Windowsに標準搭載されている「付箋」は、パソコンのデスクトップ上にメモを残せるアプリです。普段からWindowsを利用する方にとっては、デスクトップでメモを管理できる環境があれば、別のメモアプリでメモを確認する手間を省くことができます。
 
一方で、社内で付箋アプリを利用するにあたり、考慮すべきデメリットがあることも知っておく必要があります。「情報」が経営資源のひとつとして数えられる現代では、社員の些細なメモであっても企業の成長に間接的に影響を与えているからです。
 
そこで今回は、デスクトップに付箋メモを貼るメリット・デメリット、付箋メモのデメリットをカバーするアプリ3選をご紹介します。
 
  • 付箋アプリの存在は知っているが、利用にあたってさまざまな角度から特徴を知りたい
  • メモを含む社内の情報管理環境を整備して、会社の利益に繋げたい
  • 社員のメモ環境を一元管理したい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくと、メモをはじめとした社内の情報を効率的に管理できます。
 


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デスクトップの付箋機能のメリット

パソコンのデスクトップに付箋という形でメモできるアプリは珍しく、他のアプリにはないメリットもあります。
 
以下では、Windowsのデスクトップアプリである「付箋」が持つメリットを3つご紹介します。

経費を削減できる

付箋アプリの利用は、中長期的なコスト削減に繋がります。例えば、メモをアナログで管理する場合には紙やペンが必要であり、一回のメモにかかる費用は微々たるものですが、数年後には数千〜数万円まで膨らみます。
 
また、紙のメモは社内のペーパーレス化を妨げる要因にもなります。アナログの情報は拡散しにくいという性質を持っているので、多くの社員がアナログなメモで仕事をしている限り、社内情報の電子化が進まない負のサイクルになります。
 
中長期的な視野で経費を削減して、社内情報の電子化による業務効率化生産性向上を実現するためには、デジタルでのメモ管理は有効です。

常にメモを表示できる

パソコンのデスクトップにメモを残しておけば、作成したメモをいつでも確認できます。人は一度覚えたことを一時間後には50%以上忘れると言われているので、いつも目に入る場所にメモを残せば、重要なタスクなどを忘れてしまう心配が減ります。
 
普段よく利用する場所に重要なメモを貼っておくことは、仕事の効率化人的ミスの削減を意図的に行える良いアイデアです。

メモを見やすく色分けできる

Windowsの付箋では、作成したメモの色分けができるのでメモの整理に役立ちます。商談や営業、電話対応などのあらゆる業務で多くのメモを取るので、増えすぎたメモの分類をして、あとから探しやすくできます。
 
例えば、業務の種類や重要性、タスクの期日など、個人の用途や使い勝手に合った分類ができます。メモの色を変えることで無秩序だったメモが、利用可能な状態で管理できるのはメリットです。


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関連記事: Windowsパソコンのメモ帳を使うより、クラウドメモアプリを活用してみよう!

デスクトップの付箋機能のデメリット

付箋アプリには3つのメリットがありましたが、一方で利用するにあたって知っておきたい3つのデメリットもあります。
 
以下では、Windowsのデスクトップアプリである「付箋」が持つデメリットを3つご紹介します。

デスクトップの整理が難しくなる

付箋メモは、デスクトップをいつも意識的に整理する必要があるので非効率な上に、ストレスになります。色分け機能もありますが、あくまでも簡易的な分類なので、デスクトップのメモを有効利用できるような管理はできません。
 
また、仕事でパソコンを利用する際に、デスクトップに多くのメモがあると、取り組むべき業務に集中できません。情報が整理されており、綺麗なデスクトップの状態で作業をする方が集中しやすくなる環境ができるので、生産性の向上に期待できます。
 
そのため、メモの整理を徹底し、情報過多による集中力の分散を防ぐためには、デスクトップ上に付箋を貼るのはおすすめできません。

ちょっとしたメモをしにくい

デスクトップの付箋は、ふと思いついた簡単なアイデアを気軽にメモしにくいというデメリットがあります。
 
メモは本来、思い付いたことや忘れそうなことの記録が目的ですが、付箋アプリでメモを作成すると、デスクトップがメモだらけとなってしまいます。また、増えすぎたメモが適切に管理されていないと情報へのアクセス性が損なわれます。
 
例えば、仕事で得られた些細なアイデアがいずれ役に立つ可能性があっても、デスクトップ上が整理できないという理由でメモできないことも考えられます。逆に、蓄えてきたアイデアが他のメモに埋もれてしまい、絶好の機会に活用できないかもしれません。
 
デスクトップの付箋は、社員が蓄積していくメモを整理できず、有効活用できる環境を整えられないので、別のアプリを検討する必要があります。

データの移行に手間がかかる

お手持ちのパソコンから新しいパソコンへ機種変更する際に、データのバックアップやリストアの作業などが発生します。そのため、付箋データの移行には手間と時間がかかります。
 
また、隠しファイルを利用するなど、操作を誤るとWindowsが正常に動かなくなる危険性もあります。
 
ノウハウやナレッジ、タスク、アイデアなど、社員ひとりひとりが持つ情報は企業にとって重要な資産なので、丁重にかつ効率的に管理する必要があり、データ移行のリスクや非効率性は無視できません。
 


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関連記事: オンラインメモのおすすめ19選!クラウドツールを活用しよう!

デスクトップの付箋メモ以外のおすすめアプリ トップ3

以下では、付箋メモ以上に業務効率化に貢献する機能を持つアプリトップ3をご紹介します。
 
Windowsで利用できる付箋アプリのメリットのうち最大の効果があるものは、「常にメモを表示できる」ことです。メモに触れる回数を意図的に増やすことで記憶に定着させ、メモの内容を忘れないようにします。
 
しかし、常にメモが表示できるからこそ、デスクトップにある付箋の管理が難しくなり、気軽にメモできなくなるという弊害もあります。ビジネスでメモを利用する本来の目的を考えると、些細な内容でも次々とメモして、必要なタイミングで取り出せるように管理する必要がありますが、Windowsの付箋アプリではカバーしきれません。
 
また、場所や時間を問わずにスマートフォンからデスクトップの付箋を確認するためには、別途アプリケーションを用意して同期する作業などが必要です。総合的な評価として、ビジネスシーンにおいて、付箋アプリでメモを管理する意味については十分検討する必要があります。
 
結論、気軽にメモを残して、簡単に目的のメモにアクセスできるようなアプリは、チームの情報を誰でも簡単に蓄積、利用できるように管理するStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは、Windows/MacのPCやiPhone/Androidスマホ、iPad等のタブレットなど、あらゆる端末で利用でき、同じアカウントでログインすればデータの引き継ぎ作業は必要ないので、社内でも安心して利用できます。

第1位 Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

第2位 Evernote

Evernoteのトップページ

Evernoteは、メモをクラウドに保存して、情報を収集、蓄積するメモアプリです。

<Evernoteのポイント>

  1. 用途に合った使い方が見つかる
  2. Webクリッパー機能など、さまざまな機能が揃っているので、自分に合った使い方ができます。
  3. 情報を一箇所でまとめる
  4. テキストだけでなく画像やファイルなど、あらゆるデータを一箇所に集約します。

<Evernoteを使う上で気をつけたい点>

  1. 起動が遅い
  2. 多機能ゆえにアプリの起動に時間がかかり、すぐにメモを取れません。
  3. 高機能のために使いにくい
  4. Evernoteは多機能ですが、使い慣れるまでに時間がかかります。
 


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第3位 Notion

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Notionは、データベースを利用して入力した情報をさまざまなビューで確認できる高機能メモアプリです。

<Notionのポイント>

  1. さまざまな用途で利用できる
  2. メモをはじめとして、ドキュメント作成、タスク管理など、幅広い用途に対応できる多機能アプリです。
  3. ページの中にページを作成する
  4. 詳細まで情報を記録したい場合には、ノートのなかに別のノートを作成できます。

<Notionを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語対応していない
  2. 2021年6月現在、英語と韓国語のみに対応しています。
  3. 高機能のために使いにくい
  4. Notionを活用するにはデータベースや各種機能を理解する必要があります。
 


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デスクトップの付箋メモのメリット・デメリット まとめ

これまで、デスクトップに付箋メモを貼るメリット・デメリットとおすすめのメモアプリ3選をご紹介してきました。以下は、Windowsの付箋アプリを利用する前に知っておきたい3つのデメリットです。
 
  1. デスクトップの整理が難しくなる
  2. ちょっとしたメモをしにくい
  3. データの移行に手間がかかる
デスクトップに付箋という形でメモを表示できることには多くのメリットがあり、個人での利用であれば付箋アプリは問題なく利用できます。
 
一方で、社内の情報資産を活用しなければならないビジネスシーンには、複数人でメモの作成・管理・活用ができる環境を十分に整えられないという点で不向きです。
 
今回ご紹介したStockは、社内のメモの作成・管理・活用を実現。ITに詳しくない社員でも説明なしですぐに使いこなせるシンプルなアプリであり、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、メモをはじめとした社内の情報を有効利用するための環境を整えましょう。
 
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