社内の情報共有やコミュニケーションに役立つ「社内報」は、企業の情報発信のための手段として、多くの企業で採用されています。社内報を読む文化が社内へ浸透すれば、組織の活性化や企業文化の醸成といった効果が期待できます。
しかし、定期的に社内報を発行しているものの、作成した社内報を読まれないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「読まれる」社内報の作り方や必要なポイントを中心にご紹介します。
- 読まれる社内報を作る手順が知りたい
- 読まれる社内報の書き出しやデザインがどのようなものか分からない
- 社内報を作成しても読まれない理由を踏まえて改善したい
という方はこの記事を参考にすると「読まれる」社内報を作成する上で必要なポイントが分かり、効果的な社内報の作成に役立てることができます。
目次
社内報が「読まれない」理由
「読まれる」社内報を作成するためには、読まれない理由を理解しておく必要があります。そこで、以下では社内報が読まれない大きな2つの要因を解説します。
読みたいと思うコンテンツがない
内容が平凡で新鮮味に欠けるなど、読者の興味を引くコンテンツがないことが読まれない理由のひとつです。
社内報をメンバーに読ませるためには、読者が「面白そう」と思う内容を取り上げる必要があります。以前取り上げた企画の使い回しなど、すぐに内容が想像できてしまう企画を取り上げても、読者の興味は生まれません。
読者にとって目新しい企画を採用するなど、読者目線に立ったコンテンツ作りを意識しましょう。
目的・ターゲットの設定が誤っている
目的・ターゲットの設定が誤っており、読者にとって読む意味のないコンテンツが多いことも社内報が読まれない理由です。
読者が社内報の内容を「自分のこと」と捉えられると、内容に関心を持たれやすいだけでなく集中して社内報を読んでもらえます。
社内報が読まれていない場合には「どのような目的を持って社内報を発行しているのか」「どのような悩みを持ち、誰に対しての社内報なのか」の目的やターゲットを見直してみましょう。
【4ステップ】読まれる社内報の作り方
ここからは、読まれる社内報の作り方を解説します。以下を参考にしながら社内報の作成を進めると、社内報を通じて組織の活性化などが実現できるようになります。
（1）自社に合った目的・ターゲット設定をする
はじめに、自社に合った目的・ターゲットを設定します。
目的・ターゲットの設定が誤っていると、記事の目的が理解されないうえに、読者が読む必要性を感じません。そのため、なぜ・誰に向けて社内報を発行するのかを明確にする必要があるのです。
また、目的・ターゲットは社内報ごとに見直しをすると、ミスマッチな内容になるのを防げます。したがって、発行後はアンケートを利用し、適切に目的・ターゲットを設定できていたかを確認しましょう。
（2）「読みたくなる」企画を採用する
次に、構成を決めるときは読者が読みたくなる企画を採用するようにしましょう。
「読まれる」社内報にするには、読者が社内報の内容に関心を持つことが重要です。たとえば、会社周辺のランチ情報など、誰でも関係があるトピックを採用して、読者が読むきっかけを作りましょう。
このように、社内報に掲載されるトピックは読了率にもかかわる重要な部分です。そのため、構成を決めるときには、読者が「自分のこと」として捉えやすい企画かを判断する必要があります。
（3）読みやすさやレイアウトを考慮する
社内報を作るときは、読みやすさやレイアウトを意識するようにしましょう。
読者にとって社内報は「読みやすく」「分かりやすい」ものでなければなりません。そのため、テキストだけではなく、見出しや目次を整えたり、画像や図を挿入してレイアウトや読みやすさを工夫したりすることが必要です。
とくに、ターゲットに適した「読者が読みたい情報」を構造化（話題をまとめたり、箇条書きを用いたりして分かりやすくすること）すれば、内容を詰め込みすぎることもなくなります。
（4）配布後の反応を確認する
最後に、社内報の配布後には読者の反応を確認しましょう。
作成時の目的・ターゲット設定が適切だったかを確認しなければ、誤った目的・ターゲットのまま社内報を発行し続けてしまうので、社員に読まれなくなってしまうのです。
したがって、社内報発行後には必ず効果測定をして、次回以降の社内報の内容へ活かすことが重要です。
社内報を作成できるテンプレートサイト4選
以下では無料で使える社内報のテンプレートサイト4選をご紹介します。社内報のデザイン例を知りたい方は必見です。
Canva
Canvaは、オンライン上で気軽に社内報を作成できるデザインツールです。
Canvaでは、デザイン性の高いテンプレートが無料で提供されているので、初心者でもかんたんに洗練された社内報を作成することができます。
また、高機能な操作も可能なので、細部までこだわりながら作成したい場合やおしゃれなデザインの社内報を作るときに役立ちます。
Microsoft
こちらは、無料でMicrosoftが提供しているテンプレートサイトです。
Microsoftでは2000以上の豊富なテンプレートを取り揃えており、それらは社内報にも活用することが可能です。とくに、普段からMicrosoftのツールに慣れている方は、スムーズに作業を進められます。
パワポン
パワポンは、オフィス用品を中心に販売事業を行うアスクルが提供している無料のテンプレートサイトです。フランクで親しみやすいデザインも多いので、あまり堅い雰囲気を出したくないという方におすすめです。
bookma
bookmaは紙媒体での広報誌や社内報に特化しており、デザイン作成から印刷注文までワンストップで可能なことが魅力です。テンプレートがカテゴライズされているので、用途に合わせたテンプレートをかんたんに見つけることができます。
読まれる社内報のコンテンツ例
社内報の閲覧率が高い企業では、以下のようなコンテンツを採用しています。
| コンテンツ | 内容例 |
|---|---|
|
社員参加型企画 |
夏休み・年末年始の過ごし方アンケート、自己紹介リレーなど |
|
時事ネタ |
自社にかかわる業界の最新情報、自社と関連性の高いビジネス用語の説明など |
|
インタビュー企画 |
ベテラン社員インタビュー、新入社員の紹介など |
|
社内イベント発表 |
ボランティア活動への参加報告、今後の社内イベントの日程告知など |
|
社内表彰 |
MVP受賞社員の紹介、社内表彰の振り返りなど |
|
お客様の声 |
商品・サービスに対する評価、従業員の対応に関するエピソードなど |
このように、社内報では発行目的やターゲットに合わせたコンテンツを取り入れる必要があります。
読まれる社内報の書き出し例
読まれる社内報にするためには、読む人を惹きつける書き出しが欠かせません。以下は、そのまま使える社内参加型企画と社内イベント告知の書き出し例です。
＜社員参加型企画の書き出し例＞
第〇〇回自社内インタビュー！〜新入社員編〜
4月になり、今年度も〇〇人の新入社員の方々が入社してくれました。ということで今回は、新入社員のみなさんにインタビュー！仕事に関する意気込みだけでなく、趣味や好きな食べ物、意外な特技まで幅広くお答えいただいたので必見です。
＜社内イベント告知の書き出し例＞
〜〇〇会開催のお知らせ〜
来月の〇〇月〇〇日に、〇〇にて〇〇セミナーを開催いたします！〇〇セミナーでは部署や役職を問わず、多くの社員が〇〇のスキルアップを目指して参加しています。さまざまな人と交流ができるチャンスでもあるので、ぜひご参加ください！
読まれる社内報に必要な2つのポイント
ここからは、読まれる社内報に必要なポイントを解説します。以下のポイントを正しく理解すれば、読了率の低さに関する課題を解決できます。
一方通行の情報発信にしない
一方通行の情報発信をしないことが、読まれる社内報に必要なポイントです。
とくに、発信者側が読者のニーズを把握しきれていない場合、一方通行な発信になる可能性が高まります。そのため、発行後の効果測定やアンケートを使って読者のニーズを把握し、双方向のコミュニケーションを促進しましょう。
しかし、紙媒体の社内報ではコミュニケーションが一方通行になってしまうので、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使うなどして、Web社内報に切り替えることもポイントです。
実務に役立つ内容を掲載する
実務に役立つ内容を掲載することも、読まれる社内報作りのために必要なポイントです。
社内報を読んでみて「役に立つ情報が載っている」と認識できれば、自然と見てもらいやすくなります。経営理念の浸透を目的とした、社員紹介や経営陣のインタビューなどのコンテンツも重要である一方、社員が読む意味を感じられなくては意味がありません。
そこで、「社内メンバーが実践した業務効率化の事例」など、実務の作業効率を上げられる情報共有をするなど、ほかのメンバーに「役立つ」と思わせることが求められます。
読まれる社内報を簡単に作成できるツール
以下では、読まれる社内報を簡単に作成できるツールをご紹介します。
「読まれる」社内報にするために最も重要なポイントは、一方通行な情報共有にしないことです。しかし、紙媒体の社内報では本当に読まれているかもわからず、時間や金銭的なコストも無駄にかかってしまうのです。
そこで、ITツールを使ったWebの社内報に切り替えれば、気軽にコミュニケーションが取れるので、双方向のやりとりが実現します。さらに、メンバーも時間や場所を問わずに確認できるようになるのでストレスがありません。
ただし、複雑なツールは使い方の習得に必要以上の教育コストがかかり、浸透しなくなってしまいます。そのため、非IT企業の65歳以上の社員でも扱えるシンプルな操作性で、読まれる社内報を作成できる「Stock」が必須なのです。
Stockの「ノート」に社内報となる情報を簡単に残せるうえ、直感的な「フォルダ」で管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、社内報・業務ごとに話題が混ざらず、コミュニケーションが取れる点も大きな特徴です。
Web社内報の作成から管理までを一元化できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「読まれる」社内報の作り方とポイントまとめ
ここまで、社内報が読まれない理由と読まれるために必要なポイントをご紹介しました。
読者にとって面白いコンテンツがなく、目的のない社内報は発行しても読まれません。読まれる社内報にするためにも、必ず「読者」を想定して制作する必要があります。
そして、社内報にはさまざまな目的がありますが、全社で知っておくべき内容などは、情報として正しく共有・蓄積される必要があります。つまり、社内報による情報共有を効率化するために、非効率な紙媒体ではなく”情報共有ツール”での管理が必要なのです。
そこで、Stockのように、社内報の運用に必要な機能が過不足なく揃ったツールを使えば、作成者と読者の両者にストレスをかけず「読まれる」社内報の作成・管理をまとめて効率化できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内報の運用を効率化させましょう。
