メモの管理方法として、ノートやメモ帳アプリなどを個人的に利用している方も多いかと思いますが、共有されることが少ない現場がほとんどです。
メンバー内でメモを普段から共有しておくことで、業務がスムーズに進んだり、メモを起点として新たな発見ができる可能性があります。
他にもメモの共有は、単にチームや社内に公開するだけという意味ではなく、情報共有や意見交換を通して、社内のコミュニケーション活性化にも繋がります。
一方、共有の際に手書きのメモをそのまま渡すのは非効率になるため、そこで役に立つのがメモ共有ツールの活用です。
そこで今回は、仕事でメモを共有するべき３つの理由と、メモの共有を楽にするツールをご紹介していきますので、
- 現状のメモ共有がアナログであり、手間がかかって悩んでいる
- 社内でナレッジ共有するのに最適なツールがどれかわからない
- さまざまなメモツールを比較検討してみたい
とお考えの担当者の方はぜひこの記事を参考にして、メモ共有ツールを検討してみてください。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
おすすめメモ共有ツール8選
早速おすすめのメモ共有ツールを厳選して８つご紹介していきます。
メモ共有ツールの選定ポイントはさまざまですが、共有までのプロセスが簡単であり、誰でも使えるツールであることが重要です。
他にも、社内の年齢層やITリテラシーの高さなどを総合的に判断して決定すると良いでしょう。
シンプルな機能で、誰でも簡単にメモを共有できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように重要な情報が情報が流れず、また、ファイル管理のような面倒さがありません。
そのため、簡単に情報を残すことができるので、メモを気軽に記載し、チーム内での共有が可能になります。
■Stockの特徴
１．ＩＴに詳しくないスモールチーム向けのツール。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
2．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
3．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとにマニュアルの管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、マニュアルと一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りができるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、マニュアルに関するノートを見ながらやりとりすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、１人あたり月額400～500円程度となっています。
個人的なメモが中心なら「Evernote」
「Evernote」｜すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。
■Evernoteの特徴
1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
2.webクリッパー機能
Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存できます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一元管理が可能です。
■Evernoteの料金
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プラン（3100円/年〜（1人あたり））を契約する必要があります。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
様々なコンテンツを自由に配置したいなら「Onenote」
「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。
■Onenote特徴
1. テキストや画像を自由に配置できる
Wordとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。
■Onenoteの主な機能
ノート
手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。
■Onenoteの料金
Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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クリエイティブチームで使うなら「Dropbox Paper」
「Dropbox Paper」｜クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント
https://www.dropbox.com/ja/paper
Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
■Dropbox Paperの特徴
1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けられるのはもちろん、1クリックで開くことができます。
■Dropbox Paperの主な機能
ドキュメント作成
写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料の作成もできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
付箋形式でメモを残しておきたいなら「Google Keep」
「Google Keep」｜思いついたらすぐにメモ。
Google Keepは、Googleの提供するメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。
■Google Keepの特徴
1. Google アカウントと連動している
アカウントで繋がっていれば端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスすることができます。
2. パネル形式でメモが見やすい
保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く把握しやすくなっています。
■Google Keepの主な機能
メモ
パネル形式で、保存したメモの一覧を管理することができるので、どのようなメモが書いてあるのか一目で分かるUI設計となっています。
テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付することができません。
■Google Keepの料金
Google Keepは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
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コードを共有することが多いなら「Scrapbox」
「Scrapbox（スクラップボックス）」｜チームのための新しい共有ノート
Scrapboxは、あらゆる情報を自動で整理することができる知識共有サービス（Wiki）です。
同一ページで、複数名がリアルタイムで編集が可能で、書いた内容はリアルタイムで保存されるのが特徴です。
■Scrapboxの主な機能
ページ
自由にタグ、コードスニペット、箇条書き、タイトルなどを追加できますので、自由自在にメモを保存・共有が可能です。
また、リアルタイムでの同時編集も可能なため、 共同作業をしやすい点も特徴のひとつです。
■Scrapboxの導入費用
個人での利用や、非営利での利用の場合は、無料で利用することができます。
法人利用や、営利目的の場合は、有料プラン（1000円/月（1ユーザーあたり））にするにする必要があります。
（有料プランは、30日間の無料期間があります。）
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クリエイティブワークに特化している「Milanote」
「Milanote（ミラノート）」｜The notes app for creative work
Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインノートサービスです。
そのため、テキストの共有はもちろん、メモ内で画像やファイルなどを自由に配置できる点が特徴になります。
■Milanoteの主な機能
ボード
ボードと呼ばれる場所に、メモや画像などを自由に配置できます。
ペタペタ貼り付ける感覚で配置できるため、直感的に操作することが可能にです。
特徴として、ボードに貼り付けたノートや画像などを線で結ぶことができるため、それぞれの関連性を視覚的に把握できます。
■Milanoteの導入費用
https://www.milanote.com/plans
Milanoteは無料で利用できますが、ノート数に制限（200ノートまで）があるため、その制限を無くしたり、検索機能を利用するには、有料プラン（1人あたり$9.99/月〜）の契約が必要になります。
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https://www.stock-app.info/
エンジニアやデザイナーのためのメモ共有なら「Inkdrop」
「Inkdrop」｜Note-taking App with Robust Markdown Editor
Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。
■Inkdropの特徴
1. エンジニアやデザイナーがターゲット
例えば、マークダウンに対応しているなど、エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実しています。
2. 無料お試し期間が60日間
通常は、1週間や30日間が多いですが、Inkdropは60日間の無料お試し期間があります。
■Inkdropの主な機能
ノート
階層が把握しやすいシンプルな構成となっており、マークダウンにも対応しています。素早い同期が特徴的でオフラインでも利用できます。
■Inkdropの料金
https://www.inkdrop.info/pricing
60日間と長めの無料トライアル期間がついていますが、それ以降は有料プラン（$4.99/月〜（1人あたり））を契約する必要があります。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
仕事でメモ共有をするべき３つの理由
次に仕事でメモを共有すべき理由について解説していきます。
今までメモを単なるメモとしてしか扱ってこなかった場合は、これを機に使い方を見直してみましょう。
①情報共有が促進される
些細なことでも共有される環境が整うことで、多くの情報が共有されるようになります。
情報共有が活発になるため、社内のコミュニケーションも円滑になり、スムーズに業務を進めることが可能になります。
また、メモを通して日頃からコミュニケーションを取ることで、トラブルの素を事前に発見したり、問題を最小限に抑えられる、といった効果もあります。
②ノウハウの蓄積に繋がる
例えば、営業に関するノウハウなど、先輩や上司を含めたチームメンバーが持つ知識の共有がメモを通して行われることで、さまざまなノウハウの蓄積が可能になります。
個人が持っているナレッジが共有されることで、業務の無駄がなくなり、生産性の向上にも貢献します。
ノウハウの蓄積は、自社にとっての資産にもなります。新人教育やトラブルシューティングにも活用可能です。
③お互いの考えや状況を確認できる
メモを共有することで、他メンバーからの意見をもらえたり、自分の意見も整理できます。
また、現状の共有にも繋がるため、それぞれの進捗状況の確認にも利用することができます。
特に、コロナの時期でリモートワークが主流になってきており、チームメンバーと気軽にコミュニケーションを取ることが難しくなってきた今日では、メモ共有ツールを通したやりとりはプロジェクトの進行に非常に効果的です。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
まとめ
メモ共有ツールを利用し、メモを単なるメモとしてだけの活用で終わらず、ツールを活かしてチームでコミュニケーションを取ることがチームワークでは必須です。
さらに、今日のコロナ禍で業務効率化を図るのであれば、メモ共有ツールの有効活用は必須と言えるでしょう。
上記でさまざまなメモ共有ツールをご紹介してきましたが、ツールは一度導入したらずっと使いたいものです。そのため、ツール選定には自社に必要な機能が「過不足なく」揃っているかどうかがポイントです。
もし、自社でエンジニアやデザイナーなどの専門職の人との技術的なやりとりが必要ないのであれば、シンプルで誰でも簡単に使える「Stock」一択と言えます。
利用や登録は無料からできるので、ぜひ一度チェックしてみてください。
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