「誰もが分かる議事録」を作成するには、メモが重要です。会議の要点を抽出してメモを残せば、すぐに議事録を作成・共有できるので、業務への反映もスムーズになります。
一方、「議論のスピードにメモが追いつかない」「重要な点を聞き逃してしまう」などの理由でメモを取るのが苦手な方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議で議事録のメモを上手く取るコツを中心にご紹介します。
- 会議のスピード感にメモが追いつかず、上手くいかない現状に悩んでいる
- 分かりやすい議事録を書くためのコツを押さえたい
- 議事録の取り方が社員によってバラバラな状況を今すぐ改善したい
という方はこの記事を参考にすると、会議中にメモを上手く取るコツやヒントが分かり、伝わりやすい議事録を書けるようになります。
目次
議事録の目的
議事録のメモで最も重要なのは「会議の内容を過不足なく押さえること」です。そこで、以下に記載した議事録の目的を理解し、必要な情報を過不足なくメモしましょう。
- 会議の決定事項を共有する
- タスクと期限を共有する
議事録の重要な目的は、決定事項の共有です。誰でも分かるように明文化して、参加者同士の認識がズレないようにしましょう。
議事録には、次の会議までのタスクと期限を共有する役割もあります。議事録をすぐに共有することで、やるべきことへ忘れずに取りかかれるのです。
以上のように、議事録には決定事項やタスクを共有する目的があります。また、メモの段階から会議の要点を押さえることで「誰が見ても一目で分かる議事録」にできます。
議事録の基本項目
メモの抜け漏れをなくすために、以下の基本項目を押さえましょう。
- 会議名/日時/開催場所/参加者
- 会議の目的/決定事項
- 議論の内容
- 次回の議題
- 参考資料
会議の基本情報があれば「何の会議か」が分かったうえで読み進められます。
決定事項だけでなく目的にも触れておけば、両者を照らし合わせて確認できます。
決定事項に至るまでの経緯を発言者も含めて記載しましょう。
次回までのタスクと期限を記載します。
会議に参加できなかった社員のためにも、参考資料を忘れずに添付しましょう。
以上の基本項目を押さえれば、抜け漏れのない議事録を誰でも簡単に作成できます。
議事録の例文
以下では、議事録の例文をご紹介します。コピー＆ペーストして例を削除すれば、テンプレートとしても利用できます。
・会議名：（例）営業拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開催日時：（例）2023年7月21日(金)
・開催場所：（例）本社会議室C
・参加者：（例）営業部 大道部長、佐藤、鈴木
・目的：
（例）来期の売上を1.5倍にするための施策を立案する
・決定事項
（例）営業システムの変更
・次回の会議内容
（例）9/1(木)第3回会議：Instagramアカウントの投稿内容について検討
・タスクと期限
（例）田中：プレスリリースのテーマを８/30(火)までに提出
・参考資料
（例）今後のスケジュールは添付ファイルを参照
上記の例文のように、数字や箇条書きを使うと読みやすくなるので、会議に参加していないメンバーでも一目で内容を把握できます。
＜コツ紹介＞上手い人が実践しているメモの取り方とは？
ここでは、上手い人が実践しているメモを早く取るコツを解説します。すべての発言をメモすることはできないので、以下を実践しましょう。
コツ1｜記載すべき内容を確認しておく
ひとつ目のコツは、メモに記載すべき内容を確認しておくことです。
たとえば、前回の議事録を確認しておくと、議論の進み方とメモすべき内容の目星をつけられます。また、ブレインストーミングのように多くの発言が予想される会議では、意見の関係性を示したり、グループ分けをしたりすることを考慮しましょう。
以上のように、会議のテーマをもとにメモの内容や書き方を確認しておけば、スムーズにメモができるのです。
コツ2｜5W1Hを意識する
次に、抜け漏れのないメモを素早く取るためには、「5W1H」を意識しましょう。5W1Hとは、以下6つの要素を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
上記の5W1Hを意識してメモを取ると、大切な情報が抜け漏れる心配がなくなります。
コツ3｜記号や装飾を活用する
次に―記号や装飾を使って文章を簡略化すれば、会議のメモを効率的に作成できます。
たとえば、ある議題に対して賛成する人は「○」、反対する人は「×」と記号を割り振れば、文字を書く手間が省けるうえに見やすくなるのです。ほかにも、決定事項に「★」をつけると結論が明確になります。
以上のように、議事録のメモをスピーディに取るためには、記号や装飾を使いながら簡略化して記載するのも効果的です。
コツ4｜ショートカットキーを使う
次に、パソコンで議事録をとる場合は、ショートカットキーの活用も時短になります。
ショートカットキーとは、キーボード上の複数のキーを組み合わせて操作の手間を省く機能です。以下では、Windowsの基本的なショートカットキーをご紹介します。
- Ctrl+C：コピー
- Ctrl+A：全選択
- Ctrl+X：切り取り
- Ctrl+V：貼り付け
- Ctrl+F：検索
- Ctrl+B：太字
- Ctrl+Z：元に戻す
以上のようなショートカットキーを駆使すれば、わずかな操作で編集できるため、効率的にメモを取れるようになります。
コツ5｜メモを共同編集する
次に、会議の参加者が多いときは、メモを共同編集する方法もあります。
共同編集のメリットは、一人でメモを取るときに比べて「メモが追いつかない」となりにくいことです。また、事前にメモを取る役割分担を打ち合わせておけば、メモが重複する心配もありません。
以上のようにメモを共同編集することで、内容に過不足のないメモを楽に取れるのです。
コツ6｜テンプレートやフォーマットを利用する
最後に、テンプレートやフォーマットを利用するのも有効です。
テンプレートを使えば、一から項目や構成を考える必要がありません。ただし、紙やWord、Excelのテンプレートでは会議ごとにファイルが増えて、管理が面倒になってしまいます。
したがって、登録したテンプレートを自動で呼び出せる「ITツール」を使うのが最適です。とくに、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなツールであれば、ITが苦手な方でも直感的に使いこなせます。
メモを「議事録」にする5ステップ
会議でとったメモは、すぐに議事録へ書き換えましょう。以下では、メモを「議事録」にする5つのステップをご紹介します。
（1）同じ内容でまとめる
まずは、メモを同じ内容でまとめます。
会議で取ったメモは、断片的な情報の集まりです。そのため、そのまま議事録に書き起こそうとすると、参加していないメンバーは理解できません。
したがって、はじめにメモを内容ごとに分類し、会議の流れを分かりやすくすべきなのです。また、この段階で抜け漏れがないか第三者に確認してもらうのも有効です。
（2）項目を並び替える
次に、誰が見ても会議の内容が分かる構成をつくります。
議事録の項目は、議題の順番に合わせる必要はありません。たとえば、会議での決定事項を冒頭に書いたり、結論から先に記録したりするなど、必要に応じて並び替えましょう。
また、定期的な会議の場合は議事録のテンプレートを用意すると、構成を考える手間が省けます。
（3）フレームワークを参考に情報を整理する
次に、メモした情報を整理して記載するときは、フレームワークの活用が有効です。以下では、3種類のフレームワークをご紹介します。
- 空・雨・傘のフレームワーク
- SDS法
- PREP法
空は「今どのような状態か（空は曇っている）」、雨は「それは何を意味するのか（雨が降りそう）」、傘は「何をすべきか（傘を用意する）」を意味します。
つまり、空・雨・傘のフレームワークは、議事録を「事実」「事実の解釈」「判断」の順でまとめ、経緯と論点を明確にする手法です。
SDS法とは「Summary（要点）」「Details（詳細）」「Summary（要点）」の順で文章を構成する手法です。
同じ要点について内容の深度を変えて表現するので、SDS法を使うと重要な点を印象づけられるメリットがあります。
PREP法とは「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（結論）」の順で文章を構成する手法です。
結論に重点を置いているので、決定事項が明確になります。議事録で活用する場合、理由には「決定までのプロセス」、具体例には「概要や内容」を記載しましょう。
以上のようなフレームワークの活用を社内で統一すると、クオリティの個人差がなくなり、誰でも読みやすい議事録を作れます。
（4）見直しを徹底する
次に、議事録が一度完成したら、見直しを徹底しましょう。
たとえば、誤字脱字がないことはもちろん「結論が示されているか」「一文が長くないか」などをチェックします。仮に、一文が長くて読みづらい場合は、箇条書きを活用するのがおすすめです。
議事録を作成しても、文章が分かりづらいと資料として役に立ちません。したがって、必ず見直しの時間も設けるべきなのです。
（5）24時間以内に共有する
最後に、議事録は会議の終了直後に作成して、24時間以内に共有するのがポイントです。
議事録は作成して終わりではなく、共有してチームの意思決定に利用されることも多いです。そして、共有がスピーディであれば参加していないメンバーもすぐに確認できるため、チームの業務が停滞しません。
ただし、議事録をメールやチャットで共有すると、ほかのメッセージに埋もれて確認が遅れる可能性があります。したがって、作成した議事録をリアルタイムで流さずに共有できる「Stock」のようなツールを使いましょう。
【担当者必見】議事録メモの作成・共有に最適なツール
以下では、議事録メモの作成・共有に最適なツールをご紹介します。
議事録作成で使われがちなWordやExcelは、ファイル形式ゆえに、議事録が増えるにつれて目的の情報が埋もれてしまいます。そのため、議事録を円滑に共有・管理するには、誰もが簡単にアクセスできる「ノート型ツール」がおすすめです。
ただし、多機能なツールではITに詳しくない社員が使いこなせないので「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選定しましょう。
結論、議事録の作成・管理に最適なツールは、あらゆる情報を「ノート」に残して管理でき、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にメモや議事録を残して共有できるうえ、WordやExcelなどのファイルも簡単に添付可能です。また、議事録の「テンプレート」を保存しておけば、会議のたびに一から作る手間もかかりません。
最も簡単に議事録を管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
議事録のメモを取るためのアイテム
以下では、議事録のメモに使えるアイテムを4つご紹介します。メモを取る人数や時間を考慮し、自社に合った方法を採用しましょう。
ICレコーダー
まずは、会議をICレコーダーで録音する方法が挙げられます。
記録したデータを聞き直せば、誤りや抜け漏れのないメモを作成できます。したがって、聞き逃しのリスクを回避し、正確な情報を記載するにはICレコーダーが有効です。
一方、「録音したうえで文字に起こすので二度手間」「オンライン会議では画面録画の操作が必要」などのデメリットもあります。
ノート
2つ目は、手書きのノートを使って議事録のメモを取る方法です。
手書きのメリットとして、記録できる内容の自由度が高いことが挙げられます。たとえば、ブレインストーミングによる会議の場合は、ノートを広く使ってアイデアを書き出したり、アイデア同士を自由に線で結びつけられたりするのが特徴です。
一方、議事録データとして、PCに書き起こす手間がかかる点がデメリットです。
スマートフォン・パソコン
3つ目は、スマートフォンやパソコンを使ってメモを取る方法です。
スマートフォンを使い慣れていれば、フリック入力で効率的にメモを作成できます。また、多くの企業で導入されているWordやGoogleドキュメントなどの文書作成サービスを使えば、パソコンでもメモが取れます。
ただし、スマホは「入力画面が小さくて操作しにくい」、パソコンは「メモの文書ファイルを管理するのが面倒」などがデメリットです。
ITツール
4つ目は、ITツールを活用する方法です。
直感的に記入・共同編集できるツールを利用すれば、ICレコーダーで記録せずともメモの抜け漏れを防げます。また、メモや議事録のファイルを管理する機能もあるので「会議ごとにファイルが増えて管理が追いつかない」となる心配もありません。
ただし、操作が難しいとITに詳しくない社員が使いこなせないため、社内に浸透しにくくなります。したがって、直感的に情報を残せる「Stock」のようなツールを使って、議事録のメモに活用しましょう。
議事録メモを上手にとるポイントやコツまとめ
ここまで、議事録メモを上手にとるポイントやコツを中心にご紹介しました。
議事録のメモでは、会議の要点を過不足なく押さえるのがポイントです。そのため、メモを取るときは5W1Hを意識したり、事前にテンプレートを用意したりすると、会議進行にメモが追いつかない事態も発生せず、効率的に抜け漏れなく議事録を作成できます。
一方、分かりやすい議事録を作成しても、紙やExcelで管理していては「目的の情報が埋もれて見つからない」状態になりかねません。したがって、必要な議事録へすぐにアクセスできるように、”ノート型ツール”を使うべきなのです。
ただし、多機能なツールでは社員が使えない恐れもあるため、ITが苦手な65歳の方でも、メモや議事録を簡単に作成・共有・管理できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で会議のメモを残し、分かりやすい議事録を作成しましょう。
