情報共有の手段のひとつである「社内掲示板」は、紙を貼り付けるアナログな方法が一般的でしたが、昨今はDX化に伴い「掲示板アプリ」で電子化する企業が増加しています。
掲示板アプリを使えば、紙を貼り替えたり、情報更新をメールで告知したりする手間が省けます。しかし、「アナログから電子の掲示板に移行したいが、何を使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい社内掲示板アプリ・ツール8選を中心にご紹介します。
- おすすめの社内掲示板アプリの特徴や機能を比較したい
- 読まれる社内掲示板にするための、運用のコツを教えて欲しい
- 全社員向け・管理職向けというように、掲示板の公開先を分けたい
という方はこの記事を参考にすると、社内掲示板の作成をはじめとする、社内の情報共有に最適なアプリが分かります。
目次
社内掲示板とは
社内掲示板とは、社内連絡を掲示するためのボードを指します。
従来は、掲示板に「お知らせ」の用紙を貼り付けたり、ホワイトボードに記載したりするアナログな方法が一般的でした。しかし、アナログ掲示板を自作する場合、「掲示物を作成する→必要に応じて印刷する→掲示する→掲示を周知する」と工数がかかります。
一方、電子掲示板を使えば、入力した情報をそのまま共有できるので、アナログのような手間がかかりません。そこで、近年では情報共通の効率化のために、ITツールを使った方法が主流となってきているのです。
また、通知機能やメンション機能を使えば、周知せずとも見落としを防げます。このように、効率的な情報共有、かつ見逃しを防ぐために電子掲示板が利用されているのです。
無料でも利用できる！見やすい社内掲示板アプリ・ツール8選
以下では、社内掲示板におすすめのアプリ8選を紹介します。
社内掲示板ツールを使えば、社員に向けて情報を一斉に発信できるようになります。しかし、そもそも掲示板では、担当者が適宜情報をまとめたり発信したりする手間がかかるうえ、ほかの社員が必ずしも目を通すとは限りません。
そのため、まずは「情報を適切にストックしておき、社員自らが必要なときに必要な情報にたどり着ける仕組み」を構築すべきなのです。
したがって、社内情報の管理・共有には、あらゆる情報をストックでき「フォルダ」でカテゴリごとに管理できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、画像やファイルを貼り付けられるうえ、「記事」上で質問・回答のやりとりが完結するので、ほかの社員も参照できて便利です。また、本社用・〇〇支店用というように「フォルダ」を使い分けて情報を管理できるので、大規模企業にも向いています。
【ナレカン】知恵袋のような感覚で使える掲示板ツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】社内情報を最も簡単に共有できるクラウド型ツール
Stockは、ナレカンと同じく社内の情報を蓄積できるツールです。
「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を蓄積できるほか、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、タスク管理ツールやチャットツールも探しているという方におすすめです。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Talknote】円滑なコミュニケーションを促す社内掲示板アプリ
Talknoteの特徴
- チャット形式の円滑なコミュニケーションが可能
- 社内文化の醸成に役立つ
チャット形式で社内のコミュニケーションを活性化し、社員の会話情報を人工知能で分析して社員のモチベーションを図ることができるのが特徴です。
Talknoteでは、オリジナルのスタンプで感情表現できたり、ほかのメンバーに対して感謝の気持ちを伝えたりできるので、社内の関係性の向上に貢献します。
Talknoteの機能・使用感
- グループ機能
- チャット機能
伝えたい情報を伝えたい任意の人のみに共有できます。タイムライン機能もついているので、情報の確認漏れを防ぎたい場合に便利です。
LINEのようなチャット形式でスタンプもついているため、軽快にコミュニケーションがとりたい場合に最適です。
Talknoteの注意点
- 通知が届かないことがある
- 検索機能が乏しい
利用しているユーザーからは「たまに通知が来ないことがあり、それも個別メッセージでよくあるため、定期的にチェックしている。」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「全体検索しかないので、ノート内を検索できるようにしてほしい。」「ノート名とキーワードで検索できるようにしてほしい。」というように、検索機能に関する不満の声が見られます。（参考：ITreview）
Talknoteの料金体系
初期費用＋基本プラン（月額）＋オプションがかかるので、詳細な料金に関しては問い合わせが必要です。
【Zoho Connect】チャンネルを集約できる掲示板アプリ
Zoho Connectの特徴
- 豊富な機能を備えた社内プラットフォーム
- 必要な社員だけに情報を届けられる
社内コミュニケーションから、従業員のモチベーション維持、快適な従業員エクスペリエンスの提供まで、豊富な機能を備えているのが特徴です。
全社員に共有する場合は「ネットワークウォール」に、特定のメンバーへ共有するときは「グループウォール」で公開すれば、必要な社員だけに情報を届けられます。
Zoho Connectの機能・使用感
- 投票機能
- 予約済み投稿機能
掲示板の内容に対し投票を実施すれば、従業員のリアルタイムな意見の吸い上げに役立ちます。
予約済み投稿機能を使えば、適切なコンテンツが適切なタイミングでメンバーに届くように投稿可能です。とくに、シフト制などタイムゾーンが異なる職場での情報共有に便利です。
Zoho Connectの注意点
- 似たような機能がある
- 多機能で操作が複雑になりやすい
「質問機能」と「いいね機能」、「投票機能」と「アンケート機能」というように、似たような使い勝手の機能があるので使い分ける必要があります。
Zoho Connect自体にも豊富な機能が備わっているのに加えて、外部アプリとの連携もできるため、多機能ゆえに操作が複雑にならないか注意しましょう。
Zoho Connectの料金体系
- スターター：48円/ユーザー/月（25人～）
- エンタープライズ：120円/ユーザー/月（10人～）
- アルティメット：360円/ユーザー/月（10人～）
【R-GROUP】完全無料で使える掲示板ツール
R-GROUPの特徴
- 完全無料で利用者数制限がない
- さまざまな機能が備わっている
完全無料でグループウェアが始められるうえ、利用者制限がないのが特徴です。
社内のお知らせを共有するための「掲示板」のほか、勤怠を管理するための「タイムカード」や「カレンダー」など、さまざまな機能が備わっています。
R-GROUPの機能・使用感
- 既読機能
- 最新情報を強調できる
掲示板には「既読ボタン」が搭載されており、伝達漏れを防止できて便利です。
情報が更新されてから24時間～48時間以内の書き込みは目立って表示されるので、どこを確認すればいいのか一目で分かる点が便利です。
R-GROUPの注意点
- 機能を使いこなせない
- セキュリティ面が弱い
掲示板のほかに「タイムライン」「メール」「チャット」といったに似たような使い勝手の機能が搭載されており、ITリテラシーがなければ使いこなすのが難しいです。
R-GROUPは誰でも無料で使えるソフトなので、有料版と比較するとセキュリティ面に懸念があります。
R-GROUPの料金体系
無料で利用できます。
【GRIDY】部署ごとの管理もできる掲示板アプリ
GRIDYの特徴
- 無料で使える高品質のグループウェア
- アクセス制限と高セキュア環境
初期費用・月額機能ともに無料で、ユーザー登録数も無制限で充実の機能を全て無料で利用できます。
「ISO27001」を考慮したアクセス制限機能、データ通信暗号化など、独自の機能を活用した高いセキュリティ環境を保持しているのが特徴です。
GRIDYの機能・使用感
- トピック機能
- メモパッド機能
[報・連・相]から項目を選んで投稿するトピック機能があり、掲示板のように情報共有したい場合に適しています。
書き留めたい情報を保存しておける「メモパット機能」が搭載されているため掲示板の下書きをするときに役立ちます。
GRIDYの注意点
- サポートを受けられない
- 操作性がデバイスによって異なる
電話やメールでのサポートを受けられないので注意が必要です。
利用しているユーザーからは「プロジェクトの進捗やメモなどを、システム上に残して共有することが可能なのはいいのですが、スマホやipadのアプリの使いにくさがかなりひどいです。」という声があります。（参考：ITトレンド）
GRIDYの料金体系
無料で利用できます。
【Google Workspace】Googleサービスと連携できるアプリ
Google Workspaceの特徴
- 幅広い機能が揃っている
- セキュリティの信頼が高い
ChatをはじめKeep、Gmail、Meet、カレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト、フォームなどGoogleが提供する多くの機能が一通り揃っています。
業界でも高水準のセキュリティ基準に対応しています。
Google Workspaceの機能・使用感
- アプリケーション連携機能
- セキュリティ機能
Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、GoogleフォームといったGoogleが提供するサービスとの親和性が高いです。
2段階認証プロセスやシングルサインオンなど、セキュリティ対策も充実しているため、デバイスの紛失時やスタッフの離職時でも安全です。
Google Workspaceの注意点
- 容量の工夫が必要になる
- 機能を持て余している
なかには「転送量上限が１日750GBまでなので、DRのためのバックアップデータの保管場所としては工夫しないいけない。」という声もあります。（参考：ITreview）
なかには「使用できる機能や拡張性が高いが、自社では使用しないような機能や、機能があったとしても活用方法が思いつかない。機能毎に活用事例があるとありがたい。」というように機能を持て余している方もいるようです。（参考：ITreview）
Google Workspaceの料金体系
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Microsoft Teams】Microsoftの掲示板としても利用できるツール
Microsoft Teamsの特徴
- チームごとのチャネルを作れる
- ファイルを共有できる
チームごとに「チャネル」と呼ばれる専用スペースを作成し、チャットやビデオ会議でコミュニケーションがとれます。
アプリ上でファイルを共有したり共同編集したりできます。また、変更内容は自動的に保存されます。
Microsoft Teamsの機能・使用感
- ビデオ会議機能
- アクセス制御機能
Web会議のスケジュール設定・通知し、音声やビデオを用いた会議ができるため、リモートワーク時の情報共有に役立ちます。
二要素認証のほか、ユーザー管理やアクセス制限が可能で、部署やユーザー単位で利用可能な機能を制限できて便利です。
Microsoft Teamsの注意点
- 情報をストックするのには不向き
- URLが長くて場所を取る
メッセージなどのフロー情報には適していますが、チャットの特性上ストック情報の管理には不向きだと言えます。
議事録の作成にTeamsを利用しているユーザーからは「会議のURLが長く、メールやチャットに張る際に場所を取ることがある。」という声があります。（引用：ITreview）
Microsoft Teams（一般法人向け）の料金体系
- Microsoft Teams：無料
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
社内掲示板アプリ・ツール8選の比較表
以下は、今回ご紹介したおすすめアプリ・ツールの特徴と料金をまとめた比較表です。比較表は右にスクロールできます。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | Talknote | Zoho Connect | R-GROUP | GRIDY | Google Workspace | Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
知恵袋のような感覚で使えるツール |
社内情報を最も簡単に共有できるクラウド型ツール |
円滑なコミュニケーションを促す社内掲示板アプリ |
チャンネルを集約できる掲示板アプリ |
完全無料で使える掲示板ツール |
部署ごとの管理もできる掲示板アプリ |
Googleサービスと連携できるアプリ |
Microsoftの掲示板としても利用できるツール |
| メッセージ機能 |
【〇】※投稿にコメントできる。 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※Google Chatでやりとりできる。
|
【〇】 |
| マルチデバイス |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
投票機能やアンケート機能などは備わっていない |
誰が既読したのかを把握できない |
検索機能がやや弱い |
機能の使い分けが難しい |
セキュリティ面に懸念がある |
サポート体制が整っていない |
機能が豊富だが、使わない機能が出てくる
|
情報をストックするのには不向き |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは要問い合せ |
・無料プランなし
・有料プランは48円/ユーザー/月（25人～）～ |
・無料で利用できます |
・無料で利用できます |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Talknote」の詳細はこちら |
「Zoho connect」の詳細はこちら |
「R-GROUP」の詳細はこちら |
「GRIDY」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
このように、アプリによって特徴や価格が異なるので、上の表も参考にしながら自社とマッチするアプリを選定しましょう。
社内掲示板アプリに欠かせない3つの機能性
ここからは、社内掲示板アプリを選ぶときの3つのポイントをご紹介します。価格や機能だけでなく、以下のポイントを重視することで、社内に浸透しやすいアプリを選べます。
（1）コミュニケーション機能があるか
掲示板に投稿できるだけでなく、掲示板上でコミュニケーションがとれるかは重要です。
たとえば、掲示板上で直接「質問」や「回答」ができる機能がついていれば、メール・チャットでやりとりする手間を省けます。さらに、ほかの社員も質疑応答のやりとりまで確認できれば、担当者に同じような質問が殺到する事態を回避できるのです。
したがって、掲示板へ一方的に投稿するだけのアプリではなく、双方向のコミュニケーションがとれるアプリを選びましょう。
（2）検索機能が充分か
検索機能は十分であるかも、アプリ選定時に確認すべきポイントです。
社内掲示板は定期的に更新されるので、過去の内容を振り返りたいときに、すぐに探し出せないアプリは不便です。そのため、キーワードを入力するだけで、すぐにヒットするような検索機能を備えたアプリを選定すべきなのです。
また、高度な検索機能に加え、カテゴリ別にフォルダの階層を分けて整理できる「ナレカン」のようなアプリであれば、よりすばやく該当の文書を見つけられるようになります。
（3）マルチデバイス対応か
PCだけでなく、スマホ・タブレットからでも利用できるかを確認しましょう。
パソコン以外のデバイスからでも確認できるアプリであれば、時間や場所を問わず閲覧できるようになります。とくに、営業職のように外出が多い社員や、リモートワークでオフィスにいない社員でも、すぐに掲示板に目を通せるのです。
加えて、iOSやAndroidの「OSを問わないツール」であるか「スマホとPCで同じような使い勝手（UI）か」も併せて確認しておくと、導入後のトラブルを回避できます。
【脱アナログ】社内掲示板をデジタル化するメリット3選
ここでは、アナログから脱却して、社内掲示板をデジタル化するメリットを解説します。以下のメリットを社内で周知しておけば、デジタル化した後もスムーズに業務へ浸透させられます。
（1）スピーディーに情報共有できる
掲示板アプリを使えば、アナログな掲示板に比べてスピーディーに情報を届けられます。
紙で掲示板を作成すると「掲示物を貼りかえる手間」「全員が把握するまでの時間」が必要以上にかかってしまい、非効率的です。一方、電子掲示板を活用すれば、一斉に社員に掲示板を公開できるので、情報が伝達されるまでに時間がかかりません。
加えて、掲示して共有した情報を修正したいときは、掲示板アプリであれば情報を編集するだけで修正が完了する点もメリットだと言えます。以上のように、掲示板アプリを使えば社内の情報を確実、かつスピーディーに共有できるのです。
（2）スムーズなやりとりができる
「メッセージ機能」や「コメント機能」が付いたアプリであれば、担当者とほかの社員間のやりとりがスムーズになります。
一部の掲示板アプリでは、情報発信者のメッセージに対して簡単にリアクションしたり、コメントしたりできます。そのため、忙しい業務の合間でも気軽にコミュニケーションをとれるのです。
また、リアクションを通じて既読状況が分かるので、掲示を見落としている社員へ早めに対応できる点もメリットといえます。
（3）社内情報として蓄積できる
社内情報として蓄積できるのも、社内掲示板アプリのメリットです。
アナログな掲示板は物理的なスペースが限られているため、長期的に掲示しておくのは難しいと言えます。一方、掲示板アプリならオンライン上にデータを蓄積できるので、過去の掲示板も残しておけるのです。
加えて、アプリを活用すれば、”掲示内容を「新しい順」で表示させる”という設定も可能なので、最新版と旧版の掲示板が入り乱れる心配もありません。
社内掲示板アプリを上手に活用する4つのコツ
ここでは、社内掲示板アプリを上手に活用する4つのコツを解説します。以下の内容を把握していなければ、運用が途中で頓挫してしまい、無駄なコストだけがかかり続ける事態になりかねないので注意しましょう。
（1）ルールを明確にする
まずは、掲示板アプリを使用するうえでのルールを設けましょう。
ルールを決めないまま運用すると「どの掲示板に情報を掲示すべきか分からない」「同じような掲示板が複数あり混乱する」事態が発生しかねません。
（2）常に最新の情報にする
掲示板に掲載する情報が、常に最新情報になっているかも注意すべきです。
社内掲示板アプリは「掲示内容が常に最新である」前提で情報を確認します。そのため、掲示板に記載されている情報が最新ではなかった場合、メンバー間で情報格差が生じる危険性があります。
したがって、更新したら全員に通知されるように設定したり、掲示した内容を「新しい順」に並べ替えたりして、すぐに目のつく状態にしましょう。
（3）カテゴリごとに使い分ける
掲示板を効果的に運用するには、カテゴリごとに使い分けることが大切です。
自身の業務と全く関係のない掲示板まで共有されると、本当に重要な情報を見落としかねません。そのため、「全社員向けの掲示板」「管理職向けの掲示板」というように、共有先によって使い分けるようにしましょう。
たとえば、フォルダを階層管理できる「ナレカン」のようなアプリであれば、フォルダごとに閲覧者を設定できるので、全社用・支店用・部署用という使い分けが可能です。
（4）確認したらリアクションする
さいごに、掲示板を確認したら、リアクションするところまでルール化しましょう。
投稿された記事に反応を示せば、記事が社員にとって有益な情報になっているのかの判断材料となります。さらに、「リアクション＝読んだ合図」という認識になれば、投稿したのに読まれない事態を回避できるのです。
以上のように、社内掲示板をより有意義なものにするためには、投稿された記事に社員が反応を示すことが大切なのです。
おすすめの社内掲示板アプリ8選と上手に活用するコツまとめ
ここまで、おすすめの社内掲示板アプリや選定ポイント、メリットをご紹介しました。
掲示板アプリなどのITツールを活用して、社内の情報を適切に蓄積すれば、社員自らが必要な情報にサクサクたどり着けるようになります。また、社内掲示板アプリを上手に活用するには、以下の4点は必ず抑えておきましょう。
- ルールを明確にする
- 常に情報を更新する
- 記事の投稿場所を使い分ける
- 記事にリアクションをする
しかし、掲示板アプリは全社員が利用するものなので、多機能で操作が難しければ社内に浸透しない可能性があります。そのため、アプリ選定では「社員がすぐにでも使いこなせるシンプルなアプリか」を確認しましょう。
結論、社内情報をストックするには、知恵袋のような使い勝手で、簡単に使いこなせる「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」で社内掲示板を運用し、情報共有の活性化に役立てましょう。
