グループウェアを導入するときには、課題解決に役立つものを選択して、運用のイメージを具体的に持っておくことが重要です。
一方、「グループウェアの運用イメージがわかず、どれを導入すれば分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの導入事例5選と成功のポイントを中心にご紹介します。
- グループウェアの具体的な運用方法が決まらず、導入に踏み切れていない
- 自社に最適なグループウェアを導入したい
- 他社の導入事例を参考にして、運用イメージを持ちたい
という担当者の方がこの記事を参考にすると、他社がどのようにグループウェアを活用しているかが分かるだけでなく、自社に最適なグループウェアも見つかります。
グループウェアの導入事例5選
以下では、グループウェアの導入事例5選をご紹介します。導入事例を参考にしながら、社内でグループウェアを運用するイメージをしましょう。
①株式会社西日本クリーン つくしのグループ(desknet’s NEO導入)
株式会社西日本クリーン つくしのグループでは、ITツールを導入することで情報共有が効率化して、グループの連携が深まりました。
たとえば、同社では事業所内の連絡手段が主にメールでしたが、メールでは確認漏れが起きていました。また、決裁業務は紙媒体でされていたので、意思決定をするまでに時間がかかっていたのです。
そのため、チームが抱える課題を解決するためにITツールを導入した結果、承認申請の業務フローが可視化されました。また、申請書類はすべてグループウェアに蓄積されるため、情報の一元管理もできるになったのです。
②株式会社いいなダイニング（サイボウズ Office導入）
株式会社いいなダイニングでは、グループウェアを導入したことでコミュニケーションの双方化が実現しました。
それまではメールで情報を共有していましたが、上司から部下へ一方通行の連絡になっていたのです。そのため、課題を解消するためにメッセージ機能を備えたグループウェアを導入したところ、上司と部下の双方向のやりとりがされるようになりました。
つまり、メッセージ機能はメールに比べて発信するハードルが低く、若手の社員が情報共有しやすくなったのです。
③株式会社池田模範堂（サイボウズ Garoon導入）
株式会社池田模範堂はグループウェアを導入して、業務を可視化しました。
以前は、別のグループウェアを利用していましたが、操作が複雑で一部の機能しか使われず、社内に十分に浸透していませんでした。社員はメールやFAXなどの旧来のやり方に固執し、情報共有の効率化には程遠い状況だったのです。
そこで、操作が簡単なツールを導入したところ、社員が積極的に活用するようになり、業務の可視化が進みました。
④パーソルキャリア株式会社（kintone導入）
パーソルキャリア株式会社は、プロジェクトを円滑することを目的にグループウェアを導入しました。
同社では、以前からメールで申請書類の連絡をしており、担当者が申請内容をExcelに打ち込む手間がかかっていました。加えて、部署内で情報共有される機会が少なく、ナレッジの属人化という課題も抱えていたのです。
しかし、グループウェアを活用することで、プロジェクトの進捗が一元管理されて、円滑にプロジェクトが進むようになりました。また、現場の社員が情報を更新すると、管理者も含めて全員が閲覧できるため、情報共有の活性化にもつながったのです。
⑤中瀬社会保険労務士事務所（Stock導入）
中瀬社会保険労務士事務所ではグループウェアを導入して、事務所内の情報を一元管理できるようになりました。
以前は、チャットツールとファイル共有ツールを併用していましたが、チャットツールでは連絡が流れてしまい、ファイル共有ツールでは社内からしか情報にアクセスできなかったのです。
そこで、スムーズな情報共有を実現するために、社内の情報を一元管理できる「Stock」を導入しました。Stockを導入したところ、顧問先とのやりとりを見返すときに、情報へすぐにアクセスできるようになり、業務効率が大幅に改善したのです。
グループウェアの導入を成功させる2つのポイント
以下では、グループウェアの導入を成功させるポイントを2つご紹介します。成功事例の共通点を参考にしながらグループウェアを効果的に活用しましょう。
（1）導入目的を明らかにする
グループウェアの導入目的を明らかにすれば、運用が上手くいくようになります。
グループウェアによって機能が異なるため、導入の目的が不明確なままでは課題解決はできません。そのため、導入目的を明確にしたうえで、必要な機能に過不足がないツールを選択することが重要です。
例えば、「社内のコミュニケーションを活発にしたい」という目的ならば、メッセージ機能などが必要です。また、スマホでも活用できる「マルチデバイス対応」のグループウェアであれば、時間や場所を問わずに使えます。
このように、自社に最適なツールを選ぶためには、導入の目的を明確にして、課題解決につながる機能が搭載されているかをチェックしましょう。
（2）簡単に使いこなせるツールを選ぶ
グループウェアの導入を成功させるポイントとして、簡単に操作できるツールを選ぶことが重要です。
グループウェアの導入事例を見ると、社内で浸透しているツールには「操作性に優れている」という共通点があります。とくに、グループウェアを導入する場合は、ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるものを選ぶ必要があります。
また、操作が簡単なツールであれば使い方を教える必要がないので、すぐに運用に乗せられます。このように、社内で運用を成功させるには、必要な機能に過不足がないシンプルなグループウェアを選びましょう。
【中小企業向け】情報共有に最適なグループウェア
以下では、中小企業向けに、社内の情報共有に最適なグループウェアをご紹介します。
導入事例でご紹介したように、メールでの情報共有では、社内のコミュニケーションを活性化するのは困難です。一方、グループウェアを活用すれば時間や場所を問わずに情報共有ができるため、業務の効率化につながります。
しかし、多機能で複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、従来の方法からスムーズに移行できません。そのため、社内に浸透させて、情報共有を活性させるためには「誰でも簡単に操作できるグループウェア」が必須です。
したがって、「Stock」のような、必要な機能に過不足がなく、ITに不慣れな65歳の社員でもすぐに使いこなせるグループウェアを使いましょう。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、画像やファイルも簡単に保存できます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、メールのように話題が入り乱れることがありません。
チームの情報を最も簡単に残せるグループウェア「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
グループウェアの導入事例と導入のポイントまとめ
これまで、グループウェアの導入事例と成功のポイントをご紹介しました。
導入事例の共通点としては、グループウェアの導入目的が明確であり、誰でも簡単に使えるツールを導入していることです。
逆に、導入の目的を明らかにしないまま多機能なツールを導入すると、社員は上手く使いこなせず、スムーズに運用できません。そのため、ITに不慣れな社員も含めて、全員が簡単に使えるツールが必須です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳の社員でも説明なしで使えるグループウェアです。また、Stockは企業規模や業界、業種を問わず200,000社以上で導入されています。
ぜひ「Stock」で社内のコミュニケーションを活発化して、情報共有の効率化を実現しましょう。
