社内の情報共有を活性化しましょう。

運用方法を明確にする

まずは、実際の掲示内容や対象者をイメージしながら運用方法を検討する必要があります。
 
社内掲示板は一方的な情報発信が基本となるため、社内で運用方法を明確にすれば、確認やリアクションのしやすい掲示板になります。また、導入後は実際の利用率を参考に適切な運用ができているか、コンテンツ内容が対象者に適しているか確認しましょう。
 
さらに、「掲示板が更新されたら必ずリアクションをつける」などのルールを設定すれば、発信者が社員の確認度合いを把握しやすくなったり、社員同士のコミュニケーションに繋がったりします。
 
掲示板ツールでは、アナログで行いづらかった情報のやりとりが簡単にできるので、コミュニケーションを意識したルールの設定がおすすめです。

マルチデバイス対応か確認する

パソコンだけでなくスマホでも利用可能なツールであるかの確認も必要です。
 
アナログの社内掲示板は会社や事業所に戻らなければ、情報を確認できないデメリットがあります。しかし、デジタルの掲示板でも「パソコンでしか確認できないツール」の場合、逐一社内に戻って確認したりパソコンを起動する手間がかかったりしてしまうのです。
 
また、社内や事業所にいる時間が少ない訪問介護や土木・建設業などの職種ケースでは、現場で確認しづらいツールを選ぶと、社員が掲示板の確認を面倒だと感じて確認しないケースもあります。
 
そこで、マルチデバイス対応のツールを導入すれば、現場の社員も簡単に掲示板を確認できます。社内の情報共有スピードを向上させるためにも、手元のスマホで利用できるツールを選択しましょう。

発信時のルールを決める

ツールの導入前には発信内容や発信先などのルールを定め、社員が見やすい掲示板にしましょう。
 
掲示板で発信される情報には「全社向けに発信するもの」と「一部の社員向けに発信するもの」があります。そのため、発信内容や発信先を適切に設定しなければ、不要な情報に紛れて大切な情報を見逃してしまうといった事態に陥りかねません。
 
また、社員にとって不要な情報が多い場合、掲示板を閲覧する必要を感じなくなってしまう可能性もあります。
 
このように、適切な情報を必要な社員へと周知していくためにも、発信先の区分けや発信する情報のルールを制定しましょう。

情報管理を適切に行う

社内掲示板ツールを利用する際には、適切な情報管理が必須です。
 
クラウド型のツールの場合、ネットワーク接続を通じて情報をやりとりするため、情報漏洩対策を万全に行う必要があります。とくに、顧客情報などの重要な情報は掲載・閲覧するために十分なセキュリティ対策を講じなくてはなりません
 
また、社内掲示板では多くの情報が発信されるので、情報を閲覧できる社員・部署を制限する機能を使い、適切な社員のみが情報を閲覧できるようにしましょう。
 
このように、ツールを利用する場合はセキュリティ対策やアクセス権限の付与も考慮しながら、適切な情報管理を行う必要があるのです。
 
関連記事: 【おすすめ6選】無料あり!掲示板サービスでコミュニケーションを活性化


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見やすい社内掲示板ができるおすすめのツール

以下では、社内掲示板として使えるおすすめのツールをご紹介します。
 
掲示板ツールは社内のあらゆる情報やお知らせをインターネット上に掲示でき、実際の掲示板を見に行く必要がありません。また、お知らせ以外にナレッジやノウハウの蓄積も行えるため、属人化を防止しながら社員の自己解決力を向上する効果もあります。
 
しかし、操作が複雑なツールやパソコンからでしか掲示板を確認できないツールでは、掲示板の確認が面倒になり、社員が掲示板を確認しなくなる状況に陥るケースもあります。したがって、全社員が確実に掲示板を確認するには「全社員が簡単に扱えてどの端末でも利用可能なツール」を選ぶ必要があるのです。
 
結論、社内掲示板の運用を通じて社内の情報共有を活性化するには、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で利用可能、かつ簡単に情報を共有できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に情報を残して「フォルダ」で階層的に管理すれば、掲示内容ごとの分類が簡単に行えます。また、マルチデバイス対応なので、現場の社員や外回り中の社員でもわずかな操作ですぐに情報を確認できるほどシンプルです。

社内の情報共有を最も簡単に活性化できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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社内掲示板の概要・メリット・ツールの選定ポイントまとめ

これまで、社内掲示板の運用に成功した企業事例から、掲示板ツールの選定ポイントまでをご紹介しました。
 
社内掲示板ツールは情報を掲示する機能以外に「検索機能」「リアクション機能」「発信先などの設定」など、社内の情報共有をスムーズにする機能が備わっています。また、お知らせだけでなくナレッジやノウハウの蓄積を行えば、自社の情報資産にもなるのです。
 
ただし、掲示板ツールには社内情報が集約されるため、ITリテラシーの差によって使えない社員が出ないように「全社員が扱えるシンプルなツール」を選ぶ必要があるのです。
 
そこで、Stockのように、シンプルな操作性でITに不慣れな社員でもすぐに使いこなせる情報共有ツールを使えば、導入後もストレスなく掲示板が運用できます。現在、非IT企業を中心に200,000社以上の企業で導入され、情報共有の効率化に貢献しています。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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