会議の概要がまとめられたレジュメは、限られた時間で効率よく話し合いを進めたいときに役立ちます。そのため、会議のレジュメは、スムーズな議論の進行のためにも、事前にメンバーへ共有しておくべきです。
そして、レジュメは体裁から逐一作成しては非効率なので、テンプレートを活用すると効果的です。しかし、「自社の会議に適したテンプレートを持っていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐ使えるレジュメのおすすめテンプレート5選を中心にご紹介します。
- レジュメに書くべき内容が分からない
- 自社の会議や打ち合わせのレジュメに最適なテンプレートが欲しい
- WordやExcelの社内文書の管理に困っている
という方はこの記事を参考にすると、使いやすいレジュメテンプレートだけでなく、レジュメの効率的な管理・共有方法もわかります。
目次
レジュメとは
レジュメとは、「résumé」というフランス語を語源としており、文章を要約したものを意味します。レジュメは、以下の3つのシーンによって意味が異なります。
- 研究・教育分野
- 就職・転職分野
- ビジネスシーン
研究・教育分野では、論文や研究テーマを要約したものを指します。その中でも、とくに大学での授業内容の要点をまとめた「講義レジュメ」や研究内容を報告する「研究レジュメ」など、種類は様々です。
就職・転職時には、「履歴書」や「職務経歴書」などがレジュメと呼ばれます。企業側の採用の判断材料となるため、具体的な情報を入れつつ自分のスキルとその組織に貢献できることをアピールします。
ビジネスシーンでは、会議やプレゼンテーションで配布する資料を指します。このレジュメには、会議の日程や場所、議題や論点を記載し、会議の始まる前にメンバーに共有することが大切です。
本記事では、ビジネスシーンにおける「会議用レジュメ」に焦点を当てて、項目やテンプレートをご紹介します。
会議用レジュメに書くべき項目
会議用レジュメを作成する際は、以下の項目を含めることを心がけましょう。
- タイトル・開催日時・場所
- 会議の実施目的
- アジェンダ（会議の計画や予定）
会議のタイトルや開催日時、場所を冒頭にまとめておくと、移動から会議の開始までがスムーズになります。無駄なタイムロスを防ぐためにも、必ずレジュメの冒頭に記載しましょう。
会議の実施目的を記載することで、参加者は明確な目的意識を持って会議に参加できます。このとき、会議の実施に至った背景などに触れながら書くと、参加者の議題への理解がより深まります。
会議全体の流れを記載したアジェンダがあることで、参加者は会議の大まかな流れや要点を把握しやすくなります。また、進行役は終了時間を意識しながら話し合いをまとめられるので、会議が長引く心配もありません。
上記の項目を含めることで、会議の質を高める効果的なレジュメを作成できます。
【Word/Excel】会議で使えるレジュメのテンプレート5選
以下では、会議で使えるレジュメのテンプレートを5つ紹介します。テンプレートを用いることで、抜け漏れが減り、レジュメの作成時間が短縮されます。
Word｜シンプルな会議レジュメのひな形
こちらは、「日常のテンプレート」が提供するレジュメの無料テンプレートです。
ほかのテンプレートと比べて、必要最低限の項目のみになっています。そのため、シンプルに情報管理ができるうえ、見やすいのが特徴です。
Word｜Microsoft社の提供する会議レジュメの様式
こちらは、Microsoftが提供するレジュメの無料テンプレートです。
操作の手順もテンプレートに記載されているため、Wordの操作が苦手なメンバーも簡単にレジュメを作成できます。
Excel｜幅広い用途に活用できるレジュメテンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Excelで使えるレジュメの無料テンプレートです。
簡素なデザインで、基本的な項目のみが記載されているので、幅広く活用できます。
Excel｜タスク管理にも役立つレジュメテンプレート
こちらは経費削減実行委員会が提供するレジュメの無料テンプレートです。
タスクスケジュールの表があらかじめ記載されており、タスクの管理にも役立ちます。Word版のテンプレートと同様、無料ですがダウンロードするには会員登録が必要です。
Excel｜汎用的な会議レジュメテンプレート
「Windows×Macで使えるビジネス文章」が提供するレジュメの無料テンプレートです。
シンプルなデザインなので、汎用性が高く、誰でも見やすいレジュメを作成できます。
【要確認】WordやExcelでレジュメを作る3つのデメリット
WordやExcelでレジュメテンプレートを使えば、作成時間を短縮できます。一方、以下のようなデメリットも伴うため、WordやExcelでレジュメを作成している企業は必見です。
（1）ファイルが乱立する
1つ目に、ファイルが乱立することです。
会議ごとにレジュメを作成していると、WordやExcelのファイルが増え「どこにどのレジュメがあるか分からない」という状態になりやすいです。また、「似た名前のファイルが増えて、都度中身を確認しないと分からない」という面倒も起きてしまいます。
以上のように、「昨年の〇〇に関する会議のレジュメを確認したい」という場合でも、社内の数多いファイルの中から見つけ出すのに手間がかかるのです。
（2）作成から共有までが面倒
2つ目に、作成から共有までが面倒なことです。
具体的には、自動で保存される機能や編集履歴からバックアップできる機能がありません。つまり、「誤って情報を削除した状態で、保存してしまった」というときに対処しきれないのです。
また、WordやExcelは、瞬時に共有できる機能がない点もデメリットとして挙げられます。そのため、作成した後、共有するのにわざわざメールやチャットツールを使って送らなければなりません。
したがって、WordやExcelでは、レジュメの作成・共有に必要な機能が不足している点に注意しましょう。
（3）スマホで操作しづらい
3つ目に、スマホで操作しづらいことです。
ExcelやWordは、スマホでも閲覧が可能ですが、「文字化けしたり、レイアウトが崩れる」というリスクがあります。そのため、操作もしづらく、外出先や出張先でスマホで素早く確認・編集することができません。
そこで、今日では、マルチデバイスに対応しており、WordやExcel同様の会議レジュメを簡単に作成できる情報共有ツールの「Stock」を導入する企業も増えてきています。
【必見】煩雑なファイル管理のデメリットを解消するITツール
以下では、レジュメを素早く作成・共有できるITツールを紹介します。
テンプレートを活用して素早くレジュメの体裁を整えれば、貴重な作業時間を節約できます。また、事前に会議用のレジュメを参加者全員に共有すれば、会議をより円滑に進めることが可能です。
しかし、WordやExcelで作成したレジュメはファイルで管理する必要があるので、後から見返すときに見つけにくくなります。また、会議の参加者に情報共有する際にも、「関係者全員宛にメールを作成しファイル添付する」という手間がかかってしまうのです。
そこで、WordやExcelを用いてレジュメを作成するのではなく「シンプルな情報共有ツール」を使えば、作成から共有を一元化できます。結論、レジュメの作成・共有には、自社独自のテンプレートをワンクリックで呼び出し、Excel同様の会議レジュメが作成できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」の「テンプレート機能」を活用すれば、自社に合ったテンプレートを用意し、ワンクリックで呼び出して会議レジュメの作成・共有が可能です。また、会議や部署ごとに「フォルダ」を作成し、高度な検索機能で後から振り返るのも簡単です。
最も簡単に社内文書の管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議で使えるレジュメのテンプレートまとめ
これまで、会議で使えるレジュメのテンプレート5選を中心にご紹介しました。
スムーズな会議の進行の鍵となるレジュメは、作成して終わりではなく、正しく共有・管理されなければなりません。しかし、Word・Excelでレジュメを作成し、ファイルで管理していては、参加者への共有や必要な情報へのアクセスに時間がかかります。
そこで、情報共有ツール上でレジュメを作成し、共有・管理を行うことが求められるのです。しかし、これまでExcelやWordを使っていた企業がいきなり多機能なツールを導入しても、操作が難しく感じられ、浸透しないリスクがあります。
したがって、自社が導入すべきなのは、ITが苦手な65歳以上の方でも簡単に社内文書の作成・共有・管理ができる情報ストックツール『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、正しい情報共有・管理の体制を整えましょう。
