メモの管理について、ノートやメモ帳アプリなどを個人的に利用していても、その内容が共有されることは少ない現場がほとんどです。一方、メンバー内でメモを普段から共有しておくと、業務がスムーズに進んだり、メモを起点として新たな発見ができたりする可能性があります。
ほかにもメモの共有は情報共有や意見交換を通して、社内のコミュニケーション活性化にも繋がります。そこで役に立つのが「メモ共有ツール」ですが、どのメモツールが自社にマッチしているかわからず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモの共有を楽にするおすすめツール8選を中心にご紹介します。
- 現状のメモ共有がアナログであり、手間がかかって悩んでいる
- 社内でメモを通したナレッジ共有するのに最適なツールがどれかわからない
- さまざまなメモツールを比較検討したいが時間がないのですぐに利用したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、時間をかけずに自社に最適なメモ共有ツールが選定できます。
おすすめメモ共有ツール8選
以下では、業務効率化に貢献するメモ共有ツールを8選ご紹介します。
時間をかけずに効率化を実現するのであれば、メモ共有ツールの「シンプルさ」「共有の簡単さ」に着目する必要があります。とくに、非IT企業ほど社内のリテラシーが異なるので、全メンバーがスムーズに情報共有できなければ費用対効果も最大化できない点には注意が必要です。
つまり、大手企業が導入していたり、広告でよく目にするようなツールを導入したりしても担当者との温度感やリテラシーの違いで導入失敗に陥るケースもあるのです。
このような事態を避けるためにも、教育コストが不要かつ過不足のない機能の備わった「Stock」のようなメモ共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」にメモを記載すれば、そのままリアルタイムで任意のメンバーへ情報共有ができます。さらに、情報のストックに特化しているので、「振り返りたいときに情報が見つからない」というストレスも与えません。
【Stock】シンプルな機能で、誰でも簡単にメモを共有できる
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】個人メモに特化し豊富な機能が特徴
「Evernote」｜すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。
Evernoteはクラウドにメモとして保存し情報を収集、蓄積するノートアプリであり、さまざまな種類の資料を管理できます。
＜Evernoteの特徴＞
- 機能が豊富
メモを取ることはもちろん、画像やPDFファイルなども貼り付けられます。また、メモの検索機能やタグ付けの機能も備わっています。
- 有料版へのアップデートでノート数の制限解除
Evernoteはクラウド型なので、有料化でメモできるノートの上限がなくなります。
「ノート」ではテキストはもちろん画像、音声などの情報をノート内にまとめられるため、音声データやホワイトボードの画像を添付して残せます。
Webクリッパー機能を用いると、Web上で気になったページをボタン1つでEvernoteに保存できます。ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一元管理が可能です。
＜Evernoteの注意点＞
- 多機能なメモツール
メモを取ること自体は簡単にできますが、付随する機能が多いので一定のITリテラシーが求められます。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE:無料
- PERSONAL:680円/月
- PROFESSIONAL:850円/月
- TEAMS（ビジネスチーム利用）：1,100円/月
【Onenote】さまざまなコンテンツを自由に配置可能
「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。
＜Onenoteの特徴＞
- テキストや画像を自在に扱える
ノート内の任意の箇所にテキストや画像を配置できるため、自由度が高いメモを作れます。
- Office製品との連携
Officeソフトとの連携でさらに便利に使えます。たとえば、ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードせずにプレビューのように開けます。
手書きやリストなどさまざまな記入方法に対応しているので、メモとしてはもちろん資料作成にも応用できます。
また、ノートを簡単にPDF形式で出力できるので、印刷屋メール添付の際には便利な機能です。
＜Onenoteの注意点＞
- 情報構造の概念が難しい
「ページ」や「セクション」など情報構造を把握するのが難しいため、ITリテラシーが求められるほか、素早く情報を残すためには慣れが必要です。
＜Onenoteの料金体系＞
Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの使用容量が5GBを超えると224円/月の利用料金がかかります。
【Dropbox Paper】クリエイティブなチームにおすすめ
「Dropbox Paper」｜クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント
https://www.dropbox.com/ja/paper
Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。Dropbox内に保存されているファイルとの連携ができるので、同じトピックのファイルやメモ同士の関連付けが簡単です。
＜Dropbox Paperの特徴＞
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
- Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けられるのはもちろん、1クリックで開くことができます。
写真や動画の挿入はもちろん、チェックリストや表の作成も機能として備わっているので、ToDo管理や簡単な資料の作成もできます。
また、Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクを作成、貼り付けることでファイルが確認できるので、関連したファイルとの紐付けをしながらのファイル管理がシンプルになります。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 無料利用の場合の容量が少ない
Dropboxのユーザーであれば無料で利用できるものの、容量が2GBまでしか使えません。
- 各機能の使い方を覚える手間がかかる
アイコンで機能を選択するため、どのアイコンが何の機能かを把握する必要があります。
＜Dropbox Paperの料金体系＞
- （個人用）Plus:￥1,200/月（月間払い）
- （個人用）Family:￥2,000/月（月間払い）
- （法人用）:Professional：￥2,400/月（月間払い）
- （法人用）:Standard：￥1,500/ユーザー/月（月間払い）
- （法人用）:Advanced：￥2,400/ユーザー/月（月間払い）
【Google Keep】付箋形式でメモを残しておけるメモツール
「Google Keep」｜思いついたらすぐにメモ。
Google Keepは、Googleが提供するメモアプリです。Googleアカウントごとにメモを分けて作成できます。
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントと連動
Googleアカウントがあれば、場所やデバイスを問わず自分のメモにアクセスできます。
- パネル形式でメモが見やすい
保存したメモはタイトルとメモ内容が表示されたパネル形式で表示されるため、一覧性が高く把握しやすくなっています。
メモはパネル形式で一覧管理できるので、どのようなメモが書かれているか一目で分かる見た目となっています。
＜Google Keepの注意点＞
- ファイル添付できる種類に制限がある
テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付できません。
- メモの素早い共有ができない
作成したメモを共有する場合は、共有メンバーをGoogleアカウントから選択する必要があり、スピーディな共有が難しいです。
＜Google Keepの料金体系＞
無料で利用できます。
【Scrapbox】情報を一覧で管理できる
「Scrapbox（スクラップボックス）」｜チームのための新しい共有ノート
Scrapboxは、一覧で情報を管理する知識共有サービスです。同一ページで、複数名がリアルタイムで編集が可能で、書いた内容はリアルタイムで保存されるのが特徴です。
＜Scrapboxの特徴＞
- 自動整理機能
自動で情報を整理してくれるタグとリンクという機能があるため、大量の情報を扱っても見やすい状態をキープできます。
- 複数ユーザーで同時編集可能
チームメンバーと同時にメモを編集ができるので、オンラインミーティングで画面を共有するシーンなどで使えます。
自由にタイトル、コード、箇条書きなどを追加できるので、任意の形でのメモ保存・共有が可能です。また、リアルタイムでの同時編集も可能なため、 共同作業をしやすい点も特徴のひとつです。
＜Scrapboxの注意点＞
- 独自の記法に慣れる必要がある
Markdownとは異なるScrapbox独自の記法を用いているので、整理されたドキュメントを作る際にはその記法に慣れる必要があります。
- 一覧ページでの情報管理
階層を作らずにドキュメントを管理するので、管理手法に工夫が必要です。
＜Scrapboxの料金体系＞
個人、教育期間、非営利での利用の場合は無料です。
一方、法人利用や営利目的の場合は、有料プラン（1,000円/月（1ユーザーあたり））への加入が必要です。（有料プランは、30日間の無料期間があります。）
【Milanote】クリエイティブワークに特化
「Milanote（ミラノート）」｜The notes app for creative work
Milanoteはクリエイティブ職向けのメモサービスです。そのため、テキストの共有はもちろん、メモ内で画像やファイルなどを自由に配置できます。
＜Milanoteの特徴＞
- ノートや画像を紐付けられる
ボードと呼ばれる場所に画像やノートを添付すれば、線で結び、視覚的に紐付けができます。
- PDFやWordへのエクスポートが可能
ボードの内容をPDFやWord形式でエクスポートでき、関連づけた情報をまとめて出力できます。
ボードと呼ばれる場所に、メモや画像などを自由に配置できます。付箋を貼り付ける感覚で配置できるためです。それぞれ要素の関連性を視覚的に把握できます。
＜Milanoteの注意点＞
- クリエイティブ職以外には不向き
手書きやテキストを駆使して視覚的にわかりやすいメモが残せる分、テキストやファイルを管理したいチームにとっては機能過多に感じる可能性があります。
- 公式サイトが全て英語
公式サイトからヘルプまで全て英語なので、使い始めまでのハードルが高いです。
＜Milanoteの料金体系＞
https://www.milanote.com/plans
Milanoteは無料で利用できますが、ノート数に制限（200ノートまで）があるため、その制限を無くしたり検索機能を利用したりするには、有料プラン（1人あたり$9.99/月、もしくはチーム利用プラン:$49/10人〜/月）の契約が必要になります。
【Inkdrop】エンジニアやデザイナーのためのメモ共有におすすめ
「Inkdrop」｜Note-taking App with Robust Markdown Editor
Inkdropはエンジニアやデザイナーに特化した、クリエイティブなノートアプリです。
＜Inkdropの特徴＞
- エンジニアやデザイナーがターゲット
Markdownに対応しているなど、エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実しています。
- プラグインでカスタマイズ可能
サードパーティ製のプラグインを追加すれば、利用者の使いやすいようにカスタマイズできます。
階層が把握しやすいシンプルな構成となっており、オフラインでの利用も可能です。
＜Inkdropの注意点＞
- 全て英語表記
快適に利用できるという声があるものの、全て英語なので使い始めには慣れが必要です。
- 個人制作のツール
個人制作のツールなので、サポートやセキュリティに懸念があります。
＜Inkdropの料金体系＞
https://www.inkdrop.info/pricing
無料期間終了後、利用を継続するには有料プラン（$4.99/月〜（1人あたり））への加入が必要です。
仕事でメモ共有をするべき3つの理由
以下では、ツールを用いて仕事でメモを共有すべき理由を解説します。今までメモを単なるメモとしてしか扱ってこなかった場合は、これを機に使い方を見直してみましょう。
情報共有が促進される
些細なことでも共有される環境が整うことで、多くの情報が共有されるようになります。
社内の情報共有が活発になるため、社内のコミュニケーションも円滑になります。とくに、メモ共有ツールはマルチデバイス対応のものが多いので、社員の場所を問いません。
また、メモを通して日頃からコミュニケーションを取ることで、トラブルのリスクを事前に発見したり、意思決定が素早くなったりする効果もあります。
ただし、ツールを使った効率化は運用されてはじめて実現するので、担当者の積極的な働きかけが必要になります。
ノウハウの蓄積に繋がる
メモ共有ツールは、個人向けのメモアプリとは違い「整理された状態」で情報をストックできます。
たとえば、営業に関するノウハウなど、先輩や上司を含めたチームメンバーが持つ知識がメモに蓄積されれば、営業ノウハウをまとめた社内資産ともなるのです。これを応用させれば教育コストの削減にも貢献します。
個人が持っているナレッジが共有されることで、業務の無駄がなくなり、生産性の向上にもつながります。ほかにも、メンバーがいつでも情報を振り返る社内wikiとして、問い合わせ対応をまとめた社内FAQとしても活用可能です。
メンバー間の考えや状況を確認できる
メモの共有によって、メンバーからの意見をもらえたり発信者自身の意見も整理できたりするので、さまざまな進捗確認にも役立ちます。
また、ツールには「コメント」や「メッセージ」など任意のメンバーとやりとりができる機能も備わっているので、リモートワークが浸透している今日でも、メンバー間での情報共有のストレスなく業務が進められます。
とくに、「Stock」のように「作成したメモに紐づいた形でメッセージができる」ツールでは、一般的なチャットツールでありがちな、メンバー間で共有した情報が流れることなくコミュニケーションが取れます。
業務効率化に貢献するメモ共有ツールのまとめ
ここまで、業務効率化に貢献するメモ共有ツール8選や、業務中にメモツールを活用して情報共有すべき理由まで解説してきました。
さまざまな情報を書き留めておけるメモですが、アナログのメモ管理では「情報共有の促進」や「ノウハウの蓄積」に必要以上の工数がかかってしまううえ、紛失のリスクもあります。そのため、メモをはじめとしたアナログの管理からデジタルへの管理へ移行していくことは、非IT企業であっても必須です。
スピード感を持ってビジネスを進めていくにはメモなどの身近な部分からIT化していくことで、社員への負担をかけずに効率化を実現できます。
とくに、ご紹介したStockであれば非IT企業向けに特化して設計されているので、導入後のストレスを与えません。「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足ない3つの機能が、業界業種問わず情報共有の悩みを解消します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内外の情報をメモとしてストックし、情報共有のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
