社員個人のメモを普段からチームで共有しておけば、業務がスムーズに進んだり、メモを起点とした新たな発見ができたりする可能性があります。
近年では、紙のメモよりも簡単にメモを共有・蓄積できる”メモ共有ツール”を使って、メモを共有する企業も増加していますが「どのメモ共有ツールが自社にマッチしているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化に貢献するメモ共有ツール8選を中心にご紹介します。
- アナログな手法でメモを共有しており、手間がかかって悩んでいる
- メモを通じたナレッジを共有するのに最適なツールがどれか分からない
- 無駄なコストをかけることなく利用できるメモツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なメモ共有ツールを導入でき、業務をスムーズに進めるのに役立てられます。
業務効率化に貢献するおすすめのメモ共有ツール8選
以下では、業務効率化に貢献するメモ共有ツール8選をご紹介します。
メモ共有ツールの利用を通じて業務効率化を実現するのであれば、メモ共有ツールの「シンプルさ」「共有の簡単さ」に着目する必要があります。非IT企業をはじめ、社内のリテラシーにばらつきがある環境下では、全メンバーがスムーズに使いこなせないツールを導入してしまうと運用が途中で頓挫する可能性が高いからです。
したがって、メモ共有に必須の「情報共有機能」を備えつつ、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。
結論、社内のメモ共有を活性化して業務を円滑に進めるには、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせて、メモを簡単に共有・管理できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に記載したメモは、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、直感的な「フォルダ」で分類しながらメモを管理できるので「見たい情報が見つからない」という状況に陥ることもありません。
【Stock】誰でも簡単にメモを共有できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】豊富な機能でノートにメモを残せるツール
Evernoteはクラウドに情報を収集、蓄積するノートアプリです。
＜Evernoteの特徴＞
- 機能が豊富
- 有料版で制限を解除
メモを取ることはもちろん、画像やPDFファイルなども貼り付けられます。また、メモの検索機能やタグ付けの機能も備わっています。
Evernoteの有料プランを契約すれば、アップロードできる容量が増えたり、同期可能な端末が無制限になったりします。
＜Evernoteの注意点＞
- 機能が多く使いこなせないことがある
メモは簡単に作成できますが、付随する機能が多いので従業員のITリテラシーによっては使いこなせないことがあります。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：900円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,100円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：1,100円/月（月払い）
【OneNote】さまざまなコンテンツを自由に配置可能
OneNoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
＜OneNoteの特徴＞
- テキストや画像を自在に扱える
- Office製品との連携
ノート内の任意の場所にテキストや画像を配置できるため、自由度が高いメモを残せます。
Officeソフトとの連携でさらに便利に使えます。たとえば、ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードせずにプレビューできます。
＜OneNoteの注意点＞
- 管理構造が難しい
ノートブック、ページ、セクションなど管理構造を理解するのが難しいため、すぐに目的のノートを見つけるのには慣れが必要です。
＜OneNoteの料金体系＞
無料のOneNoteもありますが、ほかのOfficeソフトが使えるプランにも含まれています。
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月（年間契約）
【Dropbox Paper】クリエイティブなチームにおすすめ
Dropbox Paperは、チーム内でドキュメントを作成できるツールです。
＜Dropbox Paperの特徴＞
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
- Dropboxのファイルと連携
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
Dropbox Paper内にDropboxで管理されているファイルを貼り付けられ、さらにワンクリックで開くことができます。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクに注意
- 各機能の使い方を覚える手間がかかる
メンバー以外にメモを簡単に共有できる「共有リンク」は便利ですが、第三者にアクセスされる可能性もあるので管理には十分注意しましょう。
アイコンで機能を選択するため「どのアイコンが、どの機能に対応しているのか」を把握する必要があります。
＜Dropbox Paperの料金体系＞
Dropboxのユーザーであれば無料で利用できます。Dropboxのプランは以下の通りです。- Professional：2,400円/月（月間払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Keep】付箋形式でメモを残しておけるメモツール
Google Keepは、Google社が提供するメモアプリです。
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントと連動
- 付箋形式でメモが見やすい
Googleアカウントがあれば、場所やデバイスを問わずメモにアクセスできます。
メモはタイトルと内容が表示される「付箋形式」で表示されるため、一覧性が高いのが特徴です。
＜Google Keepの注意点＞
- 添付できるファイルに制限がある
- メモの共有には向かない
テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付できません。
Google Keepのメモは一括共有ができないので、メモを一つひとつ共有しなければなりません。
＜Google Keepの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【Scrapbox】情報を一覧形式で管理できるツール
Scrapboxは、一覧で情報を管理する知識共有サービスです。
＜Scrapboxの特徴＞
- 自動整理機能
- リアルタイムで同時編集可能
メモを自動で整理するタグとリンクがあります。
リアルタイムで同時編集できるので、オンラインミーティングで画面を共有するシーンなどで使えます。
＜Scrapboxの注意点＞
- 独自の記法に慣れる必要がある
- フォルダがない
Markdownとは異なるScrapbox独自の記法を用いているので、使いこなすためには教育と慣れが必要です。
メモを分類できるフォルダがないので、目的のメモをすぐに見つけられるようにタグやリンクを駆使する必要があります。
＜Scrapboxの料金体系＞
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【Milanote】クリエイティブワークに特化したメモツール
Milanoteはクリエイティブ職向けのメモサービスです。
＜Milanoteの特徴＞
- 視覚的に分かりやすいメモを残せる
- PDFやWordへのエクスポートが可能
付箋を貼り付ける感覚で自由に画像やファイルを配置できるので、視覚的に分かりやすいメモを残せます。
ボードをPDFやWord形式でエクスポートできます。
＜Milanoteの注意点＞
- クリエイティブ職以外には不向き
- 公式サイトが全て英語
手書きやテキストを駆使して視覚的にわかりやすいメモが残せる分、テキストやファイルを管理したいチームにとっては機能過多に感じる可能性があります。
公式サイトからヘルプまで全て英語なので、使い始めるまでのハードルが高いです。
＜Milanoteの料金体系＞
- Use Milanote for free：$0
- Pay per person：$12.50/月（月払い）
- Upgrade your team：$49/月（年払い、10ユーザーまで）
- Upgrade your team：$99/月（年払い、50ユーザーまで）
より多くのメンバーで利用する場合には、問い合わせが必要です。
【Inkdrop】エンジニアやデザイナーのメモ共有におすすめ
Inkdropはエンジニアやデザイナーに特化した、クリエイティブなノートアプリです。
＜Inkdropの特徴＞
- エンジニアやデザイナー向け
- プラグインでカスタマイズ可能
Markdownに対応しているなど、エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実しています。
サードパーティ製のプラグインを追加すれば、使いやすいようにカスタマイズできます。
＜Inkdropの注意点＞
- 全て英語表記
- 個人制作のツール
快適に利用できるという声もあるものの、すべて英語なので使い始めには慣れが必要です。
個人制作のツールなので、サポートやセキュリティに懸念があります。
＜Inkdropの料金体系＞
- Basic Plan：$4.99/月（30日間フリートライアル）
社内でメモを共有すべき3つの理由
ここからは、社内でメモを共有すべき3つの理由を解説します。以下の内容を周知しておけば、メモの共有やツール導入に対する社員の理解を促せます。
情報共有が促進される
情報共有が促進されることが、社内でメモを共有すべき理由です。
細かな内容でも共有できる環境が整えば、多くの情報が共有されるようになります。そして、社内の情報共有が活発になれば、社内のコミュニケーションも円滑になる好循環が生まれるのです。
また、メモ共有ツールはスマホだけでなく、パソコンからも利用できる「マルチデバイス対応」が多いので、利用する場所に制限はありません。そのため、「いつでもメモが取れて、すぐに共有できる環境」が簡単に整えられるのです。
このように、情報共有に対する「面倒くさい」という心理的なハードルを下げて円滑なコミュニケーションを促せることが、メモ共有によるメリットと言えます。
ノウハウの蓄積につながる
ノウハウの蓄積につながることも、ツールでメモを共有すべき理由です。
メモ共有ツールはチーム利用を想定しているので「すぐに目的のメモを見つけられるように、メモを分かりやすく整理できる」強みがあります。そのため、上手く業務に横展開すれば、チームの情報資産を管理できるようになるのです。
たとえば、ベテラン社員のノウハウや知識をメモで管理すれば、当該社員の退職後も不明点を素早く確認し解決できます。
このように、メモを共有するとノウハウを確実に蓄積できるメリットがあります。ただし、紙のメモでは紛失のリスクが高いので、ツールで蓄積・管理するのがおすすめです。
ほかのメンバーの考えや状況を確認できる
メモを共有することで、メンバーから意見をもらったり、メンバーの作業進捗を確認しやすくなったりする点もメモ共有のメリットです。
従来のように仕事のメモを個人だけで管理していると、チームの進捗状況が見えづらくなります。一方、メモを普段から共有していれば、簡単に進捗状況を確認できるので業務負担を調整しながらスムーズに作業できるのです。
また、「Stock」のように、メモを共有する機能だけでなくメッセージのやりとりもできるツールでメモを共有すれば、業務に関する意見をほかのメンバーからもらいやすくなるうえに、後から情報を振り返りやすくなります。
業務効率化に貢献するメモ共有ツールまとめ
ここまで、業務効率化に貢献するメモ共有ツール8選や、メモを共有すべき理由を解説しました。
あらゆる情報を残せるメモですが、アナログな管理では「情報共有の促進」や「ノウハウの蓄積」に必要以上の工数がかかってしまううえ、紛失のリスクもあります。そのため、メモのアナログ管理からデジタル管理への移行は、非IT企業であっても必須です。
しかし、唐突に多機能なメモ共有ツールを導入しても、ITが苦手な社員は使いこなせない可能性が高いので、情報管理に必要な機能に過不足がないシンプルなメモ共有ツールを導入しましょう。
そこでたとえば、Stockのように、説明なしで使いこなせるほど簡単にメモの共有・管理を効率化する情報共有ツールを導入すべきなのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内外の情報をメモとしてストックし、スムーズに業務を進められる環境を整備しましょう。
