業務で得た知識・ノウハウなどの「ナレッジ」は、個人から引き出して社内に蓄積しなければ属人化してしまいます。ナレッジが属人化すると、退職・異動と同時にナレッジが流出し、業務の質や遂行スピードが落ちる可能性があります。
そのため、ナレッジを社内に蓄積して管理するシステムを整えなければなりません。しかし、「他の業務もある状況で、ナレッジ管理に時間はかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、効率的にナレッジ管理ができるナレッジ蓄積ツール8選や、選び方のポイントをご紹介します。
- 日常業務が忙しく、ナレッジ管理に時間をかけられない
- 業務のナレッジを蓄積して引継ぎや新人教育を円滑にして、コストも抑えたい
- ITツールによるナレッジの管理を検討しているが、なかなか検討がつかない
という担当者の方この記事を参考にすると、手間をかけずにナレッジを集約する方法が分かります。
目次
ナレッジ蓄積ツール8選
以下では、ナレッジ蓄積におすすめのツール8選をご紹介します。
ナレッジ蓄積ツールはナレッジを一か所に集約することが目的です。しかし、多機能なナレッジ蓄積ツールを導入すると、社員全員が使いこなせるわけではないので、独自でナレッジ管理したり別の方法で共有したりと「情報の分散」が起こってしまいます。
一方で、ナレッジの蓄積に必要な機能に不足があっては、有益な情報資源を活用することができません。そのため、ナレッジ蓄積ツールを選定する際には、「ナレッジの蓄積に必要な機能を過不足なく搭載しているか」を基準にしましょう。
したがって、ナレッジを確実かつ効率的に一か所で管理するためには、ナレッジの蓄積に必要な機能が過不足なく備えられるうえに、65歳でも説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にナレッジを蓄積すれば、部署や業務ごとに設定した「フォルダ」で整理できます。また、検索機能を活用すれば必要な時にすぐにナレッジへアクセスできるので、探し出す手間と時間を大幅に減らせるのです。
【Stock】最も簡単にナレッジを蓄積できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Microsoft Teams】リモートワークに役立つOffice365ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- ファイルの共同編集が可能
- 無料で始められる
ファイルを共同編集できるため、誰でもナレッジを更新したり修正したりできます。
無料プランでもチャット数の制限がなく、かつ1人当たり5GBの容量を利用できるため始めやすいのが特徴です。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- ナレッジ蓄積以外の機能が多い
オンラインミーティングや通話が主な機能なので、ITリテラシーが低い従業員が「どの機能で何をすれば良いのか」が分からずに使いこなせない可能性があります。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams (無料)
- Microsoft Teams Essentials：￥430/月/ユーザー
- Microsoft 365 Business Basic：￥650/月/ユーザー
- Microsoft 365 Business Standard：￥1,360月/ユーザー
1つの会議の参加上限は100人までで、ユーザー1人あたり5GB のクラウドストレージを利用できます。
1つの会議の参加上限は300人までで、ユーザー1人あたり10GB のクラウドストレージを利用できます。
1つの会議の参加上限は300人までで、ユーザー1人あたり1TB のクラウドストレージを利用できます。
Microsoft 365 Business Basicの内容に加えて、プレミアム機能付きのOfficeアプリなどを利用できます。
【iQube】グループウェアとしても使えるツール
＜iQubeの特徴＞
- マルチデバイスに対応している
- 10人まで無料で使える
パソコンだけではなく、スマホ・タブレット端末にも対応しているため、外出先でも手軽にナレッジを確認できます。
10人までなら全機能を無料で利用できるため、少人数で利用したい企業には向いています。ただし、無料版の容量は全体で30MBまでなので注意しましょう。
＜iQubeの注意点＞
- 多機能なツールである
ナレッジ蓄積のための「社内wiki」以外にも「スケジュール」「ToDoリスト」「レポート」など複数の機能があるので、情報の格納場所が分散してかえって混乱を招く可能性もあります。
＜iQubeの料金体系＞
- 無料プラン
- テレワークプラン：￥330/月/ユーザー（月払い）
- スタンダードプラン：￥440/月/ユーザー（月払い）
- プレミアムプラン：￥770/月/ユーザー（月払い）
ユーザー数は10人までで、全体で30MBまでのストレージ容量を利用できます。
1ユーザーあたり0.1GBのストレージ容量を利用できます。
1ユーザーあたり1GBのストレージ容量を利用できます。
1ユーザーあたり1GBのストレージ容量を利用できます。スタンダードプランにはないプレミアム機能が搭載されています。
【Dojo】eラーニングを作成できるツール
＜Dojoの特徴＞
- 誰でも紙・動画マニュアルを作成できる
- eラーニングコンテンツも作成できる
テンプレートが豊富に用意されており、手順通りに進めるだけで誰でも高品質な紙・動画マニュアルを作成できます。
eラーニングコンテンツを作成し、連携している「GAKTEん」で配信できます。ナレッジ共有と併せて活用すれば、教育コストの大幅な削減が期待できます。
＜Dojoの注意点＞
- 情報が分散する
マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。
＜Dojoの料金体系＞
- 要問い合わせ
【Kintone】自社向けにカスタマイズできるツール
＜Kintoneの特徴＞
- 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる
- セキュリティ機能がある
ツール内に業務に紐づくデータを記録できるアプリが備えられています。たとえば営業部署であれば、「顧客リスト」「案件管理」「商品見積書」などが役立ちます。
IPアドレス制限や2段階認証、有料の接続端末制限など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。
＜Kintoneの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
100以上のアプリから自社に適したものを選択・運用しなければならないため、ITリテラシーが低いチームは使いこなせず費用対効果が低くなる可能性があります。
＜Kintoneの料金体系＞
- ライトコース：￥780/月/ユーザー
- スタンダードコース：￥1,500/月/ユーザー
5GB×ユーザー数分の容量を利用できます。
ライトコースよりも多くの業務システムを利用できます。
【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール
＜Confluenceの特徴＞
- JIRA（ソフトウェア開発ツール）と連携可能
- 細かな権限設定が可能
JIRAを導入している企業であれば、JIRAとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジのドキュメント管理を同時進行できます。
細かな権限設定が可能なため、機密情報を保護しながらナレッジ共有ができます。
＜Confluenceの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
Confluenceは自由度の高いツールですが、その分ページの種類や階層が複雑なのでITリテラシーの低い従業員は使いこなせない可能性があります。
＜Confluenceの料金体系＞
- Free
- Standard：￥660/月/ユーザー
- Premium：￥1,250/月/ユーザー
- Enterprise：要問い合わせ
ユーザー数は10人まで、ストレージ容量は2GBまで利用できます。
ユーザー数は20,000人まで、ストレージ容量は250GBまで利用できます。
ユーザー数は20,000人までで、ストレージ容量は無制限です。
ユーザー数は20,000人までで、ストレージ容量は無制限です。年中無休のEnterpriseサポートを受けられます。
【Kibela】ブログやWiki形式でナレッジを蓄積できるツール
＜Kibelaの特徴＞
- 記事の形式でナレッジを蓄積する
Kibelaは一般的なブログ記事を作成する仕様でナレッジを蓄積します。そのため、編集中のプレビューや表の作成ができるうえ、マークダウン記法に対応しているなどの専門的な使い方が可能です。
＜Kibelaの注意点＞
- 高度なセキュリティ機能は有料
IPアドレス制限やシングルサインオンなどの高度なセキュリティ機能は、1ユーザー当たり月額1,650円のエンタープライズプランのみに適用されています。
＜Kibelaの料金体系＞
- コミュニティープラン：無料
- スタンダードプラン：￥550/月/ユーザー
- エンタープライズプラン：￥1,650/月/ユーザー
ユーザー数は5人まで、容量は1ユーザーあたり1GBまで利用できます。
ユーザー数は6人から、容量は1ユーザーあたり5GBまで利用できます。
ユーザー数は6人から、容量は1ユーザーあたり20GBまで利用できます。
【slack】チャットにナレッジのやりとりができるツール
＜slackの特徴＞
- チャンネルで整理できる
- チャット機能
部署やナレッジの内容ごとにチャンネルを作成し、ナレッジを整理できます。
個人・チームどちらでも利用できるチャット機能が搭載されており、ナレッジ共有以外の日常業務におけるコミュニケーションに活用できます。
＜slackの注意点＞
- 情報が流れる
チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。
＜slackの料金体系＞
- フリープラン
- プロ：￥960/月/ユーザー（年払い）
- ビジネス：￥1,800/月/ユーザー（年払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
検索できるメッセージ数は10,000件までに制限されています。
検索できるメッセージ数は無制限で、1ユーザーあたり10GBの容量を利用できます。
検索できるメッセージ数は無制限で、1ユーザーあたり20GBの容量を利用できます。
検索できるメッセージ数は無制限で、1ユーザーあたり1TBの容量を利用できます。
ナレッジ蓄積ツールの選び方のポイント
以下では、ナレッジ蓄積ツールの選び方のポイントについて解説します。ナレッジを継続的に活用するためには、価格以外にも以下のポイントに重点を置いて検討する必要があります。
全社員が使いやすいか
ナレッジの作成・蓄積・活用にはほぼすべての社員が関わるため、誰もが使いやすいツール選ばなければなりません。
操作方法や画面のレイアウトが複雑なツールは直感的に使えないのでストレスになり、導入後に利用されなくなる可能性があります。逆に、シンプルなツールであれば直感的に使えるので、面倒な操作も必要ありません。
とくに、社員のITリテラシーにばらつきがある企業では、「誰でも簡単に使いこなせるツール」が必須です。たとえば、ナレッジ蓄積ツールの「Stock」は65歳の人でも使いこなせるほど簡単なツールで、非IT企業のナレッジ蓄積に最適です。
機能の過不足が無いか
ツールを選ぶ際は、機能の過不足が無いかどうか確認しましょう。とくに、過剰な機能がある場合には注意が必要です。
多機能なツールは使いこなすのが難しいので混乱を招いたり、情報がいたるところに分散したりする可能性があります。また、高機能なツールは一部の社員しか使いこなせず、全社のナレッジ共有として役に立たないという問題が発生する場合があるのです。
結果的に、多機能・高機能なツールはナレッジの有効活用ができないので業務効率が改善されず、費用対効果が低くなる恐れがあります。そのため、機能の過不足がないツールを選定しましょう。
スマートフォンに対応しているか
スマートフォンからナレッジを作成・閲覧できるかどうかも選定基準にしましょう。
移動が多い営業担当者や、建設業・清掃業など現場作業が多い仕事でも外出先でナレッジを閲覧できるようにするためには、スマートフォン対応のツールであることは必須条件です。
ツールのなかには「無料版はスマホに対応していない」というものもあるため、注意しましょう。
ナレッジ蓄積ツールを利用するメリット
以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットについて解説します。
エクセルやワードといった一般企業でよく使われているものではなく、あえてナレッジ蓄積ツールを利用すべき理由は、以下の3つのメリットがあるからです。
（1）ナレッジ共有に手間がかからない
1つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。
紙やエクセル・ワードファイルでナレッジを作成すると、共有する際にファイリングしたり転送したりする手間がかかります。そして、この方法では時間がかかるため、作成が後回しにされてナレッジが蓄積されない状況に陥るのです。
一方で、ツールを利用すればオンライン上で任意のメンバーへ簡単に共有できるため、一切の手間や時間がかかりません。
（2）ナレッジの形式を統一しやすい
2つ目のメリットは、ナレッジの形式を統一しやすいことです。
更新日や作成者名・部署名などの基本情報が統一されていると、「誰が入力しても見やすいナレッジ」を作成できます。たとえば、「テンプレート機能」が利用できるツールであれば、ワンクリックでフォーマットを準備できるので一から作成する必要はありません。
以上のように、ナレッジ蓄積ツールのなかにはテンプレート機能が搭載されているものもあるので、誰でも形式の整ったナレッジを作成できるのです。
（3）セキュリティ機能が搭載されている
3つ目のメリットは、セキュリティ機能が搭載されていることです。
一部のナレッジ蓄積ツールには、IPアドレス制限や2段階認証などのセキュリティ機能が搭載されています。社外からの不正なアクセスを防ぎ、ナレッジを守る機能です。
ナレッジには機密情報を含まれている場合もあるので、セキュリティ体制が整っている「ツール管理」が必須と言えます。
ツールでナレッジマネジメントを成功させる方法
以下では、ツールでナレッジマネジメントを成功させる方法について解説します。ナレッジマネジメントとは、ナレッジの「作成→共有→活用」のサイクルを適切に管理する手法のことです。
チームのナレッジマネジメントをする立場であれば、ツールを導入・利用する際に以下の点を心がけましょう。
自社に適したツールを選ぶ
ナレッジマネジメントを成功させるために、導入するツールは価格や知名度ではなく「自社に適しているか」を重視して選びましょう。
価格が安すぎるとデータ容量が足りなくなる恐れがあり、逆に高価で多機能なツールはすべての機能使いこなせず費用対効果が低くなる可能性があります。また、知名度の高いツールを導入しても、社員がITツールに慣れておらず社内に浸透しないケースもあります。
導入目的や企業規模、社内のITリテラシーに合わせて最適なツールを選択しましょう。
ナレッジを定期的に更新する
ナレッジを定期的に更新することも重要なポイントです。
ナレッジが古いままになっていると、ナレッジを活用した業務でミスが発生する恐れがあります。そして、更新されないナレッジは誰も活用しなくなり、コストをかけてナレッジを蓄積した意味がなくなるのです。
そのため、蓄積されたナレッジを必要に応じて新しいものに差し替えたり、情報を補足したりする必要があります。そのためには、誰でも簡単にナレッジを更新できるほどのシンプルなツールが必要です。
たとえば、簡単にナレッジを更新するなら「Stock」のように更新した内容が自動保存され、更新日も一目で分かるシンプルなツールが最適です。
ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ
ここまで、効率的なナレッジ管理を可能にするナレッジ蓄積ツール8選や、選び方のポイントを中心にご紹介しました。
ナレッジ蓄積ツールを選ぶ際には、「誰もが簡単に使えるか」「機能の過不足が無いか」を基準にして検討しましょう。とくに、非IT企業の場合は従業員が使いこなせないほど多機能・高機能なツールは避けなければなりません。
今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの低い人でもストレスなくナレッジを蓄積できるツールです。操作方法が簡単なため、導入後すぐにナレッジ蓄積に活用できます。
利用は無料からでき登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、時間をかけずにナレッジ蓄積のシステムを整備しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
