社員のナレッジ(知識)を活用する手法のひとつに「ナレッジマネジメントツール」があります。自社の課題に合わせて最適なツールを導入すれば、ナレッジ管理を効率よく進められます。
 
しかし、ツールの種類は多岐に渡るので「どのツールが最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのナレッジマネジメントツールや選び方を中心に解説します。
 
  • ツールを導入してナレッジマネジメントの手間を省きたい
  • 複数のナレッジマネジメントツールを比較し、自社に合ったものを選びたい
  • ナレッジマネジメントツールを適切に選定し、業務効率化を図りたい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジマネジメントツールの正しい選定方法が分かり、自社に合ったツールを見つけられます。


「社内の情報を、簡単にストックする方法がない---」
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

目次

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジ管理の負担を軽減するツールです。
 
「ナレッジマネジメント」は、個人の知識や経験を、ほかの社員が活用できるように管理する仕組みです。このような仕組みを整えれば、有益な情報が一元化され、従業員がスムーズに業務をこなせるのです。
 
そこで、情報の管理や共有がスピーディにできる「ツール」を使えば、ツールに情報が集約するので、ナレッジが集まりやすい環境を作れます。したがって、ナレッジ管理の手間を解消し、仕事を円滑に進めるためにも、ナレッジマネジメントツールが必須なのです。


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ナレッジマネジメントツールの種類

ここでは、ナレッジマネジメントツールの種類をご紹介します。以下の表から各ツールの特徴を押さえ、自社に最適なものを選びましょう。
 
ツール名 特徴・注意点
グループウェア
  • あらゆる情報を残せるほか、メッセージやファイルを共有できるため、チームでのナレッジ管理に最適です。
  • しかし、多機能なツールは操作が複雑なものも多いので注意が必要です。
SFA/CRM
  • SFA(営業支援システム):営業活動で得たナレッジを管理できます。
  • CRM(顧客管理システム):顧客のニーズを分析し、ナレッジとして蓄積できます。
  • ただし、いずれも多機能で高額なものが多いので注意が必要です。
オンラインストレージ
  • 文書や動画など、あらゆる形式の情報をひとつのツールに残せます。
  • 一方で、ファイルが増えると目的の情報を見つけづらくなる点に注意です。
エンタープライズサーチ
  • 企業内向けの検索エンジンであり、あらゆる情報を一括で検索できます。
  • ただし、高額なものが多く自社の予算に収まらない恐れもあります。
上記のツールのうち、とくに「シンプルで誰でも使えるグループウェア」であれば、低コストで効率的なナレッジマネジメントができます。


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ナレッジマネジメントツールの選定ポイント5選

ここでは、ナレッジマネジメントツールの選定ポイントを5つ紹介します。ツールでナレッジマネジメントを効率化するために、以下のポイントを押さえましょう。

(1)セキュリティ対策はされているか

1つ目は、セキュリティやサポート体制が整っていることです。
 
ナレッジは会社の知的財産であり、セキュリティに不備があると機密情報が漏えいしてしまいます。具体的には、「操作ログを確認できるか」「アクセスを制限できるか」「通信は暗号化されているか」などをチェックしましょう。
 
さらに、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得しているツールであれば、なお安心です。

(2)自社の用途に適しているか

2つ目は、自社に導入する目的と合致していることです。
 
ナレッジマネジメントツールには、特定部署の業務に特化したものから、マニュアルや社内FAQを作成できるヘルプデスク向けのものなど、さまざまな種類があります。
 
したがって、自社での用途を明確にせずにツールを導入すると、十分な効果を得られない場合があるのです。そのため、自社の課題を分析し、導入するツールの条件を洗い出す必要があります。

(3)誰でも簡単に使えるか

3つ目は、誰でも簡単に使えることです。
 
たとえば、多機能なツールを導入した場合、社員が使いこなせない恐れがあります。また、使い方を覚えるのに必要以上の時間がかかるのです。
 
しかし、非IT企業の65歳の社員でも導入即日から使える「Stock」であれば、シンプルな操作性になので、簡単にナレッジマネジメントができます。

(4)コストを抑えられるか

4つ目は、コストを抑えられることです。
 
ナレッジマネジメントツールは人数に応じて料金が加算されるものが多く、利用規模に合わせたプランでなければ予算オーバーになりかねません。
 
また、高機能なツールを導入しても、一部の機能しか利用しない状態であればコストが無駄になります。そのため、自社に必要な機能が過不足なく揃ったツールを選びましょう。

(5)マルチデバイス対応か

5つ目は、複数のデバイスに対応していることです。
 
マルチデバイス対応のナレッジマネジメントツールを利用することで、従業員はスマホやタブレットからでもアクセスできます。これにより、場所や時間を問わず、必要な知識や情報にアクセスできるため、業務の生産性が向上します。
 
一方、ブラウザからしかアクセスできないツールもあるので、スマホ・タブレットの専用アプリがあると便利です。


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フリーも可!おすすめのナレッジマネジメントツール9選

以下では、ナレッジマネジメントに役立つツール9選をご紹介します。
 
ツール選定をするときに最も重視すべきなのが「使いやすさ」です。SFAやCRMのような操作が難しいツールは、社員がナレッジを正しく活用できなくなり、結果としてコストが無駄になる恐れがあります。
 
また、オンラインストレージは全文検索に対応していないケースが多く、目的の情報へすぐにアクセスできず不便です。したがって、ストレスなくナレッジ管理をするには「必要な機能に過不足のないシンプルなツール」を導入すべきです。
 
結論、非IT企業の65歳の社員でも説明なしで使いこなせるほど、簡単にナレッジマネジメントができる「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に残した情報が自動で共有されるため、ナレッジの管理・共有に手間がかかりません。また、直感的な「フォルダ」でカテゴリごとにナレッジを振り分けられ、強力な「検索機能」もあるので情報へのアクセスにストレスが発生しないのです。

【Stock】最も簡単にナレッジを管理・共有できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Salesforce Service Cloud】顧客情報とナレッジを管理するツール

Salesforce Service Cloudのトップ画像

<Salesforce Service Cloudの特徴>

  • カスタマーサポートに特化している
  • カスタマーサポートに特化しており、顧客満足度の向上に役立ちます。
     
  • 自動でスケジュールがつくられる
  • 自動でスケジュール管理をする機能があり、業務の割り当てに時間を割く必要がなくなります。

<Salesforce Service Cloudの注意点>

  • 共有できるナレッジの幅が狭い
  • カスタマーサポートに特化しているため、それ以外の業務に関するナレッジを共有するには別のツールを併用しなければなりません。

<Salesforce Service Cloudの料金体系>

  • Essentials:3,000円/月(年間契約)
  • Professional:9,000円/月(年間契約)
  • Enterprise:18,000円/月(年間契約)
  • Unlimited:36,000円/月(年間契約)


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【Microsoft Teams】Microsoft社が提供するツール

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<Microsoft Teamsの特徴>

  • 翻訳機能がある
  • 英語や中国語など30以上の言語に対応しているので、国を越えたナレッジ共有ができます。
     
  • Officeツールと連携できる
  • WordやPowerPoint、Excelの情報を簡単に共有できます。また、共有したファイルごとにコミュニケーションをとれる機能があるのです。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • ナレッジマネジメントには特化していない
  • チャット機能や会議機能などナレッジマネジメントに関係がない機能もあるため、社員が煩わしいと感じる恐れがあります。

<Microsoft Teamsの料金体系>

  • Microsoft Teams:無料
  • Microsoft Teams Essentials:500円/月(年間契約)
  • Microsoft 365 Business Basic:750円/月(年間契約)
  • Microsoft 365 Business Standard:1,560円/月(年間契約)
  • Microsoft 365 Business Premium:2,750円/月(年間契約)


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【Google Workspace】Google社が提供するツール

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<Google Workspaceの特徴>

  • Googleアプリを利用できる
  • GmailやGoogle Driveなど、Googleのほとんどのアプリを利用できます。
     
  • さまざまな機能がある
  • ファイル共有やビデオ通話など、ナレッジ共有以外の用途にも使用できます。

<Google Workspaceの注意点>

  • ナレッジマネジメント向けのツールではない
  • リアルタイムでやりとりするためのコミュニケーション機能が多く、「情報を蓄積・共有する」ナレッジマネジメントには不向きな恐れがあります。

<Google Workspaceの料金体系>

  • Business Starter:680円/月
  • Business Standard:1,360円/月
  • Business Plus:2,040円/月
  • Enterprise:要問い合わせ


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【NotePM】クラウド上でFAQを管理できるツール

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<NotePMの特徴>

  • アクセス制限機能がある
  • アクセス制限機能を活用すれば、チームでフォルダを分けてナレッジ管理できます。
     
  • 情報をすぐに見つけられる
  • ファイル名に加えてファイルの中身を検索できる「全文検索」に対応しているため、目的の情報をすぐに見つけられます。

<NotePMの注意点>

  • 無料プランがない
  • 30日間は無料トライアルが利用できるものの、その後は有料プラン(4,800円/月~)への契約が必要です。

<NotePMの料金体系>(左右にスクロール可能)

プラン プラン8 プラン15 プラン25 プラン50 プラン100 プラン200~3000
ユーザー数(上限)
8人まで
15人まで
25人まで
50人まで
100人まで
200~1000人まで
ストレージ容量(チーム全体)
80GBまで
150GBまで
250GBまで
500GBまで
1TBまで
2~10TBまで
料金
4,800円/月
9,000円/月
15,000円/月
30,000円/月
60,000円/月
120,000~1,800,000円/月


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【Confluence】豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール

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<Confluenceの特徴>

  • あらゆる規模のチームに対応できる
  • スペースやページを無制限に作れるため、あらゆる規模のチームに対応できます。
     
  • アプリをカスタマイズできる
  • 自社のニーズに合わせてアプリを自由にカスタマイズできます。

<Confluenceの注意点>

  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • 多機能なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れがあります。

<Confluenceの料金体系>

  • Free:無料
  • Standard:¥690/月(月額)
  • Premium:¥1,310/月(月額)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Qast】ナレッジ経営の実践に役立つツール

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<Qastの特徴>

  • テンプレートが豊富
  • テンプレートを保存することで、 ナレッジ作成の時間を削減できます。
     
  • スマートフォンに対応したアプリがある
  • iOS/Androidアプリで閲覧、投稿が可能なため、現場や移動中の利用に便利です。

<Qastの注意点>

  • 独自の記法(Markdown)に慣れる必要がある
  • Markdownに馴染みのない非エンジニア社員は、慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。

<Qastの料金体系>

Qastの料金体系は「初期費用」+「月額費用」となっており、詳細な金額は直接問い合わせる必要があります。


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【DocBase】セキュアな情報共有に強みを持つツール

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<DocBaseの特徴>

  • 同時編集が可能
  • ナレッジの作成がリアルタイムに更新、同時にナレッジを作成できます。
     
  • 検索機能が豊富
  • キーワードやタグなどさまざまな条件で検索することが可能です。

<DocBaseの注意点>

  • セキュリティ対策が一部有料オプションに含まれている
  • 「シングルサインオン」「アクセス制限」機能は有料であり、オプションを追加する必要があります。

<DocBaseの料金体系>

  • スターター:990円/月
  • ベーシック:4,950円/月(年間契約)
  • レギュラー:9,900円/月(年間契約)
  • ビジネス100:21,450円/月(年間契約)
  • ビジネス200~:43,450円/月~(年間契約)


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【flouu】組織のDXを加速させるツール

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<flouuの特徴>

  • ナレッジを見ながらチャットができる
  • チャット機能があるため、ナレッジを見ながらリアルタイムでコミュニケーションができます。
     
  • 検索機能で必要なナレッジがすぐ見つかる
  • 様々な絞り込み条件による絞り込みで効率的に情報を探すことができます。

<flouuの注意点>

  • 多機能ゆえに操作が複雑
  • さまざまな機能があるため、ITリテラシーの低い方は慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。

<flouuの料金体系>

  • 基本料金:660円/月(※セキュリティ:550円/月やOCR:220円/月の追加オプションがあります。)


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【比較表】おすすめのナレッジマネジメントツール一覧

以下はこれまでご紹介したナレッジマネジメントツールの比較表です。各ツールの特徴や料金プランから自社に最適なものを使いましょう。(左右にスクロール可能)
 
【一番おすすめ】
Salesforce Service Cloud Microsoft Teams Google Workspace NotePM Confluence Qast DocBase flouu
特徴
最も簡単なナレッジマネジメントツール
顧客情報とナレッジを管理するツール
Microsoft社が提供するツール
Google社が提供するツール
クラウド上でFAQを管理できるツール
豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール
ナレッジ経営の実践に役立つツール
セキュアな情報共有に強みを持つツール
組織のDXを加速させるツール
料金
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜
・有料
・1ユーザー当たり月3,000円〜(年間契約)
・無料
・有料プランは1ユーザー当たり月430円~(年間契約)
・有料
・1ユーザー当たり月680円~(月額)
・有料
・ユーザー数8人で月4,800円~
・無料
・有料プランは1ユーザー当たり月690円~(月額)
・「初期費用」+「月額費用」(※要問い合わせ)
・無料
・有料プランは1ユーザー当たり月990円~(月額)
・無料
・有料プランは1ユーザー当たり月660円~(月額)


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ナレッジマネジメントツールを導入すると得られる4つの効果

以下では、ナレッジマネジメントツールを導入すると得られる4つの効果をご紹介します。これまでアナログな手法でナレッジ管理をしており、煩雑なことに悩む方は必見です。

(1)業務を効率化できる

まずは、ツールを導入することで業務を効率化できます。
 
ナレッジを管理する方法に紙やExcelがありますが、共有に手間がかかったり、ファイルが埋もれたりするため面倒です。しかし、ツールであればあらゆる情報を一元化しつつ共有もすぐにできるので、業務が効率化します。
 
また、多くのツールには「検索機能」が備わっているので、キーワードを入力するだけで目的の情報を探し出せるのです。

(2)社内のコミュニケーションを活性化できる

次に、社内コミュニケーションを活性化する効果があります。
 
多くのナレッジマネジメントツールには、メッセージ機能やリアクション機能が搭載されています。その結果、ナレッジへの気軽なリアクションが促進され、社内コミュニケーションが活性化するのです。
 
加えて、ナレッジを共有するのに別のツールを使う必要がなくなります。

(3)情報を蓄積できる

さらに、ツールを導入するとノウハウを蓄積し、一元管理ができます。
 
ツールを活用すれば、個人が持つナレッジをすべて一か所に集約できるため情報の散在を防げます。そのため、ノウハウのありかが明確になるので、情報の属人性が解消されるのです。
 
とくに、ナレッジマネジメントツールはクラウド型が多く、書き込んだ情報が自動保存されるので、常に最新の情報にアクセスできます。

(4)タスクの抜け漏れを防ぐ

最後に、タスクの抜け漏れを防ぐ効果があります。
 
ナレッジマネジメントツールは、タスクやプロセスの管理に役立ちます。また、タスクの作成や割り当てが可能なため、管理者がチームや個人の進捗を把握できるのです。
 
このように、ツールを導入することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、作業の効率性と品質を向上させられます。


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ナレッジマネジメントツールを導入・運用するときの注意点

ここでは、ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点を3つご紹介します。導入後のトラブルを防ぐためにも、以下の内容を押さえておきましょう。

(1)ナレッジマネジメントの必要性を共有する

1つ目は、組織全体でナレッジマネジメントの重要性を共有することです。
 
従業員に対して、ナレッジマネジメントがなぜ必要であり、組織や個人の業務にどのようなメリットがあるのか明確に伝えなければなりません。たとえば、ほかの組織や部署でのナレッジマネジメントの導入事例などを示し、具体的な成果や価値を伝えることが重要です。
 
したがって、ツールを導入する前に、従業員にナレッジマネジメントの必要性と利点を共有し、理解を促進させましょう。

(2)ツールの運用体制を整える

次に、ツールの運用体制を整えなければなりません。
 
ナレッジマネジメントツールを導入しても、ナレッジが正しく蓄積できなければ次第に使われなくなってしまいます。そこで、ツールの導入を成功させるためには、事前にツールの運用体制を定めておく必要があるのです。
 
たとえば、「業務スピードを上げるコツは、Aのノートに適宜共有する」などが挙げられます。このように、ツールの使い方を最初に定義すれば導入後の混乱を防げます。

(3)自社の予算に見合うかを確認する

次に、自社の予算に見合うかを確認しましょう。
 
ナレッジマネジメントツールには、ビデオ通話などの付加機能を豊富に備えているものもあります。しかし、多機能なツールはコストが高いものが多いので、自社の予算をオーバーする恐れがあるのです。
 
一方、ナレッジ管理に必須の機能が過不足なく搭載された「Stock」を使うと、低コストなうえITに詳しくない人でも操作に負担がかかりません。


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おすすめのナレッジマネジメントツールまとめ

ここまで、おすすめのナレッジマネジメントツール9選や選び方を中心に紹介しました。
 
ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ナレッジの管理や共有にかかる負担を大幅に削減できます。ただし、多機能なツールの場合、社員が正しくツールを使いこなせない危険性に注意が必要です。
 
そのため、ツールを選定するときは「チーム全員が即日で使いこなせるほどシンプルか」を必ず確認しなければなりません。
 
したがって、導入すべきツールは必要な機能に過不足がなく、非IT企業における65歳の方でも説明なしで使える情報管理ツールの「Stock」が最適です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ナレッジマネジメントの効率化を図りましょう。
 
関連記事: ナレッジとは?ノウハウとの違いや効果的な管理方法も解説!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。