社内での円滑なコミュニケーションの実現は、業務効率を向上させ、企業の生産力を高めるために必要不可欠です。昨今では、こうした社内コミュニケーションを促進するために、クラウドツールを利用している企業も少なくはありません。
 
しかし、導入するツールを誤ってしまうと、社内コミュニケーションの効率を下げるどころか、業務の進行を妨げかねないので、慎重な選定が必要不可欠です。とはいえ、ツール選びに割けるリソースが少なく、どのツールを選ぶべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内コミュニケーションの円滑化に役立つツール8選と選定ポイント、ツール導入のメリットについて解説します。
 
  • おすすめの社内コミュニケーションツールが知りたい
  • 社内コミュニケーションツールの選定ポイントを押さえた導入が行いたい
  • ツール導入によるメリットを理解し、自社に導入するかどうかを判断したい
という担当者の方は今回の記事を読むと、社内コミュニケーションツールのメリットについて正しく理解でき、選定ポイントを押さえたツール導入が可能になります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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社内コミュニケーションツールの選定ポイント

以下では、社内コミュニケーションツールの選定ポイントについて解説します。社内コミュニケーションツールを導入する際どのような点を意識して比較すればいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。

すべての社員が使いこなせるか

まずは、そのツールを自社のすべての社員が使いこなせるかどうかを確認しましょう。
 
社内にはさまざまな職種の社員がおり、それぞれ異なるバックグラウンドを持っています。そのため、個人の持つITリテラシーには差があるのが一般的です。したがって、導入するツールをすべての社員が使いこなせるかどうかがコミュニケーションの活性化の成功を大きく左右します。
 
たとえば、エンジニア向けのツールを導入した場合、エンジニアにとっては使い勝手が良く利用の活性化ができる一方で、非エンジニアには浸透しづらく、社内全体の活性化には繋がりません。
 
また、特定の職種向けでないツールであっても、高機能すぎて操作が難しいツールであれば、コミュニケーションが停滞するどころか、業務のスムーズな進行に支障が出る恐れもあります。
 
こうした事態を防ぐには、あらかじめ自社社員のITリテラシーに合わせて選択することが大切です。

マルチデバイス対応か

導入するツールは、できるだけスマホなどのマルチデバイス対応のものを選びましょう。
 
コミュニケーションの場は、かならずしも自分や相手が社内にいるときだけ発生するものではありません。したがって、いくら便利なツールであっても、社内環境からでないと使えないようなツールでは、コミュニケーションの活性化には繋がりません。
 
とくにテレワークなどの導入により働き方が多様化している昨今では、場所を問わずどこからでもアクセスできるツールが必要不可欠です。
 
手軽に素早く情報共有が行えるという社内コミュニケーションツールの最大のメリットを活用するためにも、あらかじめ対応デバイスについて確認しておきましょう。

ストック情報とフロー情報両方に対応しているか

コミュニケーションのなかには、後から見返すべき内容や残しておきたい情報(ストック情報)と、その時だけ確認できれば良い情報(フロー情報)があります。
 
ツールによってはフロー情報だけを残せるものや、ストック情報の蓄積に特化したものがありますが、これらを組み合わせて利用するとツールの横断が起こり情報の一元管理が難しくなります。また利用者は2種類のツールの操作方法を覚える必要があり、教育コストも上がってしまいます。
 
最低限の教育コストでの導入を行い、社内情報を一元化するためにも、導入するツールはストック・フローどちらかの情報だけではなく、両方の情報が管理できるものを選択しましょう。
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!


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【種類別】社内コミュニケーションツール8選

以下では社内の円滑なコミュニケーションを実現できるおすすめツール8選を種類別にご紹介します。
 
それぞれツールごとに利用できる機能や管理できる情報には差があるため、導入前にはトライアルや無料プランを利用した仮運用を行い、操作性や自社の業務プロセスに馴染むかどうかの確認を行うことをおすすめします。
 
しかし、数多くあるツールをすべて試して確認していくのは現実的ではなく、一方で知名度が高いからといった理由でツールを選ぶと自社に馴染まず、導入の効果を得られない可能性もあります。
 
最低限のリソースで社内コミュニケーションの活性化を実現したいなら、ITリテラシーの低い社員でも確実に使いこなせる操作性を持ち、ストック・フローの両方の情報蓄積が行えるツールを導入しましょう。
 
今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、直感的な操作で誰でも簡単に社内コミュニケーションが行える情報共有ツールです。非IT企業を含む100,000社で活用されているStockであれば、ツールの社内浸透が阻まれる恐れもありません。
 
また、ノートとメッセージの使い分けにより、ストック・フロー両方の情報が蓄積できるので、社内情報すべてをツール内で一元管理できます。

【一番おすすめの情報共有ツール】Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【米国発チャットツール】Slack

Slackのトップページ

<Slackの特徴>

Slackは、ビジネス向けのチャットアプリです。IT業界を中心に利用する人が増えており、ビジネスチャットツールでは、後述のチャットワークと並び有名なアプリとなっています。カスタマイズ性が高く、オリジナルの絵文字作成やbotの利用などが行えるのが特徴です。

<Slackの注意点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
  • チャットツールの性質上、投稿した情報が流れていき、振り返るのが難しいです。
     
  • ストック情報を管理できない
  • あくまでもフロー情報を扱うツールであり、ストック情報の管理には向きません。そのため、別途タスク管理ツールなどの併用が必要です。

<Slackの主な機能>

チャット

Slackのチャット画面

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付、スラッシュコマンドの利用などが行えます。他ツールと連携すれば、スケジュールの通知やタスクの完了通知をSlack上で受け取れます。

<Slackの料金体系>

  • フリー:0円
  • Slackを無料で利用できるプランです。直近10,000 件のメッセージへのアクセスが可能です。
  • プロ:1ユーザーあたり850円/月(年間契約)
  • フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用ができる中小企業向けのプランです。
  • ビジネスプラス:1ユーザーあたり1,600円/月(年間契約)
  • スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能に対応したプランです。

Slackの詳細はこちら

【国産チャットツール】Chatwork

チャットワークのトップページ

<Chatworkの特徴>

Chatworkは、ビジネス向けのチャットツールです。メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活性化されます。既読機能がなく、チャットツールにありがちな受け手のストレスを軽減できるのが特徴です。

<Chatworkの注意点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
  • Slack同様チャット形式のため投稿した情報が流れてしまい、後から見返すには会話に含まれたキーワードで検索しなければなりません。
  • サーバーダウンの頻度が多い
  • サーバーダウンが頻出し、業務に支障が出たというユーザーの声があります。

<Chatworkの主な機能>

グループチャット

チャットワークのチャット機能

テキストメッセージだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理

チャットワークのタスク管理画面

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理できます。自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見られるので、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかが管理できます。

<Chatworkの料金体系>

  • フリー:0円
  • 累計7グループチャットと5GBのストレージが利用できるプランです。
  • ビジネス:1ユーザーあたり600円/月
  • グループチャットを無制限に利用でき、1ユーザーあたり10GBストレージが付与されるプランです。
  • エンタープライズ:1ユーザーあたり960円/月
  • ビジネスプランの機能に加えて、高度なセキュリティや管理機能が利用できるプランです。

Chatworkの詳細はこちら

【コラボレーションツール】Workplace from Meta

Workplace from Metaのトップページ

Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作れます。

<Workplace from Metaの特徴>

Workplace from Metaは、Metaが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。FacebookのUI(見た目)とほとんど同じなため、Facebookを利用していた人であれば違和感なく利用できます。また、Google Driveとの連携やチャットボットなどとの連携ができるのが特徴です。

<Workplace from Metaの注意点>

  • コミュニケーション機能が多い
  • 掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多く、使い分けが難しいです。
  • ストック情報の管理が難しい
  • 情報をタイムラインで管理するので、ストック情報は管理が難しく、他ツールの併用が必須になります。

<Workplace from Metaの主な機能>

グループ

Workplce by Facebookのグループ画面

グループは掲示板としても利用できます。投稿はグループ単位で行えるので、同時にメンバーとコミュニケーションも取れます。

<Workplace from Metaの料金体系>

  • コアプラン:1ユーザーあたり$4/月
  • Workplaceの標準的な機能が利用できるプランです。

Workplace from Metaの詳細はこちら

【カルチャーマネジメントツール】Talknote

トークノートのトップページ

<Talknoteの特徴>

Talknoteは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。チャットツールを利用したコミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板としても利用できます。既読・未読の管理など管理機能が充実しているのが特徴です。

<Talknoteの注意点>

  • 既読通知がプレッシャーに感じやすい
  • 既読機能は相手が読んだかどうかの確認に便利ですが、読み手にとっては返信をせかされるプレッシャーとなりやすいです。
  • 検索機能が十分でない
  • ストック情報の蓄積も行えますが、検索機能の精度が低いため、過去に記載した内容が探しづらいというユーザーの声があります。

<Talknoteの主な機能>

グループ

トークノートのグループ画面

グループでは、テーマごとに投稿できるので、社内掲示板としても利用可能です。また、投稿内容に関してはコメントやスタンプでの返信ができ、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単に行えます。
タスク

トークノートのタスク管理画面

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認できます。

<Talknoteの料金体系>

  • 初期費用+基本プラン料金+オプション料金
  • 詳細な料金には問い合わせが必要です。

Talknoteの詳細はこちら

【日報共有アプリ】gamba!

gamba!のトップページ

<gamba!の特徴>

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールであり、テキストでの日報共有に加え、チームの仕事の達成状況や目標も共有できます。日報をSNSのように使えるのが特徴です。

<gamba!の注意点>

  • あくまで日報機能がメイン
  • 日報をメインとしたコミュニケーションツールなので、タスク管理などの機能は付いていません
  • 15日間しか無料トライアルがない
  • 無料トライアル期間が短く、仮運用の期間が絞られます。

<gamba!の主な機能>

日報

gamba!の日報機能

日報を元にコミュニケーションができ、円滑な社内の情報共有ツールとしても利用可能です。

<gamba!の料金体系>

  • 初期費用+システム利用料1ユーザーあたり980円/月(月額契約)
  • 詳細な料金については問い合わせが必要です。

【業務改善プラットフォーム】kintone

kintoneのトップページ

<Kintoneの特徴>

kintoneは、自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。APIを使った他システムとの連携や、Javascriptを使った開発もできるのが特徴です。

<Kintoneの注意点>

  • 高度なセキュリティ機能は別途料金がかかる
  • 接続端末の制限など、高度なセキュリティ機能を利用するには別途料金がかかります。
  • ITリテラシーが低いと使いこなせない
  • 自社に合わせてカスタマイズできる一方で、ITリテラシーが低いとツールを上手く使いこなせません。

<Kintoneの主な機能>

スペース
Wikiのように情報を蓄積したり、テーマごとに掲示板を作成したりできます。
ピープル
マイページを使った投稿や、ユーザー間でのメッセージのやりとりが行えます。

<Kintoneの料金体系>

  • ライトコース:1ユーザーあたり780円/月
  • 100個のスペースと、200個のアプリが設置可能なプランです。
  • スタンダードコース:1ユーザーあたり1,500円/月
  • 500個のスペースと、1000個のアプリが設置可能プランです。

kintoneの詳細はこちら

【ピアボーナスを実現するWebサービス】Unipos

Uniposのトップページ

<Uniposの特徴>

Uniposは、感謝・賞賛のメッセージを、オープンな場で送り合えるwebサービスです。社員同士で感謝の気持ちを伝えることで従業員エンゲージメントや働きがいを高め、生産性の向上や離職率の改善が行えるのが特徴です。

<Uniposの注意点>

  • ツール自体に馴染まない場合もある
  • ポイントを送りあうというツール自体に対して反感を持つひともいるので、社員一丸となって取り組むのは難しい可能性があります。
  • 単独では情報共有ができない
  • 他ツールとの連携が基本であり、単独では情報共有は行えません。

<Uniposの主な機能>

ポイントを送る
メンバー同士が、日頃の感謝や仕事に対する賞賛をメッセージとともに、ポイントを送り合えます。
タイムライン
送られたメッセージやポイントは、タイムライン形式で共有され、働きがいやモチベーションのアップに繋がります。

<Uniposの料金体系>

  • 初期費用+月額費用+オプション
  • 詳細な料金には問い合わせが必要です。

Uniposの詳細はこちら

 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!


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社内コミュニケーションツールを導入すべき理由

以下では、なぜ社内コミュニケーションツールを導入すべきなのかについて詳しく解決します。社内コミュニケーションツールの導入により、どのようなメリットが得られるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

気軽な情報共有が可能になる

社内コミュニケーションツールの活用により、メールで連絡するよりも手軽にコミュニケーションが取れるようになります。
 
挨拶文や名前など記載すべき内容やルールが細かく設定されているメールとは異なり、社内コミュニケーションツールのチャット機能では、本題のみをダイレクトに記載できるからです。その結果、些細な情報でも確認・共有しやすい社風が生まれ、社内の情報共有が活性化されます。
 
また、多くの社内コミュニケーションツールでは、テキストチャット以外にもスタンプなどでのコミュニケーションもできるので、情報伝達のスピードが格段に向上します。

業務効率化に繋がる

社内コミュニケーションツールを使ってコミュニケーションをとると、あらゆる情報が可視化されるため、必要な情報の確認に余計な時間がかからなくなります。
 
さらに、過去にやりとりした情報は検索をかけられ、必要なときにいつでも閲覧できるので、引き継ぎや担当者の変更の際にもスムーズです。
 
また、社内コミュニケーションツールを利用すると、報告・連絡・相談のサイクルも活性化します。従来の共有方法であったメールの場合、相手に確認してもらうまでに時間がかかり、報連相のサイクルが浸透しづらい傾向がありました。いくら報告や連絡・相談をしてもすぐに返答がこず、次第に自発的に取り組みづらくなるからです。
 
しかし、こうした報連相を社内コミュニケーションツールで行うと、受信したタイミングで通知されるため、メールに比べて素早いレスポンスが期待できます。
 
報連相のサイクルが活性化すると、社員が連絡を後回しにすることもなくなり、結果として業務上のミスも防げます。

社内ノウハウの蓄積になる

社内コミュニケーションツールは、社内ノウハウの蓄積にも役立ちます。
 
たとえば、営業のノウハウや業界の情報など、個人が持つノウハウを社内コミュニケーションツール内に蓄積すると、すべての社員がそのノウハウをもとにスキルを身に付けられるようになります。その結果、企業の生産力向上に繋がります。
 
ノウハウは企業にとって大切な情報資産であり、積極的な蓄積・運用は企業力向上に直結します。社内コミュニケーションツールを利用し、個人が所有しているノウハウを適切に管理することでノウハウの消失を防ぎ、活用の促進に繋がります。


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社内コミュニケーションツールの種類と機能とは

以下では、社内コミュニケーションツールの種類と、それぞれ利用できる機能について解説します。自社の課題解決にはどの種類のツールを選択すべきかを踏まえて見ていきましょう。

チャットツール

チャットツールは、メールよりもカジュアルでスピーディーなコミュニケーションを得意とするツールです。
 
多くの企業で幅広く利用されているメールは、マナーとして定型の挨拶から始めなければならないなどの決まりがあり、やりとりには時間がかかることが多いです。こうしたメールでの手間を解決できるのが、チャットツールです。
 
チャットツールでは挨拶などを入力せずに、本題からはじめた連絡がとれます。簡単に送信できる分、受け手も簡単に内容の確認が行え、やりとりにかかる時間も短縮可能です。
 
また、スタンプなどを利用した文字以外でのコミュニケーションは、通常の文章よりも柔らかい印象を与えるため、形式ばったメールでの連絡よりも気軽に取り入れやすいです。
 
部門や役職に関わらず気軽にチャットができる環境を構築すれば、フラットな環境・風土の構築にも役立ちます。

グループウェア

グループウェアは、グループでの円滑なコミュニケーションを促進するツールです。
 
掲示板やファイル共有・スケジュール共有・ビデオ会議・チャットなどをはじめとするさまざまな機能が搭載されており、利用者は任意の機能を使用できます。
 
グループウェアを導入すると、総合的な情報共有ができるので、自社ではまだITツールを何も導入していないという場合は、グループウェアを選択するのがおすすめです。

社内SNS

社内SNSは、投稿によって情報共有や意思疎通が行えるツールです。
 
単なる情報共有のほか、ファイルをグループや全社向けに公開することもできるため、社内報の共有などにも利用できます。
 
多くのツールはマルチデバイス対応であり、PC以外や社外からでもアクセス可能ですが、その分万が一の情報漏洩に備えたセキュリティ対策があるツール導入の必要があります。
 
関連記事: 【2021年最新版】無料で試せる情報共有ツール5選!おすすめのツールから選び方まで徹底解説!


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社内コミュニケーションツールの注意点

以下では、社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点について解説します。ツールの導入に際して、どのような点に注意すべきなのか、ひとつずつ見ていきましょう。

ツールがコミュニケーション不足解消に役立つか

まずはツールを導入する前に、自社で抱えているコミュニケーションに関する問題が本当にツールの導入で解消できるのかどうかを確認しましょう。
 
コミュニケーション不足にはさまざまな要因があり、ツールの導入さえすれば一概にすべて活性化されるというわけではありません。とくに、社員同士の信頼関係が構築されていない場合や、自社で社内コミュニケーションの重要性が認識されていない場合などは、単にITツールを導入してもその効果を十分に発揮できません。
 
ツール導入を目的として、課題解決をないがしろにしないためにも、自社の抱える課題を明確化し、その課題を解消できる手段を検討しましょう。

ツールを使う人と使わない人に二極化しないか

どんなに高機能なツールであっても、ITリテラシーの差によって使い方に混乱が生じてしまう場合があります。こうした状況では、社内がツールを活用できる社員とできない社員に二極化することになり、知識量に差がでるどころか社員間での溝が生まれる原因になりかねません。
 
社内コミュニケーションの活性化を目的としたツール導入が、社員間の溝を深める原因となっては本末転倒です。
 
ツール導入による効果を最大限発揮し課題解決に繋げるためにも、導入前に機能面や操作性などの確認を行い、現場のITリテラシーに沿うものを選定しましょう。

対面コミュニケーションの機会が無くならないか

ツールはコミュニケーション活性化に役立つ一方で、対面コミュニケーションの減少を招く一因でもあります。ツール利用によって最低限の連絡のみで済むかわりに、これまでのように対面でやりとりをする必要性が減るからです。
 
対面でのコミュニケーションがない状況は、連絡が効率的に済む一方で、逆にコミュニケーションが取りづらい環境を生む原因にもなります。対面でのコミュニケーションを維持するためにも、会議や面談など定期的に顔を合わせる機会を設けましょう。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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おすすめの社内コミュニケーションツールまとめ

ここまで社内コミュニケーションの円滑化に役立つツール8選と選定ポイント、ツール導入のメリットを解説してきました。
 
ツールの導入は社内コミュニケーションの活性化に役立つ一方で、ツールの利用自体が社員にとって負担となってしまえば、かえって社内コミュニケーションを阻害する原因になりかねません。
 
したがって、ツールを導入する際は、「いかに社員にとって負担とならないか」に目を配る必要があります。
 
たとえば、今回ご紹介したツールのひとつであるStockは、社内すべての情報を一元管理できる情報共有ツールです。ツールを横断して利用する必要がなく、情報を探す場所も常に一箇所なため無駄な時間をかけずに作業が進められます。
 
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入して社内コミュニケーションの活性化を実現しましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!