メモの管理について、ノートやメモアプリなどを個人利用していても、職場でメモが共有されることはほとんどありません。一方、メモを普段から共有しておくと、業務がスムーズに進んだり、メモを起点として新たな発見ができたりする可能性があります。
ほかにもメモの共有は情報共有や意見交換を通して、社内のコミュニケーション活性化にもつながります。そこで役に立つのが”メモ共有ツール”ですが「どのメモ共有ツールが自社にマッチしているか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化に貢献するメモ共有ツール8選を中心にご紹介します。
- 現状のメモ共有がアナログであり、手間がかかって悩んでいる
- 社内でメモを通したナレッジ共有するのに最適なツールがどれか分からない
- メモツールを比較検討したいが時間がないのですぐに利用したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、時間をかけずに自社に最適なメモ共有ツールが選定できます。
業務効率化に貢献するおすすめのメモ共有ツール8選
以下では、業務効率化に貢献するメモ共有ツールを8選ご紹介します。
時間をかけずに効率化を実現するのであれば、メモ共有ツールの「シンプルさ」「共有の簡単さ」に着目する必要があります。とくに、非IT企業ほど社内のリテラシーが異なるため、全メンバーがスムーズに使いこなせなければ、費用対効果も最大化できない点には注意が必要です。
つまり、大手企業が導入していたり、広告でよく目にするようなツールを導入したりしても担当者との温度感やリテラシーの違いで導入失敗に陥るケースもあるのです。
このような事態を避けるためにも、教育コストが不要かつ過不足のない機能の備わった「Stock」のようなメモ共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」にメモを記載すれば、そのままリアルタイムで任意のメンバーへ情報共有ができます。さらに、情報のストックに特化しているので「振り返りたいときに情報が見つからない」というストレスも与えません。
【Stock】誰でも簡単にメモを共有できるシンプルなツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】豊富な機能でノートにメモを残せるツール
「Evernote」｜仕事もプライベートもすっきり整理
https://evernote.com/intl/jp
Evernoteはクラウドに情報を収集、蓄積するノートアプリであり、さまざまな種類の資料を管理できます。
＜Evernoteの特徴＞
- 機能が豊富
メモを取ることはもちろん、画像やPDFファイルなども貼り付けられます。また、メモの検索機能やタグ付けの機能も備わっています。
- 有料版で制限を解除
Evernoteの有料プランを契約すれば、アップロードできる容量が増えたり、同期可能な端末が無制限になったりします。
「ノート」ではテキストはもちろん画像、音声などの情報をまとめられます。たとえば、音声データやホワイトボードの画像を添付して残せます。
Webクリッパー機能を用いると、Webページを簡単にEvernoteへ保存できます。
＜Evernoteの注意点＞
- 多機能なメモツール
メモを取ること自体は簡単にできますが、付随する機能が多いので一定以上のITリテラシーが求められます。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：680円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：850円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：1,100円/月（月払い）
【OneNote】さまざまなコンテンツを自由に配置可能
「Microsoft OneNote」 | 1つの機能横断型ノートブックで、あらゆる場面でのノート記録に対応します
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app
OneNoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。基本的な機能はEvernoteに類似しています。
＜OneNoteの特徴＞
- テキストや画像を自在に扱える
ノート内の任意の場所にテキストや画像を配置できるため、自由度が高いメモを残せます。
- Office製品との連携
Officeソフトとの連携でさらに便利に使えます。たとえば、ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードせずにプレビューできます。
手書きやリストなどさまざまな記入方法に対応しているので、メモとしてはもちろん資料作成にも応用できます。また、ノートをPDF形式で出力できるので、印刷やメール添付に便利です。
＜OneNoteの注意点＞
- 管理構造が難しい
ノートブック、ページ、セクションなど管理構造を理解するのが難しいため、すぐに目的のノートを見つけるのには慣れが必要です。
＜OneNoteの料金体系＞
無料のOneNoteもありますが、ほかのOfficeソフトが使えるプランにも含まれています。
- 無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月（年間契約）
【Dropbox Paper】クリエイティブなチームにおすすめ
「Dropbox Paper」｜チームでリアルタイムに編集
https://www.dropbox.com/ja/paper
Dropbox Paperは、メンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。Dropboxに保存されているファイルと連携ができるので、ファイルとメモの関連付けが簡単です。
＜Dropbox Paperの特徴＞
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
- Dropboxのファイルと連携
Dropbox Paper内にDropboxで管理されているファイルを貼り付けられ、さらにワンクリックで開くことができます。
写真や動画の挿入はもちろん、表やチェックリストも機能として備わっているので、ToDo管理や簡単な資料作成もできます。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクに注意
メンバー以外にメモを簡単に共有できる「共有リンク」は便利ですが、第三者にアクセスされる可能性もあるので管理には十分注意しましょう。
- 各機能の使い方を覚える手間がかかる
アイコンで機能を選択するため「どのアイコンが、何の機能に対応しているのか」を把握する必要があります。
＜Dropbox Paperの料金体系＞
Dropboxのユーザーであれば無料で利用できます。Dropboxのプランは以下の通りです。- Professional：￥2,400/月（月間払い）
- Standard：￥1,800/ユーザー/月（月間払い）
- Advanced：￥2,880/ユーザー/月（月間払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Keep】付箋形式でメモを残しておけるメモツール
「Google Keep」｜思い付いたら、いつでもメモ
https://www.google.com/intl/ja/keep/
Google Keepは、Google社が提供するメモアプリです。Googleアカウントがあれば、誰でも利用できます。
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントと連動
Googleアカウントがあれば、場所やデバイスを問わずメモにアクセスできます。
- 付箋形式でメモが見やすい
メモはタイトルと内容が表示される「付箋形式」で表示されるため、一覧性が高いのが特徴です。
メモは付箋形式で一覧管理できるので、どのようなメモが書かれているかが一目で分かる見た目となっています。
＜Google Keepの注意点＞
- 添付できるファイルに制限がある
テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付できません。
- メモの共有には向かない
Google Keepのメモは一括共有ができないので、メモを一つひとつ共有しなければなりません。
＜Google Keepの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます
【Scrapbox】情報を一覧で管理できるツール
「Scrapbox（スクラップボックス）」｜チームのための新しい共有ノート
https://scrapbox.io/product
Scrapboxは、一覧で情報を管理する知識共有サービスです。リアルタイムで同時編集ができます。
＜Scrapboxの特徴＞
- 自動整理機能
メモを自動で整理するタグとリンクがあります。
- 同時編集できる
チームメンバーと同時にメモを編集ができるので、オンラインミーティングで画面を共有するシーンなどで使えます。
自由にタイトル、コード、箇条書きなどを追加できるので、任意の形でのメモ保存・共有が可能です。
＜Scrapboxの注意点＞
- 独自の記法に慣れる必要がある
Markdownとは異なるScrapbox独自の記法を用いているので、使いこなすためには教育と慣れが必要です。
- フォルダはない
メモを分類できるフォルダがないので、目的のメモをすぐに見つけられるようにタグやリンクを駆使する必要があります。
＜Scrapboxの料金体系＞
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【Milanote】クリエイティブワークに特化
「Milanote（ミラノート）」｜Get organized. Stay creative.
https://milanote.com/
Milanoteはクリエイティブ職向けのメモサービスです。テキストの共有はもちろん、メモ内で画像やファイルを自由に配置できます。
＜Milanoteの特徴＞
- ノートや画像を紐づけられる
ボードと呼ばれる場所に画像やノートを添付すれば、線で結び、視覚的に紐づけができます。
- PDFやWordへのエクスポートが可能
ボードをPDFやWord形式でエクスポートできます。
付箋を貼り付ける感覚でテキストやファイルを配置できるので、それぞれ要素の関連性を視覚的に確かめられます。
＜Milanoteの注意点＞
- クリエイティブ職以外には不向き
手書きやテキストを駆使して視覚的にわかりやすいメモが残せる分、テキストやファイルを管理したいチームにとっては機能過多に感じる可能性があります。
- 公式サイトが全て英語
公式サイトからヘルプまで全て英語なので、使い始めまでのハードルが高いです。
＜Milanoteの料金体系＞
- Use Milanote for free：$0
- Pay per person：$12.50/月（月払い）
- Upgrade your team：$49/月（年払い、10ユーザーまで）
- Upgrade your team：$99/月（年払い、50ユーザーまで）
より多くのメンバーで利用する場合には、問い合わせが必要です。
【Inkdrop】エンジニアやデザイナーのためのメモ共有におすすめ
「Inkdrop」｜Organizing your Markdown notes made simple.
https://www.inkdrop.app/
Inkdropはエンジニアやデザイナーに特化した、クリエイティブなノートアプリです。
＜Inkdropの特徴＞
- エンジニアやデザイナー向け
Markdownに対応しているなど、エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実しています。
- プラグインでカスタマイズ可能
サードパーティ製のプラグインを追加すれば、使いやすいようにカスタマイズできます。
階層が把握しやすいシンプルな構成となっており、オフラインでの利用も可能です。
＜Inkdropの注意点＞
- 全て英語表記
快適に利用できるという声もあるものの、すべて英語なので使い始めには慣れが必要です。
- 個人制作のツール
個人制作のツールなので、サポートやセキュリティに懸念があります。
＜Inkdropの料金体系＞
- Basic Plan：$4.99/月（30日間フリートライアル）
関連記事： 【共有できる】オンラインメモのおすすめアプリ7選
仕事でメモ共有をすべき3つの理由
以下では、仕事のメモをツールで共有すべき3つの理由を解説します。メモを適切に管理すればチームの情報資産になるので、運用や使い方を見直しましょう。
情報共有が促進される
些細なことでも共有できる環境が整えば、多くの情報が共有されるようになります。そして、社内の情報共有が活発になることで、社内のコミュニケーションも円滑になるという好循環が生まれるのです。
その点、メモ共有ツールはスマホだけでなく、パソコンからも利用できる「マルチデバイス対応」が多いので、利用する場所に制限はありません。そのため、「いつでもメモが取れて、すぐに共有できる環境」が簡単に整えられるのです。
以上のように、情報共有には「面倒くさい」というハードルがあり、誰でもメモを共有できるツールが求められます。
ノウハウの蓄積につながる
メモ共有ツールはチーム利用を想定しているため「すぐに目的のメモを見つけられるように、メモを分かりやすく整理できる」という強みがあります。それゆえに、上手く業務に横展開すれば、チームの情報資産を管理できるようになるのです。
たとえば、ベテラン社員のノウハウや知識をメモで管理することで、若手社員がいつでも参照できるようになります。そして、「誰に何を教えたか忘れてしまった」「口頭かつ不定期でアドバイスをもらうので身につかない」などが解消されるのです。
以上のように、社員個人が持っているノウハウや知識が共有されることで、業務の無駄がなくなり、生産性の向上にもつながります。ほかにも、各種手続きの方法や問い合わせ対応の仕方などをまとめた社内FAQとしての活用も有効です。
メンバー間の考えや状況を確認できる
仕事のメモを共有することで、メンバーから意見をもらったり、逆にメンバーの進捗も確認したりできます。
従来のように、仕事のメモを個人だけで管理していると、担当業務を俯瞰して見られないことも多く、連絡のし忘れなども減りません。そのため、メモを共有する機能だけでなく、メッセージのやりとりができるツールが重宝します。
メモに紐づいたメッセージができる「Stock」のようなツールは、チャットツールのように共有した情報が流れないので、あとからでも簡単に目的のメモが見つけられるのでメリットです。
関連記事： 【最新版】使いやすいメモソフト・ツール12選
業務効率化に貢献するメモ共有ツールまとめ
ここまで、業務効率化に貢献するメモ共有ツール8選や、メモを共有すべき理由を解説しました。
あらゆる情報を残せるメモですが、アナログな管理では「情報共有の促進」や「ノウハウの蓄積」に必要以上の工数がかかってしまううえ、紛失のリスクもあります。そのため、メモのアナログ管理からデジタル管理への移行は、非IT企業であっても必須です。
しかし、いきなり多機能なメモ共有ツールを導入しても、ITが苦手な社員は使いこなせない可能性が高いです。それゆえに、情報管理に必要な機能に過不足がないシンプルなメモ共有ツールを導入しましょう。
結論、自社に必要なメモ共有ツールは、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。過不足がない「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能が、業界業種問わず情報共有の悩みを解消します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内外の情報をメモとしてストックし、情報共有のストレスを解消しましょう。
