日々業務を行っていくうえで、コミュニケーションを取っていくことは必要不可欠です。
こうした社内のコミュニケーションを促進するために、昨今ではクラウドツールを利用している企業も少なくはありません。
 
しかし、導入するツールを誤ってしまうと、社内コミュニケーションの効率を下げるどころか、業務の進行を妨げかねません。
 
そこで今回は、社内の円滑なコミュニケーションに役立つツール8つご紹介させていただきます。
 
社内コミュニケーションツールについての解説や、導入のメリット、促進させるための方法についても解説しますので、「導入すべきツールだけ知りたい」という方も「これから学んでいきたい」という方も是非最後までご覧いただけますと幸いです。
 
関連記事: 無料・有料のコミュニケーションツールランキングTOP3|ビジネスチャットに必須!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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おすすめの社内コミュニケーションツール8選

早速、社内コミュニケーションを円滑に進められる、おすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介します。
 
社内コミュニケーションツールについての知識がまだついていないという方は、「社内コミュニケーションツールとは」から読んでみてください。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

「Slack」

Slackのトップページ

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットアプリです。
IT業界を中心に利用する人が増えており、ビジネスチャットツールでは、後述のチャットワークと並び有名なアプリとなっています。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができます。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackを使う上で気をつけたい点

1.大事な情報が流れていってしまう
 チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます。
 
2.ストック情報を管理できない
 フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません。

■Slackの主な機能

チャット

Slackのチャット画面

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
また、他ツールと連携することができるため、スケジュールの通知やタスクの完了通知を受け取ることが可能です。

■Slackの料金

Slackの料金プランページ
https://slack.com/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約(850円/月(1人あたり)〜)が必要です。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活性化されます。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などを気にすることがなく、作業に集中しやすいです。

■チャットワークを使う上で気を付けておきたい点

1.大事な情報が流れていってしまう
 チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しいです
 
2.無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
 制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります

■チャットワークの主な機能

グループチャット

チャットワークのチャット画面

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

チャットワークのタスク管理画面

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの料金

チャットワークの料金プランページhttps://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(累計7個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 

「Workplce by Facebook」

Workplce by Facebookのトップページ

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作れます。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点

1. コミュニケーション機能が多い
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
 
2. フィードの使い方が難しい
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

Workplce by Facebookのグループ画面

掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながら、メンバーとコミュニケーションも取ることができます。

■Workplace by Facebookの料金

Workplce by Facebookの料金プランページ

Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン($3/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できます。
※プレミアムプランには、90日間の無料トライアルがついています。
 

「トークノート」

トークノートのトップページ

「トークノート 」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

トークノートのグループ画面

グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク

トークノートのタスク管理画面

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

トークノートの料金プランページhttps://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 

「gamba!」

gamba!のトップページ

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

■gamba!の特徴

1.日報をSNSのように使える
 日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用できます
 
2.手軽に日報を残すことができる
 テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を書くことができます

■gamba!を使う上で気を付けておきたい点

1.あくまで日報機能がメイン
 日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません
 
2.15日間しか無料トライアルがない
 無料トライアル期間が短いため、短期間で試さなければなりません

■gamba!の主な機能

日報

gamba!の日報機能

日報を元にコミュニケーションができ、ただ日報を記載するだけでなく、ノウハウの共有にも繋がるため、円滑な社内の情報共有ツールとしても利用できます。

■gamba!の料金

gamba!の料金プランページ
https://www.getgamba.com/price/

15日間の無料お試し期間がありますが、それ以降は有料プラン(月800円〜/人)を契約する必要があります。
 

「kintone」

kintoneのトップページ

「kintone」|サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
 
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金

kintoneの料金プランページ
https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(780円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

「Unipos」

Uniposのトップページ

「Unipos」|貢献を見える化し組織を強くするピアボーナス

https://unipos.me/ja/

Uniposは、感謝・賞賛のメッセージを、オープンな場で送り合うことを実現したwebサービスです。
社員同士で感謝の気持ちを簡単に伝えることができるため、従業員エンゲージメントや働きがいを高める効果があります。

■Uniposの特徴

1.ちょっとした感謝の気持ちを簡単に伝えられる
 普段のちょっとした感謝を、ポイント送るという行為で気軽に伝えることができます。
 
2.承認されている実感が増す
 多くの人から感謝をされることで、誰かのためになっていることを実感できます

■Uniposを使う上で気を付けておきたい点

1.初期費用が高い
 初期費用が20〜30万するだけでなく、月額費用も発生することから、ある程度予算のかけられる企業向けです。
 
2.社内に浸透するまで時間がかかる
 業務の延長線上で使うツールでもないため、社内全体で使う習慣がつくまでに時間がかかります

■Uniposの主な機能

ポイントを送る
メンバー同士が、日頃の感謝や仕事に対する賞賛をメッセージとともに、ポイントを送り合うことができます。
タイムライン
送られたメッセージやポイントは、タイムライン形式で共有され、働きがいやモチベーションのアップに繋がります。

■Uniposの料金

Uniposの料金プランページ
https://unipos.me/ja/plan

Uniposには3つのプランがありますが、どれも費用は非公開のため、問い合わせをする必要があります。


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関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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社内コミュニケーションツールとは

そもそも、社内コミュニケーションツールとは何なのでしょうか?
その役割や企業における状況について見ていきましょう。

意思疎通や情報共有を行うためのツール

社内コミュニケーションツールとは、文字通り社内のコミュニケーションを促進させるためのツールです。
 
社内コミュニケーションツールを導入することで、社員同士のやりとりがスムーズに進むようになり、例えばファイルの添付や、業務についてのメッセージのやり取りなどをすることができるようになります。
 
プライベートの連絡手段と分けることで、伝達ミスを防ぐほか、過去の情報の検索を容易にし、業務効率を向上させる役割があります。

企業における社内コミュニケーションの状況とは

社内コミュニケーションツールは組織の課題を解決していくうえで必要不可欠なツールです。
 
というのも、多くの企業が「自社での社内コミュニケーションに対して課題を感じている」という現状があるからです。
 
こうした企業の多くでは、コミュニケーションの手段としてメールを使用していることが多いです。
 
しかしメールの普及は逆に対面でのコミュニケーションを減らし、円滑な意思疎通をしにくいというデメリットがあります。
 
また、大量のメールを受信する人であれば、メールが埋もれてしまって気付かなかったり、返信だけで多くの時間を費やしてしまい業務に遅れが生じることもあるでしょう。
 
こうした事態を防ぐためにも、円滑なコミュニケーションを促進できるツールを導入することで、業務効率を向上させていく必要があります。


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社内コミュニケーションツールを導入すべき理由

社内コミュニケーションツールの役割について理解できたでしょうか。
では、具体的にどのような理由から社内コミュニケーションツールを導入すべきなのか、見ていきましょう。

気軽な情報共有が可能になる

社内コミュニケーションツールを使うことで、メールで連絡するよりも手軽にコミュニケーションを取ることができます。
 
メールでは必ず書かなければならない挨拶などの文を省略し、内容のみをダイレクトに聞くことができるからです。
 
そのため、些細な情報などでも共有しやすくなり、社内の情報共有が促進されます。
 
また、スタンプなどの文字以外のコミュニケーションも可能になるため、情報伝達のスピードが格段に向上します。

業務効率化に繋がる

社内コミュニケーションツールを使ってコミュニケーションをとることで、あらゆる情報が可視化されるため、必要な情報の確認に余計な時間を取る必要がなくなります。
 
また、過去の情報なども常に閲覧できる状態となっているため、引き継ぎや担当者の変更の際にもスムーズにやり取りできるようになるでしょう。
 
また、報告・連絡・相談の流れを考えてみましょう。メールでは相手に確認してもらうまでに時間がかかるため浸透しにくいですが、社内コミュニケーションツールであれば、受信したタイミングで通知されるため、素早いレスポンスを期待することができます。
 
こうした結果、社員が連絡を後回しにすることを防ぎ、業務上のミスも防ぐこととなります。

社内ノウハウの蓄積になる

例えば、営業のノウハウや業界の情報などを、社内コミュニケーションツールを使って蓄積していくことができます。
 
そのため、個人個人が持っていたノウハウなどの情報が共有される形となり、会社全体としてのノウハウ蓄積に役立ちます。
 
ノウハウは企業にとって大切な情報資産なので、ツールを利用することで積極的に蓄積・運用していくことが大切です。
 
関連記事: 社内の情報共有の悩みを解決するツール12選


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社内コミュニケーションツールの種類と機能とは

ここまでご紹介してきた社内コミュニケーションツールですが、用途別に3つの種類に分けることができます。
 
それぞれの用途と機能について、見ていきましょう。

チャット

多くの企業で幅広く利用されているメールですが、マナーとして定型の挨拶から始めなければならないなどの決まりがあり、やり取りをするには時間がかかることが多いです。
 
こうした状況を解決するためのツールとして、チャットツールがあります。
 
チャットツールは、メールよりもカジュアルでスピーディーなコミュニケーションを得意とするツールです。
 
そのため、挨拶などを入力せずに、すぐに本題について連絡することが可能です。
 
また、スタンプなどの文字以外でのコミュニケーションは、通常の文章よりも柔らかい印象を与えるため、形式ばったメールでの連絡よりも気軽に取り入れやすくなります。
 
部門や役職に関わらず気軽にチャットが出来る環境を構築することで、フラットな環境・風土の構築に役立ちます。

グループウェア

グループウェアは、グループでの円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。
 
掲示板やファイル共有・スケジュール共有・ビデオ会議・チャットなどをはじめとするさまざまな機能がツールの中に入っており、任意の機能を使用することができます。
 
グループウェアを導入することで、総合的な情報共有が出来るようになるため、まだツールを何も導入していないという場合は、グループウェアを選択するのがおすすめです。

社内SNS

社内SNSは、投稿によって情報共有や意思疎通を行うことができるツールです。
 
また、ファイルをグループや全社向けに公開することができるため、社内報などの共有にも利用することができます。
 
パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも利用できるため、会社のPCがない場合や社外からでもアクセスすることが可能ですが、その分高いセキュリティ性を備えているものを選択する必要があります。


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社内コミュニケーションツールを選定する上で検討したいこと

社内コミュニケーションツールを実際に導入する際、どのような点に気を付ければいいのでしょうか?具体的に見ていきましょう。

どんなメンバーでも使いこなせることができるか

社内には様々な職種、様々なバックグラウンドを持った方たちがいるため、どのような方でも使いこなせることがコミュニケーションの活性化につながります。
 
例えば、エンジニア向けに使いやすいツールを導入した場合、一部の職種の人たちの活性化には繋がりますが、全体の活性化には繋がりにくいです。
 
難しくて使いづらいツールの導入は、コミュニケーションの停滞に加え、業務にスムーズな進行に支障が出る恐れもあります。
 
誰しもが活用できるツールを、自社社員のITリテラシーに合わせて選択することが大切です。

様々なデバイスから操作することができるか

例えば、社内からでないと使えないようなものでは、コミュニケーションの活性化には繋がりません。
 
特に働き方が多様化している昨今では、場所を問わずどこからでもアクセスできるツールが必要です。
 
手軽に高スピードで情報共有が行える点が社内コミュニケーションツールの最大のメリットなので、それを最大限利用するためにも、対応デバイスについて確認しておく必要があります。

ストック情報とフロー情報を使い分けることができるか

コミュニケーションの中には、後から見返すべき内容や残しておきたい情報(ストック情報)と、その時だけ確認できれば良い情報(フロー情報)があります。
 
それらをうまく使い分けることができるツールを選ぶことで、社内の多くの情報を効果的に共有することが可能です。
 
関連記事: 無料お試しプランがある情報共有ツールの選び方とは?しっかり試して選定しよう!


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社内コミュニケーションツールを使う上で注意する点

では、社内コミュニケーションツールを利用する上で、どのような点に注意したらいいのでしょうか?

ツールを使ってコミュニケーション不足を解消できるのか

社内のコミュニケーションに課題を抱えている場合、その解決方法がツールなのかをしっかりと議論しておくことが大事です。
 
コミュニケーション不足の原因は様々な要因があるため、ツールを導入すれば一概に活性化されるというわけではないからです。

ツールを使う人と使わない人に分かれてしまわないか

どんなに高機能なツールだとしても、ITリテラシーの違いなどで使い方に混乱が生じてしまうことがあります。
 
結果として、ツールを頻繁に使う人と使わない人での溝が深まることになり、ツールの導入が逆効果になってしまいます。
 
こうした事態を避けるためにも、導入前に機能面や操作性などをきちんと確認してから導入する必要があります。

対面コミュニケーションの機会が無くならないか

あまりにツールでのコミュニケーションに依存してしまうと、ツール上のみのやり取りしか発生しなくなってしまいます。
 
対面でのコミュニケーションがない状況は、逆にコミュニケーションが取りづらい環境となってしまいがちです。
 
対面でのコミュニケーションを維持するためにも、定期的に顔を合わせる機会などを設けておくことが必要です。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
様々な特徴を持った社内コミュニケーションツールがありますので、自社の業務や、メンバーのタイプに合わせて選択していくといいでしょう。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内コミュニケーションの活性化へと繋げていただければと思います。
 
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!